公司档案整理规范共37页
企业档案整理规范国家标准
企业档案整理规范国家标准
为了规范全国企业档案整理工作，保证企业档案信息的完整性、准确性、可靠性和安全性，国家出台了《企业档案整理规范国家标准》。
该标准主要包括以下几个方面：
1. 档案整理的目的和原则
规定了企业档案整理的目的是为了保障企业档案信息的完整性、准确性、可靠性和安全性，规范整理行为，促进档案资源共享、开
发和利用。
同时，还规定了整理原则，即重视档案的著录、加强分
类管理、分类清晰、逐级鉴定和审查、及时处置过期档案。
2. 档案整理的具体内容和要求
该标准对企业档案整理的具体内容进行了规定，包括整理的范
围和内容、整理方法和程序、归档原则和方法、档案质量评价等。
同时，还对档案制作、存放、使用和保护等各个环节提出了具体要求。
3. 档案管理组织机构和人员的职责和要求
该标准规定了企业档案管理的组织机构和人员应当具备的资格、职责和要求，明确了企业档案管理工作的分工和职责，建立了档案
管理工作协调机制，促进了档案管理工作的协同和有效开展。
4. 档案管理工作的监督和审核
该标准规定了档案管理工作要进行监督和审核，以保证档案管
理的质量，明确了监督和审核的程序和要求，加强了档案管理工作
的合规性和规范性，有效保障了档案的权益和安全。
总之，该标准为企业档案整理工作提供了基本的规范和要求，
对于提升档案管理水平，加强档案管理工作，具有十分重要的意义。
企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则是企业内部文件的归档和管理规范，以确保企业文档的安全、整洁和便于查找。
以下是一些常见的企业文书档案整理规则：
1. 文件分类：按照文件的性质、用途和重要性进行分类，例如分为行政文件、财务文件、人力资源文件等。
2. 文件编号：为每个文件添加唯一的编号，以便于快速查找和管理。
编号可以按照年份、部门、序号等方式进行设置。
3. 文件命名规范：对于每个文件，应使用清晰明确的命名规范，包括文件名称、日期和版本等信息，避免使用过于笼统或模糊的名称。
4. 文件目录结构：建立标准的文件目录结构，可以按照部门或项目进行分类，确保文件的组织和存储有序。
5. 文件标签和标记：为文件添加标签和标记，如重要、紧急、保密等，以便于识别和处理不同类型的文件。
6. 文档版本管理：对于频繁更新的文档，要建立版本管理制度，确保每个版本都有明确的标识，且能够追溯历史记录。
7. 定期清理和归档：定期清理不再需要的文件，并进行归档。
归档的文件应按照一定的规则进行分类存储，确保备份和保留。
8. 文件保密和权限管理：根据不同文件的保密级别，设置相应的权限管理，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件。
9. 文件备份和恢复：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全和可恢复性。
10. 文件查找和检索：建立方便快捷的文件查找和检索系统，
包括索引、标签、关键词等功能，以便于快速找到需要的文件。
遵循以上规则，可以有效管理企业文书档案，提高工作效率和信息的安全性。
公司资料档案归档规程
公司资料档案归档规程引言本规程旨在规范公司资料档案的归档管理，确保资料的安全可靠以及便于检索和利用。
所有员工均应遵循本规程，并且有责任维护好公司的资料档案。
归档责任1. 指定归档负责人：公司应指定专门的归档负责人，负责资料归档的组织、管理和监督。
归档负责人应具备相关的档案管理知识和经验。
2. 分配归档权限：归档负责人有权对员工进行归档权限的分配和管理。
只有经过授权的员工才能进行资料的归档操作。
3. 提供培训和指导：公司应为所有员工提供必要的培训和指导，使其了解归档规程，并掌握相关的归档操作技能。
归档流程1. 梳理资料分类：归档负责人应根据公司业务特点，制定符合实际需求的资料分类标准，并向员工进行宣贯，以便员工能正确理解各类资料应归属的档案分类。
2. 资料整理和装订：员工在归档前应将资料进行整理，确保资料的完整性和准确性。
必要时，应按照公司规定进行装订，以维护档案的完整性和安全性。
3. 归档记录：在归档时，员工应填写归档记录，包括资料的名称、编号、归档日期等信息，以便后续的检索和管理工作。
4. 归档存储：归档负责人应指定专门的存储位置，以确保档案的安全。
档案应按照分类进行存储，并标记清晰。
禁止私自移动或取用档案。
5. 归档审核：归档负责人有责任对员工进行归档操作的审核，并及时发现和纠正问题。
归档负责人还应定期对档案进行检查，确保资料的完整性和准确性。
归档查询与借阅1. 归档查询：员工在需要查询档案时，应向归档负责人提出申请。
归档负责人应及时提供相关档案的查询结果。
2. 归档借阅：员工如需借阅档案，应填写借阅申请并经过归档负责人的审批。
借阅期限不得超过规定的期限，并在归还后及时更新借阅记录。
