Qp-01文件及资料管制程序书

修订内容摘要
1. 目的
订定公司内各种文件之制定、修改、发行及旧版本之管理准则，各部门皆能持有最新发行的文件，使管理系统有效的运作。

2. 适用范围
凡本公司内部制定的管理体系文件、表格，检验标准、技术文件、客户提供的图纸、供应商资料等以及收集的国际、国内标准等均适用。

3. 参考文件
3.1 记录管理程序书
3.2 质量手册
4. 名词定义
4.1 一阶文件：即质量手册，它包含公司质量方针与质量目标，明确组织结构
与职责，系统地描述公司的质量管理体系，是属于一种纲领性
文件。

4.2二阶文件：即程序文件，是质量手册的支持性文件，描述公司如何协调各
部门之间的关系，规定了开展各类质量管理体系要素或某一方
面活动规定其控制要点。

4.3 三阶文件：即作业指导性文件，是程序文件的支持性文件；是对具体的作
业活动给出明确指示、直接面向作业者，指导作业者如何进行
某一项具体操作的质量管理体系的基础文件。

包括作业规范、
作业指导书、管理办法、检验标准书、校验规范，设备操作说
明书等。

4.4 四阶文件：即表单、记录、技术性图纸，属于一种特殊文件，是用以记录
活动的状态和达到的结果，以及传递信息的文件。

4.5 外来文件：非本公司自有，取自客户及外来有关之图纸规格、客户标准、
检验标准和与质量系统有关的法律、法规文件均属之。

4.6 管制文件: 指现行有效的文件，其制定、发放、更改、换版等均按规定程
序控制，质量管理体系所包含之文件如公司内一阶文件、二阶
文件、三阶文件及四阶文件之表单等。

4.7非管制文件:指在规定范围内发放，不作更改、更换、换版的文件，只具有
暂时性效用，不列入文控发行，由各单位自行分发处理。

5. 职责
5.1 总经理: 质量手册的审核、批准。

5.2 管理者代表: 程序文件的审核和质量手册的制定。

5.3 各部门：负责文件的制定、修改、审核、使用、保管等工作。

5.4 文控中心
5.5.1 负责执行管制文件之编号，版本、版次之编订及发行。

5.5.2 负责管制文件之发放、保存、管理，旧版之回收。

5.5.3 各种国际、国内外标准等取得及维持，并负责取得最新版本资料。

6. 作业内容
6.1 文件项目及其制定、修改、审核、核准等权责部门规定如下:
6.2 文件及表单编号原则
6.2.1 一、二阶文件编号原则
□□-□□
前两码定义如下: QM：质量手册
QP：程序书
后两码定义如下:流水码，从01至99，由文控中心统一编定。

6.2.2 三阶文件编号原则
□□-□□-□□□
前两码定义如下：QI：规范文件
WI：作业指导性文件
EI：设备操作性文件
OI：外来文件
QS：检验标准书
中间两码定义如下：为制定部门的管制编号，详见6.4.2
后三码定义如下: 流水码，从001至999，由文控中心统一编定。

因考虑到BOM已为缩写，BOM（物料清单）文件的编号原则为：BOM-
□□□，后三码为流水码，从001至999，由文控中心统一编定。

6.2.3 四阶文件编号原则
(1) 各部门表单编号原则QF-□□-□□□
前两码定义如下: 与各部门发行对象之管制编号一致，如01～99。

后三码定义如下: 流水码，从001至999，由文控中心统一编定。

6.3 文件的制定、更改
6.3.1各阶文件的制定、更改
(1) 第一阶质量手册文件之制定、更改：由管理者代表负责制定、更改，
总经理审核、核准后，再将原稿转文控中心发行。

(2) 第二阶程序书文件之制定、更改：应由管理者代表指定内容之最直接
相关部门为制定、更改部门；并由“管制文件总览表”查目前已发行
文件编号之使用状况后，依第6.2节之文件的编号原则编定新文件编
号，通知制定部门编写，经审核、核准后，再将原稿转文控中心发行。

