地产公司档案管理制度
房地产企业的客户档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产企业客户档案管理，确保客户信息的安全、完整和有效利用，提高客户服务质量，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有客户档案的管理，包括购房客户、租赁客户、投资客户等。
第三条客户档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性和可追溯性的原则。
第二章档案分类与内容第四条客户档案分为以下类别：1. 购房客户档案：包括购房合同、身份证明、购房款支付凭证、房屋验收报告等。
2. 租赁客户档案：包括租赁合同、身份证明、租金支付凭证、房屋租赁期间的相关记录等。
3. 投资客户档案：包括投资协议、身份证明、投资款支付凭证、投资回报相关记录等。
第五条客户档案应包含以下内容：1. 客户基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系方式、住址等。
2. 客户交易信息：购房或租赁合同编号、交易时间、交易金额、交易类型等。
3. 客户服务信息：客户咨询记录、客户投诉处理记录、客户满意度调查结果等。
4. 客户关系维护信息：客户关怀活动记录、客户生日祝福记录、客户特殊需求记录等。
第三章档案管理流程第六条客户档案的收集与整理：1. 客户在办理购房、租赁或投资业务时，应提交相关资料，企业工作人员负责收集和整理。
2. 收集到的资料应按照档案分类要求进行分类，确保档案的完整性和规范性。
第七条客户档案的归档与保管：1. 客户档案应按照规定的时间节点进行归档，归档时需填写档案归档登记表。
2. 归档后的客户档案应按照类别存放，并确保存放环境的适宜性，如防潮、防尘、防虫蛀等。
第八条客户档案的查询与利用：1. 企业工作人员需查询客户档案时，应填写档案查询申请表，经相关部门负责人批准后方可查询。
2. 查询档案时，应遵循保密原则，不得泄露客户隐私。
第四章档案安全与保密第九条客户档案的安全管理：1. 企业应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，确保档案安全。
2. 档案室应实行24小时监控，防止档案丢失或损坏。
(完整版)房地产公司档案管理制度
版次：1 ******房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。
3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。
4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
房地产公司行政档案管理制度
房地产公司行政档案管理制度
一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。
二、文件档案的处理
（一）各类公文材料收文由办公室统一处理。
办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。
（二）各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。
（三）政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。
（四）各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。
（五）各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。
各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。
（六）各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。
三、各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《关于行文程序的管理规定》。
四、各类公文办理程序
（一）一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之
内回复，紧急文件应当天回复。
（二）上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。
房地产资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产资料档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位在房地产开发、销售、物业管理等各个环节中产生的各类房地产资料档案。
第三条房地产资料档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）归档及时，完整准确；（三）安全保管，便于利用；（四）依法保护，确保权益。
第二章管理机构与职责第四条我单位设立档案管理部门，负责房地产资料档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定房地产资料档案管理制度，并组织实施；（二）指导、监督各部门的档案管理工作；（三）负责房地产资料档案的收集、整理、归档、保管和提供利用；（四）开展档案宣传教育，提高全体员工档案意识；（五）定期对档案进行鉴定、销毁和更新。
第三章档案收集与整理第六条房地产资料档案收集范围：（一）项目立项、审批、规划、设计、施工、验收等文件；（二）合同、协议、招投标文件；（三）土地使用权证、房屋所有权证、土地使用权登记证明等权属证明文件；（四）物业管理、房屋销售、租赁等相关文件；（五）其他具有保存价值的文件材料。
第七条档案整理要求：（一）档案材料应按照时间顺序、内容性质、项目类别等进行分类；（二）档案材料应填写规范，标签清晰；（三）档案材料应进行编号、编目，建立档案目录；（四）档案材料应进行数字化处理，实现电子档案与纸质档案的同步管理。
第四章保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防霉；（二）档案柜架应按档案类别、编号摆放整齐；（三）档案材料应定期检查，发现破损、丢失等问题及时处理；（四）档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案安全。
