档案的收集和整理规范
档案收集整理归档方案
档案收集整理归档方案档案是组织和个人在工作和生活中产生的各种文件记录的集合，是人们进行信息管理和知识传承的重要工具。
对于一个组织而言，档案的收集、整理和归档是一项重要的工作，它涉及到信息的保存、利用和传递，对于组织的正常运转和发展具有重要意义。
本文将介绍一种档案收集整理归档方案，旨在帮助组织高效地管理和利用档案。
一、档案的收集档案的收集是指将组织和个人产生的各种文件记录进行整理和归档的过程。
首先，需要确定档案的来源和种类。
档案的来源可以包括会议记录、报告文件、合同协议、工作日志等。
根据不同的来源，将档案分为不同的类别，如行政档案、财务档案、人事档案等。
其次，需要制定档案收集的流程和规范。
确定档案的收集时间和频率，明确责任人和操作步骤，确保档案的全面性和准确性。
最后，进行档案的收集工作。
根据档案的种类和来源，采用适当的方法和工具进行收集，如电子文档管理系统、纸质文件整理等。
二、档案的整理档案的整理是指对收集到的档案进行分类、排序和整理的过程。
首先，需要对档案进行分类。
根据档案的种类和内容，将档案进行分类，如按部门分类、按时间分类等。
其次，需要对档案进行排序。
按照一定的规则和标准，对档案进行排序，如按照文件编号、时间顺序等。
最后，进行档案的整理工作。
对于纸质文件，可以采用文件夹、标签等方式进行整理；对于电子文件，可以采用文件夹、文件命名等方式进行整理。
三、档案的归档档案的归档是指将整理好的档案进行存档和保管的过程。
首先，需要确定档案的存储位置和方式。
可以选择将纸质文件存放在专门的档案室或柜子中，同时可以使用电子文档管理系统将电子文件进行归档。
其次，需要制定档案的保管规范。
确定档案的保管期限和保密级别，明确责任人和权限，确保档案的安全和可控。
最后，进行档案的归档工作。
将整理好的档案按照一定的规则和标准进行归档，如编号、分类等。
四、档案的利用档案的收集、整理和归档是为了更好地利用档案。
档案的利用可以包括以下几个方面。
档案整理与归档规范流程
档案整理与归档规范流程1. 引言在现代企业和组织中，档案的管理对于保证信息的安全、提高工作效率和保障合法权益都起着至关重要的作用。
档案整理与归档规范流程是确保档案管理工作有序进行的基础，本文将介绍档案整理与归档的规范流程，包括档案整理的准备工作、归档的具体操作步骤以及档案管理后续的维护工作等方面。
2. 档案整理的准备工作在进行档案整理之前，需要进行一系列的准备工作，以确保整个流程的顺利进行。
2.1 制定整理计划首先，需要制定档案整理的计划。
这包括确定整理的时间节点、整理的范围和目标、需要整理的档案种类等。
制定计划的过程中，需要综合考虑实际需求和资源情况，确保整理工作能够高效完成。
2.2 分配整理任务根据整理计划，需要将整理任务分配给相关的工作人员。
根据工作人员的专业能力和熟悉程度，合理安排整理工作的分工，并明确各个人员的职责和权限。
2.3 准备整理工具和设备为了顺利进行档案整理，需要准备好必要的工具和设备。
这包括档案箱、文件夹、标签、扫描仪等。
同时，还需要为整理人员提供必要的培训，确保他们能够正确使用这些工具和设备。
3. 档案整理的具体操作步骤3.1 收集档案3.2 分类整理在收集到档案后，需要对档案进行分类整理。
这里可以根据档案的种类、时间、部门等进行分类。
对于纸质档案，可以采用文件夹、文件夹夹等方式进行分类，对于电子档案，可以采用文件夹、标签等方式进行分类。
分类整理的目的是为了方便后续的归档和检索。
3.3 清理修整对于已经整理好的档案，需要进行清理修整。
这包括删除无用的档案、整理松散的文件等。
同时，还要进行档案的防水、防火等保护措施，以确保档案的安全。
3.4 目录编制在档案整理完成后，需要对档案进行目录编制。
目录是档案管理的重要组成部分，可以方便后续的检索和利用。
在编制目录时，可以根据档案的分类和时间等制作索引表，并标注档案的关键信息。
4. 档案管理后续的维护工作档案整理和归档只是档案管理工作的起点，后续还需要进行档案的维护和管理工作，以确保档案的完整性和安全性。
档案管理制度
档案管理制度一、档案管理制度总则1. 制度目标：本档案管理制度旨在规范公司各类档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等全过程管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，服务于公司业务运营和决策参考，保障公司权益和信息安全。
2. 适用范围：本制度适用于公司内部所有部门产生的各类纸质、电子等形式的档案，包括但不限于行政文件、人事档案、财务资料、项目文件、合同协议、技术资料、知识产权资料等。
3. 管理原则：坚持依法依规、科学管理、安全保密、便于利用的原则，实现档案管理的规范化、标准化、信息化。
二、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应及时、完整地收集日常工作中产生的各类档案资料，确保档案的原始性、真实性，并在规定时间内提交至档案管理部门。
2. 档案分类与整理：档案管理部门应按照国家档案管理标准和公司实际情况，对收集到的档案进行科学分类、编码、装订、录入等工作，建立完整的档案目录索引。
三、档案保管与保护1. 档案保管：设立专用档案库房，配置适宜的保管设施，确保档案实体的安全。
电子档案应进行定期备份，确保数据的安全存储和恢复。
2. 档案保护：采取必要的防尘、防火、防水、防盗、防虫、防霉等措施，定期对档案进行检查，发现破损、变质等问题及时修复或采取其他保护措施。
四、档案借阅与利用1. 借阅权限：明确档案借阅权限，非公开档案须经相关领导审批后方可查阅，严格控制涉密档案的借阅范围和人数。
2. 借阅流程：制定档案借阅申请、审批、登记、归还等流程，确保档案借阅过程的规范、有序。
五、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：成立档案鉴定小组，定期对到期档案进行价值鉴定，确定档案的保存期限和处置方式。
