办公管理规定

五、办公设施
1.行政部负责办公区域的划分，办公机具、办公用品的配备、调整、日常抽检、维修及滞废物品的处理。
2.公共办公区、领导办公室门及公共照明灯、空调开关由公司保洁人员在早上7：30打开，清洁完毕后关闭照明灯并锁门。
3.照明灯根据实际需要决定开启区域、数量及亮度。
4.空调调控：
4.1各单位负责本办公室风口的开闭。
6.发生其他未尽情形违反本规定者，视具体情况给予10-1000元罚款。
7.除经济处罚外，可视情节轻重，并处行政处分。
4.严禁在无烟区（包括会议室）抽烟。
5.办公区域每位员工的电脑及附连设施、文件柜、文件筐、电话、电话架、笔筒、垃圾筒等必须按规定的位置摆放（办公机具等物品由行政部统一配置）。
6.正常上班时间，员工不得在办公区私自播放音乐；员工离开办公位，须把座椅置于桌面下，并把相应物品整理好。
7.严禁在办公桌、椅、文件柜上放置衣物、餐具、食品等杂物。
4.2公司保洁人员负责领导办公室、接待区、洽谈室、会议室等区域空调的开闭。
4.3工作日：室内温度控制在20-26℃；下午下班后，各室要关闭空调出风口。
4.4公休日及节假日，风口的开闭本着满足工作需要、节约用电的原则，根据天气及加班、值班人员等具体情况确定。
5.下班后，由行政部专人负责将公共区域电源关掉；办公室有饮水机的，由使用人自行插拔插头与开关。
3.若因未遵守本制度规定，导致电脑等物品、资料损坏或丢失，相关责任人应赔偿公司相应损失。
4.外来人员如违反本规定进入办公区，将对行政部（或其他负责人该工作人员）处以50元/次罚款，如产生损失，责罚将根据损失大小另行确定。
5.每位人员在下班后出公司门时必须将大门关好上锁；下午下班后离开公司的员工要确认是否最后一个离开，如果是则应将办公区域彻底检查后关掉所有灯并确认大门锁好后方可离开。如发现违反上述规定者，初次将处以50元罚款，以后每增加一次，罚款成倍增加。如因此给公司造成经济损失，除罚款外另需赔偿公司损失。
1.公司提倡员工适度修饰，但必须遵循健康、端庄、大方的原则。
2.头发：要保持清洁，不染夸张色彩，不留怪异发型。
3.指甲：要经常修剪，不可太长；如涂指甲油要用淡色。
4.胡子：应经常修剪，保持整洁。
5.口腔：保持清洁，上班前及上班期间不喝酒（除公司应酬必须外）、不吃有异味的食物。
6.女性员工应化淡妆，不可用气味浓烈的香水。
6.电脑、复印机、碎纸机等办公设施，由使用人或责任人晚上下班后关机并关闭电源。
7.各办公室人员在下班或外出时随手关闭门窗、空调及电源。
六、电话使用
1.电话响起两声应接起，使用电话注意规范用语（如外线用“您好，松江地产××部门××”，内线用“您好，××”）、简明扼要。
2.对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，再轻放话筒。
3.着工装日，自早上上班至离开办公区，有工装的员工均须着工装；严禁敞开、脱掉外衣、衣扣不整等非规范现象。不得在公共办公区、洽谈室等公共区域更衣。
4.逢“五一”、“十一”、“春节”长假期时，可在放假前一个工作日，着与工作场所相适应的轻便服装。
5.遇公司重大活动或所属岗位另有着装要求的，按要求执行。
二、仪表
3.4如发现违反上述规定者，初次将处以50元罚款，以后每增加一次，罚款成倍增加，同时给予行政处分，并在年底考核时相应扣减分数。
4.重要部门应采取严格防范措施
总经理办公室、财务室、档案室等重要场所，无关人员不得擅自入内，员工入内必须先联系得到允许后方可进入。
5.休息及放假期间的安全措施
5.1如有加班，加班人员应负责办公区的安全防范，以免不法分子乘机进入。
7.不可佩戴夸张饰品。
三、仪态
1.员工应保持优雅的站姿、坐姿，遵守行走、称谓等基本规范,展现良好的职业素养。
2.站姿：要自然挺拔、精神饱满，两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间；会见客户或出席仪式，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
3.坐姿：双腿平放，不得把腿向前或后伸，不得过于前倾或后俯；要移动椅子的位置时，应起身轻移椅子，然后再坐；离开座位后，应把座椅归入原位，并把相应物品整理好。
2.3下班后，原则上不再接待外来人员。如确因工作需要，必须告知相关人员。
2.4外来人员如违反上述规定进入办公区，将对相关人员（或其他负责该工作人员）处以50元/次罚款，安全管理部门负责人承担连带责任；如产生损失，责罚将根据损失大小另行确定。
3.办公区域安全制度
3.1发现在办公场所内外徘徊、逗留、窥探的可疑人员，公司员工有义务及时上前盘查，必要时报告安全保卫人员处理。
7.办公时间不得擅自离开工作岗位，不得无故串岗，需暂时离开应请示领导或知会同事。
8.不得在办公区域高声喧哗或做与工作无关的事情。
