《秘书实务》项目四子项目四
秘书实务知识点整理
秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。
（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。
这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。
（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。
2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。
3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。
现代秘书实务课程学习内容
现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。
从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。
秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。
秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。
秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。
2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。
（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。
首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。
③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。
《秘书实务课程》复习要点
《秘书实务课程》复习要点课程名称：《秘书实务》适用专业：2017级人力资源管理（专升本函授）2017级行政管理（专升本函授）辅导教材：《秘书实务》王平侠主编教育科学出版社复习要点：项目一秘书职场认知与基本素养任务一职场基本认知及工作内容一、秘书的职业认知（一）秘书的由来（二）秘书的含义，指领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
（三）秘书的类别：可以按照服务对象来划分，也可以按照行业和职能来划分，也可按照从事的工作内容来划分。
（四）秘书的层级：可分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。
二、秘书的工作内容：沟通工作、会务管理、办公室管理、日常办公事务处理、常用事务文书写作、信息与档案管理。
三、秘书工作的特点和作用（一）秘书工作的特点，包括从属性、被动型、事务性、综合性等。
（二）秘书工作的作用，包括枢纽作用、参谋助手作用、形象作用、任务二基本素养与职业道德修养一、秘书的职业素质养成（一）秘书的知识结构，包括秘书的基础知识、秘书的专业知识、秘书的辅助知识。
（二）秘书的能力要求，包括办事能力、表达能力、听知能力、社交能力、协调能力、应比啊能力、观察分析能力、操作能力、预测能力、处理信息能力。
（三）秘书的职业性格特征秘书的职业性格特征包括正直善良、热忱温和、豁达内敛、坚毅自制、机敏稳重等，秘书的职业性格修养包括自我认知、自我训练、克服障碍等。
二、秘书的职业道德修养。
职业道德是指从事各种职业活动的人员所应遵守的行为规范。
（一）秘书的职业道德要求：忠于职守，谨行尚实；诚实守信，讲究效率；爱岗敬业，团结合作；遵纪守法，严守机密。
（二）秘书的职业道德修养，包括加强学习、努力实践、自我教育、借鉴先贤。
项目二秘书工作的基本礼仪任务一个人形象礼仪一、静态礼仪。
仪容服饰是秘书个人形象的静态表现，体系安卓秘书的内涵，也折射着秘书的修养。
秘书实务课程标准
秘书实务课程标准课程介绍：《秘书实务》课程是文秘、法律文秘专业的职业能力核心课程，也是秘书职业资格鉴定的核心课程。
它具有很强的职业性和实践性。
本课程总体设计思路是采取工学结合、项目任务的教学模式，以案例教学、情境模拟再现为主要教学方法，依据秘书岗位实际工作内容设计课程项目任务内容模块，围绕秘书工作任务设计教学目标，辅之以校内实习实训和校外顶岗实习。
课程内容设置必要的秘书理论、秘书业务素质，突出对秘书业务技能的训练和培养。
开设此课程主要是培养学生的办公室日常事务管理能力、沟通协调能力和活动组织能力，对学习专业技能和养成良好的职业素养具有重要的支撑和促进作用。
