星级酒店前厅部关于客户预订服务工作流程表

预订工作服务流程（一）预订管理制度1.目的：为了及时、准确地向客人提供预订服务l、满足客人需求l、规范预订服务管理流程l、提高对客的优质服务.（二）工作内容1.目的：规范酒店预订服务流程l、提高酒店服务水平.2.服务内容2.1按客人要求帮助客人预订l、准确按照价格体系表不同时间段的价格报价；2.2对中介公司网站的维护l、合作公司后台管理的维护（更新、核对房价、后台关房、开房的输入等工作）2.3关于价格调整等其他会刊资料的传真或Email及跟进等工作.2.4对于房态的的变动随时以电话或传真或通过后台进行开、关房l、防止订房与住店客人用房发生冲突.2.5 预订客人支付保证金的归类l、管理（与财务部、前台接待作好对接工作）2.6协议回传的处理.（三）预订单回复规范文字及流程以及一些预订注意事项1.预订单回复规范文字及流程为在接受预订时做到统一性、规范性l、减少差错及投诉、提高工作效率l、现前厅部对所有预订单在进行确认回复时按不同时间段进行相对应的处理.1.取消单2.NOSHOW单3.延住单5.担保单6.已核单8.客房仅保留时间8.1凡房源紧张时（凡涉及到“广交会”、上级通知时需要盖上此章l、主要针对订房公司或客人的预订单上注明客人到店时间为18：00后而未交保证金的情况下需特别注意要盖上此章）.9.信用卡担保发至邮箱9.1如告知客人在规定日期内提供信用卡担保l、需用邮箱传送信用卡资料时需盖此章.要求提供的信用卡内容有（卡种、卡的正反面复印件、卡号、有效期、持卡人的签名模式）9.2提供信用卡担保后需要问清客人定金是否冲抵房费l、如不抵冲l、应在相应的预订备注上面注明“不抵冲房费”的字样.（五）预订工作流程以及其它预订注意事项.预订工作流程1.预订组接收来自各种方式的预订：包括来店预订、电话预订、信函及网络预订等l、接到预订电话或收到预订信函l、要按照规定的程序、操作要求及时接收、处理.2.接受客房预订信息2.1来店预订：客人来店要求预订房间时l、需热情、礼貌待人l、按客人预订房型的要求报价或者带客人参观房间l、看完后需礼貌让客人稍等l、并查核相关的实时销售报表l、确定能否接受预订l、是否能够满足客人要求的条件.2.1.1若是能够接受客人预订l、预订员应及时向客人反馈信息l、并与客人再次核实预订内容、姓名、联系方式、房型、房数、入住时间、退房时间以及特殊的备注要求l、并填写清楚预订单.2.1.2将订单给客人查看l、确认无误l、房源紧张时需让客人支付担保金l、并在押金条或收据上注明支付金额以及写上“如有任何变动l、恕不退款”字样l、并让客人签字l、确保酒店的利益.完毕后需在酒店系统里面预订客人一览里需将订房信息认真输入电脑l、完毕后需检查清楚订单信息.2.1.3电话预订：电话铃响三声之内接话l、使用专业的礼貌用语问候客人“您好l、预订部l、请问有什么需要可以帮到您？”2.1.4预订员应认真接听预订电话l、同时需记录客人预订内容及要求l、并查看酒店实时销售报表l、确定能否接受预订l、是否能够满足客人要求的条件.2.1.5若是能够接受客人预订l、预订员应及时向客人反馈信息l、并与客人再次核实预订内容、姓名、联系方式、房型、房数、入住时间、退房时间以及特殊的备注要求l、并填写清楚预订单.房源紧张时需让客人支付担保金l、并将汇款帐号给客人汇过去方便客人汇款l、并要求客人汇款后将汇款水单传真至预订部l、方便财务核查.同样要按照以上2.1.2操作.由中班预订员核查无误后放入相关的快捞夹里面.3.填写预订单的步骤：预订单一式三联l、预订员将订单上的信息准备无误录入到电脑后l、每天的预订单由预订员交至前台l、前台接待员审核后白联、红联留至前台、蓝联留预订组留底.