房地产行业会议管理

房地产行业会议管理

在AMT咨询过往的项目经验中我们发现，企业高层大约有80%

的时间都在开会。然而，高层的时间是宝贵的资源，自己的行程安排经常被一些临时性的会议打乱。每天陷在无尽的会议中，脱不开身不说，而且留给自己单独思考的时间也少之又少，真是非常痛苦。

为了一个月度总经理的办公会，会议组织者提前十多天就开

始准备。确定会议议题，同与会者确认需要提交的资料，然后不停地打电话和每个与会者进行沟通，确认会议时间。忙活了一个上午，好不容易定下来的会议时间，下午，某个老总的秘书却打来电话，说老总有事无法在参加，能否提前或推迟会议时间。无奈，会议组织者又要接着忙开了，重新打电话，逐一沟通，更改会议时间……很难想象一次这样的会议组织，协调与会者的时间就如此麻烦。可这会议时间一改再改，会议组织者岂不是苦不堪言?

会议结束了，众人离席，一次苦心经营的会议终告段落。可

花费了这样多心血的会议，谁来监督决议是否执行了呢？往往是前一次会议遇到的问题，到了下次开会时还是悬而未决，因为会议的决议根本就没有人跟踪落实。

会议组织者辛苦，可谁又知道老总们的辛苦呢？这边的会议

刚结束，那边，没过一会，老总就接到秘书打过来的电话，说是某某

部门召开会议，需要老总参与会议决策。在企业中，职务越高的人, 往往开会时间占总工作时间的比例就越大，因为许多重要决策都需要咼层参加。

当然，对于业务部门来说，当他们遇到了棘手的紧急问题需

要老总们拍板决定时，就需要打电话给老总的秘书，约定会议时间。

如果老总时间已经排满，那就只能另行安排时间。一次次的电话预约, 却苦于总是约不到老总。这样的问题一而再，再而三的出现，让业务部门员工也是苦恼不已。

也许你会对这些身边经常出现的情景习以为常，其实，这些

问题的发生并不是不可避免的。问题的矛盾和症结都很明了。问题的产生原因都是因为无序的会议管理的结果。能够提高会议的计划性和透明性，让会议从无序变得有序，进而改善会议的决策效率是会议管理的主要目标。

矛盾和症结看似明了，可真正地解决起来，却不能够仅依靠

个人层面的沟通技巧，而是应该将会议安排与管理流程、战略决策、业务决策结合起来，形成企业有规律的决策节拍。

一个企业会议管理的水平，从某种程度上可以反映出该企业

的经营管理水平。如果想以最快的速度了解一个公司，那就请参加公

司会议吧！因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司的一切。

会议的高效，往往意味着企业高层个人的高效，同时也意味着企业的高效。这对于经历快速扩张，亟需整合内部管理的很多房地产企业也不例外。

会议管理是房地产企业精细化管理的需求

在日益激烈的市场竞争中，历经了快速扩张的房地产企业,

当内部管理逐步由以往的粗放格局向精细化管理模式迈进，借以提升自身管理水平和运营效率之时，该如何以会议管理的视角作为切入点，深入挖掘企业内部有待提高的管理问题，帮助企业提升效率呢?

站在企业全局的高度，我们应该思考：管理者应当开哪些会?

管理者在重要决策事项上如何协同工作？每一类会议的定位、类型、主要议题、参与者如何界定？对于业务运作中的重大议题，管理者在时间上的协同和工作计划同步，可以提高企业的整体决策效率。

企业的会议管理包含两个个层次的内容：一是企业会议体系

的梳理，二是单个会议效率的提升。会议体系的梳理需要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。

单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力，企业要营造一种高

效的会议文化，并通过确定会议规则来约束个人行为。

房地产行业的会议金字塔

从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理

会议类型。会议是企业决策的一种方式，决策的类型决定了会议的类型。决策有三种触发方式：时间触发、流程触发和事件触发，分别对

应三种会议类型：时间触发的会议、流程触发的会议和事件触发的会

流程触发的房地产行业的会议分为战略会议、经营管理会议

和项目运营会议。其中战略会议数量少，但对公司的价值大，决定了公司整体发展的方向。经营管理会议按周期性展开，处理公司日常运营，解决公司重大问题。项目运营会议数量最多，是项目开发流程触发的一系列项目运营会议，是把控项目开发节奏、提升项目管理效率

和决策效率的有利工具。三类会议形成了金字塔结构，如图2所示:

会议管理的IT实现

企业可以通过信息技术建立会议管理系统提高会议管理的计

划性和透明性，从而提高会议管理效率。

* 会议管理系统实现的关键点

*会议体系和流程的梳理：在企业建设会议管理系统之前,

要全面梳理企业的会议体系，为系统上线准备足够的初始数据。

系统需求分析：要切合企业实际情况，通过企业内部的

明确会议管理系统的需求，做详细的系统需求分析报告。

访谈调研,

和企业其他系统的集成：会议管理系统肯定不能是孤立的系统，必须充分考虑和企业其他信息系统的集成，利用已有资源。

例如和企业门户系统、OUTLOOKMS N文档管理系统的集成等。

* 会议管理系统的核心功能

会议管理系统的核心功能包括基础数据维护功能和会议管理

功能。

基础数据维护主要包括：会议类型维护、会议角色维护、会议安全级别维护、会议模板维护、会议室维护、会议计划维护和会议归属维护等。

会议管理功能主要包括会议发起功能、会议查询功能、会议资料提交功能、任务单管理功能、会议决议跟踪功能、关闭会议功能和会议统计功能等。如图3所示:

图3会管理杀筑核心功能4

图3会管理杀筑核心功能4

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