办公自动化条件下纸质文件的归档
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作作者：张晓丽来源：《科学导报·学术》2019年第04期当今社会，信息技术在各个领域都已经得到了全面普及应用。
我们传统的办公模式，都要运用计算机和网络技术来实现，这样每天都会生成大量的电子文件。
电子文件的产生给档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。
本文结合工作实际，从“四个统一”谈几点认识。
一、纸质文件与电子文件排序的统一。
电子文件的排列应与之对应的纸质文件排列对应一致。
在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员很多精力和时间。
对电子文件来讲，也可以充分利用电子文件制发过程中形成的成果，简化组盘程序。
简单的说，就是将归档文件在同一保管期限内按发文字号来排列。
二、纸质文件与电子文件编号的统一。
归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。
归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。
电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。
在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。
三、纸质文件与电子文件分类方案的统一。
现行归档纸质文件的分类规范标准主要是按年度—机构（问题）一保管期限或保管期限—年度—机构（问题）。
这种分类方案比较适应政府机关纸质文件的手工管理，也比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件的手工管理，还比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件对应的一体化管理，它的分类原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
办公自动化环境的文书档案管理
网络化・电子化・数字化办公室业务・office opertions107办公室业务2012・11文/安徽省六安市红十字中心血站张丽浅议办公自动化环境的文书档案管理【摘要】科学技术的进步网络技术的发展促使着文书档案的管理也进行着新的变革，在传统的纸质文档上又增加了电子文档。
这就要求相应的管理理念，管理方式与手段都要进行新的，符合发展的提升，也就是说办公自动化环境下对档案管理的要求提高了。
【关键词】办公自动化；文书档案管理；变化一、办公自动化环境下的文书档案管理的新特点（一）在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊在之前的文档管理中，有一个突出的问题：文件管理和档案管理分属于不同的部门。
但是文件和档案之间本来就是密不可分的，文件的整理归纳衍生出了档案，即：文件是档案的前身，档案是文件的最终形式。
但是文件与档案间又有所区别。
文件是从各种资料、各种活动、记录中长年累月的累积起来的，从这种方式下累积起来的资料琐碎而且杂乱文章。
这些文件只有按照一定的规律集中的规整保存才能够成为档案。
从这些意义上来说，档案就是有相关联互性的文件的集合。
而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。
但是在办公自动化的环境下，文件的规划整理和集中保存发生了变化。
文件的生成是在设定好的系统环境下，文件的类型一目了然，规划、存储与阅读变得有序易控。
档案是有相关联互性的文件，当文件的生成就是在共性的环境下时，文件其实就是档案，文件与档案已经是一体。
(二）在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情而是需要多部门多方面的参与在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。
电子文件的载体当然不是纸张，它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。
脱离了其中任何一方，电子文件的管理都不完善。
（三）办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。
办公自动化条件下文件的流转及其控制
办公室业务2004#4办公自动化人力,带来了工作效率的显著提高,为精简机构、精减人员创造了条件。
在这种情况下,办公自动化就成为政府和企业适应新形势,谋求新发展的必由之路,是政府和企业在W TO的框架下与国际接轨、创建服务性政府和新型企业的必备条件,但要实施高效的办公自动化,必须对现有的办公自动化运行管理方式进行改革。