第九条档案利用要求：（一）档案利用者应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容；（二）档案利用者应按规定办理借阅手续，不得擅自复制、拍照、摘抄档案；（三）档案管理人员应提供必要的档案查询服务，确保档案利用效率。
地产集团人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强地产集团人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于地产集团及所属子公司的人事档案管理工作。
第三条人事档案是记录员工个人基本信息、工作经历、教育背景、培训经历、奖惩情况等的重要资料，是公司进行人力资源管理和决策的重要依据。
第二章管理原则第四条坚持真实性、完整性、准确性、安全性、保密性和可追溯性的原则。
第五条实行集中管理、分级负责、专人负责、定期检查、及时归档的管理制度。
第六条严格遵循档案法律法规，确保档案的合法性和合规性。
第三章管理职责第七条公司人力资源部负责制定和实施人事档案管理制度，对人事档案进行统一管理。
第八条各部门负责人应积极配合人力资源部做好人事档案管理工作，确保档案资料的准确性和完整性。
第九条人事档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
第四章档案收集与归档第十条新员工入职后，应在一个月内将个人档案资料提交给人事档案管理员。
第十一条员工调动、离职、退休等，应在一个月内将相关档案资料提交给人事档案管理员。
第十二条档案资料收集应包括但不限于以下内容：（一）身份证、户口本、学历证明、资格证书等证件复印件；（二）劳动合同、岗位说明书、绩效考核表等；（三）员工奖惩记录、培训记录、出差记录等；（四）其他与员工个人有关的资料。
第五章档案保管与使用第十三条人事档案管理员应定期对档案进行整理、分类、归档，确保档案的有序存放。
第十四条人事档案的保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀；（二）档案柜应加锁，防止档案丢失、损坏；（三）档案管理员应定期对档案进行检查，确保档案安全。
第十五条档案借阅应遵循以下规定：（一）借阅人需填写借阅单，说明借阅目的、时间、用途等；（二）档案管理员对借阅申请进行审核，同意后办理借阅手续；（三）借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏或泄露档案内容；（四）借阅期限一般不超过三天，如需延长，需重新办理借阅手续。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平和利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有项目档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）集中统一，方便查阅；（三）科学分类，规范归档；（四）提高效率，方便利用。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）对各部门的档案工作进行监督、指导；（四）负责档案的鉴定、销毁工作；（五）参与档案的鉴定、销毁工作；（六）负责档案的保密工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：（一）公司内部文件、资料、图纸、照片等；（二）项目合同、协议、招投标文件等；（三）项目设计、施工、监理、验收等文件；（四）项目财务、审计、税务等文件；（五）其他需要归档的文件。
第七条档案归档要求：（一）档案应按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的要求，分类整理、归档；（二）档案归档时，应注明档案名称、归档日期、归档人等信息；（三）档案归档后，应定期进行清理、核对，确保档案的完整、准确、安全。
第四章档案借阅与利用第八条档案借阅对象：（一）公司内部员工；（二）项目相关人员；（三）外部单位及个人。
第九条档案借阅程序：（一）填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等；（二）档案室审核借阅申请，确认借阅资格；（三）借阅人持借阅申请表及有效证件到档案室办理借阅手续；（四）档案室提供档案，借阅人签字确认；（五）借阅期满，借阅人应将档案归还档案室。
第十条档案利用要求：（一）档案利用应遵循保密原则，不得泄露公司商业秘密；（二）档案利用过程中，应妥善保管档案，防止损坏、丢失；（三）档案利用结束后，应及时归还档案。
地产项目工程档案管理制度
地产项目工程档案管理制度第一章总则第一条为规范地产项目工程档案的管理，提高工程档案管理效率，保障工程档案的完整性和可追溯性，促进工程信息的共享与传承，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有地产项目的工程档案管理工作，涉及本制度规定的工作人员应严格按照本制度规定执行工程档案管理工作。
第三条工程档案管理应遵循规范化、标准化、电子化、集中化的原则，确保工程档案的安全性和可靠性。
第四条公司应建立健全工程档案管理组织机构，明确工程档案管理的责任部门、工作职责和管理流程。
第五条工程档案管理部门应具备相应的管理人员和技术人员，相关人员应具备相关专业知识和经验。
第六条公司应加强对工程档案管理相关人员的培训和考核，确保其熟悉并遵守相关规定。
第二章工程档案管理的基本要求第七条工程档案管理应遵循“谁建设、谁管理”的原则，由工程建设单位负责管理工程档案。
第八条项目部应建立健全工程项目档案管理制度，明确档案保管责任人，规范档案管理流程。
第九条工程档案应按照工程项目的不同阶段，分为设计阶段、施工阶段、验收阶段和竣工阶段四个阶段进行管理。
第十条工程档案管理部门应定期对工程档案进行检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
第十一条工程档案管理应采用电子化管理系统，建立档案库，确保档案的存储、查询和检索方便快捷。
第十二条工程档案管理部门应建立档案管理手册，规范工程档案的管理流程和要求。
第三章工程档案管理的具体措施第十三条工程档案管理部门应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅权限和使用范围。
第十四条工程档案管理部门应建立档案保管制度，确保档案的安全性和完整性。
