第五章 文书工作与档案管理-档案的收集与鉴定

3．发展的观点
保管档案是一项维护历史的行为，同 时也是一项面向未来的工作。社会的前进， 事业的发展，以及各种情况的变化，都会 对档案的价值产生影响。档案的价值具有 时效性和扩展性等特点，随着时间的推移， 条件的变化，现在有用的档案，将来可能 没有用；现在尚未用上的档案，将来可能 有用处。
5.2.3 档案价值鉴定的工作方法
（4）若干个单位撤销，合并成一个新 的单位，该新单位可以同时接收被合并单 位的档案。但也应分别管理，今后，仍作 为各自独立单位的档案整体向档案馆移交。
（5）一单位撤销，分离成若干个单位， 档案不能由这些单位分别保存，应该集中 在一个单位，由此单位代管，今后再行移 交。
3.历史档案的接收
（1）向国外进行接收。 （2）向有关单位接收代管的历史档案和资料。 （3）向古旧书店、废品收购等部门接收。 （4）向兄弟档案馆接收。 （5）向图书馆、博物馆、纪念馆接收。 （6）向寺庙、古迹保管部门接收。 （7）加强少数民族地区历史档案的接收。
2．长期保存
长期保存，就是将档案保存16~50年。 凡是反映本单位一般工作活动，不具有广 泛社会意义和科学历史意义，但本机关在 相当长时间内需要查考利用的文件材料， 应列为长期保存。
3．短期保存
短期保存，就是将档案保存15年(含15 年)以下。凡是在较短时间内本单位需要查 考的各种文件材料，均应列为短期保存。
（2）一单位的某一内部组织机构或若 干内部组织机构划归另一单位，或者脱离 原单位成为一个新的独立单位，它或它们 在原单位活动中形成的档案，属于原单位 所有，必须留在原处，不得带走，若确需 使用档案，可借阅或复制。
（3）一单位并入另一单位，档案可以 随同带入，但必须单独保管，不能互相混 淆，最后作为两个单位的档案一起移交进 馆。
5．文件的完整性和有效性
文件的完整性，是指档案全宗中文件 的完整程度。通常情况下，全宗内文件比 较完整，在分析、判断文件的价值时要从 严；反之，则从宽。
3.2.5 档案鉴定工作制度
1．制定档案鉴定的标准
由党和国家及其档案事业管理机关制 定统一的鉴定标准，各地区、各系统、各 机关据以制定具体的鉴定标准。
保存价值的档案的集中和接收工作。 三是对历史档案的接收和征集工作。
5.1.2 档案收集的意义
档案收集是贮存档案信息资源的重要 途径；是实现档案集中统一管理的基本手 段；是档案管理其他业务环节的基础；是 决定档案存在和发展的前提条件。总之， 档案收集是档案业务管理工作的首要环节， 是档案馆、档案室工作的起点。
（1）档案收集工作是档案馆、档案室取得 和积累档案的一种手段，它为档案工作提供 了实际的物质对象，是档案业务工作的起点。
（2）档案收集工作质量的高低，直接影响 到档案业务工作其他环节的工作质量。
（3）档案收集工作直接关系到档案工作的 信誉问题，体现着党和国家的各项政策。
（4）档案收集工作是实现贯彻集中统一管 理原则的一项重要内容和重要的具体措施。
具体地说，档案鉴定工作的主要内容 包括以下三个方面。
（1）制定档案价值的统一标准及各种 类型的档案保管期限表。
（2）具体分析档案的价值，划分和确 定不同保存价值的档案的保管期限。
（3）拣出无保存价值或已失去保存价 值的档案予以销毁。
档案鉴定工作一般通过两个阶段 实现。
一是保管期限的确定。
二是保管期限的复查。
3．坚持全宗不可分散性原则
一个立档单位形成的全部档案是一个 全宗。一个立档单位的各项活动之间有着 必然的联系，各项活动中形成的文件材料， 在来源、内容、形式、时间等方面也存在 着固有的联系。
4．推行进馆(室)档案的标准化
档案工作的标准化，是档案管理现代 化的基础。档案工作的标准化，就是对档 案工作中的一些管理原则和技术方法，按 照规范化的要求统一起来。
5.1.3 档案收集的要求
1.确保归档材料的完整、齐全
