文件档案管理办法
文件档案管理制度
文件档案管理制度一、引言随着信息化时代的到来，各种电子文件和纸质档案的数量不断增长，如何有效地管理和保存这些文件档案成为了一个重要的问题。
为了规范组织内文件档案的管理，提高工作效率和信息安全性，制定一套完善的文件档案管理制度是非常必要的。
二、文件档案管理的目标1. 提高工作效率：通过规范的文件档案管理制度，可以快速找到需要的文件，避免时间和资源的浪费。
2. 保证信息安全：合理的文件档案管理制度可以确保文件的机密性和完整性，防止信息被泄露或篡改。
3. 促进信息共享：有效的文件档案管理可以提高信息的共享和传递效率，减少信息孤岛现象，增强团队协作能力。
三、文件档案管理制度1. 文件分类和命名规则（1）根据文件性质和用途进行分类，比如行政文件、财务文件、人事文件等。
（2）采用统一的文件命名规则，包括日期、文件标题、编号等信息，以便于追溯和管理。
2. 文件档案的存储和整理（1）建立合适的存储设施，包括电子文件服务器、文件柜和保险柜等，确保文件档案的安全和完整。
（2）采用合适的文件整理方法，如按照时间顺序、按照项目分类等，便于检索和管理。
3. 文件审批和流转（1）建立完善的文件审批流程，明确各个环节的责任和权限，确保文件的合法性和有效性。
（2）使用电子审批系统进行文件审批，减少纸质流转，提高审批效率。
4. 文件档案的保密措施（1）建立文件保密级别制度，根据文件的机密性确定保密级别，并采取相应的措施进行保密。
（2）加强对电子文件和纸质档案的访问权限管理，确保只有授权人员可以查看和修改文件。
5. 档案销毁和归档（1）制定文件档案的保管期限，根据规定时间对文件进行归档或销毁，避免文件的无效积累。
（2）采用安全可靠的方法对纸质档案进行销毁，如碎纸机或专业公司的档案销毁服务。
四、文件档案管理的责任分工1. 档案管理员：负责文件的存储、整理和归档工作，保证文件的安全和完整。
2. 部门负责人：负责制定和执行文件档案管理制度，并对本部门的文件档案管理负责。
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
文件的档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整、安全、有序，提高文件档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件档案的管理，包括但不限于文书档案、技术档案、财务档案、人事档案等。
第三条文件档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件档案的齐全、完整，不得遗漏、损坏或丢失。
2. 安全性原则：采取有效措施，确保文件档案的保密性、真实性、准确性。
3. 可靠性原则：确保文件档案的查阅、利用方便，信息准确可靠。
4. 有效性原则：提高文件档案管理工作的效率，促进公司各项工作的发展。
第二章组织与管理第四条公司设立文件档案管理办公室，负责公司文件档案的全面管理工作。
第五条文件档案管理办公室的主要职责：1. 制定、修订文件档案管理制度，并组织实施。
2. 负责文件档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。
3. 负责文件档案的保密、安全、鉴定和销毁等工作。
4. 负责文件档案信息化建设，提高文件档案管理效率。
第六条公司各部门应指定专人负责本部门文件档案管理工作，配合文件档案管理办公室开展工作。
第三章文件档案的收集与整理第七条文件档案的收集应遵循以下要求：1. 严格按照文件档案管理制度规定的范围、标准进行收集。
2. 收集文件档案时，应确保文件档案的完整、真实、准确。
3. 收集文件档案时，应做好文件档案的编号、登记等工作。
第八条文件档案的整理应遵循以下要求：1. 按照文件档案的种类、形成时间、内容等进行分类整理。
2. 对文件档案进行编号、编目、归档等工作。
3. 对文件档案进行鉴定，剔除无保存价值的文件档案。
第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管应遵循以下要求：1. 文件档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗、防虫蛀的场所。
2. 文件档案的保管应实行分类存放、分柜保管、分档查阅。
3. 定期对文件档案进行检查，确保文件档案的完好无损。
文件档案管理制度
文件档案管理制度一、制度目的本制度是为了规范文件档案的管理，确保文件的及时、准确、规范的流转，保障公司利益及安全，对公司及员工负责。
二、适用范围本制度适用于公司内所有文件档案的管理。
三、文件档案的管理1.文件的归档•文件原则上由负责人或指定人员进行归档。
•文件根据文件编号的大小及其重要性、时效性进入不同层次的文件柜中。
•同一编号的文件不得重复建立，文件名称必须准确无误。
•如果文件编号、名称发生更改，必须同时更改文件柜及统一档案体系中该文件的编号及名称。
•文件插入后应按插入时间进行排序并做好标识，以便随时查找。
•文件应定期检查，并查找是否有遗漏、错放、混淆现象。
2.文件的使用•所有文件必须查询后再使用，如果要借出，必须填写借阅申请或交接单等借阅管理手续，并承担借阅责任。
•当日文件的借出时间不得超过半天，三日以上文件借出时间不得超过一个月，超期必须申请续借或归还，如无特别情况，不得续借超过一个月（各部门负责人有权决定是否续借）。
•使用后的文件必须及时归还，如因工作需要须长时间留存的需填写延长使用申请，经有关部门批准后方可继续使用。
3.文件的销毁•已经不需要的文件、档案必须进行销毁，包括打孔、切割、烧毁等方式。
•涉及重要事项的文件、档案，必须经有关领导审批后，交由专人按规定销毁。