归档维护1. 档案更新：归档负责人有责任定期更新档案，并将旧档案进行淘汰和销毁。
2. 档案保存期限：公司应依据法律法规和业务需要，指定不同类型档案的保存期限。
档案到期后应按照公司规定进行销毁。
附则1. 所有员工应加强对档案保密的意识，不得泄露或私自复制档案内容。
公司档案归档管理制度
公司档案归档管理制度第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的完整性、可靠性和保密性，制定本制度。
第二条公司档案管理制度适用于公司各部门，包括全体员工。
第三条档案管理工作必须遵循法律法规和公司相关规定，坚持档案管理的原则和制度，建立科学的档案管理制度，做到系统完整、规范有序。
第二章档案管理制度第四条公司建立健全档案管理制度，包括档案的采集、整理、编制、管理、利用和归档。
第五条公司各部门要建立自己的档案管理制度，并按照公司的统一要求进行管理。
第六条档案管理由专门的档案管理部门负责统一管理，各部门配合协助。
第七条公司要建立档案管理系统和电子档案管理系统，确保档案信息的存储和检索。
第三章档案管理流程第八条档案管理分为采集、整理、编制、管理、利用和归档六个阶段。
采集阶段：各部门负责档案的采集工作，包括纸质档案和电子档案的采集。
整理阶段：对采集到的档案进行分类整理，便于管理和利用。
编制阶段：对档案进行编目、编号等工作，建立档案目录。
管理阶段：建立档案管理系统，确保档案的保密性和完整性。
利用阶段：根据需要对档案进行检索、提取等工作，方便员工查阅使用。
归档阶段：根据档案管理制度要求，及时将档案进行归档，确保档案的安全保存。
第四章档案管理制度操作规范第九条档案管理人员要经过专门培训，熟悉档案管理制度和操作规范，确保档案管理工作的规范性。
第十条档案管理人员要保密档案信息，严格按照规定的权限查阅、提取和处理档案。
第十一条档案管理人员要定期检查档案的完整性和安全性，确保档案的长期保存。
第五章档案管理制度的监督与评估第十二条公司领导要重视档案管理工作，建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行评估。
第十三条对档案管理工作不符合要求的部门和个人，要及时纠正，确保档案管理工作的正常开展。
第六章附则第十四条本制度的解释权归公司档案管理部门所有。
第十五条本制度自发布之日起生效。
公司归档整理管理制度
第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案分类与归档范围第三条公司档案分为以下类别：1. 行政管理档案；2. 生产经营档案；3. 科技档案；4. 会计档案；5. 人力资源档案；6. 专用档案。
第四条归档范围包括：1. 公司成立、变更、终止、合并、分立等法律文件；2. 公司发展规划、年度计划、规章制度；3. 重大决策、会议记录、报告；4. 生产经营活动中的合同、协议、函电；5. 科技研发、生产制造、质量检测等记录；6. 会计凭证、账簿、报表；7. 人力资源管理的招聘、培训、考核、薪酬等资料；8. 其他具有保存价值的资料。
第三章档案收集与整理第五条档案收集：1. 各部门应按照档案归档范围及时收集档案资料；2. 档案收集应确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 收集的档案资料应进行分类、编目，并填写档案登记表。
第六条档案整理：1. 档案整理应遵循档案的分类、编目、装订等规范；2. 档案整理应确保档案的系统性、条理性和便于利用；3. 档案整理完成后，应填写档案目录，并归档保存。
第四章档案保管第七条档案保管：1. 档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则；2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查、维护。
第五章档案利用第八条档案利用：1. 档案利用应遵循公开、合法、合理、有序的原则；2. 申请人应填写档案利用申请表，并说明利用目的；3. 档案管理人员应根据档案利用申请表，提供相应的档案资料。
第六章档案销毁第九条档案销毁：1. 档案销毁应遵循法律法规和公司规定；2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定档案的保存价值；3. 档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式。
公司档案整理细则
公司档案整理细则一、档案整理目的和原则1.目的：确保公司档案的有序、安全、高效管理，便于查询和使用。
2.原则：a.有计划性：制定具体的整理计划和时间表，逐步整理各个部门的档案。
b.一致性：统一归类和命名档案，便于管理和检索。
c.完整性：档案内容应完整、准确，涵盖公司运营的各个方面。
