产品档案案卷整理规范

合集下载

档案资料收集整理规范

档案整理规范一、档案的收集范围招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。

二、档案的收集整理责任主体招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责项目文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的项目档案移交完毕。

同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。

中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。

外地代理机构不得将档案资料带离本市。

招标人自行招标的项目档案由招标人保管。

三、档案的收集整理立卷要求招标采购项目档案按项目整理组卷，按照卷内文件目录（附件1）的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。

当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订。

（一）档案卷内文件目录的填写要求招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。

卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。

各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编；责任者：应填写文件形成者或第一责任者；文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；日期：应填写文件形成的时间---年、月、日；页数：应填写每件文件总页数；备注：可根据实际填写需注明的情况。

（二）卷内备考表的填写要求卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。

卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。

各项填写要求：本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；立卷人：案卷整理人签名；审核人：单位审核负责人签名；立卷时间：具体立卷的日期。

档案分类整理制度

档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。

具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。

常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。

2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。

3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。

4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。

5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。

6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。

通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。

第 1 页共 1 页。

档案整理细则

档案整理细则
1. 整理目的：
- 保护和保存档案文件；
- 提高档案的查询效率；
- 便于日后的管理和使用。

2. 整理范围：
- 档案种类：列出需要整理的档案种类；
- 档案时间范围：确定整理的时间跨度。

3. 整理方法：
- 档案排序：按照一定的排序标准将档案进行排序，如按照时间、地点、主题等；
- 档案分类：将档案按照不同的分类标准进行分类，如按照部门、项目等进行分类；
- 档案编号：为每个档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询；
- 档案装订：将档案整理好后装订成册，便于保存和查阅。

4. 整理标准：
- 文件名称：根据文件内容确定文件的名称；
- 文件编号：按照一定的编号规则为文件赋予编号；
- 文件日期：记录文件的创建日期和最后修改日期；
- 文件归档位置：将文件放置在适当的存储位置，如文件柜、文件盒等。

5. 整理记录：
- 整理清单：记录整理的文件名称、编号和归档位置等信息；
- 整理日志：记录整理的时间、地点和人员等信息。

6. 整理保管：
- 档案存放：将整理好的档案放置在存储设备中，如文件柜、档案室等；
- 档案传递：将需要传递的档案进行登记，并记录传递的时间和接收人；
- 档案保密：对涉密档案进行限制访问和保密管理。

7. 整理评估：
- 定期评估：定期对已整理的档案进行评估，检查档案的完整性和可用性；
- 维护修复：对损坏或老化的档案进行维护修复，确保档案的保存质量。

以上是档案整理细则的一个范本，具体实施时可以根据实际情况进行调整和完善。

企业产品档案的整理与管理

2019.1产品档案是记述和反映产品研制生产过程中具有保存价值的，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件。

按照档案归档要求，整编和管理好产品档案，才能确保产品档案文件材料齐全、完整、准确，才能有效系统地被提供利用务业分享一、产品档案的收集归档1.档案归档要求：①归档文件材料应齐全、完整、系统，是原件或正本，对已破损、字迹模糊或易褪变的文件应予修复或复制。