四、文件档案保管责任人1.取得本制度适用范围内的文件档案保管责任人必须先接受有关部门关于文件档案管理的有关培训后，方可上岗。
2.文件档案保管责任人必须认真遵守文件档案管理制度及安全规定，如有违反，必将承担相应的管理责任。
3.文件档案保管责任人应主动加强与本单位其他部门之间的联系、沟通，保证文件档案流转的及时、准确、全面。
同时应当加强本身的保密意识，保护涉密信息的安全。
五、文件档案管理的监督1.各部门要制订具体的文件档案管理制度，组织实施，并按规定定期检查，对违反有关文件档案管理制度的单位和个人，要及时采取纠正措施。
2.公司设立文件档案管理监督部门，负责对文件档案管理情况的检查监督。
档案管理办法细则
档案管理办法细则第一章总则第一条为了规范档案管理工作，保障档案的安全、完整和便捷使用，提高机关档案工作效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，制定本《档案管理办法细则》。
第二条本细则适用于各级机关的档案管理工作。
第三条档案管理应当坚持依法管理、分类管理、综合管理、科学管理的原则。
第二章档案的分类和归档第四条档案按照机关性质、功能、时效等因素，进行分类存放。
第五条档案分为以下几类：机关文件、会议纪要、办公通知、工作报告、调研报告、规章制度、重要决策文件等。
第六条档案应当按照规定的格式整理、装订，并标明档案编号和归档日期。
第七条归档后的档案应当密封妥善保存，防止丢失、损坏和篡改。
第三章档案的管理权限第八条机关应当设立档案管理部门，负责档案的管理和维护工作。
第九条档案管理部门应当具备相应的人员和设备，并定期进行档案管理培训，提高工作效率和质量。
第十条档案管理部门应当制定和实施档案管理制度，明确各个环节的责任和权限。
第四章档案的借阅和利用第十一条机关工作人员有查阅和利用档案的权利，但需按照相应程序申请和办理手续。
第十二条档案的借阅和利用应当遵循保密原则，不得泄露涉密信息。
第十三条机关工作人员申请借阅档案，应当填写借阅申请表，并经过主管部门审核批准。
第十四条档案借阅期限一般不超过30天，逾期需重新申请。
第五章档案的移交和销毁第十五条档案移交需提前进行准备工作，包括整理、清点、编制移交清单等。
第十六条档案移交时应当制作移交登记表，并由双方共同签字确认。
第十七条档案移交时应当填写移交清单，详细列明移交文件的名称、数量和日期。
第十八条档案移交后，移交方应当从系统中删除相应记录并备案。
第十九条档案销毁需经过合法程序，包括审核、审批、公告等环节。
第六章档案安全管理第二十条档案管理部门应当加强档案安全意识的培养和宣传，组织开展安全保密活动。
第二十一条档案室应当配备安全设施，包括摄像监控系统、门禁系统等，确保档案的安全。
文件档案管理制度规定
文件档案管理制度规定为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。
那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（精选篇1）一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。
文件档案管理制度规定（精选篇2）第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。
第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（精选篇3）一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
文件档案管理制度
文件档案管理制度第一章总则第一条为了加强文件档案管理，保障文件档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本公司文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。
第三条本公司文件档案管理工作应遵循完整性、准确性、系统性和保密性原则，确保文件档案的真实性、合法性和有效性。
第四条公司设立文件档案管理组织，负责公司文件档案的管理工作。
公司文件档案管理员负责组织实施本制度。
第二章文件档案的收集与归档第五条公司各职能部门、分支机构应按照职责分工，负责收集、整理本部门在工作中形成的文件档案。
第六条文件档案管理员应定期对各部门收集的文件进行审核，确保文件材料的完整性、准确性和系统性。
第七条文件归档应按照文件的性质、类型和形成时间进行分类，确保文件归档的有序性。
第八条文件归档应遵循“谁产生、谁归档”的原则，各部门应在文件形成的次月底前将归档文件移交文件档案管理员。
第三章文件档案的保管与利用第九条文件档案管理员应按照文件档案的性质、重要程度和保管期限，合理设置文件档案的存放位置，确保文件档案的安全。
第十条文件档案管理员应建立健全文件档案的查阅制度，明确查阅范围、查阅程序和查阅权限。
第十一条文件档案的查阅应实行登记制度，查阅人应填写查阅登记表格，经文件档案管理员同意后方可查阅。
第十二条文件档案的利用应遵循保密原则，确保文件档案的安全和合法利用。
第四章文件档案的销毁第十三条文件档案的销毁应严格按照国家有关规定和公司销毁程序进行。
第十四条文件档案的销毁申请应由各部门负责人提出，经公司领导批准后，由文件档案管理员组织实施。
第十五条文件档案销毁时，应由文件档案管理员、申请部门负责人和监销人员共同见证，确保销毁过程的合规性。
第五章文件档案管理员的职责第十六条文件档案管理员负责公司文件档案的管理工作，包括文件收集、整理、归档、保管、利用和销毁等。
文件档案管理办法
文件档案管理办法文件档案是组织和个人工作中不可或缺的重要资源，在信息化时代的背景下，文件档案管理的科学性和高效性对于组织机构和个人来说更加重要。
为了规范文件档案的管理，提高工作效率和信息安全性，制定并严格执行文件档案管理办法势在必行。
