让档案插上腾飞的翅膀——常州市档案馆创建“全国示范数字档案馆

缪秋君王文兰（常州市档案局，江苏常州，213022）近年来，常州市档案局（馆）在市委、市政府的正确领导下，在上级档案部门的关心指导下，牢牢把握档案事业发展与经济社会发展相适应的根本要求，大力推进档案信息化建设，不断创新档案服务机制，档案馆建设取得了积极进展。

2004年，常州市在江苏省率先建立了电子文件中心；2007年，全国电子文件中心建设推进现场会在常州召开；2008年，常州市档案馆在全国地级市档案馆中率先晋升为国家一级综合档案馆；2011年，建成全国首批“中小学档案教育社会实践基地”；2014年，在江苏省辖市中成功创建首家省5A级数字档案馆。

在此基础上，他们不忘初心，继续前行，创新发展，坚持以信息化建设为引领，努力实现常州档案工作的新跨越。

2016年12月25日,常州市档案局创建“全国示范数字档案馆”顺利通过了国家档案局组织的专家组测试验收。

一、明确目标，勇于争先创优常州市档案局深知档案信息化工作是一项长期的系统工程，也是推进档案馆整体素质上台阶、上水平的必然途径，他们始终把数字档案馆建设作为推动档案工作转型发展、推进档案信息化建设的重要目标和主要内容来抓。

2016年伊始，常州市档案局大胆确立了在全省地级市中率先申报国家数字档案馆系统测试的目标，并将此项工作列为局（馆）年度重点工作任务。

随后，市档案局（馆）即刻抽调班子成员成立创建工作领导小组，加强对创建工作的指导、协调和检查督促，并由局信息技术处具体负责组织实施。

初期，他们积极调动员工积极性，组织干部职工学习数字档案馆建设的有关标准规范，学习全国、全省数字档案馆（室）建设推进会精神，明确创建工作的目的意义和目标任务，提高对创建工作重要性和紧迫性的认识，形成同心协力、齐抓共建的良好氛围。

创建过程中，他们对照《数字档案馆系统测试指标》，认真查摆问题，根据实际情况，制定了详细的实施方案，将任务逐项分解，重点抓工作是否落实到人、抓进度是否按时到位、抓困难和问题是否及时得到解决，保证创建工作扎实有序进行。

为了学习先进经验，他们先后专程前往苏州太仓、浙江绍兴、嘉兴市、南京建邺区等多地学习考察数字档案馆建设成果，借鉴先进地区的做法和经验；江苏省档案局科技处领导和专家多次主动来常现场指导创建工作，解读指标难点，释疑解惑，增强了他们创建的信心。

预测试之后，他们又按照测评组提出的意见和建议，对照测试中暴露出来的问题，逐条梳理，突击整改，进一步完善了系统功能和相关基础工作。

二、完善机制，优化发展环境作为社会主义文化事业的重要组成部分，常州市委、市政府历来十分重视档案事业的发展。

早在2012年,“提升档案公共信息服务能力”就被作为加快推进城市信息化建设的重要组成部分列入了《常州市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》，而与此同时，“进一步加快常州市数字档案资源体系、利用体系、安全体系的建设”作为电子政务深化推进工程的一73ARCHIVES&CONSTRUCTIONARCHIVES &CONSTRUCTION个组成部分在《常州市国民经济和社会发展信息化“十二五”规划》中予以了明确；市档案局还成为市信息化工作领导小组成员单位；《常州市数字档案馆建设》项目通过了市经信委可行性认证并分步实施。

2013年，市编办将局（馆）保护技术处更名为信息技术处，进一步强化了信息化工作的职能。

投入方面，市财政在档案信息化建设经费投入上给予了有力保障，2011年至今，市财政累计投入资金1121.42万元用于数字档案馆的各项建设，保证了新一代档案业务系统的顺利研发，实现了馆藏档案数字化工作“五年任务三年完成”，推动了《数字档案馆架构体系研究》《库房智能化管理》《电子文件在线归档和长期保存》等档案科技新课题、新项目的持续开展。

在创建良好的外部发展环境同时，他们始终把完善档案信息化工作机制、优化档案事业发展环境，作为档案事业健康发展的重要保障。

坚持把制度的建设和完善作为数字档案馆建设的长效机制来抓。

起草并由市委办、市政府办转发的《关于进一步加强市级机关档案移交工作的意见》，明确规定从2011年起市级机关移交纸质档案时必须同时移交电子档案，确保档案增量的电子化；制订了《常州市档案馆电子档案管理办法》《常州市档案馆档案数据移交接收规范标准和要求》等数字档案规范文件，进一步完善包括电子档案管理、硬件基础设施建设、系统及应用工作平台技术等业务规范，完善信息安全、网络安全、硬件安全等管理制度，切实保障数字档案馆建设工作的安全、有序开展和健康发展。

三、突出重点，建设现代新型高效档案馆1.数字档案资源总库浮出水面数字化是信息化的基础，是数字档案资源体系的主要内容。

在坚持增量档案电子化的同时，市档案馆全力推进馆藏档案存量的数字化。

2006年至2010年，市档案馆利用有限的经费，对部分重要、珍贵、利用频繁的档案进行数字化，投入总规模仅70余万元。

从2011年起，市档案馆全面贯彻“信息引领”发展战略，确立了“十二五”完成馆藏档案数字化，建立数字档案资源库的目标。

2011年至2014年，市档案馆开展了大规模的馆藏档案数字化工作，数字化加工生产线员工最多时达60人，馆藏档案数字化工作累计投入690.6万元，累计数字化纸质档案36684495页，照片档案29016张，多媒体档案13560分钟，并建立各类数据库83个，目录数据共10426746条，其中涉及民生的专题数据库有19个，馆内保存的数字档案资源达到197TB ，整体数字化比例81.6%。

