文控管理工作细则

文控管理工作细则

1.0目的

规范文件管理工作，使公司重要机密技术资料能够得到妥善、可靠地保管，并严格按照工作程序控制文件的借阅和发放。

2.0范围

本细则适用于技术管理部文控中心的文件管理。

3.0定义

(1)待检库

用于存放正式验收之前的技术文件的文件柜。

(2)标准库

用于存放通过正式验收的技术文件、投标书、合同及外来文件的文件柜。

(3)文件失效库

用于存放已经不使用的文件正本的文件柜。

4.0职责

(1)文控管理员

①负责归档文件的签收、登记、备份、分区存放和保管；

②负责发放文件的申请、制作及发放；

③负责失效文件的回收及作废处理；

④负责文件的借阅和调用的办理。

(2)综合组项目经理

负责发放及调用文件的审核。

(3)技术管理部经理

负责文件发放申请的批准。

(4)总工程师

负责绝密文件查阅及调用申请的批准。

(5)各部门经理

负责文件查阅及调用申请的审批。

5.0程序

5.1归档文件的签收及入库登记

(1)文控管理员按《开发文档管理规范》、相关的规定或归档申请表对归档文件进行验

收检查，内容包括外观、数量、审批签名等是否齐全，经检查不合格的文件应由归档部门进行相应的补充和完善后方可签收。

(2)对归档的技术文件（包括磁盘）加盖正本文件印章，其他文件则加盖文控中心资

料印章，纸质技术文件除在封面加盖正本文件印章之外，还要加盖骑缝章，且产品的元器件清单、PCB板图、电路原理图、零部件加工图纸等其中的每一页也必须加盖正本文件印章。

(3)对归档的磁／光盘进行编号，并在其磁／光盘背后贴上管理编号标签。磁／光盘

管理编号方法见本细则的5.6.1。

(4)对归档的文件按《文件和资料控制程序》的规定进行分类，并在相应的文件一览

表中进行登记，内容包括文档名称、文档编号、存档位置等信息。

(5)将正式验收前的技术文件存放在文件待检库，并归于或制作相应的文件夹或磁盘

盒；其他的归档文件存放在文件标准库，并归于或制作相应的文件夹或磁盘盒。

(6)根据有关文件的批示将相关的失效文件正本加盖失效印章后存放在文件失效库，

并在相应的文件一览表中备注栏作相应的说明。

(7)所有的文件夹及磁盘盒应进行标识并在相应的文件夹、磁盘盒一览表中登记，文

件夹及磁盘盒的标识方法详见5.6.3和5.6.2。

5.2文件备份

凡有新的电子文件归档，文控管理员均要对其进行备份，备份包括以下4种方式：

(1)技术管理部文控管理专用电脑备份；

(2)网络服务器备份(ssnt2的“文控管理”目录)；

(3)M/O光磁盘备份(此项可以定期进行，M／O盘存放在文控中心标准库文件柜）。

(4)光盘备份(适用于已正式验收的产品技术文件、资料，存放在标准库文件柜)。

5.3文件发放

5.3.1文件发放的依据

(1)质量体系文件

质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录表样本按其发放控制页进行发

放。

(2)技术文件

a.根据总工程师或技术管理部经理在相关工作文件上批示的文件发放名单

发放指定的各类文件。

b.根据有效的《内部验收申请表》发放相关文件给相关部门进行评审。

c.根据生产要求发放相关的生产文件给生产部。

d.根据采购要求发放相关的采购文件给市场部。

5.3.2文件发放的流程

(1)发放文件的制作

①文控管理员根据文件发放的要求准备相应文件的硬拷贝或电子文件，纸质技

术文件由正本文件复印后再加盖受控或非受控文件印章；

②若要求以电子文件的方式发放，可选用电子邮件、磁盘、光磁盘或光碟的形

式进行，用于生产及采购的文件要求以磁盘的形式制作；

③将发放的电子文件复制到电子文件的载体，并在载体上加贴磁/光盘标签、

受控文件印章，标签的内容包括磁/光盘管理编号、主题、文件内容、制作

人签名及日期，管理编号办法见本细则5.6.1。

(2)发放文件的审批

①文件及磁/光盘制作完成后，由文控管理员填写《文件发放审批表》，在审批

表中详细说明发放文件的内容及发放方式，将审批表连同制作好的发放文件

交项目经理审核；

②项目经理审核发放文件的内容及数量，并在审批表、磁/光盘标签上签名。

③技术管理部经理对发放的文件检查后在审批表的批准栏签名。

(3)文件的发放

文控管理员将文件发送至文件接收部门，并由签收人在《文件发放／回收登记表》作签收登记。

5.4文件调用

各部门人员需要从文控中心借阅、调用存档文件时，需填写《文件调用申请表》，经调用(借阅)人的部门经理及技术管理部经理签字同意后方可向文控管理员借阅或调用相关文件。产品源程序、电路设计原理图、投标书、销售合同等属公司绝密级文件，必须由总工程师签字批准后方可办理借阅或调用手续。

5.4.1文控管理员根据有效的《文件调用申请表》办理借阅或调用手续，具体如下

①借阅方式

文控管理员直接将需借阅的文件交调用人，并在《文件调用登记表》登记，调用人在登记表上签收，并在当日将借阅的文件归还文控中心。

②文件的其它调用方式

文控管理员按发放文件的制作流程制作需调用的文件，并在《文件调用登记表》登记，注明调用文件的归还日期，调用人在登记表上签收。调用人在归还调用的文件时，文控管理员负责检验归还文件的完整性及一致性，并在《文件调用登记表》的相应栏进行归还登记。

5.5归档文件的更改控制

各部门归档到文控中心的质量体系文件、技术文件，如果需要更改，按《文件和资料控制程序》、《项目开发程序》等相关文件中的规定执行。

5.6磁/光盘、磁盘盒及文件夹的标识

5.6.1磁/光盘管理编号规则

(1)接收的磁/光盘编号为TF—AXXX。

(2)发放的磁/光盘编号为TF—SXXX。

其中XXX为001~999的自然号，并按接收／发放的顺序编号。

5.6.2磁盘盒标识方法

磁盘盒标识分三部分：

第一部分：产品型号／项目代码或文件类型代码，其中文件类型代码定义为：

①销售合同――SF

②采购合同――PF

③投标书――BF

④公司VIS――VIS

⑤外来文件――OF

⑥其它文件――EF