一、文件档案的分类与归档为了有效管理和检索文件档案，首先需要对文件进行分类和归档。
根据文件的内容、形式和重要性等因素，可以分为行政文件、财务文件、技术文件等多个类别。
归档时，应根据文件的类别和时间进行编号和整理，确保每个文件都能被迅速找到。
同时，对于机密文件和重要文件，还需要采取特殊的存储和保护措施，确保其安全性。
二、文件档案的保存期限和销毁不同类型的文件档案有着不同的保存期限。
根据相关规定，应将文件档案的保存期限明确，并在到期后及时进行销毁。
在保存期限内，应对文件档案进行定期检查和整理，及时清理并存档到合适的位置。
而在销毁文件档案时，则需要按照规定的程序和方式进行，以防止任何意外情况发生。
三、文件档案的数字化管理随着信息化发展的趋势，数字化管理已经成为现代文件档案管理的重要方式。
通过将文件档案数字化，可以方便文件的查找和共享，减少了纸质档案管理的时间和空间成本。
数字化管理还可以提高文件档案的安全性，通过设置权限和备份等措施，可以有效保护重要信息不被恶意窃取或丢失。
四、文件档案的访问控制对于涉及个人隐私或机密信息的文件档案，必须实施严格的访问控制措施。
通过建立权限管理系统，只有具备相应权限的人员才能访问和操作相关文件。
同时，还需要记录每个人对文件档案的操作，以便于追溯和审核。
这样可以确保文件档案的安全性和可靠性，避免信息泄露或滥用。
五、文件档案的备份与恢复在文件档案管理中，备份和恢复是必要的安全保障措施。
定期对文件档案进行备份，将其存储到独立的设备或云存储中，并定期验证备份的可靠性。
一旦发生数据丢失或损坏的情况，可以及时进行数据恢复，以确保文件档案的完整性和可用性。
文件、档案资料管理制度
文件、档案资料管理制度（实用版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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档案管理办法
档案管理办法第一章总则第一条根据档案法及其配套实施办法相关规定，本单位档案管理应遵循统一管理和归口分类相结合的基本原则，将档案的形成和积累纳入部门工作计划、纳入工作流程，纳入管理人员的岗位职责，通过对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和编研，达到规范档案管理和确保档案完整、安全、便于综合利用的目的。
第二条行政办公室负责本单位性各类档案资料的收集、整理、利用和归档管理。
各部门分别负责本部门档案资料的收集、整理、利用和归档管理。
第二章档案的收集归档第三条收集归档范围1．文书档案：有外来文件、内部文件、法律法规、合同协议、标准化建设文件等。
2．声像实物档案：有单位以上主要负责人检查指导工作等重大活动、重大会议所拍摄的照片、录像，还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。
3．人事劳资档案：有人事合同、岗位调配、专业技术职务变动以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料，教育培训方面，有员工教育和培训的文件材料等。
4．财务管理档案：有财务管理中的各种凭证、帐簿、报告和文件等。
5．设备仪器档案：有设备仪器的说明书，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。
6．行政管理档案：有工程图纸等基础性的文件材料、工程设计、施工、验收等文件材料。
办公用品和生活用品、物资、原材料采购、保管、出入库管理中形成的各种文件材料。
通讯设备、网络资源、环境绿化等过程中所成的文件材料。
7．安全档案：安全培训、检查等工作中形成的文件材料。
8．餐饮档案：菜谱、食品出入库等餐饮工作中形成的文件材料。
9．社工档案：有咨询记录、评估记录、服务合同以及服务过程中形成的重要记录等。
10．医疗护理档案：健康档案、病历、治疗方案、护理记录、交接记录、病案档案、门诊记录、处方记录、医疗科研档案等文件材料。
11．党、工、团档案：在各项工作中形成的文件材料。
第四条收集归档时间1．文件、人事劳资、统计、物资、安全、教育培训、行政、医疗护理等工作中形成的文件材料，由归口部门负责收集整理，在第二年第一季度完成整理归档工作。
文书档案管理细则（精选16篇）
文书档案管理细则（精选16篇）文书档案管理细则篇1为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.一、文书档案管理体制1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.二、文书档案管理职责1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.三、文书档案兼职档案员职责1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.四、文件材料的收集和归档1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.五、文书档案的归档范围和保管期限1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为20xx年至50年,短期为20xx年以下.3.确定档案保管期限的原则:3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.六、文书档案整理要求1.整理原则归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.2.质量要求2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.3.