档案登记备份程序及要求

共享原则
“纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可 以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。”
价值原则
“属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加 工的范围。”
安全原则
“应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档 案信息的安全”“应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全完整和长期 可用”
牵头登记备份工作的部门 档案数据的形成部门 技术支持部门 数据审核及检查部门（人员）
3、确定登记备份的时间要求*
电子业务数据。 可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确 定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变 动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份， 但每年至少备份一次以上。 电子公文。 每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完 成前一年度形成的电子公文的登记备份。 档案数字化成果。 每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完 成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。
档案登记备份程序及要求
义乌市档案局
提纲
档案登记备份概述 档案登记备份程序和要求
概念
市委办[2010]77号文件 电子文件和数字档案登记备份工作是指由 市档案局对全市范围内形成的对国家和社会具 有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登 记认证，并由市档案馆对经过认证的电子文件 和数字档案进行数据备份。
（一）纸质档案数字化重要意义
1、档案信息化建设的基础 2、档案信息资源的共享利用 3、保护档案原件,保存历史记忆（文化遗产）
（二）纸质档案数字化基本内涵
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工， 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别 的数字图像或数字文本的处理过程。
受理和审核
材料审核 技术检测
反馈
市档案登记备份中心根据审核结果，将《义乌 市档案备份数据移交、接收检验表》反馈给报 送单位。如不符合要求的，报送单位应重新移 交、报送。
档案数字化
义乌市档案局
纸质档案数字化
（一）纸质档案数字化重要意义 （二）纸质档案数字化基本内涵 （三）纸质档案数字化基本原则 （四）纸质档案数字化工作流程 （五）档案整理 （六）技术要求 （七）数据成果管理
4、页面修整 5、档案整理登记 6、装订
档案登记备份的扫描件筛选
根据证据保全的要求，在数字化时采取整卷 （件）扫描的方式（即不剔除案卷或归档文件 中的文件处理单、原稿等页面）。 永久、长期（30年及以上）保存的文书档案， 重要的业务档案
（六）技术要求
1、扫描方式 2、扫描色彩模式 3、扫描分辨率 4、图象数据格式 5、图象文件的命名 6、图象处理的质量标准
工作对象—纸质档案(包括照片) 工作方式---模拟信号转成数字信号 所用工具---计算机\扫描仪\数码相机 工作成果---数字图象(包括数字文本) 存储载体---磁带\磁盘\光盘
（三）纸质档案数字化基本原则
“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求 的纸质档案文献才能进行数字化。”
4、生成备份载体（包）
数据导出（备份） 数据整理（针对数字档案和电子公文） 封装打包（使用专门工具）
电子业务数据---打包寄存方式 传统档案---刻录光盘 电子公文---按规定整理（数据包、光盘）
生成备份载体（包）工作流程示意图
书面材料 档案 数据 导出 备份数据 封装打包 备份包 申 请 登 记 备 份
具体程序和要求
填写材料 生成备份载体（包） 报送与移交 受理和审核 反馈
填写材料
《义乌市电子文件和数字档案备份表》
单位审核盖章后自留1份，报送2份。
《义乌市档案备份数据移交、接收检验表》
单位审核盖章后报送3份（登记备份完成后档案局 将书面反馈1份）。
* 首次申报前还需书面报送《义乌市各单位档 案管理登记表》，一般一年一报 。
扫描方式选择：
根据档案幅面大小，选择相应规格扫描仪。
大幅面扫描：可采用大幅面数码平台扫描、小幅面拼接 扫描。
纸张状况差的，采用平板扫描方式。
扫描色彩模式选择：
总体功能定位
强化档案行政监管，具体体现在：
安全保障---提供数据容灾和恢复服务***** 证据保全---提供档案可靠性监证服务*****
档案登记备份的三种数据形式
电子业务数据 电子公文 档案数字化成果
程序和要求
（一）前期准备工作 （二）登记备份的具体程序和要求
（一）前期准备工作
登 记 打 包
1、形成文件包（ZIP等）或光盘数据包（ISO）； 2、计算档案数据包的数字摘要（MD5、SHA1）； 3、登记 “档案备份载体/包”信息； 4、刻录光盘或在线移交“档案备份载体/包”。
报送与移交
各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将 档案登记备份载体（包）按规定时间报送给市 档案登记备份中心（设在市档案局内），同时 报送相关书面材料。
规范原则
“在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录”、数字化工作流程及工作 要求、技术要求规范
（四）纸质档案数字化工作流程
档案整理
图像处理 数据挂接 成果管理
目录建库
图 像存储 数据验收
来自百度文库
档案扫描
数据质检 数据备份
（五）档案整理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件
“按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件 区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以 不扫描原稿。”
调查摸底 组织领导
确定责任部门和人员
确定登记备份的时间要求
1、调查摸底
各业务处室的电子业务系统运行情况
数据库及重要性（凭证价值、是否涉及民生） 自身安全备份情况
传统档案及数字化情况 电子公文情况
2、组织领导
单位内建立登记备份领导（协调）小组 明确分管领导，以及相关责任部门和人员