因为办公自动化的技术革命与管理革命是办公自动化的两个轮子,必须连动运行,才能解决现有办公自动化管理中存在的问题和弊端,推动办公自动化的快速发展,使其达到预期的目标。
三、解决办公自动化管理中存在问题的对策第一,要及时转变思想观念。
应当充分认识到办公自动化是大势所趋,是时代发展的必然要求,也是适应竞争的必然要求。
不论是政府领导还是企业领导都要尽快适应新的环境,由不习惯到习惯,进而从习惯到熟练掌握和运用办公自动化系统,自上而下地转变观念,推动办公化的发展。
第二,要尽快推动机构改革。
庞大的机构拉长了工作流程,增加了内耗。
应当按照责权明确、信息畅通、监控有力、运转高效的要求,大幅度削减机构,理顺职能,并科学设岗定位,减少冗员,改变过去/人多生事,事多增人0的不良状况以及/有人没事干,有事没人干,没事传闲言0的怪现象,达到人员精干、办事高效的目的。
第三,要迅速提高干部的业务素质。
所有人员都要学会并熟练操作电脑,不能因为个别人员而阻碍了办公自动化的实施。
办公室人员除学习电脑知识外,还要加强现代化管理知识的学习,以学习来增加知识,以高效的工作来转变工作作风,树立政府形象,但这必须根据地方政府的经济发展程度或主要领导的重视程度来确定。
实施办公自动化与办公自动化管理体制改革是一项长期而艰巨的任务,需要雄厚的资金和高素质的干部队伍做支持,各地各级政府和企业大都处于尝试阶段,存在的问题很多,各地的差异很大,发展的欲望很强烈,具体操作起来很困难,但如果能迎难而上,建成高效的办公自动化管理体系的话,那么建立/勤政、廉政、务实、高效0的现代政府和/信息灵、经营活、效率高、成长性好、核心竞争强力、投资回报率大0的现代企业应是指日可待的。
办公自动化条件下电子文件和纸质文件同步归档管理模式探讨
２００９ ＮＯ．３１ＳＣＩＥＮＣＥ ＆ ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ企 业 管 理1 办公自动化条件下档案管理现状目前,我国许多企事业单位已经采用办公自动化系统,需要归档的文件分为电子文件和纸质文件两大类。
两者虽然记载的信息相同,但是由于载体不同,信息存储和获取的方式也不同。
在办公自动化条件下,一些单位认为电子档案已经可以取代纸质档案,片面强调“无纸办公”;一些单位则认为电子档案存在安全问题以及需要投入大量人力物力,坚持采用纸质档案;很多单位的档案管理开始采用“双套制”或“双轨制”运行模式。
1.1电子文件归档管理存在的问题电子档案由电子文件转化而来,电子文件是由计算机生成和读取,符合文件属性要求,以代码形式记录的信息。
它具有信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与特定载体之间的可分离性、多种信息媒介的集成性、信息对系统的依赖性等特征。
由于电子文件与电子档案是一个具有内在联系的整体,它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的,均是附着在有形物质上的信息,电子文件与电子档案只有运动阶段的不同而无本质的差异。
因此,电子档案就是处于历史阶段的具有保存价值的电子文件,电子文件的特征也就是电子档案的特征。
有些单位在实施办公自动化时,大都有用电子档案取代纸质档案的设想。
虽然电子文件具有存储密集、便于修改、传输快捷、查找迅速、输出灵活,各种媒体信息可集成化利用,可以产生图文声像并茂的效果等优点,但是电子文件也有很多局限或缺点,电子文件归档管理存在的主要问题有以下几个方面。
(1)电子文件的非人工直接识读性。
电子文件的主要存储介质有磁盘、磁带、光盘和硬盘等,必须借助专用设备和专业软件才能识读。
电子档案的信息记录和再现过程,除有专业知识外,还必须借助于计算机等中间工具,依赖于专业软件系统。
电子档案的制作质量、使用方法、途径、效能等都取决于软件系统的状况,因此电子档案的数据不能直接利用。
(2)电子文件的真实性和可靠性难以保证。
电子文件和纸质文件两套制归档的必要性
单线 排列 的方 式是手 工操作 管理档 中，文件 的形式特征和 内容特征均发
系 统 进 行 迅 速 、 有 效 、 多 角 度 的 整
２ 、电子文件 可 以直接 由计算机 案的需要。但在 当今电子文件的环境 等现代办公设备迅速地处理和传递。 ３ 电子 文 件 的利 用 是 可 共 享 生了变化。电子文件可 以通过计算机 、
磁 、光介 质 两种 文件 一起 归 档 ，形成
动中形成的，以计算机盘片、磁盘和 计算机磁盘或光盘中。因此 ，它对计 光盘等化学磁性材料为载体的文字材 算机有很强的依赖性 。如果归档 ，必
料 ，是人 们在 各种 活 动 中使用 电子计 须以磁盘或光盘 的形式移交 ，归档范
算机作为工具，产生的一类数字化形 围也不能只是 “ 办理完毕，具有保存
兰 台 纵横 １ ５