②归档文件材料的载体、字迹装订材料应符合耐久性和档案保护要求。

③产品归档材料内容包括质量证明书、物化检验报告、成品检验卡、传料卡等等，并按照相关要求和标准进行科学排列组卷。

④移交清单是文件归档和接收的凭证，企业内部各单位要将整理完毕需要归档的产品档案编制移交清单，移交清单一式两份，交接双方各一份。

清单应经所在单位负责人签字核准、双方认真核对后，再履行签字盖章手续向档案室移交。

⑤档案产品移交清单电子版应随纸质档案同时归档。

⑥档案部门有责任监督、指导各单位做好档案文件的归档工作的责任。

2.产品档案归档时间和份数：每年六月底之前，将上一年度的产品档案材料归档一份。

3.保管期限的划分：产品类档案保管期限为永久、长期、短期三种。

其中长期为15-50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。

二、产品档案的整理1.如何组卷：案卷内产品材料应齐全、完整，与产品类关系密切的管理性文件，应分别列入同一类档案中进行组卷。

2.案卷内文件材料的排列：产品类案卷按照产品种类和生产年度进行排列。

3.案卷的编目：①案卷内页号的编写：案卷内所有产品文件材料按大流水逐页编号，凡有内容的页面均应编号。

正面在右上角反面在左上角编写页号，图纸页号编写在标题栏上方。

案内页号应采用打号机编制。

成套的图样或印刷成册的文件材料，原有页号、目录可代替卷内页号和目录的，不需要重新打号，直接装订即可。

案卷中如夹有附图和照片时，应将图纸按A4纸大小折叠好，照片应黏贴在空白的A4档案纸上，随卷内顺序统一编号。

公司产品(知识服务)类档案管理规定

公司产品（知识服务）类档案管理规定1目的1.1为进一步规范公司产品档案管理工作，充分发挥勘察设计产品档案的凭证参考作用，制订本规定。

1.2公司产品档案实行集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

2范围2.1本规定适用于咨询事业部、各设计事业部及勘察岩土事业部。

2.2产品档案是指公司在咨询、勘察、设计过程中形成的各类产品成果文件、产品基础资料、项目技术文件材料和与成果形成相关的具有保存价值和查考利用价值的各种载体形式的记录。

2.2.1产品成果文件：包括公司勘察设计项目形成的技术报告、图纸等正式交付的产品成果；公司参与或协助外单位完成的有关勘察设计文件；公司接收外委单位完成的产品成果文件；公司对外进行技术审查的全部成果文件。

2.2.2产品基础资料：包括设计工作中形成的中间资料,设计提纲、设计计算书、设计总结、设计日志、首次会会议记录、质评单、报告底稿；踏勘提纲及报告、勘察提纲及任务书；-1-水文、气象、地形测量、地质探验的原始资料、技术报告；各种科学试验报告；各种技术调查报告。

2.2.3项目技术文件材料：包括本公司承担工程中的设计委托书、中标通知书、工程批复、规划、可行性研究、方案及各阶段审查文件、评估报告、投（招）标书（中、英文）；具体范围参照《产品文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）执行。

3相关文件3.1《科学技术档案工作条例》3.2《企业档案管理规定》档发[2002]5号3.3《企业档案工作规范》（DA/T42）3.4《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822）3.5《公司档案工作管理办法》4职责4.1信息化管理中心是公司产品档案的主管部门，对公司产品档案实行统一管理，统筹规划，组织协调，检查指导。

