物业管理制度和档案的建立与管理

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物业管理档案的建立与管理

物业管理档案的建立与管理随着社会经济的发展，城市化进程不断加快，各类房产不断涌现，物业管理也随之成为了城市发展中一个十分重要且必要的繁琐工作。

而物业管理档案的建立与管理，是物业管理的重要基础之一。

一、物业管理档案的建立1.建立物业管理档案的必要性物业管理是一个涉及到多个方面的工作，包括基础设施管理、安全管理、公共设施维护等多个方面。

建立物业管理档案可以方便物业管理人员快速获取到相关信息，并且查看历史数据，从而更好地完成各项管理任务。

同时，物业管理涉及到多个部门的合作，而物业管理档案可以将各部门之间的协作变得更加高效和无缝，真正做到资源共享，节省沟通成本。

2.建立物业管理档案的内容建立一个完整的物业管理档案需要包含以下几个部分：（1）公共设施维护记录（2）物业安全监管和巡查记录（3）物业费用收支情况（4）业主投诉处理记录（5）物业管理人员工资和奖金发放记录（6）物业维修记录（7）物业装修审批记录（8）物业设施资料和图纸记录以上内容是物业管理档案必不可少的部分，其他针对不同类型物业的档案内容也有所不同。

3.建立物业管理档案的编制方法（1）选择适合自己的管理软件随着科技的不断发展，越来越多的管理软件涌现在市场上，可选择性也不断提高。

物业管理人员应该根据实际情况，选择适合自己物业的管理软件。

（2）严格按照标准格式建立档案物业档案建立必须按照标准格式，包括文件封面、文件号、文件名称、机密等级、起草日期、签发日期、文件的起草单位和负责人等。

如此一来，不仅方便物业管理的使用，更有利于日后的文件存档。

二、物业管理档案的管理1.物业管理档案的存储物业管理档案是需要存储的，因此生产一个物业管理档案后，需要将其妥善存放。

不仅要确保存储环境的良好，而且还要防止文件遗失、损坏等问题。

2.物业管理档案的定期检查管理者在定期检查时，不但可以看到文件之间的关系，还可以发现档案存储的问题、意见和建议，以便进一步完善管理。

3.物业管理档案的更新针对现有档案的不足和缺陷，会根据实际情况进行文件更新。

物业档案管理和管理制度

物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。

物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。

本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。

二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。

基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。

2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。

采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。

同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。

3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。

对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。

4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。

制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。

同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。

三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。

明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。

制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。

2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。

包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。

建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。

3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。

确保物业费用的合理使用和透明度。

制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。

4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。

物业管理档案的建立与管理

物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。

建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。

2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。

2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。

3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。

3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。

3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。

4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。

物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。

档案的建立与管理

档案的建立与管理档案资料是物业的重要组成部分，档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要内容。

针对物业的实际情况，服务中心将特别设立档案柜，由管理员专职管理，建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建等方面发挥重要作用。

为此，我们将重点抓好以下几方面工作：1、完善建档流程，严格档案管理制度；2、明确建档内容，实行系统收集、集中管理；3、对使用率高的档案实行档案室、使用部门双档管理制。

4、对资料档案实行“双档”（即电脑档案、文本档案）管理。

5、推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化管理。

一、档案的建立建档流程：收集→整理→分类→编号→登记→输入电脑→入柜二、档案资料的分类将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。

三、档案资料的管理1、档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严格管理，服务中心使用部门保存复印件的存档管理制度。

2、管理要求：（1）按照档案对湿度、温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理；（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷图表等，并采用适当的保存方式；（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中安全，不丢失、不泄密；（4）坚持档案资料收集的系统化；（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存；（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查；（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理登记手续。

物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。

本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。

一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。

1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。

1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。

二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。

2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。

2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。

三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。

3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。

3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。

四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。

4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。

4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。

五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。

5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。

5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。

结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。

只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。

物业公司档案建立与管理方案细则

物业公司档案建立与管理方案细则物业公司档案建立与管理方案细则第一节项目管理档案的建立一、建立项目管理档案的要求1、由档案室负责立卷，归档制度规定，物业服务中心形成的各类资料文书应于次年第一季度内归档于档案室。