电孑支件和纸履支件
பைடு நூலகம்两套 制 ｆ 的 要惶 ｉ ７ 挡
张 金 山 李 奎 凤
一
适时简化合一的可能性 由于印章和签署是文件生效的主 要标志，在现在技术条件下，对一些 具有凭证作用和法律效力的文件必须 以纸质形式保存 。鉴于 电子文件载体 和信 息技术 的不稳定性 ，以及电子文 件的易修改性，也有必要将重要的电
的 ，也 不再 受 时间和距 离 的影 响 。
在磁 、光介质文件耐久性留存的 问题 尚未解决之前，它与纸质档案将 并存很长时问。但从长远看，在 电子 档案存储介质 的技术条件进一步改进 之后，可尝试对那些参考作用大、情 报价值高的档案，采取 以磁、光介质 归档为主 ，纸介质归档为辅的做法。 而对那些凭证价值较高的档案，则采 取 以纸介质归档为主，磁 、光介质归 档为辅的做法。这样 ，不但能够提高 档案管理工作效率，优化馆藏，也能 减少档案的体积，缓解库房紧张的状
办公自动化条件下电子文件和纸质文件同步归档管理模式探讨
业软 件 才 能识 读 。 子 档 案 的 信 息 记 录 和 电 再现 过程 ， 有 专业 知 识 外 ， 必 须 借 助 于 除 还 计算 机 等 中 间工具 ， 赖 于 专业 软 件 系统 。 依 电子 档 案 的 制 作 质 量 、 用 方 法 、 径 、 使 途 效
能 等 都 取 决 于 软 件 系 统 的 状 况 ， 此 电子 因 档 案 的 数 据 不 能直 接利 用 。 （） ２ 电子文 件 的 真 实性 和 可 靠性 难 以 保
中 图分 类 号 ： ９ Ｃ３
文 献标 Байду номын сангаас码 ： Ａ
文章 编 号 ： ６ ２ ３ ９ （ ０ ９ １ （） Ｏ ４ — ２ １ — １ ２ ０ ） １ａ－ １ ４ ０ ７ ７ 电 子 文 件 存 储 在 硬 盘 或服 务 器 内 ， 样 即 这 使 不会 丢失 ， 日积 月 累 ， 子 文 件 亦 会 成 电
灾。 虽然 国家 档 案局 颁 布 了《 电子 文 件 归档 与管 理规 范｝ Ｇ ／ ８ ９ — ｏ ２和 《 （ Ｂ Ｔｌ ８ ４ ２ ０ ） 电子公 文 归 档管 理暂 行 办 法》 国家档 案 局６ （ 号令 ） ， 但 是 很 多单 位 并 没 有 根 据 实际 情 况 制定 出 本 单 位 的 管 理 办 法 ， 成 文 书 岗 位 人 员 归 造 档意识不强， 不谈可操作性。 更 （） 多 单 位 内 部 局 域 网 互 不 相 连 ， ５许 无 法 实 现 办 公 自动 化 ， 响 了 电 子 文 件 的 归 影 档管理。 例如 ， 江 水 利 委 员会 （ 下 简称 长 江 长 以 委 ） 关 已使 用 综 合 办 公 系统 多年 ， 机 应上 级 主 管 部 门 要 求 ， 江 委 机 关 局 域 网 只允 许 长 机 关 中 各业 务主 管 局 之 间和 上 级 主 管部 门 相 互 联 网 ， 此 之 间 产 生 的 文 件 大 多是 电 彼 子文 件 ， 数 较 少 的 纸 质 文 件 仅 供 备 份 和 印 归 档 之 用 。 其 下 属 的企 事 业 单 位 尚不 能 而 与之 联 网 。 此 ， 属单 位 上 报 文件 还 是 采 因 下
办公自动化的文书档案归档
运用计算机对档案进行 管理 ， 将摆脱 以往相 当长 时期 内 的一种经验式 的模糊管理状态 ， 实现 档案管理 由案卷级深 入 到文 件级 。 由单一途 径管理发 展为体 系管理 ， 由对 档案外 部 特征 （ 目录 ） 管理过渡 到内 、 外部特征 （ 目录和 内容 ） 合并管 理
文件归档将是我们改革所 向、 大势所趋 。
单份文件归档 ， 文件不必进行 分类 、 卷 ， 组 省去拟写案卷 标题等一系列程序 ，可以很好 地解决计算机归 档难 的问题 ， 但 要注 意 ， 即使改变 了立卷方式 ， 文件的鉴 定工作 还是 需要
人 为 去 判 别 ， 且 不 能 省 赂 。因 此 ， 文 件 归 档 环 节 中 ， 案 并 在 档
的转 变 ， 高 效 率 的档 案 利 用 工 作 奠定 坚 实 基 础 。 为
同时基 于计算机 的高效 处理能 力和 网络技术 的迅速发 展， 将提供 给以往无法 实现 的管 理途径 和方 法 ： 实现档案 可 信息与载体 的分离利用 ， 可在权 限控制 的基础上实现用户 的
管期限 ）文件 的分类 ， ， 文件 的组卷 ， 并且要拟写 案卷标题 ， 填
（ 以秒来计算 ） 和脱机批处理方式 ， 可保证很高 的查 全率和查 准率 ， 以不受空 间的限制 ， 可 并实 现文件 、 图像 、 音 的多媒 声
体处理 、 综合 利用 和异 地查询等 ， 而有利 于促进各 项业务 从 工作的发展 。
Ｓ ｉｎ ｅ＆ Ｔｅ ｈ ｏｏ ｙＶｉ ｏ ｃｅ ｃ ｃ ｎ ｌｇ ｓ ｎ ｉ
理 论争 鸣
科 技 视 界
２１ 年 ９ ０２ 月第 ２ 期 ７