主要职责包括：4.1.1制定、修订、解释公司产品档案管理相关的规章制度。

4.1.2在公司范围内开展产品档案业务督导、检查和考核工作。

4.1.3规划和指导产品档案信息化建设工作。

产品的业务档案保管制度

产品的业务档案保管制度产品的业务档案保管制度是企业管理中非常重要的一环。

在现代社会中，企业生产的产品种类繁多，每种产品都有其独特的业务档案。

为了保证产品业务档案的完整性、准确性和安全性，企业需要建立一套科学的保管制度。

首先，企业应该建立完善的产品业务档案管理制度。

这一制度应包括业务档案的分类、编号、归档、保管、借阅和销毁等方面的规定，确保每一份业务档案都能够得到妥善管理。

业务档案应根据产品的种类、生产日期、规格等进行分类，并分配专人负责管理。

其次，企业需要建立业务档案的保管制度。

业务档案应该存放在专门的档案室或档案柜中，确保其安全性和完整性。

只有经过授权的人员才能够查阅业务档案，确保业务信息的保密性。

同时，业务档案的保管期限应根据法律法规和企业的规定进行设定，到期后应及时销毁。

另外，企业还应建立业务档案的借阅制度。

只有经过授权的人员才能够借阅业务档案，并且应在借阅登记簿上填写借阅目的、借阅时间等信息，确保业务档案的安全性。

借阅期限应根据实际需要进行设定，借阅人员应在规定的时间内归还档案，确保档案的完整性。

最后，企业还应建立业务档案的销毁制度。

业务档案在保管期限到期后应根据企业的规定进行销毁，确保业务信息的安全性。

销毁应该由专门的人员进行，销毁过程应进行记录，并保留相应的销毁证明，确保业务档案的安全性和保密性。

总的来说，建立科学的产品业务档案保管制度对企业的管理至关重要。

只有做好业务档案的管理工作，企业才能够更好地保护产品的业务信息，确保产品的质量和安全，提高企业的管理效率和竞争力。

企业应该根据自身的实际情况建立适合的业务档案保管制度，确保业务档案的安全性和完整性。

案卷问题整改实施方案

案卷问题整改实施方案一、背景分析。

根据最近对公司档案室进行的一次全面检查，发现了一些案卷管理方面的问题。

主要包括，案卷整理不规范、归档不及时、档案保管条件较差等。

这些问题已经严重影响到了公司的日常工作，需要立即采取有效措施进行整改。

二、整改目标。

1.规范案卷整理流程，确保每份案卷都有清晰的标识和记录。

2.加强对案卷归档的监督和管理，确保及时归档。

3.改善档案保管条件，确保案卷的安全和完整性。

三、整改措施。

1.制定详细的案卷整理操作规范，包括案卷分类、标识、整理和装订等流程，确保每一步都规范操作。

2.设立专门的案卷整理小组，负责对所有案卷进行全面清点和整理，确保每份案卷都符合规范要求。

3.加强对案卷归档工作的监督和检查，建立定期检查制度，确保所有案卷都能及时归档到指定位置。

4.对档案保管条件进行改善，包括加强防火、防水、防盗等安全措施，确保档案的安全和完整性。

四、整改时间表。

1.制定案卷整理操作规范，3天内完成。

2.设立案卷整理小组并开始整理工作，5天内完成。

3.加强对案卷归档工作的监督和检查，建立定期检查制度，每月进行一次全面检查。

4.改善档案保管条件，7天内完成。

五、整改效果评估。

1.对整改后的案卷进行全面检查，确保每份案卷都符合规范要求。

2.对归档工作进行抽查，确保所有案卷都能及时归档到指定位置。

3.对档案保管条件进行全面评估，确保档案的安全和完整性。

六、整改责任人。

1.案卷整理操作规范的制定，档案室主管负责。

2.案卷整理小组的设立和整理工作的开展，案卷整理小组负责。

3.对案卷归档工作的监督和检查，档案室主管负责。

4.档案保管条件的改善，综合部负责。

七、整改方案的宣传和培训。

1.向全体员工宣传整改方案的重要性和意义，增强员工的整改意识。

2.对案卷整理操作规范进行培训，确保每位员工都能正确操作。

3.定期组织案卷整理和归档工作的培训，提高员工的整改能力和水平。

八、整改方案的监督和检查。

1.建立整改方案的监督检查制度，确保整改工作的顺利进行。

档案馆档案整理规范及要求

档案馆档案整理规范及要求郑州市项⽬档案整理规范及要求第⼀部分：总体要求第⼆部分：建设⼯程⽂件归档范围和保管期限表第三部分：项⽬档案分类第四部分：项⽬档案整理第⼀部分：总体要求⼀、国家、省、市关于重点建设项⽬档案管理的规定1、郑州市⼈民政府令第184号：郑州市建设项⽬竣⼯验收规定（第五、六、七、⼗四、⼗五条）2、专项验收制度：《重⼤建设项⽬档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项⽬档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建⽴郑州市重点建设项⽬档案专项验收通知制度的通知》⼆、参建各⽅档案⼯作职责1、⼯程代建（使⽤）单位应将监理、勘察、设计、施⼯等各参建单位的⼯程⽂件材料的收集、整理和归档纳⼊合同管理，对⼯程档案的范围、套数、质量、费⽤、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。

2、⼯程代建（使⽤）单位要对项⽬档案⼯作采取有效措施，制定可⾏的规章制度，实⾏领导负责制，确定负责领导、部门及档案⼯作⼈员，制定可⾏的规章制度，对⼯程档案实⾏统⼀管理，对参建各单位档案⼯作实⾏有效的监督、指导、检查，确保⼯程档案⼯作与⼯程建设同步进⾏。

3、⼯程监理单位负责监督、检查⼯程建设中⽂件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣⼯⽂件；并将⾃⾝履⾏监理职责⼯作中形成的⽂件材料经收集、整理向代建（使⽤）单位移交。

4、勘察、设计单位应按要求将⼯程建设中⾃⾝形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。

5、施⼯单位形成的档案材料种类多，数量⼤，应配备专⼈，对施⼯各阶段档案材料进⾏收集，整理，按合同要求将⼯程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使⽤）单位移交。