立卷归档工作需接受指导、协调和监督。

2、由各责任部门负责立卷，归档制度规定，在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案应于次月月初归档于物业服务中心档案室。

专业性较强或需要保密的档案可以延长移交期限。

3、由责任部门负责立卷，归档制度规定，各质量记录应按月归档于物业服务中心档案室。

4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。

5、档案室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。

6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。

7、任何人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批准后方可调阅。

所有档案为核心机密。

8、档案一律不准带出档案室，复印、借用需经同意并办理完登记手续后方可带出档案室。

所有档案由档案室管理人员负责调取、归还，并做好记录。

9、档案管理人员每月对借用记录进行盘查和跟踪确认，以保证档案资料的可追溯性。

10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。

11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

12、档案分长期、短期档案；销毁档案时，应由行政人事部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和泄密。

二、档案资料的内容1、工程档案：包括竣工验收资料、小区竣工资料、接管验收资料及相关图纸，要求长期保存。

2、业主档案：从交楼开始的全部所需资料，包括交楼资料、变更材料、过户资料等，需长期保存。

物业管理制度和档案管理制度

物业管理制度和档案管理制度一、总则1. 本物业管理制度旨在规范物业管理活动，提高物业服务质量，保障业主和使用人的合法权益。

2. 本物业区域内的所有业主、使用人及物业管理公司必须遵守本制度。

二、物业管理公司职责1. 负责物业共有部分的维护、修缮和管理。

2. 保障物业区域内的公共秩序和环境卫生。

3. 提供业主所需的各类服务，并确保服务质量。

三、业主与使用人的权利与义务1. 业主应按时缴纳物业管理费及其他相关费用。

2. 业主应遵守物业使用规定，不得从事违法活动。

3. 使用人应尊重业主权利，合理使用物业设施。

四、物业维护与修缮1. 物业管理公司应定期对物业共有部分进行检查和维护。

2. 业主或使用人需要对自有物业部分进行修缮时，应提前通知物业管理公司。

五、公共秩序与环境卫生1. 物业管理公司应制定并执行公共秩序维护和环境卫生管理制度。

2. 业主和使用人应遵守相关制度，共同维护良好的居住环境。

六、紧急情况处理1. 物业管理公司应建立紧急情况响应机制，包括但不限于火灾、自然灾害等。

2. 业主和使用人应熟悉紧急疏散路线和应急措施。

七、违规处理1. 对违反物业管理制度的业主或使用人，物业管理公司有权采取必要措施予以纠正。

2. 严重违规行为，物业管理公司可依据相关法律法规和本制度进行处理。

八、附则1. 本物业管理制度自发布之日起生效。

2. 本制度的解释权归物业管理公司所有。

档案管理制度一、总则1. 为规范档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案管理制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其员工。

