内蒙古大兴安岭林管局视频会议系统管理办法

各企事业单位、机关各部、委、处室：

林区视频会议系统即将全面投入使用，为规范会议系统的管理，保证系统的正常运行，现将《林区视频会议系统管理办法（试行）》印发给你们，请认真执行，各林业局（森工公司）可参照建立你单位视频会议系统管理办法。

内蒙古大兴安岭林管局（森工集团）党政办公室

二0一一年六月十日

林区视频会议系统管理办法

第一章总则

第一条为规范林区视频会议系统及其网络管理，保证整个系统安全、高效运行，更好地服务于林区各项工作，特制定本办法。

第二条本视频会议系统及专网，包括连接林管局（森工集团）主会场和各林业局（森工公司）分会场的视频会议系统及其网络。

第二章职责分工

第三条视频会议系统及专网的日常维护管理，由林管局（森工集团）党政办公室具体负责。各分会场视频会议系统设备及网络的管理由各单位办公室具体负责。

第四条专网IP地址资源，由林管局（森工集团）党政办公室统一配置到各单位分会场终端设备中，各单位不得擅自更改，必须按照分配的IP地址配置、安装、调试设备，确保系统正常运行，并协调维护本地系统及设备。

第五条各单位应当定期或不定期对本地分会场的视频会议系统及其网络的运行和管理情况、有关技术人员和操作人员的工作情况进行监督和检查。在运行过程中，发现问题应当及时报告林管局办公室。

第三章安全和保密管理

第六条视频会议系统使用的设备和器材均为专用功能配备，必须做到专用，只能用于指定的功用，不得兼作他用。

第七条为防止系统及专网受到计算机病毒、黑客或其他恶意程序攻击，各单位和操作人员应当遵守如下规定：（一）严禁在视频会议系统专用视频终端上进行与会议无关的操作。视频终端在使用过程中遇到异常情况时，操作人员应当及时与林管局办公室取得联系，及时发现隐患，解决问题。

（二）严禁私自更改硬件设备配置。

（三）除统一对系统进行升级改造外，严禁在系统上安装任何软件程序。

第四章设备维护和管理

第八条各单位必须指定两名以上视频会议系统管理员，非授权人员严禁擅自操作视频会议设备。

第九条视频会议系统管理员应具备计算机网络基础知识、

应用技能和系统故障检测排除能力，熟练掌握视频会议设备的安装和使用方法。

第十条视频会议系统管理员应按林管局办公室的统一要求对系统进行日常维护，保证设备处于正常状态，确保网络畅通。发现设备故障或损坏要立即通知上级主管部门以便及时送修。

第十一条林区视频会议系统设备采取日常检测和不定期检测两种维护方式。每次视频会议结束后都要进行检测维护，如果一个月内系统设备没有运转，要进行一次例行检测。每次检测都应做好检测维护记录，对发现的问题及时处理。林管局办公室将不定期对各单位视频会议设备状况随机抽查，对管理不到位的单位进行通报批评。

第十二条各单位视频会议系统管理人员要相对固定,如需进行人员调整,应报上级主管部门备案,参加统一培训后方可接手有关工作。

第十三条视频会议系统管理员要保持个人通信畅通，可随时联系。从接到召开视频会议通知起即服从会议统一调度安排,直至该次视频会议技术服务结束。

第十四条涉及本视频会议系统的相关技术资料、软件程序等，应当指定专人妥善保管，不得遗失。人员发生变化时，应当办理交接手续。

第五章视频会议召开流程

第十五条林管局（集团公司）党委、林管局（集团公司）

主办的视频会议召开流程：

（一）林管局（集团公司）党委、林管局（集团公司）召开的视频会议，由林管局（集团公司）办公室将会议通知提前1天通知到参会单位；各单位接到会议通知后，应当及时做好参会的相关准备，会议通知应当落实到本单位视频会议系统操作员。

（二）会议召开的前12小时，由林管局办公室组织系统调试，各单位视频会议系统操作员应当准时参加调试。

（三）视频会议召开前一小时进行一次会前联调，由主会场管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场和发言单位的网络通讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视频会议召开前10分钟向主会场报告一次到会情况，所有工作人员关闭通信设备铃声，并发出预备通知。

（四）林管局办公室和各单位分别负责主会场和各分会场的布置工作。

第十六条林管局（集团公司）各部、委、处室主办视频会议召开流程：

（一）林管局（集团公司）各部、委、处室主办视频会议应在会议召开前3天向林管局（集团公司）办公室提出视频会议书面申请，经办公室准许后，由主办部门将会议通知提前2天通知到参会单位；各单位相关部门接到会议通知后，应当及时与本单位视频会议系统管理部门取得联系。

（二）其余流程与林管局（集团公司）党委、林管局（集团公司）召开会议相同。

第六章视频会议会场管理

第十七条视频会议会场应当满足会议需要，设备齐全、运行稳定、环境整洁，桌椅等设施摆放有序。在会议召开期间，参会人员应着装整齐，自觉保持良好秩序，不随意走动、不大声喧哗。不发言的分会场应将麦克风置于静音状态。

第十八条视频会议正式开始后，各会场应严格按联调时确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。会议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适当调节。随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。

第十九条会议期间，技术操作人员必须坚守岗位，原则上不进入会场内。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系；会议中如出现系统故障，系统管理员应详细记录故障情况及处理措施，以供会后分析总结。

第二十条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

第七章监督检查

第二十一条林管局（集团公司）党政办公室负责对整个视频会议系统及专网运行、使用情况进行监督和检查，及时通报情况。各单位负责对本地分会场的视频会议系统及网络运行、使用情况进行监督和检查。