E3标准方案

第一章前言随着社会经济的不断进步，IT产业已渐渐走进人们生活，信息化管理已经成为企业管理的主流，趋势。

这个趋势是不可扭转的。

信息化管理是现代企业管理的一项重要的工具，是企业的经营管理理念和方法的载体。

第二章信息化现状及需求分析第三章 协同办公自动化解决方案3.1 概述E3（Everyone 、Everywhere 、Express ）实时协同办公系统是由我公司在传统协同办公系统的基础上，充分利用先进的即时通讯、移动通讯技术设计的新一代协同管理软件；实现协同办公、移动办公，最大程度上提高协同办公系统的信息发布即时性，业务处理高效性，真正实现任何人、任何地方、任何时间实时协同。

E3实时协同办公=协同办公系统+移动应用系统+即时通讯（e 点通）系统 ➢ 协同办公E3协同软件的核心技术思想，充分汲取了平台化软件的特点，软件采用了SOA(面向服务架构，Services Oriented Architecture)技术，具有“所见即所得”和“随取即需”的资源管理信息沟通WAP 处理短信提醒短信PUSHTinhe iereTitle in here Title in here 系统集成在线感知单点登陆 流程管理 知识管理功能特点，实现了工作流管理、邮件管理、任务管理、知识管理、新闻公告管理、会议管理、组织管理和应用集成等功能。

E3协同软件充分地体现了4C价值，即：连接（Connection），连通各级组织和个人；沟通（Communication），协同工作的基础；协作（Collaboration），以工作流为基础的协同工作；控制（Control），工作过程的监督控制。

➢移动应用E3协同软件提供了基于移动终端（包括短信、WAP和手机客户端等）的一体化解决方案，使用者能够通过移动终端随时随地的接入协同办公系统，实现相关业务处理，如公文处理、邮件提醒、企业通讯录查询、审批处理、公告提醒等功能，解决了员工不上网就无法办公的局限，通过移动办公应用，提高企业组织的协同效率。

➢即时通讯即时通讯（E点通）系统以“实时通信、统一消息、统一管理”为目标，集成了传统即时通讯工具具有的在线文字交流、语音视频、文件传输等应用，实现了企业内部信息沟通的通畅。

同时，还能够与协同办公等企业信息化应用无缝集成。

3.2 产品架构E3协同办公系统涉及的管理领域：工作流管理WFM、知识管理KM、办公自动化OA、电子文档管理EDM。

协同软件以平台化协同应用模式，为用户单位提供个人办公、知识管理、新闻管理、会议管理、资源管理、行政管理等各类协同管理解决方案。

3.3 主要功能3.3.1 待办事宜以人为中心，将协同平台中需要用户进行相关查阅或者处理的集成中心，支持新闻、公告、邮件、待办批复和会议提醒功能。

能够将个人的待办的事务进行分类管理，并以消息弹出框、声音、手机、电子邮件等方式，在办公门户界面上出现提示信息，以提醒用户需要办理的工作内容。

3.3.2 工作管理工作管理能够实现企业相关管理人员对日常工作的监控和反馈，也能够支持临时任务的分配和监督。

主要功能包括：日程管理日程管理功能是为了提高员工工作效率合理制定工作时间、工作量而设定的功能。

通过我的日程管理功能可以对员工和用户本人的日程工作进行规划和安排，使用户在工作中有针对性、有目的性、有次序的开展各项工作。

日常安排分为个人事务和公共事务两种，结合日历视图功能进行展示，单击日历中某一天可以进入日程管理界面，可以新建事务，并在日程事务给出事务的状态、起始结束时间、事务内容、事务紧急度等信息。

日程管理中具有备忘功能。

公共事务所有员工均可以看到，个人事务只有当事人可以查看。

日志、任务员工通过工作日志管理系统，可每天记录工作内容，及时反馈信息与沟通。

部门领导可查看本部门员工日志，最高领导可查看所有日志列表，也可按部门查询日志。

用户可对自己当天的日志进行修改删除，历史日志内容不能删除；管理人员或部门经理使用日志查询功能，可随时查询指定部门员工的工作日志情况，及时了解员工每天的工作情况。

任务的填写支持上级分配夏季员工，也支持夏季员工填写任务，上进行审核；通过任务日志的填写能够实现工作完成情况和监控；上级领导能够对任务日志进行审阅并填写批复意见，任务执行人能够随之了解到任务执行时相关领导的审阅情况。

3.3.3 流程管理工作流技术，是一种实现协同应用的前沿技术。

它实现了业务流程自动化，同时在BPM 流程再造方面提供解决方案。

协同办公系统提供了完全可定制的工作流引擎，各项工作的流程可以根据企事业单位实际工作规范进行配置。

系统管理员无需编程便可灵活自定义出符合各种业务特征需求的流程，流程数量不限，调整灵活，能完全适应未来的需求发展及变化。

而且从工作流规划、设计、授权、运行，调整、以及监控和管理，动态地反映一个完整的业务处理过程。

协同办公系统中的工作流管理，具有表单和流程定制功能。

可以根据企业的需要，定制各种行政审批类流程、人力资源类流程、财务管理类流程、采购管理类流程以及各种电子商务交易流程；同时配合权限进行管理；且流转过程中如涉及组织架构、职位变更，流程可按新的组织架构和新职位流转。