6、参建各单位在档案向代建（使⽤）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防⽕、防盗、防有害⽣物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。

三、归档的要求归档：指⽂件的形成单位完成⼯作任务后，将形成的⽂件整理⽴卷后，按规定向有关单位移交。

如：代建单位向市档案馆移交整个项⽬档案，参建各⽅向代建单位移交监理、勘察、设施、施⼯档案。

产品档案管理手册

产品档案管理规定1 目的为了充实和完善各类产品档案的管理，制定本规定。

2 范围本规定适用公司和所属各单位产品档案的管理。

3 术语和定义3.1 产品档案本规定所称产品档案是指公司和所属各单位生产的取得合法生产许可证的定型产品和通过公司级以上（含公司级）评定的产品设计、研制、生产、营销活动中形成的全套技术材料。

4 职责4.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室）负责指导、监督、检查所属各单位产品档案管理工作。

4.2 所属各单位档案管理部门4.2.1 负责本单位产品档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作；4.2.2 负责监督、指导本单位产品档案的形成、积累、整理及归档工作。

5 管理内容5.1 产品档案管理原则公司和所属各单位的产品档案实行统一领导，分级管理的原则。

5.2 产品档案整理归档5.2.1 产品档案归档范围产品档案归档要以型号成套，按产品档案形成的自然规律，将产品的总体规划、调查分析、设计研究、生产工艺、样品试制、产品检测、评审鉴定到产品定型、正式投产和销售等几个阶段形成的文件材料全部归档。

各阶段归档范围及保管期限见附录A 《单项产品归档范围及保管期限表》。

5.2.2 档案材料收集整理5.2.2.1 产品档案要按产品生产的不同阶段，分别由有关部门和单位收集整理。

a) 产品开发设计、研制阶段的材料由项目负责人收集整理；b) 产品试生产阶段的材料，由工艺部门收集整理；c) 产品定型鉴定会上形成的材料，由申请单位收集整理；d) 正式投产后的材料由生产部门收集整理。