办公 自动化的文书档案归档
办公自动化条件下纸质文件的归档
办公自动化条件下纸质文件的归档在办公自动化条件下，纸质文件的归档仍然是一个必要而重要的步骤。
尽管许多公司和组织正在转向数字化存储和管理文件，但纸质文件的归档仍然是一种可靠的备份方式，同时也有助于保留历史记录和满足法律要求。
本文将探讨办公自动化条件下纸质文件的归档的相关问题和方法。
一、纸质文件归档的重要性纸质文件在某些情况下仍然是必要的。
尽管大部分文件都已经电子化，但仍有一些特定类型的文件需要以纸质形式进行归档。
例如，合同和法律文件通常需要以纸质形式存档，以确保其完整性和法律效力。
此外，一些公司和组织还需要以纸质形式保存重要的会计和财务文件，以便进行审计和报告。
因此，纸质文件的归档仍然是不可或缺的。
二、纸质文件归档的挑战纸质文件归档在办公自动化环境下面临着一些挑战。
首先，纸质文件需要统一的存放位置和标识，以方便查找和访问。
这需要公司或组织制定一套有效的归档规则和流程。
其次，纸质文件的存储需要大量的空间，而办公自动化的目的之一就是减少纸质文档的使用和存储。
因此，公司需要选择合适的存储设备和系统。
此外，纸质文件的保管期限也需要仔细管理和控制，以便及时销毁不再需要的文件。
三、纸质文件归档的方法在办公自动化条件下，纸质文件的归档需要采取一些有效的方法和措施。
首先，公司或组织应该制定一套归档规则和标准，确保所有纸质文件都按照统一的标识和存放规则进行归档。
这包括文件标题、日期、相关部门等信息的记录和标注。
其次，公司或组织需要选择合适的存储设备和系统来存放纸质文件。
这可能包括文件柜、文件夹、标签等。
此外，纸质文件还可以使用防潮、防火、防虫等材料进行保护，以确保其长期保存的完整性和可读性。
最后，针对纸质文件的保管期限，公司或组织应该制定一套清晰的销毁和档案转移规则，以确保及时处理不再需要的文件。
四、纸质文件与电子化文件的结合办公自动化条件下，纸质文件的归档与电子化文件的管理可以结合起来。
在电子化文件管理系统中，公司或组织可以建立一个与纸质文件归档对应的电子化存档系统。
办公自动化系统、业务系统归档制度
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如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。
但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。
这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。
一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。
归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。
电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。
在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。
比如：件号：归档文件的排列顺序号。
同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。
发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。
再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。
二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。
我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。
当前应用办公自动化进行文书档案管理的探讨
“ 归档” ，虽然作 为档案专业术语 ，无论是在教科 书 ， 还是在档 案学词典里 ，都有 明确定义。而我对 “ 归档 ”的认识 ，却与我接触到 的基层 档案工作实践 密切相关 ，文书档案是 档案工作 的重 要组成部 分 ，它记 载社会发 展的历史过程 ，客观地反 映着问题处 理 、领导决 策 、基本建设 、 研究开发等方面过程和成果 。随着改革形势的发展 ，
１ ． ２文件和文字信息得到充分交流与共享
对电子文件 、电子文件归档及其归档后 形成电子档案 的管理 ， 绝 不是仅仅懂得纸质档案管理理论 、原则 、方法和技术的管理人员所能 胜任 的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能 胜任 的。这就对管理人员技术 和素质水平提 出更高的要求。实现档案 信息办公 自 动化 ，首先要有现代化的人 ，管理人员要有较高的知识层 次和先进技术水平 ，不能仅仅满足于一般 的计算机操作水平 ，从 目前 看， 许 多档案部 门缺乏现代高技术人 才，其 中档案信息处理复合型人 才就更 奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低 ，甚至有现代文盲现 象 。尽管 引进 了现代化设备 ，仍不能充分发挥 作用 ， 就谈不上档案信 息电子化 了。