(3) 第三阶文件之制定、更改：应由第6.1节规定之部门为制定、更改部门；
制定部门需从文控中心查看“管制文件总览表”中目前已发行文件编
号之使用状况后，依第6.2节之文件的编号原则编定新文件编号；制定
部门编写、更改并需指定发行对象后，依第6.1节之规定核准，将原稿
转文控中心发行。

(4) 第四阶文件之制定、更改：各部门到文控中心依《表单全册》查目前
已发行表单编号之使用状况后，由文控中心依第6.2节之文件的编号原
则编定新表单编号，将原稿转文控中心。

(5) 文件制定时，新版封面页以阿拉伯数字表示版本号（由1开始）,文件
页/章以阿拉伯数字表示版次号（由1.0开始），制定及修改文件时，
制定及修改单位需填写《文件制定、变更会签单》并附文件范例会签
各部门意见后，以新版本或版次内容送请审核、核准。

重新发行新版
予各部门并收回旧版
(6) 文件页数较多，更改页数较少并且不影响后续页排版的变化时，则仅
更改修改之页，更换修改之页后，文件的版本号不变，页/章版次号须
变更，页/章版次号用依次用如“1.1”、“1.2”、“1.3”、“1.4”、“1.5”
表示,任何页/章的版次号更改五次时，即页/章版次号为“#.5”（#代表
1、2…)时，要更换版本号，重新印发。

新版本文件各页/章的版号重
新由“#.0”开始，如文件某一页/章变更时,更改的内容会使下一页及
后续页内容的排版变化,则需变更版本。

(7) 表单每更改一次要换版本。

(8) 四阶文件之表单制作时，需在其底端注明保存期限、表单编号和版本，
并用12（小四）号字体。

6.3.2文件书写格式的规定
(1) 本公司一阶、二阶及三阶的QI系列文件用统一封面及首页格式，封面
及首页形式如本文件的封面及首页。

(2) 二阶文件及三阶文件的QI系列需依照“1.目的、2.适用范围、3.参考文
件、4.名词定义、5.职责、6.作业内容、7.表单管理、8.流程图、9.附
件”的格式来写。

第一、三（除QI系列外）、四阶文件不规定书写格
式，根据必要性及其方便性自定。

(3) 文件页次格式：页次/总页次(如：1/3，2/3，3/3)。

(4) 文件文字字体的要求：罗马重工自动设备（无锡）有限公司用20（二
号）字体、文件名称栏等页眉用16（三号）字体，正文及标题用14（四
号）字体表示，中文用宋体，字母、英文、阿拉伯数字用Times New
Roman体，每一大标题用粗体。

(5) 文件段落用单倍行距、两端对齐。

(6) 各标题内的小标题顺序如下格式：
1→1.1→1.1.1→(1) (2) (3)…以此类推；
→1.2→1.2.1→(1) (2) (3)…以此类推；
2→2.1→2.1.1→(1) (2) (3)…以此类推；
→2.2→2.2.1→(1) (2) (3)…以此类推。

6.4 文件的发行:
6.4.1 文控中心需掌握所有文件之编号及版本、版次状况。

6.4.2 各部门管制编号如下:
总经理01, 管理者代表02, 品管部03, 生产部04, 物流部05,
技术部06, 管理部07, 销售部08, 财务部09, EHS 10。

6.4.3 文控中心发行时需依各文件首页（四阶及三阶的非QI系列除外）之指
定对象执行分发，三阶非QI系列发行需依《文件制定、变更会签单》所会
签单位进行分发。

6.4.4 文控中心于分发前，需将文件所有页面盖文控中心红色印油之“发行”
章，并注明所发行部门的管制编号，原稿不需盖章，没有盖“发行”
章的，不具备文件效力。

6.4.5 发行后，需请各收文部门于《发行分发与回收记录表》上签收。

6.4.6 不列入发行对象之个人或部门须使用文件时，需填写《文件申请单》
经管理者代表或总经理同意后，转文控中心申请，文控中心于分发前
需盖“参考”章后发放，参考用文件，不列入版本、版次之更新范围。