其前导课程有“社交礼仪”、“文书写作”、“办公自动化”，后续课程有“管理学基础、“公共关系”、“信息与档案管理”、“社会学”和“秘书技能综合实训”。
通过对本课程的学习，使学生掌握秘书工作的基本规律和基本工作方法，掌握办文、办会、办事的能力，熟悉现代办公技能，具备管理及沟通协调能力，能较好地适应中、高级秘书工作岗位。
4学分，64课时。
课程描述1、课程定位《秘书实务》是我院文秘、法律文秘专业的职业能力核心课程之一，也是秘书职业资格鉴定的核心课程。
其理论教学内容与实践教学环节围绕秘书的素养和秘书工作的基本要求来实施。
该课程教学，以学生能提高秘书职业能力为中心，强化秘书技能训练为教学基本特色。
主要培养学生掌握必要的秘书理论知识和较强的秘书实务实训技能。
在文秘、法律文秘专业中，这门课程还具有重要的构建专业平台的作用，为专业知识和技能的获取提供宏观架构和指引，总课时64学时，4学分。
2.课程性质《秘书实务》是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用课程。
它包括人际沟通、文书写作、办公室实务管理和各类会议和活动的组织和策划等内容，其知识体系主要围绕人和事进行理论知识组织，穿插由此而派生的一系列具有实用性、规范性、程序性和可操作性的实务技能，融专业理论知识与实际操作为一体，并以秘书工作项目为单位，由简到繁有序排列，是现代秘书工作知识的综合提炼。
《秘书实务》项目四子项目二
子项目二 会前策划与筹备
事件回放：
• （天骏有限公司总经理办公室）李总：“高明， 公司打算召开一次营销推广会议，对象主要是 公司的一些老客户和新增的优质客户。这是公 司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨 论，准备拿出15万元左右的经费来开这个会。 时间3天左右。地点不要远，要环境清雅、知名 度高，最好找一个旅游景点。你具体策划这个 事。考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。”
• 分组完成工作任务，每组做出两个以上的策划方案。
相关知识
• 一、会议策划的含义
• 会议策划就是为了使会议取得预期的 目标，从而进行构思、设计，拟定出 合理可行的方案的过程。
• 会议策划的内容，包括主题择定、模 式定位、议程安排、组织协调、公共 关系、媒体报道等。
二、会议策划工作流程
• 二、会议策划的工作流程
• 按会议策划工作进程来分，会议策划工作 可分为四个阶段，即确定目标、设计方案、 评价选优、实施反馈。
（一）确定目标，进行调研
• （一）确定目标 • 1.明确会议目标 • 正确的会议目标至少应该具备以下条件： • （1）目标内容明确不含糊，可以解决实际工作中
的问题；不能图形式，走过场。 • （2）确定实现目标的责任者。任何会议要想完成
• （二）设计方案 策划方案至少要有2种以上，以便进行综合 比较，择优选用。一份合格的策划方案至 少应该包括以下内容：
• （1）制定方案的依据。
• （2）要达到的目标。
• （3）现有的主客观条件。
• （4）实现目标的途径、方法。
• （5）可能出现的问题及解决方法。
（三）比较论证，选择方案
（三）评价选优 运用合理的标准和科学的方法选择方案。 1.合理标准三原则 （1）全局性 （2）可行性 （3）效益性
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（6）沟通协调能力：能够有效地进行沟通和协调，讲求沟 通协调的艺术和技巧，并熟练运用于实际（拟真）的秘书 工作之中。能够较好地协调处理日常事务性工作和组织内 外的各种矛盾。
既然我们选择了秘书专业和秘书职业——
• 我们就必须有良好的从事秘书职业的职业道 德；
• 我们就必须能够很好地处理与领导及领导周 围人员的人际关系；
• 我们就必须具有与领导者的工作相关的足够 知识；
• 我们就必须具备为领导当参谋、当助手和为 领导服务的各种本领。
文秘专业的培养目标
文秘专业的目标岗位
三年后，1980年冬季的一个寒夜，在比尔·盖茨 西雅图的办公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回 来了！”——正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来 到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。
资料来源：胡亚学《秘书理论与实务》
[ 讨论 ]
• 1、迄今为止，您 对秘书和秘书职业 都有哪些了解和认 识？您认为自己报 考文秘专业的选择 正确吗？
领导和领导工作的出现比国家的出现要早 得多。
世界最早的文明──美索不达米亚 （Mesopotamia）文明