2. 档案销毁：对失去保存价值或超过保存期限的档案，按照法定程序进行销毁，销毁过程应有记录，并由两人以上监销，确保档案销毁的合法性和安全性。
六、档案信息化建设1. 信息化管理平台：推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的在线检索、查阅、统计等功能，提高档案管理效率。
档案资料收集整理规范
档案整理规范一、档案的收集范围招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。
二、档案的收集整理责任主体招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责项目文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的项目档案移交完毕。
同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。
中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。
外地代理机构不得将档案资料带离本市。
招标人自行招标的项目档案由招标人保管。
三、档案的收集整理立卷要求招标采购项目档案按项目整理组卷，按照卷内文件目录（附件1）的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。
当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订。
（一）档案卷内文件目录的填写要求招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。
卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。
各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编；责任者：应填写文件形成者或第一责任者；文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；日期：应填写文件形成的时间---年、月、日；页数：应填写每件文件总页数；备注：可根据实际填写需注明的情况。
（二）卷内备考表的填写要求卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。
卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。
各项填写要求：本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；立卷人：案卷整理人签名；审核人：单位审核负责人签名；立卷时间：具体立卷的日期。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理工作规范是指在组织内对档案的收集、整理、保存和利用过程中，制定的一系列规定和标准。
它旨在确保档案的安全、完整和可用性，提高档案管理的效率和质量。
本文将从四个方面详细阐述档案管理工作规范。
一、档案收集规范1.1 确定收集范围：明确档案收集的对象、类型和时间范围，避免收集过多或不必要的档案。
1.2 规范收集流程：建立档案收集的流程和标准，明确责任人和时间节点，确保档案的及时收集和准确性。
1.3 完善档案登记：对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、来源、存放位置等信息，便于后续管理和利用。
二、档案整理规范2.1 分类整理：根据档案的性质、用途和形式等特点，进行分类整理，确保档案的有序性和易查性。
2.2 文件编目：对档案进行编目，包括文件题名、日期、责任者等要素，便于快速定位和检索。
2.3 质量检查：对整理后的档案进行质量检查，确保文件的完整性、准确性和可读性，防止遗漏或错误。
三、档案保存规范3.1 确定保存期限：根据法律法规和组织内部规定，确定不同档案的保存期限，避免过长或过短的保存时间。
3.2 选择合适的保存环境：根据档案的特性选择合适的保存环境，包括温度、湿度、光照等因素，确保档案的长期保存和安全性。
3.3 定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，防止损坏和丢失，及时进行维护和修复，保证档案的完整性和可用性。
四、档案利用规范4.1 制定利用规则：建立档案利用的规则和程序，明确档案利用的目的、权限和流程，确保档案的合法利用和保密性。
4.2 提供便捷的检索服务：建立完善的档案检索系统，提供便捷的检索服务，满足用户的需求。
4.3 加强档案宣传和培训：加强对档案利用的宣传和培训，提高用户对档案利用规范的认知和遵守程度，促进档案的有效利用。
总结：档案管理工作规范对于组织内的档案管理至关重要。
通过规范档案收集、整理、保存和利用等环节，可以提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全和可用性。
文书档案归档及整理规范
四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报
道；月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。）
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理，一般每份文件为 一件。
• 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； • 文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页
文在后； • 正文在前，发文稿纸、定稿在后。
六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列
• 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列； • 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时
