物业企业信息化现况分析报告
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物业企业信息化研究报告
信息化是公司未来发展的必然趋势,但由于信息化涵盖的内容比较广,小到开始使用EXCEL进行电子做账,大到物业企业的信息系统涉及到公司所有部门、所有岗位日常工作的电脑化都可以算得上是信息化的一部分。所以根据公司业务范围的不同、人员素质的不同、管理者意识的不同,物业企业的信息化程度也会不同。
通过近期对公司的了解,以及与总部IT部门的沟通,下面将从人员、系统、职权、设备、安全、问题和期望等方面阐述一下物业企业信息化的现况。
一、关于IT部门
信息化过程中,IT部门的定位最终会影响到各信息项目的成败,而项目经理的水平却只是第二因素。由于在很多企业中,IT部门的人员往往都不多,所以为了节省开支,很多企业会将IT部门归属于某个职能部门之下,比较常见的有行政部、财务部、生产部等等。物业企业都知道,信息化讲究的是整体规划,分步实施,而各部门在提需求时往往都是立足于本部门的利益,这样就不可避免的与其它部门的利益和需求产生冲突。而对于这种冲突能够在技术上给出合理建议的部门就只有IT部门。如果这个时候IT部门的定位是在某个职位部门之下的话,那最终的建议结果就很可能会有所偏向。信息项目的成败就显而易见了。
一直以来,物业企业的IT部门(信息管理中心)的定位就处在一个非常合理的位置。但由于人力的不足,所以物业企业的信息管理中心一直没有发挥出【管理】的作用,相信大家一提到IT部门,更多的是想到【网管】这个词,维护工作几乎就成了IT部门的所有。
所以,如何让IT部门真正发挥出【管理】的作用是目前的首要工作;为此,物业企业必须重新整理IT部门的职权,并将各职权归属到合理的岗位,将以前应该IT部门做但没能力去做的事集中起来,让IT部门成为名符其实的【信息管理中心】。
二、关于机房及IT设备
机房是信息化建设的重中之重。信息化的关键就在于【整合】二字,如果要做到整合,就必须构建信息数据中心,将关键的服务器、数据库统一安置,统一管理,形成物业企业常说的【数据仓库】的概念。所以一般在进行装修时,物业企业就必须考虑弱电线路的布线问题。所以说机房的建设其实是个规划问题,而不仅仅只是满足于眼前的应用问题。
物业企业的机房虽然已经有了,但也只能满足于简单的日常工作。对于日后的信息项目的推行要求还有很大的差距,具体体现在如下几个方面:
1、服务器、数据没有统一安置在机房内;
2、没有设置文件服务器及域服务器;
3、网络线路存在中转问题,没有直接从机房拉到终端;
4、网络安全及网络管理设备配置不够;
5、网络带宽不够,不足以支撑过多的异地接入服务;
6、灾备措施几乎没有;
7、机房的恒温、恒湿、防尘、监控做得不到位。
由于物业企业现在并不处于重新建设、重新规划的阶段,现在针对机房进行大规模的改造肯定是不现实的。所以物业企业同样也只能一步步的将线路进行调整、将服务器进行搬迁,再补上其它所欠缺的设备,慢慢构建起物业企业自己的数据中心。
三、关于信息安全
信息安全是信息化管理中的核心问题之一。企业信息化在带来效率上的提高、沟通上的便利、成本上的降低的同时,因数据和权力的集中而带来的信息安全问题也随之而来。例如大家经常会担心的信息安全问题如下:
1、公司的数据放在网上会不会被黑客攻击?
2、物业企业部门的资料放在服务器上会不会被其它部门的人看到?
3、物业企业的机密资料会不会被操作者用U盘、邮件、QQ等方式传给外面的人?
4、外面人员自带的电脑会不会用公司某位同事的网线接入物业企业的服务器,从而获取到物业企业的资料?
5、物业企业的服务器坏了,里面的资料怎么办?
等等还有很多安全问题,其中任何一种情况的发生对于物业企业来说可能都会是灾难性的。但经过近期的了解,物业企业的信息安全措施无论是在硬件配置上还是在软件控制上,几乎都是空白。这将会是物业企业未来信息化进程中最大的隐患。
四、关于信息系统
据初步了解,物业企业现正在应用成熟的系统只有财务的K3系统(总部与本部分开做账);OA系统虽已实施,但只应用了很简单的功能,对于工作流的应用暂时还没有;HR系统现正在推行过程中,已接近收尾阶段。至于其它信息系统(如服务、BI等)暂未实施。
但就算已有的几个系统现在也是处在各自为战的状况,相关的数据没有互通,即物业企业常说的【信息孤岛】,这肯定会加大日后数据维护的难度,同时浪费人力,也会增加数据出错的可能。
根据公司日后对信息化的要求,物业企业要将社区服务、内部管理、电子商务等平台全部应用起来,同时通过信息手段将各事业部、分公司、项目组的日常工作管理起来,并形成标准化;另外将物业企业的服务直接延伸到业主,将业主与其相关的政府服务部门的沟通渠道直接打通。对于这样远大的目标,物业企业首先要做的就是完善物业企业自身的信息化管理,建立共享、高效、安全、整合的基础数据信息平台。只有物业企业练好了内功,才会对日后的扩展提供强有力的支持,否则这反而将会成为未来发展的绊脚石。
为此,物业企业首要的任务就是尽快完结之前未完成的信息化项目,其目标不要求做到尽善尽美,只需要不影响日常运作即可;然后就是对现有信息系统(包括考勤、监控、通讯等系统)进行重新审视,对不符合未来信息整合的项目可以考虑暂停或更换,对于符合未来信息整合的项目可以先考虑应用,再考虑开发;从而一步步的完善物业企业内部的信息化管理。
五、关于程控交换系统
程控交换系统(PBX)即物业企业常说的电话系统,该系统也是企业信息化当中比较重要的一环,但同时也是容易被忽视的一环。原因主要是PBX系统与物业企业常说的IT系统在技术上不属于同一类,所以即使是学校的IT专业也很少会讲,所以很多网管并不具备PBX系统的管理技能。但PBX系统却与企业信息化的建设无法分开,这尤其会体现在企业形象的建立及成本的控制方面,PBX系统应用得好,直接可以为企业节省不少通讯成本。
据了解,物业企业的电话使用的是中国电信的汇线通业务,其性质其实就是在电信机房内架了个程控交换机,物业企业直接从电信机房内将电话线拉到各自的办公台上,这样做的好处只有一个,就是内部之间通话可以免费,但这个所谓的内部也仅限于该电信机房所能管辖的范围(如物业企业与总部之间通话可以免费,但物业企业与通话就无法免费),除此之外