第十五条工程档案管理部门应建立档案审查制度，对档案的真实性和合法性进行审查核实。
第十六条工程档案管理部门应建立档案更新制度，定期对档案进行更新和录入新的信息。
第十七条工程档案管理部门应建立档案销毁制度，对已经无用的档案进行销毁处理，确保档案的及时更新和整理。
第十八条工程档案管理部门应建立档案备份制度，对重要档案进行备份处理，确保档案的安全性和可靠性。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度房地产公司档案管理制度「篇一」一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。
钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。
五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。
房地产公司档案管理制度「篇二」1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
地产工程档案管理制度范本
地产工程档案管理制度范本一、总则为规范地产工程档案管理工作，提高档案管理工作的效率与质量，根据相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1.本制度适用于地产项目的各类档案管理工作。
2.地产工程档案包括施工管理档案、勘察设计档案、施工合同档案、工程测量档案、验收备案档案、工程规划档案等。
三、档案管理责任部门1.地产项目部门设立专门的档案管理部门，负责全面统一地产项目档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索、借阅、销毁等工作。
2.项目部门各部门负责人要对本部门档案的管理工作进行监督和落实，确保档案管理工作顺利进行。
四、档案管理流程1.档案的归档管理（1）项目部门应建立完整的档案管理制度和档案管理流程，明确档案管理的各个环节和责任人。
（2）对项目进行档案整理，按照规定的分类标准和档案编号进行归档管理。
（3）建立档案借阅登记制度，对档案借阅进行严格监督，确保档案的安全性和完整性。
2.档案的存储管理（1）对项目档案进行仓库管理，建立定期巡查制度，确保档案的安全存放。
（2）对于重要档案，应采取防水、防火、防盗措施，确保档案不受损坏或丢失。
3.档案的销毁管理（1）项目档案根据规定的保管期限进行归档管理，对于已过期的档案，应按照规定的程序和程序进行销毁处理。
（2）建立档案销毁审批制度，由主管领导审批档案的销毁申请，确保档案销毁的合法性和规范性。
五、档案管理工作制度1.建立档案管理工作制度，规范档案管理工作流程，明确各个环节的工作职责和工作程序。
2.健全档案管理工作制度，严格执行档案管理制度，确保档案管理的规范性和规范性。
3.培训档案管理人员，提高档案管理人员的专业技能和管理水平，确保档案管理工作的高效进行。
六、档案管理评估与验收1.定期对项目档案进行评估和验收，对档案管理工作进行检查和评价，及时发现和解决存在的问题。
2.建立档案管理质量考核制度，对档案管理工作进行定期考核和评比，激励档案管理人员提高工作质量和效率。
档案管理制度房地产行业
一、指导思想房地产行业档案管理制度以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》等法律法规为指导，遵循“统一领导、分级管理、分类归档、多套分存、授权使用”的原则，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平。
二、适用范围本制度适用于房地产开发、销售、物业管理、工程管理等各环节形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
三、档案管理机构及职责1. 设立档案管理机构，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 档案管理机构的主要职责：（1）制定档案管理制度，并组织实施。
（2）负责档案的收集、整理、鉴定、归档工作。
（3）负责档案的保管、保护和修复工作。
（4）负责档案的借阅、复制、公布等工作。
（5）负责档案的统计、分析、利用等工作。
四、档案的分类与归档1. 档案分类：根据档案的性质、内容、用途等，将档案分为以下类别：（1）文书档案：包括公司章程、合同、协议、会议纪要等。
（2）工程档案：包括项目立项、设计、施工、验收、保修等档案。
（3）销售档案：包括客户信息、销售合同、营销策划等档案。
（4）物业管理档案：包括业主信息、物业服务合同、物业维修等档案。
2. 归档要求：（1）档案归档前，必须进行整理、分类、编号、装订等。
（2）档案归档后，应按照档案分类和编号顺序排列，便于查阅。
五、档案的保管与保护1. 档案保管：档案保管应遵循以下原则：（1）安全保管：确保档案的完整、准确、安全。
（2）科学保管：采用先进的档案保管技术，延长档案寿命。
（3）规范保管：按照档案管理规范，做好档案的日常管理工作。
2. 档案保护：档案保护应采取以下措施：（1）防潮、防霉、防虫、防火、防盗等措施。
（2）定期对档案进行检查、清理、消毒等工作。
六、档案的利用与公布1. 档案利用：档案利用应遵循以下原则：（1）合法利用：按照档案管理法律法规，确保档案的合法利用。
（2）保密利用：对涉及国家秘密、商业秘密的档案，应严格控制利用。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度一、档案管理范围和目标1.档案管理范围：房地产公司的档案管理范围包括公司内各部门的文件、合同、协议、报告等所有形式的纸质和电子档案。
2.档案管理目标：建立一个高效、便捷、安全的档案管理系统，确保所有档案的完整性、保密性和可查性，提高工作效率和管理水平。
二、档案管理流程1.档案收集：所有文件、合同和协议等档案都应按照预定的规定时间和方式收集，包括纸质档案的存放和电子档案的备份。
2.档案分类：档案应按照不同的分类标准进行分类，如按照文件类型、部门、时间等进行分类，以便于后续查找和管理。
4.档案存储：纸质档案应存放在专门的档案室或档案柜中，电子档案应存放在安全可靠的电子存储设备中，同时进行定期备份和加密。
5.档案借阅：对于需要借阅的档案，应通过书面申请，并在借出和归还时进行记录和盖章确认，确保档案的安全和追溯能力。
6.档案销毁：对于已经过期或无效的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，包括纸质档案的撕毁和烧毁，电子档案的删除和清空。