所谓档案的完整、齐全，是指档案室 应接收的多种门类、载体的归档材料，能 够全面、真实地反映本单位的历史沿革和 工作面貌。
2．大力丰富和优化档案馆(室)藏
档案馆(室)工作成就如何，很大程度 上取决于馆（室）藏档案的数量和成分。 馆（室）藏越丰富，档案馆开发信息资源 的潜能就越大，越能为社会作出贡献，越 能得到社会的重视。馆藏丰富的标准是： 数量充分，质量来自百度文库化，门类齐全，结构合 理，具有特色。
5．要加强馆(室)外档案状况的调查研究
收集工作是解决档案的集中问题，就 是因为档案收集的对象本来是分散的，这 就要求收集工作必须做好馆(室)外调查研 究，掌握应收入档案在分散、流动、管理 和使用等方面的信息，使收集渠道畅通。
5.1.4 档案的来源
1.接收现行机关的档案 接收现行机关保管期满的档案时，有 定期接收(或称分段接收)和逐年接收两种。 定期接收，就是现行机关每隔一定时期 （如3年、5年等)将所有保管期满的档案向 档案馆移交一次；逐年接收，就是现行机 关每年将保管期满的档案向档案馆移交一 次。
档案的价值是客观存在的，而鉴定工作 则是人们对档案价值的认识和评价，带有很 强的主观性。为了使人们对档案价值的认识 和评估活动最大限度地符合实际，保证鉴定 工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定 标准。鉴定档案价值主要应从它们本身的内 容、来源、时间、名称、稿本、外形以及完 整性和有效性等方面来分析。
第5章 档案的收集与鉴定
5.1
档案收集工作
5.2
档案鉴定工作
5.1 档案收集工作
5.1.1 档案收集工作 5.1.2 档案收集的意义 5.1.3 档案收集的要求 5.1.4 档案的来源
5.1.1 档案收集工作
1．档案收集的内容 从广义上讲，档案收集工作的内容主要
包括以下三方面。 一是对本机关需要归档档案的接收工作。 二是对各现行机关和撤销机关具有长久
3．分析文件产生的时间
文件产生的时间不同，其保存价值往 往也会不同。一般来讲，文件产生的时间 越早，保存量越少，越珍贵。对于这些产 生时间早、数量少的文件应从长保存，不 得随意销毁。
4．分析文件的名称、稿本和外形特征
文件的名称或文种，它在一定程度上 反映文件的价值。比如决定、命令、指示、 条例、会议纪要、总结等，往往要比通知、 来往信函、简报等文件的保存价值大。不 同的文件稿本，其保存价值也是有区别的。
1．档案鉴定工作的组织领导
各机关和档案馆的档案鉴定工作，必 须有组织有领导地进行。按照《机关档案 工作条例》和档案馆工作通则等文件规定， 机关的档案鉴定工作，必须在机关办公厅 (室)主任的主持下，由档案部门和有关业 务部门组成鉴定小组共同进行，档案馆(室) 对无须继续保存的档案进行鉴定和处理须 征求有关部门的意见，并经领导机关批准。
最后，到一定年限时对保管期限进行复 审，永久保存的档案的复审通常在向档案馆 移交档案时进行，长期或短期保存的档案的 复审通常在保管期满时进行。
2.档案馆的鉴定工作步骤
第一，在接收档案进馆时，对所移交的档 案保管期限进行审查，发现确定不当的，予以 调整；
第二，定期审查馆藏档案，对保存期满的 档案拣出销毁；
5.2 档案鉴定工作
5.2.1 档案鉴定工作概述 5.2.2 档案鉴定工作的原则 5.2.3 档案价值鉴定的工作方法 5.1.4 档案保管期限 5.1.5 档案鉴定工作制度
5.2.1 档案鉴定工作概述
档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和 鉴定档案的价值两个方面。但档案界通常 所说的档案鉴定工作指的是档案价值的鉴 定工作，是指档案部门或档案人员按照一 定的原则、方法、标准，判定档案的价值， 确定档案的保管期限，剔除失去保存价值 的档案并予以销毁的一项档案业务工作。
1．分析文件的内容