案的管理 ，电子文件波及 了档案工作实践 ，丰富了档案工作内容 ，但不应颠覆档案理论。本文从 “ 归档”的意义出发，分析了应用办公 自动化的文书
档案 管理 的优 点 及存 在 的问题 ，并 针 对在 实践 应用 过程 中遇 到 的一 些 问题我 提 出 了一些 方 法 。 关键 词 ：办公 自动 化 ；文 书整理 ；档案 管理 ；归档
和时 间性 。
２ 应 用办公 自动化的文 书档案 管理存在 的阃囊
２ ． １电子文件保密性受限制
电子文件的 内容不仅易于变化，而且失去 了固定 的形式 ，使得文 件保 密性变弱 。电子文件易于修改 ，而且改动后可 以不 留任何痕迹 ， 虽然已有 一些技术可防止伪造电子文件和在 “ 原稿 ”上增删改 ，但其 内容发生变化的可 能性总是 比纸质文件要大得 多，从而使人们感到把 握其内容 原貌 的困难 。电子文件不再 具有特 定的字迹 ，人们可 以根据 需要 以不同的字体 、字号将 电子文件输 出 ，无法从 字迹上分 辨其原 始性 ，而且不能为每一份 电子文件盖印或亲 自签名 ，也就无法借助 印 章或签署的字迹来判断一份 电子文件是否为原件。以上的种种 问题都 对 电子文件的保 密性提 出了严峻 的考验 ，随着网上窃密技术 的不断完 善 ，进入 网络中的任何文件都再难以做到绝对保密 。
办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展
office opertions办公室业务·66办公室业务2013·1/【摘要】随着科技现代化的发展，政府部门逐渐提高了自动化办公水平，进一步提高了工作效率。
自动化办公的最终结果，就是出现了两类文件的归档，分别是电子文件与纸质文件。
电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式，体现出了纸质文件不能比拟的优势，可是纸质文件作为档案的原始文件，发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。
因此，采用“双轨制”是目前比较先进的归档管理模式。
本文分析了办公自动化条件下档案管理现状，电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法，提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式“双轨制”的实现。
【关键词】电子文件；纸质文件；双轨制；同步归档一、档案办公自动化管理现状我国当前很多政府部门逐渐开始应用了自动化办公体系，文件进行归档主要包括两种类型，分别是纸质文件与电子文件。
二者所记录的信息虽然是一样的，可是载体是完全不同的，获得与存储的信息方式也是各不相同。
在自动化办公的发展中，一部分部门已经觉得电子文件归档能够替代纸质文件归档，一味重视无纸化办公；一些部门则是认为电子文件归档操作存在着安全威胁，坚持采用纸质档案。
因此，有很多单位的档案管理已经开始采用“双轨制”运行模式。
二、电子文件与纸质文件具有的特征（一）电子文件的特征在数字设备及环境中产生电子文件，借助于数码形式在光盘、磁盘等载体，通过电子计算机等数字设备实行处理与查阅，并且传送在通信网络上。
电子文件的优势包括密集存储、方面改正、快速传递、迅速查找、灵活输出等，能够集成化利用各类媒体信息，可以获得图文与声像，利用网络技术能够在最短的时间范围内在任意点上实行查阅，便于管理。
可是电子文件必须依托于专业软件设备才可以识别，电子文件依赖计算机的程度大大降低了其完整真实性，正是因为电子文件过分依赖软件与设备，一旦其发生故障或者遭遇病毒攻击，系统发生瘫痪，电子文件将会被破坏甚至丢失，难以保证其原始性、真实性。
浅议办公自动化环境的文书档案管理
论。
关键词 ： 企业文 书档案管理 ； 办公 自动化 ； 建议
科 技的不 断进步 、 信 息技术 的广泛应用 为我国文书档案 的管理变革 打 下了 良好的基础 ， 这场 前所未有 的改革， 势必会 对企业 的文 书档案管理产 生巨大影响。 将网络技术、 计算机技术应用到对 我国文书档案的管理中， 是 时代 发展的需要， 是社会进 步的必然结果。 这种 具有正面意义 的改变 ， 使 企 业 能够 实现办公 自动化， 加快了工作效率、 提 升了工作质量， 在企业 的管 理 层 面和今后的长期发展上意义重大。 下面就对我国文书档案管理 实现办公 自动化 谈 一 谈 我 个 人 的 认 识 以及 看 法 。