填写预订单的步骤如下：3.1第一步★在订单上几个选择里面打“√”□新预订NEW BOOKING □更改AMEDMENT □取消CANCELLATION 按相应的□打“√”l、如订单取消或更改则预订单和电脑的预订信息要一致.★填写客人入住的到达日期ARRIVALDATE 如：5月18日或18/5 l、离店日期DEPARTUREDATE 如：5月19日或19/5★填写住客姓名Name of Guest,房间类型Room Type,房间数量No. of Rooms,以及房间价格Ratel、要求清晰、美观l、如：住客姓名（Name of Guest）房间类型（RoomType）房间数量(No. ofRooms)房间价（Rate张三ST 2 298元/晚3.2第二步★公司名称Company/Agent Name: 商务号码：A/C No.如：广州市珠江啤酒股份有限公司如：B1106★填写联系人l、电话以及相应的传真号码★订单在有担保或无担保预订单可以在担保预订Guaranteed booking: □YES □NO相应的□打上“√”.★如客人有特殊要求或特殊备注可以在特殊要求Special Request:那一览里填上要求的内容：如要求无烟处理等.★接着要填上客人的付款方式Billing Instruction:如是前台现付就写上前台现付l、如是公司挂帐就写着由珠啤统一结帐等.★房费总额Total amount:可以填上总的房费金额l、这一览可填可不填.★房间要求：将客人对房间的要求填写：如要求房间靠马路或靠学校.3.3第三步：订单的最后一览＊营销员（Marketing member）:是要填写相关营销员的名字l、如李四l、或预订部或公寓相应的接待员名字.＊审核Examine:只是由相应的审核人员签名l、包括审核的预订员＊经手人Reservation T aken By:相应预订的预订员或接待员、销售员填写姓名＊日期Date:此格需填写预订的日期3.4第四步＊需要将订单的信息（相关的客人姓名、入住时间、退房时间、公司名称、付款方式、以及特殊要求、营销员等录入电脑）保存后电脑预订界面左上角会自动生成后订单号l、订单号要以后五位为填写l、如000000012345l、那么订单号就是12345l、在相应的预订单（RESERVATION FORM）的左上角预订号码RSVN CODE 里面填写预订号码.最后检查清楚订单的信息是否准确无误.注：因订单一式三联l、填写订单时稍微用力一点l、要保持预订单整洁、美观、不能随意涂改l、如有必要时可重新填写预订单.4.信函及网络预订4.1收到信函的预订时（酒店以传真预订较多）l、包括订房公司和一些终端客或大型商务团入住时都会以传真的形式将订单发至预订部l、预订员收到订单号l、应首先查核订单上的信息l、大脑里需及时反映此公司的性质确认订单上相关时间的房价是否正确无误查核酒店实时销售报表是并查核相关的实时销售报表l、确定能否接受预订l、是否能够满足客人要求的条件.4.1.1若是能够接受客人预订l、预订员应及时处理订单l、将订单的信息录入电脑保存l、录入前需在预订客人查找界面里面将客人姓名输入l、查看是否有重复预订l、并按预订回复规范文字回复（即按A级、B级或C级）回传.4.1.2如遇到是重复预订（即通过不同的中介公司、预订同样的房型、房数等）时l、应不确认后者中介公司的订单l、写上不确认的理由及与客人联系确认究竟是需要通过哪一家预订的字样l、为了避免让中介公司认为我们酒店偏袒于某一方l、我们不参与之中.