间（或形成时间）的先后顺序进行排列； • 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进
行排列。
七、拟写题名
九、归档文件目录（式样）
序号
文号
责任者
题名
日期
页数 备注
文号：文件的发文号，若没有，不用标识； 日期：文件材料的形成时间，如：20180408；日期不全的，且考证不出 来的，用“0”填充，如：20180000； 页数：填写每件文件的总页数； 备注：填写需要说明的事项。
十、备考表
• 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情 况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
码； • 转发文与被转发文为一件； • 原件与复印件为一件；
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年
一本，一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、
函与复函等）独立成件，也可两者合为一 件；
六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
• 正文在前、附件在后； • 正本在前，定稿在后； • 转发文在前，被转发文在后； • 原件在前，复印件在后； • 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； • 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收
档案收集和归档工作规范
档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。
第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。
第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。
电子文件归档与纸质文件归档同步完成。
（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。
（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。
第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。
（二）归档文件应尊重全宗原则。
形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。
（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。
（四）归档文件必须完整、准确。
按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。
（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。
第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。
移交清册一式两份。
不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。
第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。
照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。
电子档案要与原数据一同留存。
第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。
业务档案收集整理制度范本
业务档案收集整理制度范本第一条总则为规范我单位业务档案的收集、整理和归档工作，确保业务档案的完整性、准确性和及时性，提高档案利用效率，根据国家档案法律法规和相关规定，制定本制度。
第二条档案范围本制度适用于我单位在业务活动中产生的各类纸质、电子档案的收集、整理和归档工作。
包括：1. 行政管理工作涉及的档案；2. 业务运营涉及的档案；3. 科研、技术开发涉及的档案；4. 财务、人事涉及的档案；5. 其他具有保存价值的档案。
第三条档案收集1. 各部门应明确档案责任人，负责本部门业务档案的收集工作。
2. 档案责任人应按照档案分类要求，及时收集、整理本部门产生的业务档案。
3. 各部门在开展业务活动时，应确保档案的完整性、准确性和真实性。
4. 各部门在收集档案时，应注明档案的来源、日期、作者等信息。
第四条档案整理1. 档案整理应遵循档案法律法规和相关规定，确保档案的完整、准确、真实、有序。
2. 档案责任人应按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案进行整理。
3. 档案责任人应确保档案的目录清晰、资料完整、装订规范、便于查阅。
4. 电子档案应按照电子档案管理要求进行整理，确保数据安全、可读性强。
第五条档案归档1. 各部门应在每季度末将整理好的业务档案提交综合档案部门。
2. 综合档案部门应设立专门的档案接收、登记、归档流程，确保档案的及时归档。
3. 综合档案部门应对归档的档案进行审核，确保档案的完整性、准确性和合规性。
4. 综合档案部门应按照档案分类、编号、存放要求，对归档的档案进行妥善保管。
第六条档案利用1. 综合档案部门应建立健全档案查阅制度，明确查阅流程、权限和责任。
2. 查阅档案时，应办理查阅手续，填写查阅申请表，经相关负责人批准后方可查阅。
3. 查阅人应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得损坏、涂改、抽取、拍照、复制档案。