三、档案管理的重要性1.确保工作的高效性和准确性：通过建立档案管理制度，可以确保所有档案的完整性和准确性，避免信息的丢失和错漏，提高工作的效率和质量。
2.保护公司利益和保密性：房地产公司的档案包含大量的商业机密和公司利益，通过建立严格的档案管理制度，可以避免档案被非法获取和篡改，保护公司的利益和保密性。
3.提高信息共享和沟通效果：通过建立完善的档案管理系统，可以方便员工之间的信息共享和沟通，减少冗余工作和沟通成本，提高工作效率和团队协作能力。
4.满足法律和监管要求：房地产公司需要遵守一系列的法律和监管要求，如税务、财务、合同等要求，通过建立规范的档案管理制度可以方便公司进行合规审计和监管检查。
5.保障公司可持续发展：档案是公司的重要资产，通过建立良好的档案管理制度，可以保障公司的可持续发展，提供公司历史记录和经验积累，为公司未来发展提供支持和指导。
总之，房地产公司档案管理制度的建立对于确保公司的资料安全和高效的工作运行具有重要的意义。
地产公司档案管理制度
地产公司档案管理制度第一章总则第一条为了规范地产公司档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案的完整性和安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于地产公司各部门的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等各个环节。
第三条地产公司要建立健全档案管理制度，做好档案管理工作，确保档案的安全可靠。
第四条地产公司应当建立档案管理部门或者指定专门的人员负责档案管理工作，明确管理责任。
第五条地产公司应当建立完善的档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案管理工作有序进行。
第六条地产公司应当加强档案管理人员培训，提高档案管理人员的专业素养和工作能力。
第七条地产公司应当配备必要的档案管理设备和软件，提高档案管理的效率和质量。
第八条地产公司应当定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。
第二章档案管理流程第九条地产公司应当根据业务需要，制定档案管理流程，规定各个环节的具体操作方法。
第十条档案管理流程应当包括档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等各个环节。
第十一条档案的收集应当按照规定的格式和要求进行，确保档案的完整性和可读性。
第十二条档案的整理应当根据规定的分类标准和目录体系进行，做到有序排列、便于检索。
第十三条档案的归档应当按照规定的归档规程进行，确保档案的安全保管和便于查阅。
第十四条档案的借阅应当按照规定的借阅程序进行，保障档案的安全和使用权利。
第十五条档案的销毁应当经过审批程序，按照规定的销毁标准和销毁程序进行。
第十六条档案管理部门或者负责人要定期对档案管理流程进行检查和评估，及时纠正和改进不足。
第三章档案管理规范第十七条地产公司应当建立档案管理规范，明确档案管理的要求和标准。
第十八条档案管理规范应当包括档案的保管要求、使用权限、保密措施和文件传递等内容。
第十九条档案的保管要求包括档案的安全保管、防火防水、防盗和防震等措施。
第二十条档案的使用权限应当根据档案的重要性和机密等级确定，保障档案的安全使用。
金科地产档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。
第三条公司档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、便于利用的原则。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司内部发文、收文、请示、报告、通知、通报等。
（二）项目档案：包括项目立项、规划、设计、施工、验收等过程中的各类文件、图纸、照片等。
（三）财务档案：包括公司财务报表、凭证、发票、合同等。
（四）人事档案：包括员工入职、离职、调岗、考核等过程中的各类文件。
（五）其他档案：包括会议记录、培训资料、荣誉证书等。
第五条公司档案归档应当遵循以下原则：（一）按类别归档，确保档案的完整性和系统性。
（二）按照档案的生成顺序和时间顺序归档。
（三）归档文件应当真实、准确、完整。
第三章档案整理与保管第六条公司档案整理应当遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对档案进行分类整理。
（二）对归档文件进行编号、编目，确保档案的有序性。
（三）对归档文件进行装订、装盒，确保档案的整洁、美观。
第七条公司档案保管应当遵循以下要求：（一）按照档案保管期限，对档案进行分类存放。
（二）定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
（三）加强档案库房安全管理，防止档案丢失、损毁。
第四章档案利用与销毁第八条公司档案利用应当遵循以下原则：（一）坚持真实性、完整性、准确性原则。
（二）按照档案保管期限，对档案进行分类提供。
（三）保护档案的保密性，未经批准不得对外提供。
第九条公司档案销毁应当遵循以下要求：（一）按照档案保管期限，对到期档案进行销毁。
（二）销毁档案前，应当编制销毁清单，经批准后方可销毁。
（三）销毁档案时，应当采取有效措施，确保档案的安全。
第五章责任与奖惩第十条公司档案管理工作实行责任制，各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人。
房地产销售公司档案管理制度
房地产销售公司档案管理制度一、总则为规范房地产销售公司档案管理行为，保障公司、员工、客户等各方合法权益，特制订本制度。
二、管理职责（一）公司领导公司领导应当高度重视档案管理工作，制定并完善档案管理制度，明确档案管理员职责和权限，确保档案管理工作的有效推进。
（二）档案管理员档案管理员应当认真履行职责，维护档案的真实性、完整性、准确性、及时性，定期对档案进行清点、整理，落实档案安全保密工作。
（三）部门领导部门领导应当做好本部门的档案管理工作，指导和帮助档案管理员履行职责。
部门应当及时提供各类档案资料，协助档案管理员加强档案整理和管理。
（四）员工员工应当严格遵守档案管理制度，妥善保管和使用所涉及的文件材料。
三、档案管理具体要求（一）档案存放1. 档案必须存放在专用档案库房内。