5.2.2.2 凡是归档的优质产品档案，应按附录A规定的内容，除保存第一年评选的全部材料外，以后逐年形成的其它材料要陆续补足。

5.2.3 档案材料汇总归档由所属各单位档案部门汇集、整理成完整的产品档案。

5.2.4 产品档案的分类产品档案的分类按《档案管理程序》5.5条款相关规定执行。

5.2.5 产品档案的整理5.2.5.1 案卷编号产品档案以卷编写保管单位号，即卷号。

档案分类、排列、编号规则

精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。

件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。

1、JJ2、JJ3、2为SB。

五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理，目录号为SW。

档案管理工作规范

档案管理工作规范标题：档案管理工作规范引言概述：档案管理是一个组织中非常重要的工作，它涉及到信息的整理、存储、检索和利用等方面。

规范的档案管理工作能够提高工作效率，确保信息安全，也有利于组织的长远发展。

一、建立档案管理制度1.1 确立档案管理责任人：明确档案管理工作的责任人，包括档案管理员和各部门的档案管理负责人。

1.2 制定档案管理规章制度：建立档案管理的工作流程和规范，包括档案的分类、编号、归档和销毁等规定。

1.3 定期更新档案管理制度：随着组织发展和业务变化，及时修订和完善档案管理制度，确保其符合实际需求。

二、档案的整理与归档2.1 档案分类：按照文件的性质、用途和保存期限等因素进行分类，建立清晰的档案分类系统。

2.2 档案编号：为每个档案文件进行编号，便于检索和管理，确保档案的完整性和准确性。

2.3 档案归档：按照规定的流程将档案文件进行归档，确保档案的安全性和易查性。

三、档案的保管与存储3.1 档案存储环境：确保档案存放的环境符合档案保存的要求，包括防潮、防火、防盗等方面。

3.2 档案保管措施：采取相应的措施，如备份、加密等，确保档案的安全性和完整性。

3.3 定期检查和维护：定期检查档案的存储情况，及时处理损坏或丢失的档案文件，确保档案的完整性和可用性。

四、档案的检索与利用4.1 检索系统：建立完善的档案检索系统，包括索引、目录等，便于快速准确地检索需要的档案信息。

4.2 档案利用规定：明确档案的使用范围和权限，确保档案的合理利用和保密性。

4.3 档案复制和传递：根据需要进行档案的复制和传递，确保信息的传递准确和及时。

五、档案的销毁与归档5.1 档案销毁程序：建立档案销毁的程序和规定，包括销毁的条件、程序和记录等。

5.2 档案销毁审批：对符合销毁条件的档案文件进行审批，确保销毁程序的合法性和规范性。

5.3 档案归档管理：对已完成的档案文件进行归档管理，便于长期保存和利用。

结语：档案管理工作规范是组织管理的基础，只有建立规范的档案管理制度和流程，才能确保档案的安全性、完整性和可用性，提高工作效率和信息管理水平。

档案立卷及整理规范

档案立卷及整理规范一、卷内文件排列（一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；（二）卷内文件按其形成时间顺序排列。

首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列；（三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。

二、卷内文件编号（一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；（二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。

三、卷内文件目录的编制（一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号；（二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全；（三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称；（四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。

例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。

（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写；（六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。

四、卷内备考表的编制（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；（二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名；（三）检查人：由案卷质量审核者签名；（四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名；（五）备考表附于卷尾。

五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。

标题简练，概括准确六、案卷的装订：用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。

产品档案案卷整理规范

产品档案案卷整理规范（案卷级）1 范围本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序与方法。

本规程适用于通常产品归档文件的整理。

2 引用标准GB／T11822一2000科技档案案卷构成的通常要求DB37／T 251—1998工业企业文件材料整理规程DB37／T181一93 工业企业档案案卷格式3 定义3.1产品归档文件是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中形成的具有储存价值的文件。

3.2 文件分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属性逐项分开的过程。

3.3案卷由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

3.4组卷是将通过分类的文件，按一定特征构成案卷的过程。

3.5案卷编目是指固定保管单位内文件排列的顺序与位置，揭示保管单位内文件的内容与成分的工作。

3.6档号档案的编号。

包含分类号、案卷顺序号。

4 归档要求4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。

4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。

5 文件鉴别5.1 文件完整性的鉴别。

产品决策、设计、计划、鉴定、生产等阶段形成的文件应完整成套。

归档文件的要紧内容见附录A。

5.2 文件准确性的鉴别。

产品文件记载与反映的内容，应当同产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一致；蓝底图的更换符合有关标准要求。

5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。

保管期限分为永久、长期、短期三种。

6 文件分类排列6.1 将归档文件按产品种类分开。

6.2 将同一产品的文件，按决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分开。

6.3 参照附录A内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析，将不一致性质、不一致结构、不一致专业、不一致问题的归档文件，按程序、时间等顺序排列。