二、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用。

2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能。

三、档案的收集与整理1. 档案管理人员应定期收集各类文件、资料，并进行分类整理。

2. 所有档案资料应按照规定的格式和要求进行编号、登记。

四、档案的保管1. 档案应存放在适宜的环境中，确保其安全和完整。

小区物业档案的创建与管理规定

小区物业档案的创建与管理规定
一、背景
为了规范小区物业档案的创建和管理，保障物业信息的安全和有效使用，制定以下规定。

二、档案创建
1. 小区管理办公室是小区物业档案的管理单位，负责物业档案的创建和维护工作。

2. 物业档案应当包括小区各种设施设备的资料、房屋拥有者信息及合同档案、小区规划设计图纸等相关资料。

3. 物业档案的创建应当遵循法律法规的规定，确保信息真实、完整、准确。

三、档案管理
1. 物业档案应当建立电子和纸质两个版本，并进行相互备份，确保信息不会因意外事件丢失。

2. 物业档案的管理人员应当严格遵守保密原则，对档案信息进行保密，并不得擅自将其透露给外部人员。

3. 物业档案的管理应当定期进行检查和整理，发现问题及时采取措施进行纠正。

4. 物业档案的使用应当符合相关规定，不得用于违法违规的行为。

四、信息共享与查询
1. 物业档案的信息应当向小区业主、业委会及相关政府部门提供，以促进信息的透明与共享。

2. 物业档案的查询应当便利、快速，业主和相关部门可以通过指定方式进行查询，并获得及时、准确的答复。

五、违约处理
对于未按照规定创建和管理物业档案，或者擅自泄露档案信息的单位及责任人员，将依法进行追责，承担相应的法律责任。

六、附则
1. 在物业档案的管理中，应当遵守国家、地方有关法律法规和政策的要求。

2. 物业档案的创建和管理应当符合信息保护和隐私保护的相关规定。

3. 本规定自发布之日起生效，并可根据需要进行修订。

以上为《小区物业档案的创建与管理规定》的内容，希望各相关部门和小区业主能共同遵守和落实，确保物业档案的有效管理和使用。

物业档案管理和管理制度

物业档案管理和管理制度一、背景介绍物业档案管理是指对物业管理活动中产生的各类档案文件进行规范、有效的管理和利用。

物业档案管理制度是为了保障物业档案管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度和操作流程。

二、档案管理目标1. 确保物业档案的完整性和准确性。

2. 提高物业档案的利用价值和服务效能。

3. 加强物业档案的保密性和安全性。

三、档案管理职责1. 物业公司档案管理部门负责全面管理物业档案，包括采集、整理、归档等工作。

2. 各部门配合档案管理部门，按照规定的流程和要求，及时提供相关档案资料。

3. 物业档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的存储、检索、借阅等。

四、档案管理流程1. 档案采集：各部门按照规定的格式和要求，将产生的档案资料及时交给档案管理部门。

2. 档案整理：档案管理部门对采集到的档案资料进行分类、整理，并编制档案目录。

3. 档案归档：按照档案目录的要求，将整理好的档案资料进行归档，确保档案的有序存放。

4. 档案检索：各部门在需要查阅档案资料时，向档案管理部门提出申请，经过核实后，由档案管理员提供相应的档案资料。

5. 档案借阅：在特定情况下，需要借出档案资料的，必须填写借阅申请表，并经过相关部门的审批，由档案管理员进行借阅登记，并妥善保管借阅的档案资料。

6. 档案销毁：根据法律法规和档案管理规定，对于已经失去利用价值的档案资料，进行及时销毁，确保档案的安全性和保密性。

五、档案管理制度1. 档案编号制度：对于每一份档案资料，都应有惟一的编号，以方便档案的管理和检索。

2. 档案存储制度：档案应存放在专门的档案室或者档案柜中，按照文件类型、年份等进行分类存放，确保档案的安全性和完整性。

3. 档案借阅制度：档案借阅必须填写借阅申请表，并经过相关部门的审批，借阅期限普通不超过30天，逾期需重新申请。

4. 档案保密制度：对于涉及个人隐私和商业秘密的档案资料，必须加强保密措施，限制查阅和借阅权限。

物业档案资料的建立与管理制度

物业档案资料的建立与管理制度建立和管理物业档案资料的制度物业档案资料的管理是物业管理工作中不可或缺的一部分。

科学、规范的档案管理能够有效地为各项管理工作提供指导和服务。

针对金沙咀国际广场物业的特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。

所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资料进行有效的管理。

部门架构董事长物业经理档案管理员档案资料建立和管理流程收集：工程技术、维修、改造资料；智能化系统技术资料；业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装修审批表；历次管理活动书面、音像资料等。

整理分类：技术资料；业主/物业使用人资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业主文件、通知、活动记录；财务帐表及分布方案。

归档：按照公司的《物业档案资料的建立与管理制度》进行建立，建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库。