2. 档案柜门必须按时关好锁好，未经授权人员不得随意进入。
3. 已经内部流转的档案必须及时归库归位，保证档案存放有序。
（二）档案鉴定档案管理员应当按照有关档案管理规定，对档案资料进行鉴定，做好归档工作。
（三）档案查阅1. 员工如需查阅档案资料，需经过部门领导同意，并按照规定中的程序进行查阅。
2. 档案管理部门应当配合员工的查阅工作，确保员工的合法权益不受损害。
（四）档案保密1. 涉及公司重要商业机密的文件，必须进行严格保密，不得擅自泄露。
2. 涉及员工个人隐私的文件，必须严格保密，加强管理，不得随意传阅。
四、档案管理违规处理档案管理违反本制度规定的，应当按照《档案管理条例》等有关法律法规进行处理，情节严重的违规行为将追究有关人员的责任，并根据情况考虑给予相应的纪律处分和行政处罚。
五、附则本制度自颁布之日起实施，并适用于全公司各部门员工。
如需要修改，应当经过公司领导同意，并报档案管理部门备案。
地产行业档案管理制度
一、总则为了规范地产行业档案管理工作，保障档案资料的真实性、完整性、保密性和可用性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 土地储备、收购、出让、开发等土地管理类档案；2. 房地产开发、销售、物业管理等业务类档案；3. 产权登记、测绘、评估等技术服务类档案；4. 财务、人事、审计、招投标等综合管理类档案；5. 法律法规、政策文件、内部规章制度等参考类档案；6. 其他与地产行业相关的档案资料。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责全单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作；2. 各部门负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并定期向档案管理部门移交；3. 档案管理部门负责人对档案管理工作负总责，其他相关人员按照职责分工，共同做好档案管理工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）各部门在办理业务过程中产生的档案资料，应及时收集，确保档案的完整性和准确性；（2）档案管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查，对收集不齐全的，责令限期补充；（3）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照国家有关规定进行收集。
2. 档案整理（1）档案资料应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定进行分类、编目、装订；（2）档案资料应使用规范的档案装具，确保档案的整洁、美观；（3）档案管理部门应定期对档案资料进行整理、归档，确保档案的有序、系统。
五、档案保管与鉴定1. 档案保管（1）档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的完整、安全；（2）档案管理部门应配备必要的档案保管设施，如温湿度控制设备、防火、防盗、防虫、防霉设施等；（3）档案管理部门应定期对档案进行清理、检查，对损坏、丢失的档案，应及时修复、补充。
2. 档案鉴定（1）档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对具有保存价值的档案，应予以保存；（2）对无保存价值的档案，经鉴定后，可按规定进行销毁；（3）档案鉴定工作应严格按照国家有关规定执行。
房地产中介机构档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产中介机构档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理效率和档案资源的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我机构实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我机构所有房地产中介业务活动形成的各类档案资料。
第三条房地产中介机构档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料全面、真实、准确地反映业务活动全过程；2. 保密性原则：严格保护档案资料中的商业秘密和客户隐私；3. 可用性原则：确保档案资料便于查阅和利用；4. 稳定性原则：保证档案资料长期保存，确保档案安全。
第二章档案管理范围第四条房地产中介机构档案管理范围包括：1. 客户档案：包括客户基本信息、交易记录、咨询记录等；2. 业务档案：包括合同、协议、交易文件、房屋评估报告、交易凭证等；3. 人员档案：包括员工入职、离职、培训、考核等相关资料；4. 财务档案：包括收入、支出、费用报销等财务凭证；5. 管理档案：包括机构管理制度、工作计划、会议记录、文件资料等。
第三章档案管理职责第五条机构档案管理员负责档案管理工作，具体职责如下：1. 负责档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；2. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；3. 指导各部门做好档案管理工作；4. 负责档案库房的管理和维护；5. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负责，具体职责如下：1. 负责本部门档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；2. 确保档案资料完整、真实、准确；3. 配合档案管理员做好档案管理工作。
第四章档案管理流程第七条档案收集：各部门在业务活动中形成的档案资料，应及时收集并移交档案管理员。
第八条档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案资料的完整性和准确性。
第九条档案归档：档案管理员将整理好的档案资料按照档案管理制度进行归档。
地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强本公司档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有与经营活动相关的档案资料的管理。