d.保密性：保护档案中的重要信息，防止公开披露和泄露。
二、档案整理步骤1.筹备工作：a.确定整理的范围和内容，包括纸质和电子档案。
b.设立档案整理小组，确定负责人和组员，制定协作计划。
c.准备整理所需的工具和设备，如文件夹、文件柜、电脑等。
2.前期准备：a.对公司各个部门进行调研，了解各部门的档案情况，获取档案目录和索引。
b.制定档案整理方案，包括整理的顺序、流程和时间表。
3.档案整理：a.档案分类：将档案按照相关性和主题进行分类，制定适当的分类标准。
b.档案命名：为每个档案分配唯一的标识符，如编号或名称，便于管理和检索。
c.分级管理：对档案进行分类，按重要性和保管期限划分等级，制定相应的管理措施。
d.文件归档：将档案按照分类和命名规则整理归档，确保档案有序、易查找。
e.档案装订：为纸质档案提供合适的装订材料，如文件夹、文件盒等，保护档案安全完整。
4.档案保管：a.档案存放：将整理好的档案放入指定的保管地点，如档案室、档案柜等，确保安全。
b.档案标注：在档案上标注索引信息，如分类、命名、保管期限等，方便管理和查询。
c.档案借阅：建立借阅制度，规范档案的借阅和归还流程，及时更新借阅记录。
5.档案更新：a.定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性，进行必要的修整。
b.档案更新：将新产生的重要文件按照规定的分类和命名规则整理归档。
c.档案销毁：对于过期和不再需要的档案，按照规定的销毁程序进行处理，保护公司信息安全。
三、档案整理的注意事项1.保密措施：对重要或敏感信息的档案要加强管理和控制，确保安全没有泄露风险。
公司档案管理规定
公司档案管理规定是公司正常运营的重要制度之一，对于保障公司信息安全、便于信息检索和提高工作效率都具有重要意义。
在日常工作中，所有员工都应该严格按照公司档案管理规定的要求进行操作，确保公司档案的完整性和可靠性。
一、档案归档规则1. 档案应按照文件类型、日期以及重要程度进行分类归档，确保易读易找。
2. 每个档案文件都应配备明确的档案号，以方便查找和归档。
3. 归档的文件应注明归档日期、归档人员以及归档位置等相关信息，以便查询和管理。
二、档案保管和存储1. 档案室应设有专门的安全措施，包括门禁控制、监控摄像、防火、防潮等设施，确保档案的安全性。
2. 档案应按照文件类型、保密程度和保存期限进行合理的存储，防止遗失和损坏。
3. 档案管理人员应定期进行档案整理、清理和盘点，确保档案的秩序和完整性。
4. 涉及重要信息的档案应备份并妥善存放，确保在意外情况下能够快速恢复。
三、档案检索和利用1. 档案管理人员应建立完善的档案检索系统，确保快速准确地找到所需档案。
2. 员工若需要使用档案，应提前向档案管理人员提出申请并注明用途，经过审批后方可使用。
3. 使用完档案后应及时归还，保持档案的完整性和可用性。
四、档案销毁1. 档案销毁应按照公司的相关规定进行，包括规定的保存期限到期，档案内容已无继续价值等情况。
2. 档案销毁应由专门的人员进行，并进行相应的销毁记录和报备。
五、档案管理责任1. 公司应指定专人或部门负责档案管理，并确保其具备相应的专业知识和管理能力。
2. 档案管理人员应定期进行档案管理培训，提高自身的业务水平和管理能力。
六、档案管理违规处理1. 对于违反档案管理规定的人员，将视情况给予相应的纪律处分，并追究相应的法律责任。
2. 档案管理人员应严格执行档案管理规定，并及时发现和处理违规行为。
以上为公司档案管理规定的基本内容，希望全体员工都能够认真遵守，确保公司档案的安全性和可靠性。
只有通过规范的档案管理，才能更好地支持公司的发展和运营。
公司档案管理规定范本
公司档案管理规定范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。
第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。
所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。
第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。
各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。
第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。
同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。
第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。
档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。