4. 综合档案部门应定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁，销毁档案应经过审批程序，确保档案安全。
档案规范化管理
档案规范化管理档案规范化管理是组织和管理档案工作的基本原则和方法，目的是保证档案的安全性、便捷性和有效性，提高档案工作的效率和质量。
以下是档案规范化管理的内容和要求。
一、档案室建设与环境管理1. 档案室的位置选择应满足安全防火、防震、防盗等基本要求，保证档案的安全性。
2. 档案室的建筑和装修设计应合理，确保档案的保管环境符合要求，如保持适当的温度、湿度、光线等。
3. 设立严格的出入口管理制度，防止未经授权的人员进入档案室。
4. 定期对档案室进行整理和清洁工作，确保档案的整齐、干净。
二、档案收集与整理1. 档案收集应遵循“谁产生、谁保管”的原则，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案收集应分类、标识，形成档案目录和登记表，方便查找和管理。
3. 对于机要、涉密档案，应按照保密要求进行处理，确保档案的安全性。
4. 档案整理应按照一定的顺序和规范进行，如按时间、地点、主题等进行分类整理。
三、档案保管与利用1. 档案保管应按照一定的存储要求，如采用密闭柜、防潮措施等，确保档案的安全。
2. 档案室应实行登记制度，记录档案的出入情况，确保档案的完整。
3. 对档案进行定期检查和整理，确保档案的原件和备份文件的一致性。
4. 对档案进行数字化处理，方便档案的查找、检索和利用。
四、档案流转与借阅管理1. 建立档案流转和借阅管理制度，严格控制档案的流转和借阅权限。
2. 对档案流转和借阅的申请人进行身份核实，确保档案的安全。
3. 对档案的流转和借阅进行登记和跟踪，确保档案的安全和追溯性。
4. 对档案的借阅进行定期核查和归还工作，确保档案的完整性和可追溯性。
五、档案销毁与归档1. 对于无用的档案，应按照规定进行销毁。
2. 档案销毁应经过多方审批，确保档案的合法性和有效性。
3. 对档案进行归档和备份，确保长期保存和安全性。
4. 对档案的归档进行标识和分类，方便查找和利用。
综上所述，档案规范化管理是保证档案工作的基本原则和方法，通过合理的建设与环境管理、规范的收集与整理、有效的保管与利用、严格的流转与借阅管理以及科学的销毁与归档等措施，确保档案的安全、便捷和有效性。
档案整理归档制度[1]
![档案整理归档制度[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/31ab934ba7c30c22590102020740be1e640ecc53.png)
档案整理归档制度一、目的为了规范企业档案的整理和归档工作，确保档案的有效管理和利用，提高企业的运营效率和信息管理本领，订立本档案整理归档制度。
二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和员工，在整理和归档公司的各类档案时必需遵守。
三、定义1.档案：包括电子档案和纸质档案。
2.整理：对档案进行分类、归类、整理、清点、装订等操作。
3.归档：将整理好的档案放置在指定的位置存放并做好相应的记录。
四、管理标准1.档案整理–档案整理应依照以下步骤进行：收集、分类、登记、翻阅、清点、装订。
–档案应依据文件种类、紧要性、紧急程度进行分类，并在档案袋或文件夹上注明所属部门、文件名称、归档日期等信息。
–档案整理应依照规定的标准文件夹进行装订，确保档案的完整性和安全性。
–档案整理后应适时提交给指定的部门或人员进行归档。
2.档案归档–档案归档应依照以下步骤进行：接收、检查、编号、存放、登记、备份。
–档案接收时应查验档案数量、完整性和装订情况，并与整理人员核对档案清单。
–档案应依照规定的编号体系进行编号，且编号应清楚可辨，以便于查阅和管理。
–档案应存放在指定的档案室或存储区域，且应有合适的防火、防潮、防盗等措施，以确保档案的安全性。
–档案归档后应将相关信息登记到档案管理系统中，包括档案名称、编号、存放位置、存放日期等。
–紧要档案应依照规定进行备份，以防止档案丢失或损坏。
3.档案借阅–借阅档案应依照以下步骤进行：填写借阅申请、审核、签字、借出、归还、登记。
–借阅档案前应填写借阅申请，注明借阅目的、借阅日期、借阅时限等信息，并经相关负责人审核。
–借阅档案时应在借阅登记簿上签字确认，并在规定的期限内归还档案。
–借阅档案归还后，应将归还的档案进行检查，确保档案的完整性和精准性，并在档案管理系统中进行相应的归还记录。
五、考核标准1.档案整理–档案整理工作应依照规定的步骤进行，并完成整理工作量的要求。
–档案袋或文件夹的标注信息应精准无误，且整理档案的文件夹装订坚固、整齐清楚。
档案整理标准
档案整理标准是指对于档案材料进行分类、整理、编号、装订、存储和利用的规范化要求。
以下是档案整理的一般标准：
1.分类：档案材料应根据其内容、性质、时间等因素进行分类，以便于查找和利用。
2.整理：档案材料应按照分类结果进行整理，包括去除冗余、补充遗漏、修正错误等工作，以保证档案材料的完整性和准确性。
3.编号：档案材料应按照一定的编号规则进行编号，以便于管理和查找。
4装订：档案材料应按照一定的装订规范进行装订，包括装订材料、装订方式、封面设计等方面的要求。
5.存储：档案材料应按照一定的存储规范进行存储，包括环境、温度、湿度等方面的要求，以保证档案材料的长期保存和安全性。
6.利用：档案材料应根据其内容和使用价值，进行适当的利用和开发，以实现其最大的社会和历史价值。
总之，档案整理标准是档案管理工作中的重要规范，能够保证档案材料的完整性、准确性和安全性，同时也能够更好地利用和开发档案材料，为社会和历史研究提供有力的支持。
档案资料收集整理要求
档案资料收集整理要求
档案资料收集整理的要求主要包括以下几点：
1. 完整性：确保档案资料齐全，没有遗漏，特别是重要的文件和资料，必须保证其完整性。
2. 准确性：档案资料必须真实反映当时的情况，时间、地点、人物等信息要准确无误。
3. 规范性：档案资料的整理必须按照一定的规范和标准进行，如分类、编号、装订等，以便于管理和查询。
4. 安全性：档案资料必须妥善保管，防止丢失、损坏或被篡改。
