(岗位职责)首创集团办公室工作职能及岗位职责说明

（岗位职责）首创集团办公室工作职能及岗位职责说

明

首创集团办公室工作职能及岗位职责说明

（送审稿）

壹、工作职能概述

（壹）重要会议、重大活动组织服务管理职能

1．负责集团董事会、集团总经理办公会、集团工作会议及集团有关专题会议的议题程序准备、资料准备、会议通知、会议记录以及会议决议、纪要的起草、印制和分发。

2．负责集团重大活动方案的制订、重大活动的通知、筹备、协调和组织以及后勤服务；负责集团重大活动的影像制作、文字记载以及信息宣传等。

（二）综合协调管理职能

1．根据集团领导授权，办公室牵头组织集团有关部门、有关单位开展专项工作，解决、处理专项问题。

2．根据集团部门、单位的邀约，办公室牵头邀请有关部门、有关单位开展某项工作，解决、处理某个问题。

3．根据集团董事会、总经理办公会、集团工作会议的决定、决议和集团领导同志的专项指示，对集团各部门、各单位有关工作的进度情况、落实情况进行询问、督查、反馈。

4．配合集团战略规划部对集团各项规章制度的执行情况进行监督检查，围绕有关问题开展专题调研，为改进企业工作和管理提出建议或方案。

5．负责集团和市委市政府有关部门、社会有关部门、单位的事

务联络和处理。

（三）文秘和档案管理职能

1．负责董事长、董事、总经理、副总经理的日常工作安排，且协助集团领导对内对外事务的联络、接待。根据领导意图、指示或授权处理有关事务。

2．负责集团领导交办的及办公室需要的文字材料的起草、印制。

3．负责集团工作动态、简报、年报所需信息的搜集、整理，且编攥、印发。

4．负责集团大事记的编攥、印制及保管。

5．制订集团公文制作和文件管理办法且组织实施。负责集团系统、上级及有关单位各种文件、资料的领取、接收、传阅、转递、上报。负责集团各部门各单位以集团名义向上级及有关部门、单位报送文件的文字把关、校对以及文件类型、文号、主题词确定。负责集团系统文秘工作的指导检查和对集团系统文秘人员的业务培训。

6．制订集团文书档案管理制度且组织实施。负责集团各类文件、合同、协议、意向书、责任书、文字资料及声像资料的归档、保管。负责集团系统文书档案管理工作的指导、检查，组织集团系统档案管理达标升级工作。负责集团系统文书档案人员业务培训。

7．制订集团保密工作规定，检查、指导集团系统的保密工作，负责集团总部机要文件的管理，负责集团系统失密事件的调查处理。

8．制订集团总部印章、证件、证信管理办法且实施，负责集团营业执照、机构代码证书的年检和使用管理。

9．负责集团总部前台接待服务，包括总机服务及集团总部传真服务。

10．负责和集团参加的协会、学会日常联络及具体工作事项。

（四）信访、排查调处管理职能

1．制订集团信访工作条例，健全完善集团系统信访工作组织体系，检查、指导集团系统各单位的信访工作。负责集团总部信访、电话访、网上访和集体来访的协调接待处理；负责人大代表、政协委员专项提案、工作建议的协调处理和答复；负责集团系统信访干部业务培训。

2．制订集团排查调处工作规定，健全完善集团系统排查调处工作组织体系，检查指导集团系统的排查调处工作。定期排查集团系统的重点矛盾纠纷和不稳定因素，对重大问题或重点问题，协调集团有关部门和单位研究调处方法、方案，包案完成调处任务。负责集团系统排查调处工作干部业务培训。

3．负责协调集团系统有关部门和单位以及集团外有关部门和单位，妥善处理集团系统发生的各类重大矛盾和突发事件以及涉及社会的各类突发事件，包括涉外重大矛盾纠纷、越级上访事件或群体越级上访事件。

4．协助有关部门调查处理因人民内部矛盾引发的各类案件。

（五）行政管理职能

1．制订集团系统安全生产、安全保卫制度，健全完善集团系统安全生产、安全保卫组织网络，对集团系统的安全生产、安全保卫进行工

作指导。

2．组织集团和直属各单位签定年度综合治理、维护社会稳定责任书，定期组织集团系统安全生产、安全保卫工作大检查，监督各项措施、制度的落实。

3．负责协调有关部门调查集团系统发生的安全生产、安全保卫事故和案件，且对事故、案件责任人和责任单位提出处理意见，报集团总经理办公会审定。负责集团系统安全生产、安全保卫干部的业务培训，负责集团总部保安员的管理。

4．负责和市、区安全生产、安全保卫主管部门及公检法等部门的协调联络，信息沟通，完成交办的工作任务，协助办理有关案件。

5．负责集团总部安全生产、安全保卫设备、设施的购置、使用和维护管理。

6．负责集团系统节假日及特殊时期的值班管理。

7．负责集团产权房屋和物业的管理以及集团的房改工作。

8．负责集团总部作息时间、办公制度、工作纪律的制订和监管。

9．负责集团系统计划生育、公共卫生、绿化、义务献血、防灾减灾及社会公益工作的管理。

（六）后勤保障管理职能

1．负责集团总部办公用品、生活用品、劳保保洁用品、职工福利用品、礼品、纪念品、奖品及药品的采购、分发和保管。

2．负责集团总部办公、生活设备、设施等固定资产购置计划的编制、报批手续的履行及其购置、建设、分配、建帐、记帐和维护维

修等管理工作，协调有关部门办理对固定资产处置核销事项。

3．负责集团总部报刊订阅和员工体检的管理。

4．负责集团总部公务机动车辆的更新计划的编制及其购置、分配、维修和公务车事务管理；负责集团总部公务车使用的调度和油票的购买、发放。负责集团总部专职司机的管理及集团总部驾驶人员的交通安全教育工作。

5．负责集团总部办公区域的美化以及花木租摆工作。

6．负责集团总部的卫生保洁工作以及保洁员的管理。

7．负责集团总部的通讯、饮水及工作餐、业务招待餐的管理。

8．负责集团总部办公、物业及文体活动等费用的报销审核管理。

9．负责和集团总部所于地区有关部门、和静安中心大厦的联络、沟通，对有关事项协调处理。

二、岗位设置、岗位职责及任职条件

（壹）岗位——办公室主任

1．岗位职责：负责办公室全面管理工作，侧重抓文秘档案、督查催办、协调管理工作。

（1）按照集团领导的要求，负责集团董事会、总经理办公会、集团工作会议及集团专项会议的筹备和会务工作，督办董事会、总经理办公会、集团工作会议及集团专项会议的有关决议的落实，且向集团领导反馈情况。

（2）按集团领导的委托、授权或集团部门、下属单位邀约，协调督促集团各部门、下属各单位的工作，牵头组织完成集团部门之间、