第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。
同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。
第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。
档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。
第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。
保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。
第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。
档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。
第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。
第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。
保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。
第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。
借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。
第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。
第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。
整理档案的规范管理制度
整理档案的规范管理制度一、总则为了规范企业的档案管理工作，保护企业的档案资源，提高档案工作的效率和服务质量，特制定本制度。
二、档案的类型1、企业档案分为纸质档案和电子档案两种类型。
2、纸质档案包括合同文件、报表资料、人事档案、财务档案等。
3、电子档案包括各类电子文档、电子表格、电子邮件、数据库等。
三、档案负责人1、每个部门设有专门的档案管理员，负责管理和维护本部门的档案。
2、档案管理员应具备相关的档案管理知识和技能。
3、档案管理员应定期接受相关培训，不断提高自身的档案管理水平。
四、档案的整理与归档1、档案管理员应根据企业的档案管理规定，对各类档案进行分类、整理和归档。
2、纸质档案应按照文件编号和文件目录进行归档，确保档案的检索、迁移和借阅的便捷性。
3、电子档案应按照文件夹和文件名称进行归档，保证文件的存储和检索的方便和安全。
五、档案的存储和保管1、纸质档案应存放在专门的档案室或者档案柜中，确保档案的安全和防火。
2、电子档案应存储在专门的服务器或者云存储中，确保档案的安全和可靠。
3、档案管理员应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和安全性。
六、档案的检索和借阅1、档案管理员应为企业内部各部门提供档案检索和借阅的服务。
2、档案管理员应根据相关规定，制定档案借阅申请和归还流程，确保档案的安全和保密。
3、档案管理员应对档案的检索和借阅进行记录和备份，以便日后审计和查询。
七、档案的销毁和归档1、档案管理员应定期对企业的档案进行鉴定和清理，将不再需要的档案进行销毁或者归档。
2、档案的销毁应按照相关规定进行，确保档案的安全和环境的保护。
3、档案的归档应按照相关规定进行，确保档案的完整性和可追溯性。
八、档案管理制度的监督和评估1、企业应设立档案管理委员会，负责对档案管理工作进行监督和评估。
2、档案管理委员会应定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。
3、档案管理委员会应适时修订和完善档案管理制度，以适应企业的发展和变革。
集团公司档案整理规则
中国*股份有限公司
档案整理规则
第一条为建立公司统一、规范的档案整理规则，为公司档案管理的标准化、科学化、信息化管理奠定基础，根据《中华人民共和国档案法》和《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等法规制度，结合公司实际，制定本规则。
第二条本规则适用于对公司内部档案进行分类、整理和排架管理（人事档案管理由组织人事部门另行规定，此规则不再单独明确）。
第三条相关术语
（一）归档文件。
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
（二）整理。