整理方法3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如20xx-01-09.3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.3.15 备注:注释文件需要说明的情况.3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".七、文书档案的归档1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.八、文书档案的保管和利用1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.九、文书档案的鉴定和销毁1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.十、奖励和处罚1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行. 文书档案管理细则篇2第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。
文件和档案的管理制度
文件和档案的管理制度一、总则为规范文件和档案的管理，提高文件和档案的利用效率，确保工作的顺利开展，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于全公司所有部门和单位的文件和档案管理工作。
三、文件管理（一）文件的种类公司文件分为行政文件、业务文件和财务文件三类。
1. 行政文件：包括公司领导决策的文件、规章制度和通知公告等。
2. 业务文件：包括部门内部和与外部单位进行业务往来的文件。
3. 财务文件：包括公司资金往来、开支和结算等相关文件。
（二）文件的编号、归档和管理1. 文件的编号：所有文件都必须编号，编号规则由全公司统一制定。
2. 文件的归档：归档时需按照文件的性质、时间和重要性进行分类整理，确保方便查阅和管理。
3. 文件的管理：公司要建立文件管理系统，制定文件管理规定，规范文件的存储、借阅和销毁等管理程序。
（三）文件的保管1. 保管地点：公司要设置文件保管室，对文件进行专门保管。
2. 保管措施：对公司重要文件要采取防火、防潮、防盗等保管措施，确保文件完整无损。
3. 文件备份：公司要定期对重要文件进行备份，确保文件不会因为意外事件丢失。
四、档案管理（一）档案的归档和整理1. 档案的归档：归档时需按照档案的年度、部门等进行分类整理，确保方便查阅和管理。
2. 档案的整理：定期对档案进行整理，删除无用档案，确保档案的整洁和有序。
（二）档案的借阅和归还1. 借阅手续：借阅档案需填写借阅申请表，经主管部门批准后方可借阅。
2. 归还要求：借阅档案应按期归还，如有延期需要，需提前申请并获得批准。
（三）档案的保管1. 保管地点：公司要设置专门的档案室，对档案进行专门保管。
2. 保管措施：对档案要采取防火、防潮、防盗等保管措施，确保档案完整无损。
3. 档案备份：公司要对重要档案进行备份，确保档案不会因为意外事件丢失。
五、档案的销毁公司要制定档案销毁规定，对已经失去利用价值的档案按规定的程序进行销毁处理，确保档案不会被他人窃取或滥用。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
文件档案管理制度(7篇)
文件档案管理制度(7篇)文件档案管理制度(7篇)而今社会,需要规章制度的地方越来越多,为了规范工作的管理,对于文件档案的管理也需要制度的设立。
想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度内容7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度【篇1】1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案存毁的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
文件档案管理制度【篇2】一、一般1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。
2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。
3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。
二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。
具体包括：1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求2)开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表3)产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。
办公室档案管理办法(精选8篇)
办公室档案管理办法（精选8篇）办公室档案管理方法篇1为加强校讨论生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际状况，特制定本制度。
一、立卷、归档第一条各部门平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必需仔细做好。
其次条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。
办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条文件立卷归档范围。
凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。
第四条立卷的原则。
遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。
第五条立卷方法。
依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。
将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。
将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。
依据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
5、保管期限分为永久、长期、短期三种。
(1)永久保存。
凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。
(2)长期保存。
凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。
长期保存为20xx年至50年。
(3)短期保存。
凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。
短期保存为20xx年以下。
第六条文件的组合。
组合的基本作法如下：1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。
同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作方案、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。
5、特别性文件材料，可依据详细状况进行组合。
文件档案管理制度
文件档案管理制度第一章总则第一条为了规范和加强文件档案管理工作，提高管理效率和服务质量，保障国家和企业利益，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于所有公共机构和企业单位的文件档案管理工作。
第三条文件档案管理应遵循“依法、科学、规范、保密”的原则。
第二章文件档案管理的组织和领导第四条文件档案管理应建立健全的领导机构，确定负责文件档案管理的专门机构或专职人员。
第五条文件档案管理领导机构应当定期召开会议，研究文件档案管理工作中出现的问题，制定解决方案。
第六条文件档案管理领导机构应配备专业技术人员，提高文件档案管理水平。
第三章文件档案管理的基本要求第七条文件档案管理应当严格遵循国家有关法律法规，严格按照国家标准和规范进行管理。
第八条文件档案管理应当对文件进行分类、编号、装订，便于查找和检索。
第九条文件档案管理应当根据文件的重要性和保密级别予以分类存放。
第十条文件档案管理应当建立健全的档案管理制度，制定档案管理规范和工作流程。
第四章文件档案管理的具体工作第十一条文件档案管理应当建立健全的文件档案管理系统，包括档案管理软件和硬件设备的建设。
第十二条文件档案管理应当进行文件的定期整理和清理，及时处理过期的文件，避免文件过期造成的管理混乱。
第十三条文件档案管理应当对文件进行定期的检查和审查，防止文件的遗失和损坏。
第五章文件档案管理的保密工作第十四条文件档案管理应当遵循保密管理原则，严格保密有关文件。
第十五条文件档案管理应当建立健全的保密制度，对涉密文件进行严格管理和控制。
第六章文件档案管理的利用和服务第十六条文件档案管理应当为用户提供全面的档案服务，包括文件的查询、借阅、复印等。
第十七条文件档案管理应当建立健全的文件查询和借阅制度，及时为用户提供所需文件资料。
第七章文件档案管理的监督和检查第十八条文件档案管理领导机构应当对档案管理工作进行定期的检查和督导，发现问题及时纠正。
第十九条文件档案管理领导机构应当定期对文件档案管理工作进行评估和考核，对工作业绩进行奖惩。
文件档案使用管理制度
文件档案使用管理制度一、总则为规范文件档案的管理与使用，维护公司的信息安全和知识产权，提高工作效率和透明度，特制定本《文件档案使用管理制度》。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有员工及外来访客在公司办公区域的文件档案管理与使用。
三、文件档案的分类1.基础档案：包括公司日常经营和管理活动中产生的各类文件，如合同、报告、凭证等。
2.项目档案：指公司实施项目过程中产生的相关文件，包括立项申请、方案设计、执行计划等。
3.部门档案：指各部门内部产生并使用的文件，如文件交接、工作计划、绩效考核等。
4.管理档案：指公司管理机构形成并使用的各类文件，如制度文件、办公通知、会议纪要等。
四、文件档案的管理1.文件档案的归档要求：（1）所有文件档案均应按照规定的分类标准进行分类、整理，并按照年度进行归档。
（2）文件档案的标题、编号、日期等信息应填写完整明确，方便查询和利用。
（3）文件档案应按照一定的存放顺序进行整理、装订，确保档案的完整性和安全性。
2.文件档案的借阅与使用：（1）员工在需要使用文件档案时，应先向所在部门或档案管理人员提出借阅申请，并填写借阅单。
（2）借阅文件档案应履行签署借阅协议，保证借阅档案的安全与保密。
（3）借阅文件档案的使用范围仅限于工作需要，不得擅自传播、泄露档案内容。
（4）借阅文件档案后应按时归还，不得以任何理由擅自滞留档案。
五、关于数据档案的管理1.数据档案的备份与归档：（1）公司重要数据档案应进行定期备份，并按照一定的存储规范进行归档。
（2）数据档案的备份应采取多层次的策略，确保数据的安全性和可用性。
（3）备份数据档案的存储位置应选择安全可靠的地方，避免被不安全因素破坏。