同时，要确保档案资料的安全保密。
5. 可追溯性：档案资料必须能够追溯到其来源和历史记录，以便对其真实性和完整性进行验证。
6. 效率性：在保证档案资料质量的前提下，要尽可能提高整理和归档的效率，以满足时效性的要求。
7. 标准化：档案资料的收集、整理、归档等过程必须遵循统一的标准和规范，以便于统一管理和利用。
8. 系统性：档案资料的分类、排序、组织等必须按照一定的系统性和逻辑性进行，以便于查询和利用。
9. 合法性：档案资料的收集、整理和利用必须符合相关法律法规的规定，如知识产权保护、隐私保护等。
总之，档案资料收集整理是一项重要的工作，需要认真对待，确保档案的质量和安全性。
同时，随着信息技术的发展，还需要不断改进和完善档案资料的管理方式和方法，以满足时代的需求。
档案收集整理制度
档案收集整理制度
一、收集整理范围
凡是单位在各项工作活动中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的文件材料，必须归档保存。
二、收集整理基本要求
1.应归档的文件材料齐全、完整，书写材料字迹符合保存要求。
2.分清档案门类，按相应门类档案的整理规范进行整理。
3.准确划分文件材料保管期限，文件分类排列合理。
4. 装具规格质量样式符合规范要求，档案装订规范、结实，盖章位置合理，页码编写正确。
三、收集整理时间
1.文书档案、照片档案、电子档案、光盘档案、实物档案、业务档案按年度整理立卷归档，在次年6月底前完成归档。
2.重要活动的档案，在活动结束3个月内完成归档。
3.会计档案在会计年度终了后，在次年进行归档，档案暂由财会部门保管一年。
期满后，由财会部门编造清册移交档案室。
档案整理流程及方法
档案整理流程及方法档案整理是指对机构、企事业单位等机构的文书资料进行收集、整理、存储和利用。
正确的档案整理流程及方法能够提高工作效率，保证资料的完整性和可用性。
下面将对档案整理的流程和方法进行详细的介绍。
一、档案整理流程1.收集资料：首先要确定需要整理的档案范围和种类，然后逐个部门/单位进行资料收集，包括从各个部门/单位收集纸质档案和电子档案。
2.分类整理：将收集到的档案资料按照一定的规则进行分类整理。
首先要确定档案的主题或内容，然后按照主题或内容进行分类，可以根据门类、日期、地点、人名等进行分类。
3.鉴定筛选：对整理后的档案进行鉴定筛选，去掉重复、无用或不符合存档标准的档案资料，确保留下来的资料是有价值的和确凿的。
4.编病归档：对档案资料进行编病处理，即为档案分类编制文件目录、文件编号和文件册目，然后进行归档工作。
同时要对档案进行装订和封存，确保档案的完整性和安全性。
5.档案利用：对归档后的档案资料进行管理和利用，包括对外借、查阅、复制等。
二、档案整理方法1.制定整理计划：在开始档案整理工作之前，应制定整理计划，确定整理的范围、目标、方法和时间安排等。
合理的整理计划有助于提高工作效率和整理质量。
2.建立规范档案标准：根据档案整理的需要，建立一套规范的档案标准，包括文件命名规则、文件编病规则、文件存储方式等，以便于统一管理和利用。
3.分类整理档案：将收集到的档案资料按照一定的规则进行分类整理，可以根据门类、日期、地点、人名等进行分类，并在分类的基础上细化分级，如设立主、次、次、次、次类等。
4.文件编号和文件册目：根据档案分类编制文件目录、文件编号和文件册目，以便于后续的档案检索和归档。
文件编号应具有唯一性，文件册目应包括文件编号、文件题名、文件日期、文件页数等信息。
5.鉴定筛选档案：通过对整理后的档案进行鉴定筛选，去掉重复、无用或不符合存档标准的档案资料。
可以参照档案鉴定评估标准进行鉴定，以确保留下的档案是有价值和确凿的。
整理档案的规范管理制度
整理档案的规范管理制度一、总则为了规范企业的档案管理工作，保护企业的档案资源，提高档案工作的效率和服务质量，特制定本制度。
二、档案的类型1、企业档案分为纸质档案和电子档案两种类型。
2、纸质档案包括合同文件、报表资料、人事档案、财务档案等。
3、电子档案包括各类电子文档、电子表格、电子邮件、数据库等。
三、档案负责人1、每个部门设有专门的档案管理员，负责管理和维护本部门的档案。
2、档案管理员应具备相关的档案管理知识和技能。
3、档案管理员应定期接受相关培训，不断提高自身的档案管理水平。
四、档案的整理与归档1、档案管理员应根据企业的档案管理规定，对各类档案进行分类、整理和归档。
2、纸质档案应按照文件编号和文件目录进行归档，确保档案的检索、迁移和借阅的便捷性。
3、电子档案应按照文件夹和文件名称进行归档，保证文件的存储和检索的方便和安全。
五、档案的存储和保管1、纸质档案应存放在专门的档案室或者档案柜中，确保档案的安全和防火。
2、电子档案应存储在专门的服务器或者云存储中，确保档案的安全和可靠。
3、档案管理员应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和安全性。
六、档案的检索和借阅1、档案管理员应为企业内部各部门提供档案检索和借阅的服务。
2、档案管理员应根据相关规定，制定档案借阅申请和归还流程，确保档案的安全和保密。
3、档案管理员应对档案的检索和借阅进行记录和备份，以便日后审计和查询。
七、档案的销毁和归档1、档案管理员应定期对企业的档案进行鉴定和清理，将不再需要的档案进行销毁或者归档。
2、档案的销毁应按照相关规定进行，确保档案的安全和环境的保护。
3、档案的归档应按照相关规定进行，确保档案的完整性和可追溯性。
八、档案管理制度的监督和评估1、企业应设立档案管理委员会，负责对档案管理工作进行监督和评估。
2、档案管理委员会应定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。
3、档案管理委员会应适时修订和完善档案管理制度，以适应企业的发展和变革。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
事业单位档案整理中的档案数据标准与规范
事业单位档案整理中的档案数据标准与规范随着人们生活水平的提高和社会发展的不断推进，各类事业单位的档案数量日益增多，档案的整理和管理成为了事业单位管理中不可忽视的一部分。