资源通过 办公平 台实现 了共享 。 办公 自动化 系统可 以提供多种查询检索劝 能， 可实现档案信息 自动分类 、 自动标 引、 自动编 目等 。使档案 检索利用变
得 更加 快捷 、 高效 。
二、 对 办公 自动化环境 下文书档案份理工作的建议 （ 一） 将档 案管理 系统纳入 到办公 自动化系统统筹考虑 目前， 很多单位在 设计开发 办公 自动化系统 时， 档案部 门不能及时参 与其设 ‘ 规划 ， 文件 管理 系统 与档案管理系统“ 各 自为政 ” ， 缺 少统一规划， 使文件 管理系统的设计功能无法满足档案管 理系统的归档需求， 导致档案 管理系统难以有效投 入使用 ， 或者 出现 办公 自动 化系统与档案管理系统不 兼容的现象 。这就 要求我们 必需充分认识到文 档一体化 的重 要性和可行 性， 在进行办公 自动化系统设计 时， 将前期 的文 书处理 与后期 的归档管理 综合考虑 ， 把文 书处理和档案 管理两个不 同阶段 、 不同性质 的工作紧密结 合起来。同时， 我们还应 树立前端控制思想 ， 在设 计文件 处理流程时， 充分 考虑到后期归档管理 的需要 ， 将档 案管理 功能纳 入其 中， 对 文件 归档、 目录 生成等档案管理模块 的设计提 出具体 的要求 。 （ 二） 统 一规 范 的操 作 流 程
如何在办公自动化系统中查找、检索和归档公文？
如何在办公自动化系统中查找、检索和归档公文？随着现代化办公环境的不断发展，越来越多的公司和机构开始使用办公自动化系统来提高工作效率和管理。
在这样的系统中，公文的查找、检索和归档是非常重要的一项工作，下面将详细介绍如何在办公自动化系统中完成这些任务。
一、查找公文1.通过关键词搜索办公自动化系统通常提供了强大的搜索功能，可以通过输入关键词来查找公文。
在搜索前，最好先了解公文的标题、编号等信息，这样有助于准确找到需要的文件。
在输入关键词时，可以使用通配符“*”或“？”来扩大搜索范围，提高准确性。
2.按时间段查找按时间段查找公文也是一种常见的方式。
在使用这种方法时，首先需要确定时间段，然后在系统中设置相应的搜索条件，即可获取该时间段内的所有公文。
此方法适用于需要查询某个时间段内的工作内容或某个项目的相关文件。
3.按作者或接收者搜索按作者或接收者搜索公文是另一种常用方式。
可以通过输入作者或接收者的姓名，搜索系统中涉及该人员的所有公文，有利于快速定位与该人员有关的文件。
二、检索公文在公文检索方面，办公自动化系统也提供多种方式，下面介绍常见的几种方式：1.预设检索条件通过预设检索条件，可以快速找到所需的公文。
系统中通常都会提供一些基础的检索条件，例如按照公文的状态（已完成、待办、在办等）、文件类型、紧急程度等进行搜索，用户也可以根据自己的需求自定义检索条件。
2.按属性检索在办公自动化系统中，公文通常会设定某些属性如编号、起草人、办理人等，用户可以通过设置这些属性值，来进行精细化的检索，有利于快速找到所需的文件。
3.按目录检索按目录检索也是常用的一种方式，通常需要系统管理员在设置时对文件进行分类，将文件存放在相应的目录下，用户可以按照相应的目录结构来查找所需的文件。
三、归档公文公文归档是办公自动化系统中非常关键的一个环节，不同的档案管理模式下，归档的方法也会有所不同。
一般有以下几种归档方法：1.年度归档在每年结束时，把系统中所存在的所有公文进行归档，以便于后续的查询、审批等工作。
纸质文件的管理
纸质文件的管理当今社会条件下，虽然电子政务和办公自动化不断发展，电子文件资料越来越普遍，但是纸质文件的物理寿命远远要比电子文件长，在目前仍然有着许多存在的优势和必要。
对办公室文员来说，做好纸质文件档案的管理工作，有几个方面应该注意。
文件的管理人员（1）办公人员要到位。
文件的管理是一项细致烦琐的工作，需要给管理人员充足的时间和精力进行规范的整理，应该配备专门的工作人员，明确工作职责；避免工作人员因为工作时间没有保障而造成文件管理连贯性、完整性的缺乏和责任的不明确。
（2）办公人员要具备一定的专业素质。
纸质文件材料的载体为纸张，纸张的耐久性取决于纤维素的性质，但只要我们在档案保管过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
因此，文件的管理人员应该具备一定的专业素质，可以多参加一些培训和学习，掌握科学的、先进的工作方法。
（3）办公人员的责任心要加强。
几乎所有文件的收发、印制都会经过办公室，对于组织部门来说工作的保密性就更强。
所以在平时应该更多地对文件管理人员进行保密知识教育和警示教育，树立高度的责任心，积极收集需归档的材料，确保档案内容的完整和准确；也应该对各科室加强宣传教育，取得各科室对文件档案规范管理的支持。
文件的管理制度建立健全文件资料管理的各项规章制度，是做好文件管理工作的关键，也是开展档案管理工作的行为准则。
有了制度，只有严格执行，才能够取得相应的效果。