第三条本制度遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则。
第二章档案管理职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理和监督工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定和实施公司档案管理制度；2. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；3. 对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督；4. 组织开展档案的查阅、利用和宣传工作。
第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，具体职责包括：1. 指定专人负责本部门档案管理工作；2. 确保本部门档案的完整、准确、安全和有效利用；3. 定期向档案管理部门报送档案资料。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 公司设立、变更、终止、解散等方面的文件；2. 公司股东会、董事会、监事会形成的文件；3. 资金借贷、业务往来、合同等方面的文件；4. 公司制度体系、会议纪要、内部发文；5. 工程进度、质量、安全等相关文件；6. 其他具有查考价值的文件资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容和时间顺序进行分类、排列；2. 采用统一格式的档案目录和索引；3. 确保档案的完整性和准确性。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠的环境中；2. 档案柜、档案室应定期检查，确保档案安全；3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、整理和鉴定。
第十条档案利用要求：1. 档案查阅应按规定办理手续，填写查阅登记表；2. 查阅档案应保持档案的整洁、完整；3. 查阅档案不得擅自复制、摘抄或拍照。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应严格按照国家有关法律法规和公司规定执行。
第十二条档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。
第十三条档案销毁应采用焚烧、化浆等方式，确保档案内容不被泄露。
地产客服部档案管理制度
一、目的为规范地产客服部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于地产客服部所有档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。
三、职责3.1 客服部经理负责档案管理工作的总体规划和监督检查。
3.2 客服部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等具体工作。
3.3 各部门负责人及员工应积极配合档案管理员的工作，及时提供相关档案材料。
四、档案分类4.1 按档案内容分类：分为物业管理档案、客户档案、合同档案、投诉档案、维修档案、活动档案等。
4.2 按档案形式分类：分为纸质档案、电子档案。
五、档案收集与整理5.1 档案收集：各部门在业务活动中形成的文件材料，应按照规定及时收集，确保档案的完整性。
5.2 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编目、编号，并建立档案目录。
5.3 档案归档：档案管理员按照档案分类和编号，将档案归入相应的档案盒，并填写档案盒标签。
六、档案保管6.1 档案存放：档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的专用档案柜中。
6.2 档案保护：档案管理员应定期检查档案，确保档案的安全和完整。
6.3 档案修复：对破损的档案，应及时进行修复，确保档案的完好。
七、档案借阅7.1 借阅申请：需借阅档案的部门或个人，应向档案管理员提出借阅申请。
7.2 借阅审批：档案管理员对借阅申请进行审批，审批通过的借阅人方可借阅。
7.3 借阅期限：借阅期限一般不超过3天，特殊情况需延长借阅期限的，应向档案管理员提出申请。
七、档案销毁8.1 档案销毁申请：档案达到保管期限，需销毁的，应由档案管理员提出销毁申请。
8.2 档案销毁审批：档案销毁申请需经客服部经理审批后，方可进行销毁。
8.3 档案销毁程序：档案销毁应按照规定程序进行，确保档案的完整性和安全性。
八、附则8.1 本制度由地产客服部负责解释。
8.2 本制度自发布之日起实施。
地产档案管理制度
第一章总则第一条为加强地产档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有地产项目，包括土地、房屋、设施等地产档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条地产档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗失、损毁或擅自销毁；2. 准确性原则：档案内容真实、准确，符合实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全；4. 有效性原则：档案信息便于查询和利用。
第二章档案收集第四条档案收集范围：1. 土地档案：土地使用权证、土地登记证明、土地使用权出让合同、土地评估报告等；2. 房屋档案：房屋所有权证、房屋登记证明、房屋买卖合同、房屋评估报告等；3. 设施档案：建筑物、构筑物、设备等设施的设计、施工、验收、维修等档案；4. 其他相关档案：如规划设计、投资预算、审批文件、验收报告等。
第五条档案收集要求：1. 收集的档案应齐全、完整，不得缺件；2. 档案内容应真实、准确，符合实际情况；3. 档案收集应按照档案类别和年代进行分类整理；4. 收集的档案应及时归档。
第三章档案整理第六条档案整理原则：1. 分类原则：按照档案的类别、时间、内容等进行分类；2. 编号原则：对每份档案进行编号，方便查询；3. 系统原则：保持档案之间的联系，形成完整的档案体系。
第七条档案整理内容：1. 档案分类：按照档案类别进行分类，如土地档案、房屋档案等；2. 档案编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性；3. 档案编目：对档案进行编目，包括档案名称、类别、编号、日期、页数等；4. 档案归档：将整理好的档案归档到指定的档案柜或档案室。