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
（三）件。
归档文件的整理单位。
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企业档案整理规则
企业档案整理规则1. 所有档案都得有个固定的“家”呀！就像你回家要有自己的房间一样，企业档案也要分类放置，比如合同放在一起，财务报表放在一起。
你想想，如果档案乱七八糟放，那不是跟找东西时翻得乱七八糟的房间一样嘛，怎么能快速找到想要的呢！例子：每次找合同，就到专门放合同的地方去找，多方便快捷呀。
2. 档案整理要有条理啊，不能瞎整！就好比你整理衣服，要按季节、颜色来整理吧。
对于档案，也要按照一定的顺序和规律来呀。
比如说先按年份排，再在年份里按业务类型分。
你说要是没条理地乱搞，那不就像一团乱麻嘛！例子：把今年的各种档案都按正确的方式整理好，以后想用就容易多啦。
3. 给档案取个清晰明了的名字很重要哦！可不是随便起个名就行的。
这就好像给人取名字，得让人一听就大概知道是谁呀。
档案的名字也要让人一下子就明白里面大概是什么内容。
你说要是名字取得模棱两可，那找的时候不就晕头转向了嘛！例子：把“员工培训资料”这个名字起得具体点，比如“2023 年员工销售培训资料”。
4. 整理档案要及时呀！别拖拖拉拉的。
就跟你吃完饭要马上洗碗一样，不能等碗都堆成山了才去洗吧。
档案产生了就要赶紧整理好，不然越堆越多，最后可就麻烦大了。
你想想，堆成山的档案，多可怕呀！例子：今天的会议记录，今天就整理好，别拖到明天后天。
5. 每个人都要对档案整理负责呀！这可不是一个人的事儿。
就好像接力赛一样，每个人都要跑好自己那一棒。
如果有人不认真对待，那整个档案工作不就乱套啦！你说对不对？例子：大家都用心负责地整理档案，企业的资料才会井井有条嘛。
6. 得定期检查档案是不是都好好的呢！这就像你要定期检查家里的东西有没有损坏一样。
看看有没有丢失的、损坏的档案，要及时修补或采取措施呀。
你想想，要是档案丢了或者坏了，那损失得多惨重呀！例子：每隔一段时间就检查一下档案，确保它们都安然无恙。
我的观点结论就是：企业档案整理规则真的太重要啦，只有认真遵循这些规则，企业的档案管理工作才能做得好，才能更好地服务于企业的发展呀！。
企业档案整理规范
企业档案整理规范作为企业管理的重要组成部分，档案管理在企业中扮演着重要的角色。
企业档案是对企业历史、组织架构、管理制度、人员构成、业务情况等方面的记录和反映。
企业档案的规范整理，对于提高企业管理水平、促进企业可持续发展、保障企业权益等方面具有重要意义。
一、档案分类企业档案大体可以分为机构档案、人事档案、财务档案、业务档案等几大类。
其中，机构档案是企业历史上形成的一系列文件、卷册、档案资料等，用于记录和反映企业的组织架构、制度建设、经营范围等方面；人事档案是记录企业人员的入职、晋升、调整、离职等情况，对于企业的人才管理至关重要；财务档案是记录企业的会计核算、财务报表、税务资料等方面，反映企业经营情况和财务状况；业务档案是记录企业的业务事项、交易记录、合同、协议等方面，反映企业的业务发展和合作情况。
二、档案整理档案整理是指对企业档案进行分类、鉴定、归档、保存、销毁等工作。
档案整理的基本要求包括以下几点：（一）分类鉴定对于企业的档案进行分类和鉴定，确定何种类型的档案应该进行长期保存，哪些可以销毁。
对于需要保存的档案要加以保护，保证档案的完整性和可读性。
（二）整理归档对于已分好类的档案进行整理，确保文件顺序正确、卷内文件完整、清晰可读。
将归档好的档案放在统一的文件柜或库房里，方便备查和保护。
（三）保管销毁对于已明确销毁的档案文件，要按照规定时间进行销毁，保证档案的安全性和保密性。
需要长期保存的档案要妥善保管，定期检查档案的存储环境和安全条件，确保档案的保存质量。
三、档案电子化随着科技的发展和信息化的进程，档案电子化已经逐渐成为企业档案管理的一个重要趋势。
档案电子化可以大大提高企业档案管理的效率和便捷性。
同时，也可以更好地保障档案的安全性和可读性，降低档案管理的成本。
总的来说，企业档案管理是保障企业合法权益的重要手段。
规范档案分类、整理、保存、销毁，可以有效提高企业档案管理的质量和效率，也可以更好地服务于企业的发展和可持续性发展。
公司档案资料的归档要求(标准版)
公司档案资料的归档要求
1．归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。
2．一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
所有文件均应附底稿。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。
3．声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