办公室的文件管理工作制度，有以下几个方面比较重要。
（1）办公文件的流转流程制度。
办公室应该制定收文、发文、文件传递工作程序，明确处理纪律，所有来文由办公室文件管理人员统一接收、拆封、登记。
建立统一的发文、收文专用登记簿，标明收、发文时间和传递情况，方便查询文件处理进度。
对于处理时间较长的文件，主办科室应使用复印件，将原件及时返回办公室。
（2）办公文件的限时办结制度。
根据文件类别制定时限要求。
办公室须在收文后规定的工作日内审核完毕并进行流转，主办科室也应在规定时限内将文件退回办公室。
电子文件与纸质文件在归档与贮存方面的差异
近年来 ， 着计算机在各个 领域 日 广泛的应 用以及 汁算 机 随 益 技术的 飞速发展 ，办公 自动化渐趋 完善，电子文 件逐步 替代纸质文 件在信息传输 中占有主要地位。通过 实践应 用 ，电子文 件相比较传 统的纸质文件表现出许多先进之处 ，在实用过程 中方便 、 快捷 ，但 是也存在不足。电子文 件是通过复杂 的编码和解码过程 ，才能提供 利用 ，与载体 没有必然的联 系 ，它 可以复 制并 存储 于不 同介质之 中 ，利用者只要 获得 允许 ，就可以随时随地调出查阅所需的信息 。 纸质文 件不需要任 何媒介信 息显现在 纸上可 以直接 阅读 ，一 目了 然， 却不能实现资源共享 。电子文件以其载体和载体与信息结合方 式的特殊性 与纸质文件在整理贮存上 ，保护技术上存在有很大的差 异。电子文件与纸质文件的区另主要 有 ：电子文件不再是 直观的纸 ｑ 质文件 ，它需要借助现代办公设备才能阅读 利用 ，而纸质文 件是 直 观的 ，不需借助其他办公设备可以直接 阅读 ；电子文件 可以直接 山 计算机等现代办公设备迅速地处理和传递 ，而纸质文件是 以纸 为载 体不能迅速传递 ；电子文 件的 利用是－￣享的 ，不受时问和距离 的 ． － ｆ 影响 ，而纸质文件 资源 不能共享 ，受时间和距离的影响 ；电子文件 的保存条件和环境要求 与纸质文件不 同，它对保存场地的面积要求 不高 ， 对环境的温湿度 、防磁性等条件的要求很高 。纸质文件在 而 保存上对场地面积 、温湿度 、防虫蛀 ，防霉 变等要求 很高。
文件型办公自动化讲解
文件型办公自动化是指利用技术手段来提高办公效率和工作流程的自动化过程。
它通过将常见的办公任务和操作转化为电子文档或数字化形式，进而实现自动化处理、协同工作和信息管理。
文件型办公自动化可以涵盖以下几个方面：1. 文档管理：传统的纸质文档需要手动整理、归档和检索，而文件型办公自动化通过建立电子文档库和文档管理系统，实现文档的数字化存储、分类和检索。
用户可以通过关键词、标签等方式快速找到所需文档，大大提高了工作效率。
2. 流程自动化：文件型办公自动化可以将常见的工作流程转化为电子化流程，通过预设规则和自动化操作来减少人工干预。
例如，审批流程可以通过电子表单和工作流系统来实现，节省了审批时间和纸质材料的使用。
3. 协同办公：文件型办公自动化工具可以实现多人协同办公，提供共享文档、在线编辑和实时通讯等功能。
团队成员可以同时对同一份文档进行编辑和评论，实现实时协作和反馈，有效提高团队的工作效率和沟通效果。
4. 电子表格和报表：文件型办公自动化可以利用电子表格软件来处理数据和生成报表。
它可以自动进行计算、数据分析和图表展示，大大提升了数据处理和报告生成的效率。
5. 文档安全性和权限管理：文件型办公自动化可以通过访问控制、权限设置和加密等手段保障文档的安全性。
只有授权人员可以查看、编辑和分享文档，有效防止信息泄露和非法访问。
文件型办公自动化可以帮助企业提高工作效率、减少错误和降低成本。
它不仅可以提供更便捷的办公环境，还可以为企业提供更好的信息管理和决策支持。
然而，在实施文件型办公自动化时，需要注意数据安全、用户培训和系统维护等方面的问题，以确保其顺利运行和发挥最大的效益。
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处 理 等 方 面 具 有 纸 质 文 件 无 法 比拟 的 优 越 性 ， 但 是 电 子文 件不 可能 完 全取 代纸 质文 件， 纸质 文 件不 仅需要
归 档 ， 且 还 要 按 照 归 挡 要 求 进 行 认 真 的 整 理 、 类 编 而 分 目， 充 分 发 挥 其 原 始 凭 证 的 作 用 。 以
、
பைடு நூலகம்
办 公 自动 化 条 件 下 纸 质 文 件 归 档 依 然 必 要
很 容 易 破 坏 磁 介 质 上 存 储 的 数 据 。 因 此 ， 为 确 保 电 子
文件 的长 期有 效性 和 可读性 ，必 须通 过 定期 的再生性
（ ） 质 文 件 具 有 原 始 性 、 实性 的 特 点 ， 电 子 一 纸 真 是
