IATF16949-2016-SP-02-02文件和记录控制程序

产品要求 客户特殊要求 IATF的要求 ISO/TS16949的要求
文件/记录接收
文件管理部门依据客户经理输入的产品要求、客户特殊要求，认证机构输入的 《外来文件有效版本清单》 五大协会的要求，ISO/TS16949技术规范要求，编制《外来文件有效版本清单 《QMS文件编制/变更指导书》 》提供至文件编制部门。 《技术文件管理指导书》
文件管理部门 文件保存部门
管理方法： 《QMS文件/编制变更实施指导书》 《技术文件管理指导书》 《QMS文件变更登记台帐》 《QMS文件结构图》
测量指标（KPI）：
文件/记录评审、更新及时率（所有文件经过批准并处于受控状态； 文件/记录清晰、易于识别、方便检索） QMS文件培训计划达成率
谁
输入
流程图
描述
输出
谁
客户经理 认证机构
全体部门
文件/记录使用
文件管理部门
《QMS文件结构图》
使用部门通过《QMS文件结构图》检索体系文件，按记录要求及时、真实、规 范、完整填写该记录，各部门QMS协调员负责监控使用记录表样的有效性。 ①当记录表样发生更改后，使用部门负责从开始使用日期即使用最新修改状态 的记录。 填写后的记录 ②当顾客有指定格式表单时，按顾客指定格式进行提交资料（满足提交要 求），仍需要按内部要求格式进行各项资料输出。 ③格式文件填写中，所有指定的项目均要填写，不适用项目用“\”杠掉，不 许漏项填写。
文件编制部门实施体系文件的变更，在文件的封皮中记录每次更改及修订状 态，具体依据《QMS文件编制/变更指导书》执行。《QMS文件编制 Nhomakorabea变更指导书》
文件管理部门
文件管理部门
《QMS文件变更登记台帐》 《QMS文件结构图》
标识、贮存
受控文件加盖“受控”印章，非受控文件加盖“非受控”印章， 外来体系文件加盖“有效”印章，文件管理部门组织文件使用部门进行外来文 件的培训，具体按《培训控制程序》执行。 《记录台帐》 贮存：记录保存部门（参考附录3《质量记录审批权限一览表》）按需求（每 天或每月底）搜集后存档，并建立《记录台帐》，确保纸版文件/记录清晰， 易于识别，便于检索，存放区域必须做到防潮、防火。
文件保存部门
文件管理部门
《管理评审程序》 《外来文件有效版本清单》
文件定期 评审与更新
No
文件管理部门每年管理评审前组织全体部门进行体系文件的评审与更新，并将 体系运行中的问题点登记在《问题点对策管理表》中，在管理评审会议上报告 《问题点对策管理表》 。
全体部门
文件管理部门
《问题点对策管理表》
Yes
文件编制部门
文件管理部门
《外来文件有效版本清单》 《QMS文件编制/变更指导书》
体系文件/记录编制、审核、批准
质量手册由管理部门部长编制，质量/环境管理者代表审核，总经理批准。 过程由活动实施人员进行编制，部门部长审核，质量/环境管理者代表批准。 子过程/规范由活动实施人员进行编制，主管科长审核，部长批准。 体系文件编制部门具体按《QMS文件编制/变更指导书》执行。 注：经过审批的纸版或电子版资料才可加盖电子印章，代理审批只能由其上级 代理并注明“代”字。
文件管理部门
使用部门
《文件借阅申请单》
文件/记录借阅与 归还管理
借阅人填写《文件借阅申请单》，经文件管理部门/记录保存部门批准后方可 借阅。
批准后的《文件借阅申请单》
文件管理部门
文件/记录处置
文件管理部门 文件保存部门
《作废保留文件清单》 《记录销毁报告单》
需要作废保留的纸版文件，文件管理部门加盖“作废保留”章，并填写《作废 保留文件清单》予以保留；需要作废保留的电子版资料，从局域网上移除，并 《作废保留文件清单》 存放在作废保留文件夹。 批准后的《记录销毁报告单》 需要销毁的记录（包括已超过保存期的记录），文件保存部门填写《记录销毁 报告单》，经批准后销毁。
质量手册 过程 子过程/规范 四层次文件
文件管理部门
文件管理部门
质量手册 过程 子过程/规范 四层次文件
文件/记录发布
文件管理部门登记《QMS文件变更登记台帐》，将批准的体系文件在局域网上 发布，使用部门通过《QMS文件结构图》进行检索。 《QMS文件变更登记台帐》 记录编制部门/人员向记录使用部门/人员提供空白表样。当记录表样发生更改 《QMS文件结构图》 后，编制部门/人员在变更记录正式使用前向使用部门/人员提供更改最新修改 状态的记录。
文件和记录控制程序
SP-02
硬件（物力资源）： 计算机、Microsoft Office软件
版本号：B
修改码：00
第2页
共7页
谁（人力资源）： QMS协调员
输入： 产品要求 客户特殊要求 IATF的要求 ISO/TS16949的要求
体系文件管理 （过程责任者：品质管理部部长）
输出： 质量方针和质量目标 质量手册 过程 子过程/规范 四层次文件