分析文件的内容，是鉴定档案价值的 基础。内容重要的价值大，内容一般的价 值小。例如，反映党和国家有关方针政策、 反映本部门主要职能活动和业务工作、反 映本单位重大事件和中心工作的文件，内 容重要，保存价值较大，保管期限应当从 长。
2．分析文件的来源
文件的不同来源往往具有不同的价值。 一般而言，本部门形成的重要文件以及党 政领导机关、上级主管机关和著名人物形 成的文件，其保存价值相对大些；以单位 名义形成的文件，比以单位内部机构名义 形成的文件价值大些。
5．文件的完整性和有效性
文件的完整性，是指档案全宗中文件 的完整程度。通常情况下，全宗内文件比 较完整，在分析、判断文件的价值时要从 严；反之，则从宽。
5.2.4 档案保管期限
1．永久保存 永久保存，就是将档案尽可能无限期
地长远地保存下去。凡是反映本单位主要 职能活动和基本历史面貌的，在本单位工 作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、 科学研究中具有长远利用价值的档案，应 列为永久保存。
所有确定为定期保存的档案，到保管 期满后还须复查，如发现有继续需要保存 的，仍应保存下去，有的延长保管期限， 有的转为永久保存。
文件的完整性，是指档案全宗中文件 的完整程度。通常情况下，全宗内文件比 较完整，在分析、判断文件的价值时要从 严；反之，则从宽。
5．文件的完整性和有效性
文件的完整性，是指档案全宗中文件 的完整程度。通常情况下，全宗内文件比 较完整，在分析、判断文件的价值时要从 严；反之，则从宽。
1.机关档案鉴定工作步骤
首先，由机关档案室会同文书部门和业 务部门制定机关档案保管期限表。
其次，在机关文件立卷归档时，文书、 业务部门应根据档案保管期限表和不归档文 书材料的规定，确定归档范围，同时剔除一 部分没有保存价值的文件，由机关文书处理 部门或业务部门保存1~2年后销毁。
再次，文书、业务部门根据保管期限表， 对归档的案卷，确定保管期限，并由档案室 进行审查。
各级档案馆接收撤销机关的档案，与接 收现行机关保管期满档案的办法基本相同。
根据有关规定，机关撤销前，必须将本 机关全部档案治理后移交档案馆。但机关撤 销、合并、分开等情况有时比较复杂，或者 很突然，而档案馆有时因时间紧迫尚未做好 接收准备工作。这时应由该机关对档案做出 适当的处理。
（1）一单位撤销，而又无其他单位代 替它的职能，它的档案可以由该单位所属 的上级主管部门代管，然后由上级主管部 门在适当时候代行移交给档案馆。
接收现行机关档案有如下要求。
（1）进馆档案应按全宗整理，保持全 宗的完整性。
（2）进馆档案必须是经过鉴定的，具 有长远保存价值的档案。
（3）与文档单位有关的资料和全宗有 关的检索工具，应随同档案一起移交。主 要有立
（4）清点核对。现行机关移交档案时， 必须按照移交目录，同接收档案的有关档 案馆
2. 接收撤销机关的档案
5.2.2 档案鉴定工作的原则
1．全面的观点
首先，文件自身的属性是决定档案保 存价值的基础。
其次，社会利用需要是决定档案价值 的重要因素。
再次，应该把档案自身的特点和社会 利用需要结合起来，全面地评价档案的价 值。
2．历史的观点
任何一份档案都是在特定历史条件下 产生的，它是当时社会状况的记录和反映， 是档案形成者思想、行动的直接体现。鉴 定档案的价值特别需要把握它是历史记录 这一本质，它的形成总是同一定的历史条 件相联系的，当时是怎样进行活动的，档 案就是怎样记录的。
第三，档案馆有时也接收未经鉴定的档案， 这就需要进行全面的鉴定工作。如果档案未经 整理，可将鉴定与整理工作结合进行。
3．销毁档案的批准和监销制度
经过鉴定，需要销毁的档案，必须办 理批准手续。按规定，机关应定期对超过 保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作结束 后，应提出工作报告，对确无保存价值的 档案登记造册，经机关领导人批准后销毁。