待收到一方的取消单时l、我们才保留另一方的预订l、不能同时确认l、因涉及到返佣的情况.4.1.3若是不能接受客人预订l、预订员应在订单上写明原因l、并推荐其可预订的房型l、委婉地向客人讲述由于房间订满或因维修问题而无法安排l、尽量争取客人的谅解.5网络预订（包括通过QQ、MSNl、邮箱）的预订5.1.每天预订员上班时需将酒店的QQ、邮箱登录l、查核当天的邮件l、并及时处理l、同样按预订回复规范文字回复（即按A级、B级、C级）回传l、发邮件时将邮件的订房内容打印出来l、或是将订房信息写在预订单上l、做好跟踪处理.6.担保分为信用卡担保、汇款担保、现金担保.当客人提供信用卡担保时l、需问清客人的卡种l、并跟客人说明如果是国内信用卡做担保l、说明是中国银行发行的信用卡凭卡号才可以做预授权l、并要求客人将信用卡的资料（包括卡的正反面复印件l、卡号、有效期、持卡人的签名模式）发至我们预订部邮箱.预订员收到汇款单后需要复印一份留底放至汇款单的文件夹l、一份交至财务部良哥查核是否到帐.清楚汇款的金额是哪一个预订的担保金l、在电脑相应的预订备注上面写明“已传水单l、待查”l、并清楚定金是否冲抵房费l、如不抵冲在汇款单写明l、并在汇款登记表格上面登记好l、填写日期、汇款公司/个人名称、相应的预订号、入住姓名、入住日期、退房日期、金额l、备注上写明（可抵冲房费或不抵冲房费的字样） .6.1.定金到帐后l、财务部良哥会签字交由预订组l、预订组在汇款登记表格“是否到帐”一览里面填写l、并在电脑相应的预订备注上注明l、如：“已汇××元l、定金不抵冲房费”l、金额要与汇款单的金额一致.不能多写、漏写或不写.6.2.不抵冲房费的定金l、客人退房后可要求财务部良哥按相应的帐号退还l、但前提是不违反酒店规定预订房间的住房条例或双方预订房间时的协议.其它预订注意事项1.有预留房合作的订房公司单位在没有通知关房前l、需将此订单确认保留房间.以下为有预留房合作的订房公司有（2014年）：公司名称预留房数量（是按每天进店数统计）携程所有房型均有艺龙中国移动12580Agoda3、有担保预订单需要取消时l、不可以随意答应客人l、如是通过中介公司预订的可建议客人致电去中介公司那边去取消l、预订员不能接受客人的口头取消l、否则责任由当事人承担.2.1如是商务团体、有担保的情况下取消房间需要看清双方协议上的更改或取消条款是否在规定的时间内l、如是l、可同意取消l、否则扣取相应的空订费作为补偿金.2.2平时时段一般可以在入住前两天更改或取消l、广交会期间在入住前七天可以更改或取消l、看清取消的日期是否规定的时间内取消方可同意.2.3对于特殊的情况可以向领导审请l、必要时可建议客人改期入住l、特殊情况特殊处理.3、月结3.1月结l、即月底结算.预订员收到月结公司发过来的预订单后l、需认真看清预订上的订房信息（包括入住时间、退房时间、房型、房价、房数以及备注上是否有特殊要求或有担保的字样）l、查看酒店系统的实时销售报表l、并查核相关的实时销售报表l、确定能否接受预订l、是否能够满足客人要求的条件.如满足l、按订单信息IN入电脑后l、在相应的预订备注上打上“月结l、房价保密l、担保预订l、不返佣”l、如没有提供担保的字样l、回传上需写上请尽快提供担保；然后将预订号、相应房型的底价写上l、注意房价应认真核实l、不能有误；（如客人要订8/6-12/6的一间高级商务大床房l、IN机后订单是预订号为12345l、确认为高级商务大床房l、底价为350元/晚l、请尽快提供担保）.3.2预订员处理月结的预订单时应应认真、仔细l、不能混淆公司的名字.3.3切记要做好对房价对客的保密工作.4、预付4.1这两家是目前提供一次性卡号为客人付款的公司l、收到订单后l、需核查订单上的预订信息是否正确l、然后IN机至电脑l、订单上会有标明相应需要房型的底价l、以及总房费l、IN机后需在订单上写明预订号l、并签名不需回传给订房公司.4.2订单上的一次性卡只能是在客人入住时或退房后才可以刷取l、不能提前刷；需要按订单上的总金额刷取费用l、不能多刷或少刷或不刷等现象.4.3如客人需延住时需要求客人致电相应的订房公司.4.4切记要做好房价的保密工作l、避免一些不必要的投诉.5.