秘书应准确把握自身角色

秘书应准确把握自身角色

社会的迅猛发展对秘书提出了新的要求。准确把握自身角色, 认识自身的工作职责, 是秘书工作者做好本职工作的重要条件。培养和强化正确的角色意识, 是秘书做好工作的关键。

随着科学技术不断进步, 社会发展日新月异,秘书已不再是传统意义上抄抄写写的文书工作者, 而应该是高层次的组织管理型人才, 既懂政治又懂业务, 并擅长处理各种棘手问题。既善于协调, 又能吃苦耐劳。作为秘书人员, 要想干好自己的工作, 必须深刻了解自己所担任角色的社会地位与行为规范, 必须明确自己的权利和义务, 才能更好地把握自身的角色。从单位内部来说, 好的秘书是领导与员工之间的一座桥梁, 能正确、适时地反映内部存在的问题, 实现正常的沟通。而不称职的秘书, 则是领导与员工之间的一堵墙。对外而言, 秘书人员是单位、领导的部分脸面: 问题处理得当, 可以给单位、领导增添光彩, 创造效益。反之, 只能造成损失。因此, 秘书要时刻谨记自身角色, 树立角色意识, 使公司上下协调一致, 使单位内外融洽配合, 与领导形成默契, 促进工作良性健康发展, 成为领导的得力助手。

一、角色定位

秘书与领导的关系是秘书最重要、最基本的社会关系, 秘书人员所承担的角色, 更集中地体现在领导活动以及秘书与领导的关系中。概括地说, 秘书的基本角色是领导的助手, 基本职责是协助领导开展领导活动和商务活动, 实行组织、行政领导和社会管理工作。其具体角色为:

上传下达的枢纽。在上级与下级的多维关系中, 秘书是负责疏通的渠道, 是沟通事务、传递文件的载体。

领导事务的帮手、助手。为领导出谋划策, 协助领导抓大事, 处理一些日常小事, 使领导摆脱琐碎行政事务纠缠；在领导的授意下直接处理公司的行政、商务事务。

领导信息的资料库。秘书负有搜集、掌握、储存大量信息并及时向领导提供必要情况的责任, 掌管机关档案文书, 保管与工作有关的社会资料。

领导公关活动的组织者和随员。在集会、庆典、宴请、接待、应酬中, 秘书是具体组织者及重要随员。

决策的督办员。在领导作出的决策、决定实施后, 直接负有检查、督办、落实的义务。

二、秘书角色意识培养

处于如此重要位置的秘书要把握好自身的角色, 对上级不阿谀奉承, 唯首是瞻, 应从单位的整体利益出发, 做好领导的参谋及助手。如果淡化、削弱角色意识, 秘书人员就无法发挥自己的主观能动作用, 难以成为一个优秀乃至卓越的秘书, 而只能成为一台机械呆板的执行机器。企事业单位的秘书要培养和强化自己正确的角色意识, 具体须从以下四个方面考虑:

(1) 必须培养和树立强烈的服从意识和必要的进谏、规劝意识。秘书必须坚定不移, 毫不走样地贯彻领导决策, 执行领导决定。在发现领导工作、决策上的失误时, 要通过正当的渠道, 用妥善的方法向领导反映, 进行及时地纠正和处理, 对领导的违纪行为, 要坚持原则, 进行必要的抵制。

(2)必须培养和强化高度民主的责任意识和积极的参与意识。秘书必须树立强烈的政治责任感和社会责任感, 在坚决执行领导决策、决定的前提下,当好领导的幕僚和参谋, 成为领导工作的重要补充。

（3）必须培养和树立鲜明的服务意识和较强的公关意识。秘书承担的每一项具体工作, 都是以服务为目的, 因此, 秘书必须把握自觉服务的角色意识。秘书在服务工作中身处种种领导关系的辐射中心,因此, 还要具有很强的公关能力, 善于处理各种复杂关系, 应付各类突发情况, 沟通、联系、平衡上下左右关系, 协调领导与部门之间的关系, 具备较强的公关意识。

(4）必须树立强烈的法规意识和保密意识。秘书必须具有鲜明的法规意识, 用以指导自己的政务和约束自己的社会行为、商务活动。身处单位的心脏位置, 秘书经常会大量接触许多核心机密, 因而一定要具备强烈的保密意识, 随时管好自己的“嘴”和“手”,不容许任何失密行为出现。

三、角色的转换

新的世纪,秘书人员除了具备传统及现代素质外, 还须掌握角色从传统向现代转换的途径。我认为, 有以下三种转换途径:

(1)优化知识结构。秘书工作是为领导工作服务的, 因此, 凡是领导工作需要的知识, 秘书都要学习和掌握；凡是领导工作涉及的领域, 秘书都要懂得和了

解。特别是在当代知识经济时代, 秘书必须顺应潮流, 努力优化自身知识结构, 既要业有专攻, 又要博闻强志；既要书本知识, 又要实践经验；既懂传统礼仪, 又会现代网络。

(2)改进工作作风。市场经济体制下的秘书工作较之计划经济体制下的秘书工作, 内涵更广, 任务更重, 要求更严。因此, 秘书必须具备更加良好的工作作风, 才能适应角色转换。一是作风要朴实, 拟文、办事件件从严要求, 切忌影响服务质量。二是办事要务实, 要力戒空谈, 不搞花架子, 办事钉是钉, 铆是铆, 实事求是。三是待人要诚实, 不瞒上, 不欺下, 只唯实, 以真诚的品格赢得上下级的信任。

(3)提高服务质量。形势的发展要求秘书在服务上不断提高层次, 提高水平。在决策上当好领导的“智囊团”, 在政务上当好领导的“左右手”, 在事务上当好领导的“清运工”, 把日常的事务性工作做得有条有理, 忙而不乱。

(4)更快适应工作性质的转变。要全方位地为领导服务, 现阶段位的秘书工作还要实现四个转变。即从偏重于办文、办事转变为既办文办事又出谋献策; 从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息; 从单凭经验办事转变为实行科学化管理; 从被动服务转变为积极主动服务。

新的历史时期, 秘书工作被赋予了许多新的内涵, 也相应地需要承担更多新的责任。因此, 秘书人员必须顺应当代社会不断变化的形势需要, 不断充实自我, 做出适合自身角色的调整, 准确把握好自身角色定位, 才能跟得上时代的步伐, 成为真正优秀的秘书人才。