目前，馆藏档案数字化已经基本完成，数字档案资源总库基本建立，在全省地级市档案馆处于领先地位。

2.全新数字档案馆业务系统托起档案信息化大平台档案信息化平台是数字档案馆和档案信息化建设的一项基础性工程，常州市档案局积极运用新思维和新技术，大力推进建设网络化、一体化的全新数字档案馆综合业务系统研发。

2011年以前，市档案局使用的档案业务软件设计思路是以馆藏数据管理和利用为导向，满足了对外服务窗口的基本利用需求；2011年他们结合工作实际，在开展《三网隔离环境下区域数字档案馆架构体系研究》课题的同时，开发适应现代信息技术发展要求，能在多渠道为更多利用主体提供全方位档案信息服务为导向的数字档案馆系统。

经过五年多的开发建设，全新的馆藏档案业务系统和虚拟档案室系统、库房智能化管理系统、民生档案利用系统、“常州档案”门户网站、数字档案馆控制中心、带有元数据的电子文件在线归档和长期保存系统等一系列信息化系统相继建成并投入使用。

部分项目在常州研发成功后已经向其他省市辐射推广，取得了良好的口碑。

743.带动地区档案信息化建设水平大步迈进近年来，常州市档案馆的数字档案馆建设进行得如火如荼，取得了良好的成效，带动了全市数字档案馆建设，以实现数据的共享利用。

各辖市区档案馆在大力开展数字化工作的同时，筹划对馆内原有信息系统的数字化改造。

目前，常州市所辖的金坛区、武进区、钟楼区、天宁区档案馆已经或即将加入常州市数字档案馆集群，使用统一版本的数字档案馆业务系统，共同开发，统一维护。

在此基础上的分布式档案数据资源共享利用平台项目已经进入招标阶段，将在2017年完成开发，实现跨地域的即时档案数据查询、预览、借阅、出证功能。

4.防微杜渐，全力保障档案信息安全常州市档案局视档案信息为自己的生命，高度重视档案信息的妥善保管和安全利用，提升档案信息系统抗风险能力，从各个环节确保数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改与获取。

制度上建立了信息安全工作制度和应急预案，明确职责，狠抓落实。

管理上开展经常性的信息安全专项检查，主要抓安全重点环节，抓安全制度落实，抓数字化生产过程的管理，确保每个环节和过程都有制度有落实有记录。

技术上将关键应用和核心数据部署在物理隔离的局域网或政务内网上，控制移动存储介质的使用，从多角度加强数据利用渠道的安全。

同时，对重要档案数据进行异质异地备份，形成多种类多套的数据备份机制。

保障上不断优化软硬件平台效能，及时淘汰老旧设备，保证平台无故障运行，使用双机热备、多磁盘冗余、多控制器冗余、多电源冗余和热备磁盘等技术手段保障数据安全，实现了服务器故障转移，保证关键业务不间断运行。

标准化方面开展了信息系统安全风险评估，由专业第三方机构对档案业务系统和档案门户网站进行检测和安全风险评估，及时改进系统和封堵安全漏洞，确保信息的安全，进一步提升信息化的风险抵御能力。

四、拓展功能，服务和谐发展1.民生档案服务走近千家万户作为档案信息化服务民生的切入点，常州市馆将开发完成的民生档案利用系统推向全市使用。

在项目立项和软件研发过程中，充分调动全市各国家综合档案馆和基层社区的积极性，集思广益，不断完善系统功能，努力实现全市民生档案信息资源的整合和共享利用。

目前共采集破产关闭企业退休职工档案数据226224条。

系统上线后，通过常州市电子政务外网，依托市民政系统的“智慧社区”平台进入最后“一公里”，在全市街道、社区1100多个便民窗口推出民生档案就近查档服务，努力让群众少跑腿，让数据多跑路，极大方便了群众获取民生档案信息。

2.档案信息网络惠及民生通过虚拟档案室、数字档案馆控制中心、全新的“常州档案”门户网站等一系列档案信息化系统网络建设，对外能将档案信息服务推送到群众眼前、手边，对内为各立档单位和档案馆进行档案实体、档案数据的管理和利用提供了得心应手的工具。

各立档单位现可实现在线归档移交、年检、足不出户查阅档案；常州市档案馆年均查档量从2010年的3100人次上升到2016年的8680人次，查全查准率大大提高；门户网站累计点击15万次，微信公众号累计推送信息350条。

档案信息技术对服务中心、服务大局、服务社会民生发挥了突出的作用。

3.科技引领档案信息化建设近年来，他们在开展档案信息化建设的同时还开展相关课题的研究，指导档案信息化的实践，共有6项课题研究获得奖项，其中荣获“国家档案局优秀科技成果一等奖”“国家档案局科技进步三等奖”“江苏省档案局科技进步二等奖”“江苏省档案管理与创新优秀案例”奖项各一个。

2015年，常州市档案局荣获江苏省档案科技工作先进集体称号。

常州市数字档案馆建设经过多年努力，初步实现了档案工作的“一个转变”“两个整合”和“三个提升”：即从以往只注重传统载体档案管理向传统载体档案、档案数字资源管理并重转变；有效整合档案数字资源，有效整合档案资源管理业务；全面提升市档案局（馆）档案管理水平，全面提升档案服务水平，全面提升档案安全保障水平。

常州档案信息化工作跨上了新的台阶，迈上了新的征途。

常州市档案局的同志表示，他们将以成功创建“全国示范数字档案馆”为鼓舞，不断提升档案信息化工作水平，努力开启常州档案信息化建设新的篇章，为建设“强富美高”新常州做出新的更大的贡献。