预订员对每天中介公司发来的审核单进行审核l、核清客人性名、房型、房价等l、正确无误后确认回传.6.每月月底l、预订员需要清理快捞夹中当月的预订单l、并装钉打包好l、留下客人联系方式等资料l、其余的可留底保存l、隔时清理.六旅游团客、中介客、终端客的识别和接单技巧1.1旅游团客是以旅游为唯一目的的l、一般来说l、由旅行社下单l、要求双人房l、且是普通房型（旅行社追求高客差价）l、入住人员多（八间房以上）l、天黑入住、天亮离店l、入住一天l、采用围餐形式l、由旅行社统一买单l、开发票l、旅行社有人或导游跟随.1、接单技巧a问清入住天数l、如入住天数超过一天l、要注意l、可能不是旅游团客b问清入住日期l、如入住日期在展会期l、要注意l、可能不是旅游团客c问清入住时点l、如入住时点在上午或下午l、可能不是旅游团客l、即便是真的旅游团客l、也不得以正常的房价售房l、要提价l、因上午或下午入住l、房间费用大.c问清离店时点l、如离店时点接近中午l、可能不是旅游团客l、即使是真的旅游团客l、也不得以正常的房价售房l、要提价l、因接近中午离店l、房间费用大 . e问清需求房型l、如有单人间或不同房型l、一定不是旅游团客.f问清房费支付方式l、如是客人前台现付l、一定不是旅游团客.g问清入住是集中还是分散l、如不集中入住l、一定不是旅游团客.h问清是否有旅行社有人或导游跟随l、如无l、一定不是旅游团客.i展会期间接收旅游团客一定要经商务部经理或以上人员批准.2.中介客的识别和接单技巧a以房价差价或佣金方式获取利益为目的的客户为中介客l、中介客可能是单位l、也可能是个人l、一般情况下l、中介客自己不入住l、但个别也有入住的l、房费有时是中介客担保或支付l、有时是前台现付.b中介客房价按公司规定的中介协议执行l、低过中介协议价的l、要经过商务部经理及以上人员批准.c房费无论是中介客担保或支付l、不是入住客人前台现付l、酒店工作人员都不向终端客人或其它不相关的人员透露底价.d中介客是单位的l、领取利益时l、一般采用付现方式l、但必须是中介客自己来领l、他人不得代领l、除非经商务部经理或以上人员批准l、相关人员要严格保密. E前台部或接待人员要设法弄清中介客的客人情况l、包括：姓名、单位、负责人、有关联系方式l、以便将其发展成终端客.3.终端客的识别和接单技巧A为自己好友或自己或自己所在单位订房的客户为终端客l、终端客不收取房价差价或佣金l、只想以低价、好的房型、精细的服务为目的l、以完成受托任务l、有好的表现.B团体终端客会给酒店带来很大的利益l、是重点单位l、应特别认真对待单位代表人和单位领导l、尽量满足其要求.1、如何把握好房态、开关房的程序？如何恰当地与订房公司或终端客人沟通房间保留时间的技巧？1、什么时候需要关房.1.1预订员每天都需对当天或当天以后的房态了如指掌l、对于订房公司咨询房态的情况能准确、及时地报给对方.房源已满的情况下l、需通知订房公司关房.1.2大型展会期间应提前关注房型比较少的房数（如BD、ED、STT）l、如已预订满l、应及时关房.1.3大型展会期间对于低价房型（如豪华双人房、精致单人房等低价房型）可提早关房l、但前提是这些房型在有一定的预订率情况下.