通过工作流引擎、表单设计器的灵活自定义配置，以表单管理及流程管理为基础，可涵盖自愿申请、设备申购、人力资源、财务报销、日常报送等工作领域，组织单位内部涉及到协同审批流转的时候都可以通过该功能来完成。

流程设计提供完善的权限设置，管理员可根据实际需求对流程的任意一个节点指定相关人员有操作权限，并对操作动作进行限制。

在流程流转过程中，流程发起人可以实时监控流程的走向、状态、处理结果，从而提供协同办公的工作效率。

3.3.4 资源查阅3.3.4.1 知识管理知识管理包含企业知识库、制度规范，可无限极划分子目录。

企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，知识管理是利用集的智慧提高企业的应变和创新能力。

知识管理包括几个方面工作：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。

在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，将分散于企业每个员工的知识资料有效管理，构建科学、规范的企业电子资料库，避免知识流失，实现企业智慧这一无形财富的积累，有助于企业做出正确的决策。

主要功能包括：➢建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递；➢把分散在企业各处的基础知识科学联系起来构成一个整体的知识库，员工通过知识库可以快速查询并使用所需知识，实现知识的快速获取和高效传播。

3.3.4.2 档案管理我们对档案的管理分为企业档案和协同档案两大方面。

企业档案为手动建档，可以按照不同的目录划分访问权限，也可对单个文档设置响应可访问人员。

协同档案主要记录协同办公平台的电子公告、会议管理信息，方便日后查阅。

3.3.5 会议管理会议管理系统是以会议安排中的事务作为参照。

以电子化手段对会议的发起、会议的审批、会议的安排等相关事务工作进行管理。

●会议管理：会议管理页面默认显示当天的会议室使用情况，有会议的时间段用橘黄色背景显示；●会议起草：可以填写会议标题、召开时间、所用会议室及地点、主持人以及参会人员等，然后进行会议的发布，同时可实现短信提醒所有参会人员；●会议列表：显示所有本人保存或者发布的会议，可实现查看会议详细信息，对未发布会议进行重新编辑修改、发布等功能；●会议浏览：可查看所有本人参与的会议，同时可根据不同条件对已参与会议进行模糊查询；●未召开会议：显示需本人参与还未召开的所有会议，可根据不同条件进行模糊查询；●会议纪要：针对已召开的会议进行主要内容的记录，并且可归档到相关的会议档案库；会议室管理：显示公司现有的会议室及相关的信息，可自定义会议室信息，显示会议室占用情况。

3.3.6 车辆管理车辆管理包含车辆登记、车辆调度、调度查询、车辆维修以及车辆加油进行管理。

可对所有车辆的基本信息进行查阅与管理，如查看车辆状态、加油、维修等相关情况。

3.3.7 组织管理针对企业组织架构等数据进行统一管理，满足公司的组织架构及人员信息实现集中的管理，包括组织架构设计、职位信息管理、员工人事档案信息、职务角色、联系信息等。

3.3.8 信息沟通3.3.8.1 即时通讯（E点通）目前员工之间通过qq或msn方式相互联系，传送文件等操作存在安全隐患，为此协同办公系统应提供内网即时通讯工具，自动按公司组织架构及部门列示好友名单，提供发送信息、传送文件等功能。

员工登录进协同办公系统之后，即时通讯工具为员工自动登录。

单点登陆：实现只要登录E点通就可以一路畅通的实现客户端上的单点登录到协同办公系统中，减少了登陆系统频繁登记用户和密码的繁琐，并且保证了企业用户的实时在线；能够将企业原有的财务系统、CRM系统、HR系统、办公系统、门户系统等无缝的融合到E点通中。

与协同办公集成应用:E点通系统能够实现和协同办公系统的完整集成，组织架构与OA同步，用户无需登陆到协同办公系统，直接在E点通客户端即可完成相关业务操作，包括：工作流发起、邮件管理、消息与邮件及时通知等。

即时通讯工具以“实时通信、统一消息、统一管理”为目标。

以网络为基础，将通讯技术与计算机软件技术融合，集成了文字、语音、数据业务，将不同网络中的数据相互转化，统一呈现给用户。

3.3.8.2 电子邮件邮件系统是基于WEB界面的基于数据库的网络邮件系统。

邮件功能使用户能够在统一的界面中完成电子邮件服务，包括：收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮箱管理。

收件人可按部门和角色进行选择，可以随邮件带任意多个附件，并可以在线编辑图文格式的邮件。

用户在邮箱管理中可以自定义文件夹，并可以通过对邮箱、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询。

电子邮件功能使用户能够在统一的界面中完成电子邮件服务，包括收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮箱管理。

收件人可按部门和角色进行选择，可以随邮件带多个附件。

并可以通过对邮箱、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询。

3.3.8.3 问卷管理问卷管理可对公司内部重大新闻、事件，以及企业领导、员工关心事物进行调查，取得相关人员信息反馈，体现企业的人性化管理和对员工的人文关怀。

3.3.8.4 新闻公告用于在单位内部发布各种新闻、通知、公告等。

通过设置系统的权限，可以向特定的用户群推送各种公共信息。

主要功能包括：可以按日期、标题、作者进行排序；最新公告和新闻能够在门户中进行灵活发布。

用户根据权限可控制发布各类新闻和公布；公告栏内信息与部门权限相结合，每个部门人员所看到公告信息可以不一样。