6.4.7 第四阶之表单经制定后，由制定部门制作实际比例及尺寸之空白表单
交文控中心存档，并供给各部门使用。

6.4.8 文件如有污损或遗失，需由申请部门填写《文件申请单》并经管理者
代表或总经理核准后，转文控中心申请，文控中心于发行前盖上“发
行”章后，请申请部门于《发行分发与回收记录表》上签收。

6.4.9 所有受控文件由文控中心统一影印，任何人不得私自影印。

6.5 表单及记录保存
6.5.1表单及记录由各部门保存，保存期限依据《表单全册》。

6.6 作废文件的回收
6.6.1 发行给各使用部门的旧版作废文件，由文控中心在发行新版文件时回
收，并在所有页面加盖“作废”章后，在《发行分发与回收记录表》
中作记录，以示回收，不作保存。

6.6.2 文控中心之一、二、三、四阶段文件旧版作废原稿，需加盖“作废”
章后，至少保存三年，作为质量系统执行过程之记录。

6.7 外来文件之管理
6.7.1 供应商或客户提供之手册或规范及标准，由采购单位、质检部门、销
售部门等将原稿转交文控中心;文控中心需将收到的资料进行编号并
登录于《管制文件总览表》。

6.7.2 最新版本国际标准由文控中心编号并列入《管制文件总览表》。

6.7.3 对于外来文件由各相关部门确认内容、版次后入文控中心。

6.7.4 外来文件由文控中心盖上“外来文件”章后，复印稿盖“发行”章后
根据文件所能涉及的部门，分发至相关单位。

6.7.5 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产，使用部门不得私
自更改其中内容，如需更改应及时联络客户共同探讨。

6.7.6 为维护客户权益，外来文件只能局限于使用部门应用或参考，其他人
不能随便借阅或申请影印。

如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管
理者代表或总经理同意。

6.7.7 由于业务原因需将客户资料发给供应商的必须获得客户的事先确认；
否则必须将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放记录。

6.7.8 对于客户或供应商有要求或在文件上注明保密的外来文件,文控中心
根据所涉及的部门控制其发行，本公司承诺未经对方许可不向第三方
泄露；若对方有书面要求时，本公司能迅速地将对方提供的专有信息
包括复印件归还给对方；若对方有进一步要求时，本公司愿与对方签
署“保密协议”。

6.7.9 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定。

6.8 电子文件管理：
6.8.1 文件需要用电子媒体保管时，可保存在不同电子媒体中(如刻录于光
盘，硬盘、移动硬盘等)，电子媒体需保存在干燥环境中，防止病毒入
侵，每个月检查一次看是否损坏等。

6.8.2 所有受控文件，制定部门需将电子档提交给文控中心，文控中心需一
直保存各阶受控文件的电子档。

6.8.3 所有受控文件,文控中心需对其电子文档进行分类保存，按各阶文件建
立文件夹。

6.9 文件和资料的定期评审及变更
6.9.1 所有文件须在管理审查前对文件的充分性、适宜性和有效性进行评审，
并在《文件有效性评价表》作出相应的结论，文件的责任部门再根据
具体情况进行修订；当最高管理者或客户提出修订指示后也应进行修
改。

6.10 对于图纸的制定、更改、发行、回收等按《图纸管理办法》执行。

6.11 各种文件管制章：
7. 表单管理
8. 流程图（见下两页）
9. 附件
9.1 管制文件总览表
9.2 文件制定、变更会签单9.3 发行分发与回收记录表9.4 文件申请单
9.5 表单全册
9.6 文件有效性评价表
内部文件管制流程图
罗马重工自动设备（无锡）有限公司
外来文件管制流程图。