逼客人订高价房l、增加营收. 1.4要查核担保的预订单担保率达多少l、如担保率过高的l、对于没有的房型可通知订房公司关闭没有的房型l、1.5对于一些少客人预订的房型还是坚持不关l、必要时前台可以向散客推荐l、增加营收.1.6对于周边酒店的住房情况进行了解l、看看是否需要关房l、并且要认真判断需要关哪一种房型.1.7未提供担保金的房间的保留时间一般是当天下午18：00l、过了18：00后预订客人还未抵店时l、前台可将一些房型卖给散客；了解散客的入住情况l、判断是否需要关房.散客多的情况或房源已被预订完的时候可通知关房.2、什么时候需要开房（详情需要了解清楚客房销售指南）2.1时刻关注房态的变动l、如有房态的变动l、需及时通知相应的中介公司及后台.3、通知订房公司开关房的形式3.1以传真形式、电话报房态的形式或直接在后台关房的形式.3.2传真形式：需要在关房通知上面注明关房时间段、房型l、要注明有预留房的合作单位不关闭预留房l、否则会影响酒店的排名.3.3电话报房态的形式：需知会订房公司房控中心l、要求咬字清晰l、说清楚需要关房的日期时段、房型、房数l、不能含糊不清l、并与对方重复确认l、同时在房态登记本上记录对方的姓名l、避免不关、关错或漏关的现象.3.4后台关房的形式：输入每一个相应的订房公司后台管理的网址l、输入相应的用户名、密码l、在相应的房型上面关闭要求要关的房型.目前有以下几个订房公司需要在后台里面开关房：携程、去哪儿、艺龙、BOOKING .COM、AGODA等.4、如何恰当地与订房公司或终端客人沟通房间保留时间的技巧？4.1应清楚当天的房态以及预订、入住情况以及相关的担保情况及总体形势.4.2一张订单在未支付担保金的情况下l、平时时段：订房公司或终端客人要求房间保留时间晚的情况下l、需要从入住率、预订率等来断定能否同意客人保留到店时间；如同意则及时反馈给客人l、并告知酒店的路线图l、避免客人走错酒店. 大型展会期间或房源紧张时：应灵活处理l、或者是将话说得活一点说尽量保留l、或是跟对方解释清楚l、如“××先生、小姐l、非常抱歉l、因房源紧张l、为确保您的预订请您提供担保l、我们才会帮您保留l、如您不提供担保l、我们酒店视当天房源情况进行安排；或者是我先帮您保留着l、如在您入住我们酒店前l、没有客人要住这种房型l、我就帮您保留着l、如有客人需要时l、我们酒店会卖给其他客人l、或者到时您来到前台后我们有什么房就给什么房；或是没房的情况下我们帮您选其他酒店”.灵活地与客人解释清楚.十、谈判技巧1.与客人谈判技巧1.1预订员与客人谈判前l、需熟悉酒店的产品----即客房l、了解客房的各种设施设备以及各种不同房型的区别、所在楼层、房数等l、总而言之l、熟悉客房l、这是谈判的前提条件.做好谈判前的准备工作l、清楚自己能够接受的最低价位l、而且多创造些谈判条件.1.2如何与客户讨价还价1.2.1客户是上帝l、与客人谈判时需注意礼貌礼节、仪容仪表以及专业用语l、服务要周到l、不能有一种“客人说多少价格l、我们就依多少价格或者是爱理不理、爱住不住或者是不敢与客人谈判的.”心理1.2.2首先要分清楚l、客户的动机l、客户对客房的要求以及各种特殊服务.A类客户：恶意还价.预订员完首先要了解客人的要求l、报出相应的价格后l、客人嫌房价高时l、可向客人推荐房价低的房型l、并且与高价房做对比；将不同房型的设施设备告知客人l、要求需要有专业用语以及相关的服务知识.说出我们酒店客房的优势以及对附近酒店客房的对比.看客人的答复l、如果他/她还是觉得房价高时l、可以询问客人大概能接受的价格是多少l、并向上级申请价格及时反馈给客人.1.2.3学会推敲：推敲客人对客房的接受能力；如客人接受的价格在我们预订员权限之外的l、可以向领导申请；对于周边酒店的住房情况进。