利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还。

档案资料的建立档案的建立与收集1.设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

2.坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

3.办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

4.后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。

从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

档案资料的整理与分类整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

1.档案资料的整理1）各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

制度和档案的建立与管理

制度和档案的建立与管理一、物业服务中心物业管理制度第二部分：岗位责任制度第三部分：管理运作制度第四部分：管理人员考核制度及标准二、管理运作制度安全管理类文件清单目录安全管理类质量记录表格目录设备管理类文件目录设备管理相关质量记录表格清洁绿化管理类科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。

本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。

针对本项目的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员-建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)、需建立的档案、资料分类检索需委托方提供的资料1．产权资料(可不提供)2．技术资料A．规划图B．竣工图·总平面图·单体建筑、结构、设备竣工图·消防、附属工程及地下管网竣工图C．地质勘测报告D．开、竣工报告E．图纸会审记录F．工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)G．隐蔽工程验收签证H．沉降观察记录I．竣工验收证明书J．钢材、水泥等主要材料的质量保证书K．新材料、构配件的鉴定合格证书L．水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书M．砂浆、混凝土试块试压报告N．供水的试压报告O．绿化工程竣工图纸及相关资料P．其他技术资料物业服务中心需建立的资料1．物业资料A．基本资料B．功能分区资料C．设备资料2．业主资料A．内部办公人员名册(可不提供) B.内部各部门分布资料3．日常管理资料A．保洁绿化管理记录·绿化消杀记录·水箱清洗记录·二次供水化验单B．保安管理记录·日常巡查记录·交接班记录·值班记录·物资搬运放行记录·紧急事件处理记录·车辆管理记录·夜间查岗记录·闭路监控系统录相带C．车辆管理档案·车辆详细资料·停车场、地下车库使用公约·车辆出入及停放记录D．装修管理档案(可视具体情况) ·装修通知书(附图纸)·装修工程队安全责任书·临时施工人员登记表施工单位营业执照复印件E．维修服务档案维修服务登记表维修服务回访记录F．设备管理档案·各类公用设施保养维修记录·各项机电设备保养维修及运行记录·设备分承包方维修保养记录·设备检查记录G．社区文化档案·各项活动计划及实施记录·图片及录像·新闻媒介报道剪集·物业使用人反馈意见及各项建议H．顾客意见调查、统计记录I．服务质量回访记录J．顾客投诉及处理记录K．员工管理档案员工个人详细资料员工业绩考核记录员工内务管理检查记录L．培训档案各项培训计划及实施记录培训结果考核及跟查记录军事训练及消防演习记录M．行政文件政府部门文件与甲方往来函件·公司及集团公司文件·物业服务中心规章制度、通知、通报等文件·物业服务中心获得的荣誉(二)、档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图：l、档案资料收、发管理程序物业服务中心重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过物业服务中心经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

万科物业-制度和档案的建立与管理(参考模板)

制度和档案的建立与管理1项目管理运作制度2档案资料建立与管理科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。