4．电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
5．各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
公司规范化档案管理规范
公司规范化档案管理制度标准一、目的规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。
企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。
公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。
二、适用范围本建议适合公司各个部门及新开工项目工程及新开发店面所有需存档的各类材料。
三、档案要求档案作为一种应用文体，因其作用主要给在于存史、研究、借鉴、教育功能，所以档案在行文过程中力戒文章冗长力求语言精练，以求达到达到"完整、真实、条理、精练、实用"的要求.而对于公司档案管理而言应重点做到八个统一，即鉴别标准统一、归档分类统一、取舍要求统一、目录填制统一、技术加工统一、索引编号统一、书写格式统一、卷面外观统一。
四、编号规则1、档号建议有档案部（室）或行政在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。
2、全宗号档案部给定每个全宗的代码。
3、类别号类别号是按档案不同类型划出的类别。
建议运用以下编号规则进行编号①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。
②本公司二级类别号按所属类别分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如：产品—CP 工程—GC、工具-GJ。
4、时间精确到日期例如2013.12.25档案序号该档案在该类档案的序号，例如宣传类的第三个档案为X0003 6、项目号工程、项目等档案的代字或代号。
本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：兽面纹鼎——SMWD。
要求档案项目号于该项目开始前确定档案名称，并确定产品名称。
注意：产品名称为该档案唯一名称，确定名称后交给负责人存档。
此后所有涉及该件产品的表述必须使用此名称不得随意更改简化书写，以保证档案的统一性和唯一性。
企业归档文件整理规范
企业归档文件整理规范1范围本标准规定了公司归档文件整理的原则、要求、内容、万话。
本标准适用于公司的归档文件整理工作。
2主体总经理为档案管理的第一责任人。
行政管理部设档案管理工作岗位，统一管理公司档案。
3归档文件整理归档文件整理悬指将归裆文件一件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。
4整理原则4.1妇档文件整理应遵循档案分类方案，分门别类，有序整理。
.4.2归档文件整理座便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.3归精文件整理应保证纸质文件和电子文件协调统一。
5基本要求5.1组件5.1.1 件的构成a）归档文件以每份文件为一件:b）正文、附件为一件c）文件正本与定稿为一件:d）转发文与被转发文为一件:e）原件与复制件为一件:f）正本与翻译本为一件:g）中文本与外文本为一件:h）地表、名册、图册等一册《本》为一件；i）简报、周报等材料一期为一件:j）会议纪要、会议记录一次会设为一件》k》来文与复文（请示与批复、报告与批示、涵与复函等〕独立成件；l）有文件处理单或发文稿纸的。
文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5.1.2件内文件排序a）正文在前。
附件在后:b）正本在前，定稿在后；c）转发文在前。
被转发文在后；d）原性在前。
复制件在后；e）不同文字的文本，没文文本在前。
少数民族文字文本在后；F）中文本在前。
外文本在后；e）来文与复文作为一件事，复文在前，来文在后；h）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；i）正本在前,发文稿纸和定稿在后。
5.1.3归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
5.2分类5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类a）跨年度以文件签发日期为准；b）对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；c）跨年度形成的会议文件归入闭幕年；d）跨年度办理的文件归人办结年；e ）当形成年度无法考证时，年度为其归档年度,并在附注项加以说明。