2.数据档案的安全保密：（1）公司内部数据档案及个人数据信息需严格保密，不得擅自外传或泄露。
（2）数据档案的存储设备和网络传输应采取加密措施，确保数据的安全性和完整性。
（3）数据档案的访问权限应根据员工工作需要进行设定，避免数据被非法访问。
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文件档案管理办法
一、总体要求
1、档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备
查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。
按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。
2、年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年
的文件材料按要求整理立卷。
二、整理原则
1、遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
2、分类：一般按时间（年度）一问题分类。
3、排列：按形成时间顺序，结合事由进行排列。
4、编目：立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。
目录内容包括：件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。
5、装盒：将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。
6、形成档案后统一按年度编流水号。
档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。
三、文件管理办法：
（一）文件的发放：
（1）办公室各部门形成的且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。
需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部门领导书面写明发放范围、发放时间，签名后送综合管理部，由办公室负责人安排发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。
发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。
如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
（二）文件的更改：
（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属领导签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人，但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
（三）文件的换页：
（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部门经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间。
（四）文件的回收、作废：
（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人安排原发放人予以回收。
（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
（五）其它规定：
（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到公司各职能部门领导人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
（3）任何文件相关部门负责人接收后必须传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。
不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。
保存期限为三年。
四、档案管理制度
（一）档案管理制度
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
（二）档案统计制度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
（三）档案安全保密制度
1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
（四）档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅公司、董事长办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经相关负责人批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
（五）档案室管理制度
1、档案室是保存档案的重要地方，非相关工作人员严禁入内。
2、档案室严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、档案室门要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、档案室内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
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2012年5月18日。