6.3.1 文字文件通常按其所反映问题结合时间排列。

6.3.2 图样文件按图样目录或者图号排列，没有图样目录或者图号的，按其所反映对象的隶属关系与有机联系排列。

7 文件的组卷7.1 将归档文件按阶段或者结构、性质、问题、专业等组卷。

案卷组卷要求

案卷组卷要求案卷组卷是指通过合理的方式，将相关案卷分类整理，形成一份具有逻辑性和完整性的档案卷。

在进行案卷组卷时，需要遵循一定的要求和原则，以确保档案的有效管理和使用。

本文将介绍案卷组卷的要求和注意事项。

一、案卷组卷的基本要求1. 分类准确：案卷组卷的首要要求是分类准确。

根据案卷的内容和属性，将其归入相应的文件类别中。

分类准确可以提高档案管理的效率，便于查找和利用档案信息。

2. 文件完整：每个案卷应包含完整的文件资料，确保案卷中的文件能够反映出相应的事项完整的过程。

每份文件都应贴有文件封签，上面标注有案卷的名称、卷号和文件的题名等信息，以便统一管理。

3. 文件排序合理：案卷中的文件应按照时间、地点或者事件的先后顺序进行排序。

文件排序合理可以使档案资料的查阅更加方便，也有利于后续档案的整理和维护。

4. 档案封面规范：每个案卷都应有一份档案封面，上面应标明案卷的名称、编制单位、卷号、时间范围、责任者和备注等信息。

档案封面的规范可以方便归档和检索，也便于对档案进行监管和管理。

5. 案卷注释齐全：对于案卷中的关键文件，应在案卷的附页或备注处进行注释。

注释内容应包括文件的摘要、制作目的、产生背景等相关信息，以便于后续使用和了解。

二、案卷组卷的注意事项1. 统一标准：案卷组卷应按照统一的标准和规范进行，遵循档案管理的相关规定。

统一标准可以提高档案管理的规范性和效率，减少管理过程中的疏漏和错误。

2. 档案编号唯一：每个案卷都应有唯一的编号，以保证档案的唯一性。

档案编号应遵循一定的编制规则，例如按照年份、部门和顺序进行编号，同时应记录在档案目录中，以便日后查阅。

3. 案卷保管措施：案卷组卷完毕后，应妥善保管。

档案室应配备恰当的防潮、防尘、防火设施，确保案卷的安全性和保密性。

同时，应建立案卷借阅登记制度，记录档案的借阅和归还情况。

4. 定期检查整理：定期检查已组卷的案卷，确保文件的完整性和可读性。

如有文件遗失或损坏，应及时补充或修复。

档案整理的五个步骤

档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。

《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

一、组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。

文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。

在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。

科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

二、分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。

规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

档案资料立卷归档规则

档案资料立卷归档规则为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。

第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。

第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。

第三条、名词一、立卷---公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。

二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。

三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。

四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。

第四条、文件材料整理排放的要求。

文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。

第五条、文件、资料、图表立卷、归档的要求一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数。

二、立卷的要求：文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。

整理档案的规范管理制度

整理档案的规范管理制度一、总则为了规范企业的档案管理工作，保护企业的档案资源，提高档案工作的效率和服务质量，特制定本制度。

二、档案的类型1、企业档案分为纸质档案和电子档案两种类型。

2、纸质档案包括合同文件、报表资料、人事档案、财务档案等。

3、电子档案包括各类电子文档、电子表格、电子邮件、数据库等。

三、档案负责人1、每个部门设有专门的档案管理员，负责管理和维护本部门的档案。

2、档案管理员应具备相关的档案管理知识和技能。

3、档案管理员应定期接受相关培训，不断提高自身的档案管理水平。

四、档案的整理与归档1、档案管理员应根据企业的档案管理规定，对各类档案进行分类、整理和归档。

2、纸质档案应按照文件编号和文件目录进行归档，确保档案的检索、迁移和借阅的便捷性。

3、电子档案应按照文件夹和文件名称进行归档，保证文件的存储和检索的方便和安全。

五、档案的存储和保管1、纸质档案应存放在专门的档案室或者档案柜中，确保档案的安全和防火。