第四章档案保管第八条档案保管要求：1. 仓库环境：档案仓库应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防高温、防低温；2. 仓库设施：档案仓库应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施；3. 档案存放：档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找；4. 档案维护：定期检查档案，发现破损、霉变等问题应及时处理。
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档案管理制度第一章总则第一条为进一步加强公司档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，确保公司档案的完整、准确、系统、安全和有效性，充分发挥档案在公司项目建设、经营管理以及发展等工作中的重要作用。
根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《档案法实施办法》和《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，特制订本管理制度。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司行政部移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章档案的分类及归档范围第三条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
第四条各级档案管理人员按照归档范围分类并明确存放地（详见附件一：档案管理分类细则）。
（一）公司及项目管理类档案：1、公司证照（含内设机构）：必须交由行政部归档。
2、项目证件：必须交由行政部归档，其他部门视情况保留复印件。
3、行政管理类文件：此类资料原件必须交由行政部归档。
4、行文类文件（部门及以上文件）：此类文件资料原件必须交由行政部保管，需要下发文件由行政部统一下发。
5、人事管理资料：人员入职、调动、离职需到行政部报备登记。
（二）合同类文件：1、开发类合同：原件必须全部交由行政部归档保存，其他部门视情况保存复件。
2、设计合同：此类合同签订完毕后行政部保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（复件）。
3、施工合同：此类合同签订完毕后行政部保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（复件）。
（三）前期资料：1、立项文件：涉及部门可暂时保管原件，行政部暂存复件或台帐，待事项完结后；原件上报行政部归档。
2、建设用地、征地、拆迁文件：此类文件有原件的情况下交由行政部归档，无原件的情况下行政部保管复印件。
3、规划报建文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。
4、专业报建文件：此类文件原件须交由行政部归档。
5、开工审批文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。
6、管线报建文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。
7、竣工验收文件：此类文件原件待事项完结、组卷完毕后交由行政部归档。
以上前期类文件资料有原件的情况下行政部保留原件归档，无原件的情况下保留复件归档。
（四）工程图纸类资料：图纸、设计变更类文件由技术部及项目部暂时保管，待工程工程完结组卷完成后交由行政部归档。
（五）工程施工类资料：此类资料待工程竣工验收组卷完成后交由行政部归档。
第三章档案管理体制第五条公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。
其中：一级管理是指公司行政部的统筹管理，由行政部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作。
第六条公司档案管理的分散与集中。
1、各部门档案资料台帐每月更新一次。
2、属部门以下资料由各部门进行保管，并由各部门指定人员每月将档案台帐上报至行政部。
3、属工程项目方面的资料，由项目部保管，并于每月将档案台帐上报至行政部；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文原件或批件原件一律交由行政部归档保管，本部门可视情况保留复印件。
在工程项目竣工档案备案后一个月内，项目经理将所有档案移交至行政部统一保管。
4、技术部、项目部负责工程图纸资料的临时保管，已办结资料应在一个月内移交到行政部，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。
设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、各部门向行政部移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
6、各项目部及部门负责本部门的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到行政部统一保管，本单位可视情况保留复印件。
第七条各项目部、部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第八条各部门向行政部移交档案时，要严格履行移交手续。
档案管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知行政部，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚后，才能离职。
第四章档案的归档、立卷与编号第九条档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地归档。
一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。
第十条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