本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。

针对科交中心的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

2.1需建立的档案、资料分类检索2.1.1需委托方提供的技术资料1)规划图2)竣工图3)总平面图4)单体建筑、结构、设备竣工图5)消防、附属工程及地下管网竣工图6)地质勘测报告7)开、竣工报告8)图纸会审记录9)工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）10)隐蔽工程验收签证11)沉降观察记录12)竣工验收证明书13)钢材、水泥等主要材料的质量保证书14)新材料、构配件的鉴定合格证书15)水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书16)砂浆、混凝土试块试压报告17)供水的试压报告18)绿化工程竣工图纸及相关资料19)其他技术资料2.1.2物业服务中心需建立的资料1)物业资料基本资料功能分区资料设备资料2)客户资料内部办公人员名册（可不提供）内部各部门分布资料3)日常管理资料保洁绿化管理记录绿化消杀记录保安管理记录✧日常巡查记录✧交接班记录✧值班记录✧物资搬运放行记录✧紧急事件处理记录✧车辆管理记录✧夜间查岗记录✧闭路监控系统录相带车辆管理档案✧车辆详细资料✧停车场、地下车库使用公约✧车辆出入及停放记录临时装修管理档案（可视具体情况）✧装修通知书（附图纸）✧装修工程队安全责任书✧临时施工人员登记表✧施工单位营业执照复印件维修服务档案✧维修服务登记表✧维修服务回访记录设备管理档案✧各类公用设施保养维修记录✧各项机电设备保养维修及运行记录✧设备分承包方维修保养记录✧设备检查记录文化活动档案✧各项活动计划及实施记录✧图片及录像✧新闻媒介报道剪集✧物业使用人反馈意见及各项建议顾客意见调查、统计记录✧服务质量回访记录✧顾客投诉及处理记录员工管理档案✧员工个人详细资料✧员工业绩考核记录✧员工内务管理检查记录培训档案✧各项培训计划及实施记录✧培训结果考核及跟查记录✧军事训练及消防演习记录行政文件✧政府部门文件✧与甲方往来函件✧公司及集团公司文件✧物业服务中心规章制度、通知、通报等文件✧物业服务中心获得的荣誉2.2档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图：2.2.1档案资料收、发管理程序物业服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过物业服务中心总经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

物业档案管理和管理制度

物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理工作中产生的各类档案进行规范、系统的管理和利用。

物业档案管理制度是为了保证物业档案管理工作的科学性、规范性、高效性而制定的一系列规章制度和管理办法。

本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。

二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的具体需求，将物业档案进行分类，例如合同档案、人事档案、财务档案、设备档案等。

每个类别的档案都应有明确的标识和编号，以便于查找和管理。

2. 档案登记与归档每份档案都应有详细的登记信息，包括档案名称、编号、责任人、归档日期等。

档案应按照一定的规则进行归档，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案保管与借阅物业档案应妥善保管，建立安全可靠的档案库房，确保档案不受损坏、遗失或泄露。

同时，建立档案借阅制度，明确借阅程序和责任人，确保档案的安全和及时性。

4. 档案销毁与档案转移根据法律法规和档案管理规定，对于已经过期或不再需要的档案，应及时进行销毁。

对于需要转移的档案，应制定相应的档案转移计划，并确保档案的安全运输和准确归档。

三、物业档案管理制度1. 制度目的物业档案管理制度的目的是规范物业档案的管理流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作的效率和质量。

2. 制度适用范围本制度适用于物业管理部门及相关工作人员，包括档案管理员、物业经理等。

3. 制度内容（1）档案管理责任：明确各级工作人员的档案管理责任和权限，确保档案管理工作的连续性和稳定性。

（2）档案管理流程：详细描述档案的登记、归档、保管、借阅、销毁和转移等各个环节的具体操作步骤和要求。

（3）档案管理规范：制定档案编号、标识、装订、封存等规范，确保档案的统一性和规范性。

（4）档案安全保密：明确档案的保密要求，加强档案的安全管理，防止档案的泄露和损坏。

（5）档案培训与考核：制定档案管理培训计划，提高工作人员的档案管理能力，并进行定期的考核和评估。

四、物业档案管理的意义1. 提高工作效率：规范的档案管理流程和制度可以提高物业管理工作的效率，减少重复劳动和时间浪费。

物业管理档案资料的建立和管理

物业管理档案资料的建立和管理
物业管理档案资料的建立和管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理
(1)分辨真伪。

(2)分类排序。

(3)组编档号。

(4)装订精美。

3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致;如有破损，应及时修补。

(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的"三防"标准。

1。

物业管理规章制度和档案建立与管理

千里之行，始于足下。

物业管理规章制度和档案建立与管理物业管理规章制度和档案建立与管理一、物业管理规章制度的建立与管理物业管理规章制度是为了保障小区业主和居民的利益，规范物业管理行为，加强管理效能而制定的一系列规定。