在事业单位档案整理过程中，档案数据的标准与规范是非常重要的，下文将从几个方面进行探讨。
一、档案数据标准档案数据标准是指档案中所涉及的各项数据内容，如个人的基本信息、单位的基本信息、文化底蕴、经济收入、婚姻状况等。
在事业单位档案整理过程中，标准化数据对于档案的归纳、整理、检索、利用、保管和销毁极为重要。
1.基本信息档案中最基本的数据就是个人的基本信息，包括姓名、性别、身份证号、出生年月日、民族、籍贯等。
单位的基本信息包括单位名称、单位地址、单位领导、组织机构等。
2.文化底蕴文化底蕴是指涉及到文化教育方面的数据，如教育背景、学历、职称、职业技能等。
3.经济收入经济收入是指个人和家庭的经济收入、财产状况和消费情况等，是衡量个人和家庭经济状况的一项重要数据。
4.婚姻状况档案中还包括涉及到婚恋关系的数据，如婚姻状况、家庭成员、家庭情况等，这些数据对于档案的统计分析和影响分析非常有用。
二、档案数据规范在事业单位档案整理过程中，档案数据的规范化对于档案信息的有效性、真实性、完备性、一致性和及时性具有非常重要的意义。
1.有效性档案信息的有效性是指档案数据的正确性、准确性和符合实际情况。
在整理档案数据时，要充分考虑数据的可信性和可靠性，确保档案信息的有效性。
2.真实性档案信息的真实性是指档案数据的真实性、证明性和法律效力。
在整理档案数据时，需要确保档案数据的真实性和证明性，以便在实际应用中能够得到有效的法律支持。
3.完备性档案信息的完备性是指档案数据的完整、详实、全部和充分。
在整理档案数据时，要确保档案数据的完备性，包括相关文件、证明材料、背景资料和其他辅助材料等。
4.一致性档案信息的一致性是指档案数据的统一、一致和一致。
在整理档案数据时，要注意档案数据的一致性，包括信息的标准化、格式化、归类和分类等。
机关档案收集管理制度
机关档案收集管理制度第一章总则第一条为了规范机关档案收集管理工作，保障机关档案的安全和完整，提高机关档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》和相关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于各级各类机关的档案收集管理工作。
第三条机关档案收集管理工作应当遵循依法、科学、规范、保密的原则，强化责任意识，加强档案保管工作，确保机关档案的安全、完整和可信。
第四条机关档案管理委员会是机关档案管理的领导机构，负责机关档案管理的全面协调、监督和指导工作。
第二章机关档案的收集第五条各机关应当按照规定的流程和程序，对其产生的各类档案材料进行及时、准确的收集。
第六条机关档案的收集应当按照文件种类、日期、文件号等分类方式进行整理，确保档案的有效管理。
第七条机关档案的收集应当建立档案目录，精确记录档案的全貌和存放位置。
第八条机关档案的收集应当做好档案装订和标注工作，确保档案材料的完整性和清晰度。
第九条机关档案的收集应当加强保密意识，对于涉密档案应当按照保密要求进行存放和管理。
第十条机关档案的收集应当定期进行档案调查和清点工作，确保档案的及时完整性。
第三章机关档案的管理第十一条机关档案管理应当建立完善的档案管理制度，明确档案的管理责任人员和职责。
第十二条机关档案管理应当加强档案管理人员的培训和考核工作，提高档案管理的专业水平和效率。
第十三条机关档案管理应当采取有效措施，防止档案的遗失、损坏和篡改。
第十四条机关档案管理应当建立健全的档案检索系统，方便档案的查阅和利用。
第十五条机关档案管理应当遵循档案管理规范，确保档案的及时整理、归档和审批。
第十六条机关档案管理应当建立档案利用工作制度，促进档案的合理利用和开发。
第四章机关档案的保护第十七条机关档案的保护应当建立健全的档案安全管理制度，确保档案的安全。
第十八条机关档案的保护应当加强档案保管设施的建设和管理，提高档案保管的水平和标准。
第十九条机关档案的保护应当建立完善的档案备份和恢复机制，防止档案的丢失和损坏。
档案管理制度_收集
一、总则为了规范档案管理，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、档案管理原则1. 完整性原则：档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节应确保档案的完整性。
2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，反映事物的本来面貌。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
4. 有效性原则：提高档案利用效率，为各项工作提供有力支持。
5. 保密性原则：严格保密，防止档案内容泄露。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案工作负总责，确保档案工作有序进行。
3. 全体工作人员应积极参与档案工作，配合档案管理部门做好档案管理工作。
四、档案收集1. 档案收集范围：包括单位内部产生的文件、资料、照片、录音、录像等。
2. 档案收集要求：确保档案的完整性、准确性和安全性。
3. 档案收集时间：按照档案保管期限要求，及时收集档案。
4. 档案收集方式：采用纸质档案、电子档案等多种形式。
五、档案整理1. 档案整理原则：按照档案分类、编号、编目、归档等要求进行整理。
2. 档案分类：根据档案内容、性质、保管期限等因素进行分类。
3. 档案编号：采用统一编号方法，确保档案编号的唯一性。
4. 档案编目：编制档案目录，包括档案名称、作者、时间、页数、保管期限等。
5. 档案归档：按照档案分类、编号、编目要求，将档案归档到指定位置。
六、档案保管1. 档案保管要求：确保档案实体和电子档案的安全。
2. 档案存放：按照档案分类、编号、保管期限要求，将档案存放于安全、干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防盗的库房。
3. 档案修复：对损坏的档案进行修复，确保档案的完整性和可用性。