第十一条凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。
如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政部负责人同意后妥为保存，行政部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送行政部归档并换回复印件。
第十二条声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十三条为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。
移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
第十四条立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。
第十五条立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表，注明保管期限。
案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。
第十六条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。
第十七条合同类、公司类文件需根据公司规定进行编号（详见公司行文管理办法及公司合同管理制度）。
第五章档案的保管工作第十八条公司各部门应有专门存放档案的档案柜，档案柜须放置在通风干燥处，避免潮湿、虫蛀、水渍、强光等，柜门应结实牢固。
各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。
第十九条归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。
根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
库存档案必须图物相符，帐物相符。
第二十条档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报行政部负责人。
要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。
第二十一条档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及房间钥匙不得随身携带。
严禁无关人员随意进入档案室，非档案管理人员无故不许私开档案柜。
要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。
第二十二条档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。
第六章档案的保管期限与密级第二十三条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。
第二十四条保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：1、永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录； (5)政府机关核准文件；(6)不动产所有权状及其他债权凭证；(7)工程设计图；(8) 规章制度；(9) 其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存：(1)预算、决算书类； (2)事业计划资料；(3)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存：结案后无长期保存必要者。
第二十五条档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。
1、“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
2、“机密”文书含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第七章档案的借阅管理办法第二十六条凡需借阅公司档案者，均须填写文件借阅申请单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅，详见《文件借阅管理制度及流程》第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《文件借阅申请单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经部门负责人批准。
归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。
如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第二十八条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。
借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。
在职人员调离本公司时，需按行政部要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经行政部审查无误签字后，才能调离。
第八章档案的销毁第二十九条行政部每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。
第三十条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经行政部负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，董事长批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。
第三十一条销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。
销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第九章罚则第三十二条有下列行为之一，视情节轻重，给予100元－5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。