制定和管理物业管理规章制度，能够保证物业管理工作的顺当进行，并且为业主供应一个公正、公正、透亮的管理环境。

1.规章制度的制定物业管理公司应当依据小区的具体状况，制定相应的管理规定。

首先，要了解小区的基本状况，包括小区的居民构成、小区的公共设施、小区的物业管理组织等。

然后，依据小区的实际状况，制定相关的规章制度，包括小区的平安管理制度、小区的公共设施使用规定、小区的收费管理规定等。

最终，将制定好的规章制度经过业主委员会的争辩通过，形成正式的规定。

2.规章制度的宣扬与培训制定好的规章制度需要通过多种途径向业主和居民进行宣扬。

可以通过小区的公告栏、小区的微信群等方式，将规章制度的内容进行宣扬。

同时，还可以通过组织培训班的形式，向物业管理人员进行培训，提高物业管理人员对规章制度的理解和执行力量。

3.规章制度的执行与监督第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。

物业管理公司应当严格执行规章制度，确保规章制度的有效执行。

在日常工作中，物业管理人员要依据规章制度的要求，对小区的物业管理行为进行监督，并准时处理违规行为。

同时，业主委员会也要乐观参与到规章制度的执行与监督过程中，对制度执行状况进行监督，提出建议和意见。

二、档案建立与管理物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，通过建立和管理档案，可以更好地进行管理和决策。

1.档案建立的依据档案建立的依据主要是国家的法律法规以及小区的相关规章制度。

物业管理公司应当依据法律法规和规章制度的要求，对小区的相关信息进行收集和整理，形成相应的档案。

2.档案建立的内容档案的内容通常包括小区的规划设计图纸、建设工程的批准文件、住户管理档案、设备设施档案等。

其中，住户管理档案包括住户的身份证明、户籍信息、房产证信息等；设备设施档案包括小区的设备设施的购置和修理记录等。

物业管理档案的建立与管理-无删减范文

物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理引言物业管理档案是物业管理工作中十分重要的一部分，它包含了物业管理的各个方面的信息和记录。