4. 档案数字化：对具有保存价值的档案进行数字化处理，实现档案的长期保存和有效利用。
七、档案利用1. 档案利用原则：确保档案的完整性、准确性和安全性。
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1
教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
2
档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
3
档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
32
全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
11
3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
12
3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
35
2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
38
2、档案整理的程序
档案分类方案的编制
分类方案的编制原则：
求实性 统一性 逻辑性 发展性
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a.某省机关档案分类办法 b.工业企业档案分类试行规则 c.高等学校档案实体分类法
40
举列：某企业档案分类方案
一级类目
党群工作类 DQ
二级类目 按年度设置
三级类目
党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工 作、工会工作、共青团工作、协会工作
36
2、档案整理的程序
全宗内档案分类的方法
全宗内文书档案常用的分类方法：
年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 保管期限分类法
37
2、档案整理的程序
全宗内档案分类的方法
一般情况下，分类都是采取以上分类方 法的结合，即复式分类法 ，如下：
年度—机构（问题）—保管期限分类法 保管期限—年度—机构（问题）分类法
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4、档案馆征集工作
征集途径和方法：
途径：各级国家机关、社会组织；个人 少数民族地区；国外
方法： （1）加强宣传； （2）调查研究； （3）注意方式。
21
知青档案征集
22
23
24
2009年9月，河南省委办公厅、省政府办公厅印发了《河南省 重大活动档案管理办法》。2010年3月成立了河南省档案局重 大活动档案征集办公室，正式启动重大活动档案征集工作。我 们寻找线索，主动联系，积极服务，成功地参与了庚寅年黄帝
46
2、档案整理的程序
编件号
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪
年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 件号：文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆
编件号（进馆时按进馆要求编写，档案室暂不填写） 两种。可按同一年度、同一类目、同一保管期限内从 “1”开始逐卷流水编号。 机构（问题），是指作为分类方案类目的机构（问题） 名称或规范化的简称。
行政管理类 XZ
年度
行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管 理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作
经营管理类 JY 生产技术管理类
SC
产品类CP 科学技术研究类
KJ 基本建设类JJ 设备仪器类SB 会计档案类KJ 人事档案类RS
年度
经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管 理、产品销售、企业管理
47
例：采用年度-组织机构-保管期限分类时，保管 期限为最低一级类目，编号方法为：
1999年 办公室 永久 1 2000年 业务处 长期 12
48
第七章 归档文件的编号 第三十条 归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以
归档章的形式在归档文件上注明。其内容有：编件号、盖归档章及填写 归档章内项目。 第三十一条 件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号 （进馆时按进馆要求编写，档案室暂不填写）两种。室编件号的编制办 法为：按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。在同一 保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一 年度、同一类目、同一保管期限内从“1”开始逐卷流水编号的方法，在 这次改革中可保持不变。 第三十二条 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编 件号、馆编件号等项目。 全宗号，是指同级档案馆给立档单位编制的代号。 年度，是指文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2001”。 保管期限，是归档文件保管期限的简称。直接标“永久”、“长期”、 “短期”。 件号，见第三十一条。 机构（问题），是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的 简称。
注意： 此处排列是件的排列。这里的“件”一般指每份文件。
如：正本与定稿为一件； 法律法规历次修改稿为一件； 正文与补充说明文字、图表等原则上为一件； 原件与复印件、手抄件为一件； 报表、名册、图表类文字材料应按其装订方式，一册 （本）为一件； 请示与批复、报告与批示、函与复函原则上为一件。
