提升办公效率的信息化策略

提升办公效率的信息化策略

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提升办公效率的信息化策略

口王鸣

合理运用信息化工具能使秘书的办公效率明显提高，有时甚至会产生事半功倍的效果。这就要求秘书除了熟练基本操作外，还能充分运用办公软件的某些高级功能，同时综合利用各种自动化办公工具以提升工作效率。本文围绕秘书主要的办公事务，对这些工具逐一加以阐述。

一、文本编辑

Word、WPS是秘书最常用的文档编辑软件，基本功能已为秘书所熟知，现介绍一些简单却易被忽视的策略以提升工作效率。

1．尽量用“文档结构图”而不是“滚动条”来查阅文档提纲。这适用于页码较多的文档，需要将各级标题的“样式”设置为“标题1”、“标题2”等。好处在于一目了然、脉络清晰，能自动生成目录、页眉和图表编号等。

2．尽量用“修订”功能而不是“改写”来修改多人编辑的文档。这样每一修改处都有标注，审阅人可以“接受修订”也可“拒绝修订”，既方便重点审阅标记部分，又便于恢复文档原始内容。

3．尽量用“压缩图片”而不是“原始图片”插入文档或网页通

讯。这可大幅度减小文档，有利于附件发送、保存及打开等。方法是选择图片“打开方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”，将图片压缩，使之分别用于文档、网页或电子邮件。

4．尽量学习和运用版面设计知识。不同版面给阅读者带来的是不同的体验。以字体为例，“宋体”显得规范，“隶书”显得沉稳，“黑体”常被用作文档标题，“仿宋”常被用作公文正文字体，“TimesNewRoman”则比“宋体”更适合数字。此外，文档的配色、行距、字号等也有讲究。比如为方便领导批阅草稿，一般应将字体放大，行距加宽。

5．尽量用“.pdf´’而不是“.doc”准备打印文档。将打印稿转换成“.pdf’格式，可防止操作中版面发生变化。当然，如果在打印前要做修改，则可以同时保存两种格式的打印稿。

二、报表统计

除了excel常用的基本操作外，注意以下细节有助于提升统计报表的质量。

1．尽量用“数据有效性”而不是“填表说明”来提示填表人。如果填表模板有标准化要求，与其用描述性的“填表说明”，不如在发布前就对单元格格式或数据有效性作设置，尤其可对“日期”、“数值”列加以设置。

2．尽量不加空格来编辑人名，以防止查找人名时缺漏。如输入“张三”而不是“张三”，虽然后者版面美观，但如果用于数据统计，则需避免因空格而影响日后的查找。

3．尽量用“冻结窗格”而不是手动缩小“列宽”来编辑跨度大的页面。如果表格栏目较多，纵横跨度较大，要善于运用“冻结窗格”，使表头部分在拖动过程中始终可见，方便编写和核对。

4．尽量用“页眉／页脚”而不是“合并单元格”来编辑表格标题。慎用“合并单元格”，可防止排序、复制粘贴时出错。改用“页眉”设置报表标题能使各页自动显示。另外，善用“页脚”的“第&页码页，总&总页数页”设置页码，可生成专业的页码标记，方便装订阅读。

5．尽量用“顶端标题行”而不是每页添加“标题行”。如果统计报表有多页，加标题行对阅稿人会显得十分“友好”，同时又美观、整齐、有序。而“顶端标题行”又比每页添加标题行高级，它自动生成，且省去了文档稍作改动后“牵一发而动全身”的顾虑。

6．尽量用“网格线”而不是给表格加“边框”。网格线能自动识别，美观适眼。“边框”则需手工添加，且在删除修改过程中易使边框缺失，影响美观。

三、沟通传达

除了常用的电话、邮件联系，秘书还需掌握各类沟通传达的方法和技巧。

1．尽量分开工作邮箱和私人邮箱。一可区分轻重缓急，二可多人共用工作邮箱。对于具体业务也可启用专用邮箱，比如科研成果统计，由于每年报送成果的时间集中，报送邮件密集，因此可设置专门邮箱，业务单一，便于管理。

2．尽量将若干个邮箱关联，通过同一平台登录操作。可通过操作系统自带的“outlook”或“foxmail”和“网易闪电邮”等类似功能软件，实时收发若干邮箱的邮件，不至于遗漏重要事务。

3．尽量升级并尝试使用邮箱新功能。比如可使用电子邮箱自带的网盘，而不需别的存储介质，这样就不存在携带不便、介质损坏、感染病毒等情况。及时对邮件归类整理，分别放入“个人重要邮件”和“工作重要邮件”等文件夹。

4．尽量利用网站、短信平台、邮件、电话确认等各类手段相结合的方式来发布通知。网站适合大范围的消息发布，范围广、内容丰富且开放。短信平台可通过PC客户端、手机等方式登录，实现即时互通。付费的短信群发服务适合重要通知的提醒；免费的即时通讯软件如飞信等，则适合个别人员之间的即时联系。

5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”来代替邮件的大规模群发。这种方法尤其适合将超大附件传送给多人的任务，可以此弥补邮箱附件太小和单次发送人数有限制的劣势。秘书建立群交流平台，有助于成员之间观点、资讯和情感的交流。

四、信息搜索

除了常见的百度、谷歌、图书馆等信息搜索方式外，以下几种方法有助于完成更高级的搜索。

1．善于使用“filetype（文件类型）”来提升搜索质量。一般的搜索结果多为网页式消息，如果在搜索内容后加上英文输入法状态下的“filetype:doc”，则搜索结果为所有符合条件的word文档。同

理，如果需要工作表或幻灯片，则在冒号后加入“xls”或“ppt´’。

2．善于使用各类“百科全

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