2、电子档案应存储在专门的服务器或者云存储中，确保档案的安全和可靠。

3、档案管理员应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和安全性。

六、档案的检索和借阅1、档案管理员应为企业内部各部门提供档案检索和借阅的服务。

2、档案管理员应根据相关规定，制定档案借阅申请和归还流程，确保档案的安全和保密。

3、档案管理员应对档案的检索和借阅进行记录和备份，以便日后审计和查询。

七、档案的销毁和归档1、档案管理员应定期对企业的档案进行鉴定和清理，将不再需要的档案进行销毁或者归档。

2、档案的销毁应按照相关规定进行，确保档案的安全和环境的保护。

3、档案的归档应按照相关规定进行，确保档案的完整性和可追溯性。

八、档案管理制度的监督和评估1、企业应设立档案管理委员会，负责对档案管理工作进行监督和评估。

2、档案管理委员会应定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。

3、档案管理委员会应适时修订和完善档案管理制度，以适应企业的发展和变革。

档案案卷管理制度

档案案卷管理制度一、制度目的为规范档案案卷管理工作，确保档案案卷的安全、完整、可靠、及时的保存和利用，制定本制度。

二、管理范围本制度适用于本单位内的所有档案案卷管理工作。

三、管理原则1. 法律依据原则：遵循国家法律法规、规章以及国家有关档案工作的原则和政策。

2. 保密原则：严格遵守档案的保密规定，确保档案的隐私和安全。

3. 利用原则：积极利用档案资源，为单位的决策、管理和科研活动提供依据。

4. 统一原则：统一管理、统一制度、统一标准、统一处理。

四、管理责任1. 案卷管理部门负责全面管理档案案卷的工作，制定档案管理制度，指导、检查和协调各部门进行档案案卷工作。

2. 各部门负责本部门档案案卷的管理工作，保管好档案案卷，做好档案案卷的收集、整理、编目、保管和利用工作。

五、档案案卷的收集1. 收集内容：本部门生产的各类文书、资料、档案、案卷等。

2. 收集的方式：本部门内部文件流转收集，外部文件邮寄、送交、调取等。

六、档案案卷的整理1. 整理方式：按照档案案卷管理制度进行整理，包括分类、编目、装订等工作。

2. 整理要求：按照文件的类型、日期、主题等进行整理，确保档案案卷的有序性和完整性。

七、档案案卷的保管1. 保管地点：将档案案卷存放在专用的档案室内，确保档案案卷的安全。

2. 保管条件：档案室应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防潮、防火、防盗的设施和条件。

3. 保管措施：定期对档案案卷进行检查、清点和整理，做好防潮、防火、防盗等措施。

八、档案案卷的利用1. 利用方式：档案案卷应按照规定的程序和权限进行查询、调取、借阅等利用。

2. 利用目的：主要用于单位的决策、管理和科研活动，为单位的工作提供必要的档案资料和依据。

九、档案案卷的借阅1. 借阅范围：符合规定的人员和单位可以根据需要进行档案案卷的借阅。

2. 借阅程序：借阅人员应按照规定的程序进行借阅登记和手续办理，借阅完毕及时归还档案案卷。

十、档案案卷的处置1. 处置标准：按照档案管理规定对不符合保管条件或者过期的档案案卷进行清理和处置。

国家纸质案卷管理制度

国家纸质案卷管理制度一、总则为规范和加强国家纸质案卷管理工作，提高国家机关、事业单位和企业单位的纸质案卷管理水平，保障国家档案信息资料的保存完整、准确和安全，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于国家机关、事业单位、企业单位等各类组织单位的纸质案卷管理工作，包括案卷的收集、整理、归档、借阅、销毁等各个环节。

三、纸质案卷管理的基本原则1. 法律依据原则：严格按照国家有关法律法规和规章制度的规定进行纸质案卷管理。

2. 完整性原则：保证案卷的完整性，不得随意拆散、随意遗失。

3. 整理规范原则：统一规范整理方法和技术标准，规范案卷的内容、格式和编排。

4. 安全保密原则：做好对案卷的安全保密工作，防止案卷泄露、丢失和损坏。

5. 查询便捷原则：建立便捷的案卷查询系统，方便用户查找需要的案卷信息。

6. 时限管理原则：按照规定的时限管理案卷，及时处理过期案卷，及时销毁。

四、纸质案卷管理的责任单位1. 组织单位负责纸质案卷的组织管理工作，制定相应的管理制度和工作流程。

2. 档案管理部门负责指导、监督和检查纸质案卷管理工作，保证纸质案卷管理工作的顺利进行。

3. 所有相关工作人员必须严格遵守本制度的规定，严格执行管理部门的指示。

五、纸质案卷管理的具体要求1. 收集：提供专门的收集库房，统一管理和存放机构产生的案卷。

2. 整理：对收集到的案卷进行分类整理，按照统一的整理规范进行整理和编目工作。

3. 归档：按照规定的流程将整理好的案卷归档存放，建立档案目录系统。

4. 借阅：对有需要的用户进行借阅案卷，提供便捷的借阅服务。

5. 编卷情况：定期对纸质案卷进行检查，核实案卷的完整性和安全性。

6. 销毁：按照规定的流程对过期的案卷进行销毁，保证案卷管理工作的规范性和时效性。

七、纸质案卷管理的监督和检查1. 每年对各单位的纸质案卷管理工作进行检查，发现问题及时提出整改意见。

2. 检查结果将以书面形式向各单位反馈，要求各单位采取有效措施整改。

产品档案案卷整理规范

档案资料收集整理规范

档案分类整理制度

档案整理细则

企业产品档案的整理与管理

公司产品(知识服务)类档案管理规定

产品的业务档 案保管制度

案卷问题整改实施方案

档案馆档案整理规范及要求

产品档案管理手册

档案分类、排列、编号规则

档案管理工作规范

档案立卷及整理规范

产品档案案卷整理规范

案卷组卷要求

档案整理的五个步骤

档案资料立卷归档规则

整理档案的规范管理制度

档案案卷管理制度

国家纸质案卷管理制度

产品的业务档案保管制度