9.接待来访、业务洽谈要在接待区、洽谈室或公司指定其它区域进行。
10.保持责任区域办公环境的整洁，不可在公共办公区域进食或在非吸烟区吸烟。
四、物品使用
1.正确使用并爱惜公司的办公机具和设施设备，不可违规操作和挪为私用。
十一、报刊杂志
行政部负责公司报刊的日常分发与集中管理。
十二、其它
1.员工必须遵照《办公管理规定》，自觉保持良好的职业形象与规范行为。
2.行政部负责对员工形象、行为及办公环境进行检查与督导，有直接处理权，其它员工有协助管理和相互督导的责任。
标题
罚则
版本
第1版
页码
共1页
发行状态
网络
受控范围
公司全体
发行日期
3.工作时间内，非紧急情况不得用公司电话打私人电话；接听私人电话不得超过3分钟。
4.对不指名的电话，自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接电人。
5.代接同事电话，做好必要记录并及时转达。
6.在办公区域内应将电话铃声调低，在培训或会议中则设为消音状态。
七、办公安全管理
1.管理机构
行政部负责对公司的办公安全管理办公安全制度执行情况的检查、落实、督促工作。
2.出入制度
2.1凡洽谈业务、联系工作的客人，公司及各部门应安排专人热情迎接，询
询问客人身份及访问部门，经相关部门确认后方可到接待室会见或洽谈。
2.2需要维修办公设备的人员必须由本单位相关部门员工全程陪同。
2.及时清理、整理文件和办公物品，保持桌面整洁及电脑文档规范；对墨水瓶、胶水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭。
3.工作台上不能摆放与工作无关的物品。
4.借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处。
5.未经同意不得随意翻看同事的文件、资料，不得打开同事的电脑。
6.递交文件时，要把正面、文字对着对方的方向递出；递交钢笔、刀子或剪刀等物品时，应把尖端向着自己。
第三条职责
1、上班期间，员工须按公司规定自觉保持良好的职业形象与规范行为。
2、行政部负责员工形象与行为的日常检查与规范指导，对违反管理规定者，有建议处罚权。
第四条内容
第五条罚则
第六条附则
1、本行为准则由行政人事部负责修订和解释
2、本行为准则自发布之日起执行
标题
内容
版本
第1版
页码
共5页
发行状态
网络
受控范围
公司全体
发行日期
2010/10/11
一、着装
1.有工装的员工，周一至周四正常上班时间必须着工装（非休闲工装）；暂无工装的员工，在周一至周四正常上班时间，可着与工作场所相适应的正装，但要稳重大方、典雅得体。周五可自行穿着得体大方的服装。
2.休息日加班，可着与工作场所相适应的轻便服装，但短裤、无袖装、露背装、超短裙不在此列。
5.2遇到紧急事件，冷静并敢于负责，大胆采取应急措施，以免贻误；及时汇报主管领导或向公安部门报警。
八、办公环境
1.物业公司负责公共区、电梯间、走廊及卫生间的保洁工作；公司保洁员负责办公室、会议室等区域的保洁工作以及公共区域卫生的维护；
2.行政部负责接待区茶具等物品的及时清理。
3.行政部负责办公楼的环境美化（花草等装饰）。
3.2下班前认真检查本岗位和办公场所及周围环境，主要包括门锁，抽屉，箱柜，窗户的安全性；水、电、空调等设备存在的隐患，如有问题应及时解决，如本人不能解决，下班前应立即报告相关人员。
3.3每位人员在下班后出公司门时必须将大门关好上锁；晚6：00后离开公司的员工要确认是否最后一个离开，如果是则应将办公区域彻底检查后关掉所有灯并确认大门锁好后方可离开。
7.下班后，原则上不再接待外来人员。如确因工作需要，必须告知相关人员。
十、会议室使用
1.行政部负责会议室的管理。
2.各部门使用会议室需按《会议管理制度》要求，向前台接待员提出使用申请，前台接待员登记并进行调配。
3.使用完毕，会议组织部门应组织使用部门将纸杯、资料等清理完毕、桌椅等物品归位后，方可离开。
标题
办公管理规定
版本
第1版
页码
共7页
发行状态
网络
受控范围
公司全体
发行日期
2010/10/11
第一条目的
为体现良好的职业风范与精神风貌，维护良好的办公秩序,体现朝气蓬勃的企业形象和规范化的职业风范,根据公司实际情况，特制定本规定。
第二条适用范围
适用于公司全体员工（包括临时聘用人员）工作期间的形象与行为管理。
2010/10/11
凡违反《办公管理规定》者，按如下相应规定处理：
1.独立办公室人员，下班或外出时不随手关闭照明灯、门窗和空调的，一经发现，未给公司造成直接经济损失的，每次罚款10元（不管任何原因），行政部当即奖惩到位（以现金支付）。如由此给公司造成直接经济损失的，需另外赔偿公司损失。
2.如因行政部未检查、要求到位，被公司领导发现的非规范行为，对相关责任人处以每次10元罚款。