文 件 无 法 比 拟 的 。 档 案 的 基 本 属 性 是 “ 始 记 录 原 性 ” ， 归 档 文 件 必 须 存 定 稿 原 件 。 纸 质 文 件 无 论 是 手 写 稿 还 是 机 制 稿 ， 文 件 原 件 在 起 草 、 修 改 、 审 核 、会 签到 签 发 的 各 个 环 节 ， 均 体 现 着 具 体 责 任 人 的 意 志 。 从 修 改 稿 件 的 字 迹 、领 导 签 发 文 件 的 签 名 到 发 文 机 关 的 印 章 ， 都 是 唯 一 具 有 原 始 性 、真 实 性 的 文 稿 ， 必 须 归 档 。 而 电 子 文 件 在 形 成 和 使 用 过 程 中 ， 如 果 不 采 取
维普资讯
办公自动化条 件下纸质文件昀归格
万 彩 娟
信 息 技 术 与 网 络 技 术 的 迅 猛 发 展 ， 使 办 公 自动 化
增 加 了 新 的 手 段 和 途 径 ， 办 公 室 公 文 处 理 的 现 代 化 进
何 修 改或 篡改 ， 会 留下 明显 痕迹 。 因此， 都 目前 法 律 界 把 纸 质 文 件 认 定 为 最 佳 证 据 ， 就 是 说 ， 有 纸 质 文 件 也 只 的 原 件 才 能 作 为 书 证 被 法 院 采 纳 。 而 电子 文 件 被 归 属 为 传 闻证 据 ， 常 是 不 予 采 纳 的 。 通
（ ） 质 文 件 安 全 性 和 耐 久 性 的 特 点 ， 定 了 纸 三 纸 决
程 逐 步 加 快 。 办 公 自动 化 运 用 的 结 果 ， 产 生 了 两 类 需
要 归 档 的 文 件 ， 纸 质 文 件 和 电 子 文 件 。 许 多 人认 为 ： 即
在 电 子 文 件 普 遍 应 用 的 今 天 ， 大 多 数 公 文 都 以 电子 形
提 供 利 用 时 ， 不 需 要 依 靠 任 何 其 它 设 备 ， 便 可 实 现 调 卷 、 阅功能 。 电子 文件 具有对 软 、 件 的依 赖性 ， 查 硬 它 的 制 作 、处 理 及 归 档 后 的 管 理 活 动 都 必 须 借 助 计 算 机 系 统 才 能 实 现 。 电子 文 件 归 档 的 同 时 ， 它 的 支 持 软 件 以 及 软 件 的 文 档 、 达 电 子 文 件 内 容 的 基 本 格 式 、 关 表 有 元 数 据 都 必 须 归 挡 ， 以 保 证 软 硬 件 平 台 不 断 升 级 后 电 子 文 件 的 可 读 性 。 可 见 ， 电 子 文 件 不 仅 要 有 软 硬 件 设
控 制 措 施 ， 极 易 不 留 痕 迹 地 改 动 文 件 信 息 ， 文 件 的 真
实性 得 不 到 确 认 。
（ ） 质 文 件 有 着 电 子 文 件 不 能 取 代 的 法 律 凭 证 二 纸
管 理 以 来 ， 文 书 处 理 程 序 一 旦 结 束 便 可 直 接 归 档 。 在
式 通 过 网 络 进 行 传 递 ， 电 子 文 件 与 纸 质 文 件 并 存 的 局 面不 但 已经形 成 ， 且 电子 文件 必将 取代 纸质 文 件。 而 只 要 做 好 电 子 文 件 的 归 挡 和 管 理 即 可 ， 纸 质 文 件 的 归 档 已 失 去 实 际 意 义 。 笔 者 认 为 ，电 子 文 件 在 存 储 、 出 、 输
的 ， 永 远是 文件 归档 的载 体 。 它
（ ） 质 文 件 的 单 一 属 性 ， 它 在 归 档 、 用 过 程 四 纸 使 使 中 具 有 较 强 的 相 对 独 立 性 。 纸 质 文 件 归 档 要 求 两 份 定 稿 、 份 底 稿 （ 发 文 稿 纸 ）一 并 归 档 。 自从 实 行 按 件 一 含
一
须 是 经 过 一 体 化 油 印 机 印 制 而 成 。 以 上 字 迹 材 料 均 符
合 永 久 保 存 的 载 体 要 求 和 档 案 性 能 要 求 。 而 电 子 文 件 存储 介质 的物 理 寿命 （ 证 存 储的 数据 不丢 失的 时间 ） 保 远 远 比不 上 纸 张 ， 性 载 体 的 氧 化 和 变 质 、 场 的 影 响 磁 磁
质 文 件 将 永 远 是 归 档 的载 体 。 所 周 知 ， 质 文 件 手 写 众 纸
底 稿 的 归档 要 求必 须 使 用碳 素 墨水 或 蓝黑 墨 水 书写 ； 对 于计 算机 形成 的 纸质 文件 底稿 ，要求 必 须是喷 墨打
印 机 或 激 光 打 印 机 的 打 印 件 ； 对 归 挡 文 件 定 稿 要 求 必
保护 手段 ， 延 长 电子文 件寿 命 ； 过 数据 备份 、 磁 、 以 通 防
迁 移 等措 施 ，来保证 电子文 件在 它的 生命 周期 内能够
安 全 使 用 ；通 过 设 备 和 系 统 的 不 断 更 新 对 电 子 文 件 进 行转 换， 能 确保 电子 文 件的 利用功 能 。可见 ， 论是 才 无 耐 久 性 还 是 安 全 性 ， 纸 质 文 件 都 是 电子 文 件 无 法 取 代