45
正件在前，附件在后； 印件在前，定稿在后； 批复在前，请示在后； 转发件在前，被转发件在后； 重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；
28
2、档案整理的程序
第一步：分类（区分全宗、全宗内档案分 类——重点）
第二步：将档案归类 第三步：类后文件排列、编号、归档文件
目录 第四步：装盒
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2、档案整理的程序
第一步：分类（区分全宗、全宗内档案分 类——重点）
（1）区分全宗，是档案分类的第一步，主 要对档案馆而言。
（2）全宗内档案分类——常用的档案分类， 主要对档案室而言。
年度
生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管 理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、 档案和信息管理
按产品种类或型号设置
按课题设置
按工程项目或建筑项目设置
按设备种类或型号设置
年度
凭证、帐簿、报表、其他
干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案
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人物全宗内档案分类
生平传记材料 创作材料 公务活动材料 个人书信 经济材料
亲属材料 评价材料 特殊载体材料 其他材料
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2、档案整理的程序
第二步：将档案归类——
第三步：归类后文件排列、编号、编写归 档文件目录——
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2、档案整理的程序
排列，确定文件的先后顺序，以事由为主。 按事由原则结合时间、重要程度排列。
按事由原则排列，可参照分类方案中的顺 序。
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分别构成全宗 省级各委、厅局、院、行、社等档案，分别构成全宗 省级各厅、局所属院校、所、工厂、公司等，单独构
成全宗
33
说明：
区分全宗，也就是大的档案分类。多在档 案馆进行。根据来源原则，一般情况下， 一个立档单位形成的档案整体为一个全宗。
档案室一般管理一个全宗，档案馆管理很 多全宗。
34
全宗的编号方法
索工具能较全面地体现档案信息。 统计：是档案工作科学管理的重要手段。 编研：档案管理中档案信息开发的重要措
施，详细地体现档案信息内容。 提供利用：档案管理的目的。
6
第一讲 档案的收集与整理
7
一、档案收集工作的几大问题
1、收集工作的内容 2、收集工作的要求 3、档案室收集工作（归档制度）——重点 4、档案馆收集工作（馆藏建设）
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二、档案整理工作
档案整理工作，就是将处于零乱状态 和需要进一步条理化的档案，进行基 本的分类、组合、排列和编目，组成 有序体系的过程。
注：这里讲的档案整理指的是档案的 实体整理。
27
1、档案整理的原则——重点
（1）充分利用原有的整理基础。 （2）保持文件之间的历史联系。 （3）便于保管和利用。
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2、档案整理的程序
第一步：分类——区分全宗，主要对档 案馆而言。
全宗：一个独立机关、组织或著名人物 在社会活动中形成的档案有机整体。或 者一个独立机关或著名人物在社会活动 中形成的全部档案。
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2、档案整理的程序
立档单位：形成全宗的单位，也称为“全宗的 构成者”。
立档单位的构成条件： A、独立行使职权； B、经济完全独立； C、有人事任免权。 注意：确定立档单位不能死板，只要是一个独
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4、档案馆收集工作
接收方式： 逐年接收：现行机关每年向档案馆移交一
次 定期接收：现行机关每隔一定时期向档案
馆移交一次 。 注意：1、档案必须保管期满。
2、根据实际情况灵活运用。
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4、档案馆收集工作
接收档案质量要求： （1）全宗完整性 （2）经过鉴定、有长久保存价值 （3）编研材料和检索工具一并进馆
——《河南省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》
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2、档案整理的程序
编制归档文件目录
目录项目：
件号 责任者 文号 题名
日期 页数 备注
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2、档案整理的程序
编制归档文件目录 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注七项。其释义和具体填写要求 如下： 件号，是指室编件号。 责任者，是指制发文件的组织或个人，即文件的 发文机关或署名者。 文号，是指文件制发机关的发文字号。 题名，即文件标题 日期，是指文件的成文日期。 页数，是指每一件归档文件的页数。空白页不计 数 备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况， 如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。 51