行政后勤管理办法

行政后勤管理办法

第一章总则

第一条为加强公司行政后勤管理，规范工作流程，提高工作效率，更好地为公司经营管理提供后勤服务，根据中煤龙化公司相关规定，特制定本办法。

第二条办公室是公司行政后勤工作的归口管理部门，负责建立健全公司行政后勤服务保障体系，制定完善相关管理制度和业务流程，组织提供后勤服务，监督检查公司各科室行政后勤相关管理工作。

第三条本办法适用于公司办公资产、办公用品、行政接待、环境卫生管理工作。

第二章办公资产管理

第四条本办法所称办公资产指公司行政办公类固定资产和办公用品以外的低值易耗品。

第五条公司办公资产统一由办公室归口管理，负责办公资产计划编制、采购、调配、维修养护、存储管理和报废处置等项工作，监督指导各使用部门办公资产管理工作。

各使用部门负责办公资产的计划提请、验收、日常维护和使用管理工作。

第六条办公资产的采购。

(一)办公资产由公司各使用部门根据公司计划管理要求和流程提出需求计划和明确的性能要求，提交办公室。

(二)办公室收集、汇总审核后，编制办公资产采购计划，经公司批准后，依据公司物资采购管理制度和流程，组织办理采购、发放工作。

第七条采购验收。

办公资产到货后，办公室组织使用部门等相关人员验收。验收通过，办理出入库和接收手续；验收未通过，由办公室采购人员与供应商协调处理。

由于使用部门提供要求、标准不准确，导致采购资产不符合使用要求的，公司根据奖惩相关规定追究使用部门和管理人员责任。

第八条保管和出入库管理。

办公资产验收后，库管人员办理入库手续，做好台账登记工作。入库办公资产应参照公司库房管理办法规定，分类存放，加强保管。

办公资产出库应严格履行出库手续，并做好相关记录。

第九条办公资产领用原则上实行以旧换新制度，旧物灭失或无法提供的须经公司主管领导审批。

第十条使用管理。

办公室和使用部门应按固定资产和低值易耗品分类建立办公资产台账，指定专人负责管理。各部门办公资产管理人员应在办公室备案。

第十一条使用部门管理人员负责办公资产的使用和日常维护管理，对办公资产的正确使用和安全负责。

第十二条办公资产严禁自行维修，发生故障时使用人员应立即通知办公室，详细说明情况，并填写设备设施维修申请表，由办公室联系售后或安排维修。

第十三条资产清查、盘点及报废管理。

（一）办公室应定期、不定期地会同使用部门及财务部门进行资产的清查盘点、核对账目，做到账物相符。盘点结果需填报《资产盘点表》：若出现盘亏,经证实属于非正常原因导致，则一律由责任部门及相关责任人按相应价值赔偿；若出现盘盈，则应分析原因，并将盘盈资产纳入资产报表。

（二）对已不能正常工作，不能通过维修恢复其使用功能的，或是修复价值高于新购现值，确实需要报废或淘汰的固定资产、低值易耗品，由使用部门提出报废申请，办公室应进行清查核实，经核实符合报废要求的，办公室提请公司总经理审批。

（三）报废手续办理周期：固定资产每半年一次，低值易耗品每季度一次。

（四）报废资产处置：办公室应根据报废资产的实际情况选择直接处理（损毁）、捐赠、变卖等处置方式。办公室与托管使用部门应共同参与。变卖价格确定后必须填写《资产出让处置审批表》，注明处置方式、变卖价格、价款收取的方式等，报经批准后办理报废资产转移手续。处置后的收入一律交财务部门进行账务处理。办公室对已经报损、报废的资产应进入《报废资产明细台账》。

公司纪检监察部门对办公资产处置全过程进行程序监督。

第十四条对于人为原因造成的资产损坏、灭失，公司视情节追究相关责任人责任。

第三章办公用品管理

第一节组织管理与办公用品分类

第十五条公司办公用品由办公室集中管理，统一发放。

第十六条公司办公用品分为低值易耗类和设备设施类办公用品。

低值易耗类办公用品指单位价值在100元以下或使用期限较短的办公用品。主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、中性笔、橡皮、打印纸、复写纸、印刷品、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、水杯、文件夹、文具盒、剪刀、钉书器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等电脑耗材。

设备设施类办公用品指单位价值在100元以上或使用期限较长的非固定资产类办公用品。主要包括低端打印机、普通传真机、计算器、电话机、饮水机、碎纸机、电脑软硬件及外设、扫描仪、闪存盘、移动硬盘、录音笔、办公桌椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几等。

第二节计划管理

第十七条办公用品由需求部门提出申请，办公室办公用品管

理人员核对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，无库存时，编制办公用品购置计划，经公司批准后依据公司采购管理要求，实施采购。

第三节办公用品购置

第十八条年度采购计划内办公用品，由办公用品管理人员根据批准的办公用品购置计划购置。计划外或临时需用办公用品，由使用科室提出申请，主管领导审核，总经理审批后，办公室根据库存情况决定是否购置。

第十九条办公用品采购人员应经常考察办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量，降低采购成本。批量采购的常用办公用品应实行定点采购。

第二十条对单价1,000元以上或一次购置价值超过2,000元的办公用品，要进行询价、比价、议价后，实施采购。

第四节办公用品领用

第二十一条每月各科室要在1-5日报领用计划，100元以下由科室负责人签字，100元以上的由主管领导签字。计划外或临时需用的办公用品由办公室统一汇总、审核，报请总经理审批后购买。

第二十二条每月办公用品领用时间为15-22日，各科室根据批准后的办公用品领用计划集中到办公室领用。

第二十三条领取办公用品时，领取人应在领用登记单上签字，办公室办公用品管理人员复核后方可领用。