合理建立和有效管理物业管理档案，对于提高物业管理工作效率、规范管理流程、保障业主权益具有重要意义。

本文将就物业管理档案的建立与管理进行详细介绍，以期为物业管理工作提供一定的参考和指导。

一、物业管理档案的建立物业管理档案的建立是物业管理工作的第一步，它是对物业管理过程中相关信息和记录的整理和归档。

下面将介绍物业管理档案建立的基本步骤和要点：1.确定档案分类首先需要确定物业管理档案的分类，根据物业管理的不同方面进行分类是合理的选择。

比如可以按照业主信息、合同信息、设施设备信息等进行分类，以便更好地管理和检索。

2.制定档案管理规定制定详细的档案管理规定是确保物业管理档案能够被正确保存和管理的重要保障。

档案管理规定应包括档案的保存期限、借阅流程、安全保密措施等内容，以便明确工作流程和责任。

3.建立档案目录建立档案目录是对物业管理档案进行归档和检索的基础。

档案目录应包括档案的名称、编号、分类、存放位置等信息，以便方便查询和管理。

4.组织物业管理档案的整理和归档根据档案目录和管理规定，组织物业管理档案的整理和归档工作。

整理工作包括对物业管理过程中产生的各类文件和资料进行归类和整理，确保档案内容的准确和完整。

归档工作包括按照档案目录的要求，将整理好的物业管理档案进行编号和分类后存放在指定位置。

二、物业管理档案的管理物业管理档案的管理是指对已建立的物业管理档案进行有效的保管、维护和利用的过程。

下面将介绍物业管理档案的常见管理措施和注意事项：1.保管措施物业管理档案的保管是物业管理工作的重要环节，必须做到安全可靠。

应选择安全性较高的地点作为档案存放地，确保防火、防水和防盗等基本措施得以落实。

同时，应定期检查档案室的环境和设施，做好防潮、防尘等工作，确保档案的完好无损。

2.维护和修订物业管理档案的维护和修订是确保档案内容始终准确和完整的关键环节。

物业档案的建立与管理

物业档案的建立与管理一、物业档案的建立物业档案的建立是物业管理的重要环节，它不仅涉及到物业管理的日常运作，也关系到业主的切身利益。

一般来说，物业档案的建立包括以下步骤：1、收集资料：收集与物业管理相关的所有资料，包括建筑规划、施工图纸、竣工资料、设备设施技术资料、业主档案等。

2、分类整理：根据物业管理的需要，对收集的资料进行分类整理，如分为工程类、财务类、管理类、业主类等。

3、建立索引：为方便查询和检索，应建立索引系统，如电子档案管理系统或纸质档案的目录等。

4、归档保存：将整理好的资料按照规定的格式和程序进行归档保存，确保档案的安全性和完整性。

二、物业档案的管理物业档案的管理是物业管理的重要环节，它直接关系到物业管理的质量和效率。

以下是物业档案管理的一些关键点：1、制定档案管理规定：制定明确的档案管理规定，包括档案的分类、归档范围、保管期限、查阅权限等，以确保档案管理的规范化和标准化。

2、定期检查和更新：定期对档案进行检查和更新，确保档案的准确性和时效性。

对于过时的档案，应按照规定进行销毁或转移。

3、建立档案借阅制度：建立档案借阅制度，明确借阅程序和审批权限，防止档案的丢失和损坏。

同时，应定期对借阅记录进行清查和核对。

4、加强电子档案管理：电子档案具有易存储、易检索、易传输等优点，应加强电子档案管理，确保电子档案的安全性和可靠性。

同时，应注意防范电子档案的泄露和损坏。

5、定期培训和考核：定期对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和管理能力。

总之，物业档案的建立与管理是物业管理的重要环节，它不仅关系到物业管理的质量和效率，也关系到业主的切身利益。

因此，应加强物业档案的建立与管理，确保档案的安全性、准确性和时效性。

物业管理档案的建立与管理随着城市化进程的不断推进，物业管理成为了城市管理的重要部分。

物业管理档案的建立与管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的基础工作。

本文将从物业管理档案的建立和管理两个方面，探讨如何做好物业管理档案工作。

物业管理档案建立管理制度

物业管理档案建立管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门、项目管理处的档案管理工作。

二、档案分类1. 物业管理档案分为以下几类：- 行政档案：包括公司文件、通知、决定等。

- 财务档案：涉及物业费用收支、预算、审计等财务相关的文件。

- 工程档案：包括建筑物、设施设备的建设、维修、改造等工程资料。

- 服务档案：涉及业主服务、投诉处理、社区活动等记录。

- 合同档案：物业管理合同、服务合同、采购合同等。

三、档案建立1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案建立应遵循以下原则：- 完整性：确保所有相关文件和资料都被收集和归档。

- 准确性：档案中的信息应准确无误，反映实际情况。

- 系统性：档案应按照一定的分类和顺序排列，便于检索。

四、档案管理1. 档案应定期进行整理和更新，确保信息的时效性。

2. 对于重要档案，应采取必要的安全措施，防止遗失、损坏或未经授权的访问。

3. 档案的借阅应有明确的审批流程，记录借阅人、借阅时间和归还时间。

五、档案保密1. 所有档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别注意保护业主的隐私权。

六、档案利用1. 档案的利用应遵循合理、合法的原则，不得用于违法活动。

2. 档案的利用应有明确的记录，包括利用人、利用目的和利用时间。

七、档案销毁1. 对于过时、无用或已经达到保存期限的档案，应按照规定程序进行销毁。

2. 销毁档案前应进行审批，并有详细的销毁记录。

八、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行检查，确保制度的执行。

2. 对于违反档案管理制度的行为，应予以纠正，并根据情节轻重采取相应的处罚措施。

九、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司批准后方可实施。