苏美尔文明 巴比伦文明 亚述文明
◆亦称“两河文明”、“河间文明”，发源于 底格里斯河（Tigris）和幼发拉底河 （Euphrates）之间的流域──苏美尔（Sumer） 地区（中下游地区）。美索不达米亚是古巴比 伦（Babylon）的所在，在今伊拉克（Iraq）共
《秘书理论与实务》
主讲人: 阎丽君
秘书——领导的参谋助手
• 近身/直接 /为领导 （上司） 提供综合 性辅助服 务
现代秘书实务课程学习内容
现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。
从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。
秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。
秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。
秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。
2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。
（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。
首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。
③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。
《秘书实务》项目四子项目四
• 会议进行到第四天，一名外籍与会者突然病 倒了，由于是旅行社全权承担的会务服务和会务 费用，所以就由旅行社负责出人、出钱送他去医 院急诊救治。这场医疗费一下就花掉了四五千元！ 大会组委会这才开始重视起经费预算问题来。只 是与客户的合同已签，想要再协商修订时间也赶 不及了……
• 这一个大单做下来，旅行社上上下下都觉得受 益良多，各部门负责人纷纷召开工作评估会议， 对工作中的经验、教训进行总结和反思。
• 2、能力培养要求：能参与并较好完成各类 会议和活动的服务与初级管理工作中；能 独立完成会议或活动的策划方案撰写；能 选择合适的会场，对会场进行合理布置； 具有会中与会后工作的处理技巧。
能力训练
一、案例分析
• （1）A旅行社从2001年初拓展了业务范围， 从原本只经营旅行接待服务，扩展到承办 各种规模的商务会议。在开拓市场之时， 旅行社接了几个小型会议的承办工作，凭 着旅行社得天独厚的条件，以相对较低的 价格获得了客户的认可。2002年6月，旅行 社接到了一个大型跨国商务会议的订单， 根据主办方的要求，旅行社制作并提交了 预算方案给对方。
子项目四
会后工作
相关知识
• 一、会场善后工作与安排与会人员离场 • （一）会场善后工作 • 1．清理会场 • 2．归还所借物品 • 3．结算会议开支费用
• （二）安排与会人员离场 • 1．安排与会人员返程 • 2．安排细节 • 3．送客礼仪
• 二、会后文书工作
• （一）会务文书与会议案卷 • （二）会后文书清退、收集工作
• 六、会后的催办、反馈与落实工作
• （一）会议决定事项的催办与登记 • （二）会议决定事项的反馈 • （三）会议的落实工作
知识小结和课后练习题
• 1、知识教学要求：了解各类会议和商务活 动类型、特点、程序；掌握会议策划的内 容；掌握会前准备工作的内容；掌握会中 服务的工作内容；掌握会后工作的程序。
《秘书实务》项目五子项目4
一）秘书参谋辅佐中信息反馈的主要内容
秘书要通过信息反馈辅佐领导决策，发挥参谋辅佐作用，
反馈信息的主要内容主要集中在有以下几个方面，
反馈决策执行过程
从反馈的信息中，秘书可以了解到单位决策是否正在被执
行。
2．反馈决策执行方式 从反馈的信息中，秘书可以了解到单位决策指令的执行方
一个连续的过程，后续的决策依赖反馈回来的准确、全面 、及时的信息。决策控制调整是使企业维持或追求目的和 目标的一种机制，它根据企业目标，不断跟踪、监督和评 估企业的进展并持续地将有关信息反馈给决策者，决策者 据此才能确定企业发展是否偏离了预定目标和航线，是否 需要调整。决策控制调整是决策的延续，是基于反馈信息 的决策过程。秘书要利用信息反馈很好地辅佐领导控制调 整决策，发挥参谋作用，其基本要求是：及时、准确、全 面。
也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一。
秘书在信息整理的过程中，要有的放矢地提出参考性建议 、办法、观点、方案，才能发挥参谋助手的作用。
3．信息反馈可检验决策的正确性，有利于秘书参谋辅佐领 导及时调整修改决策中的不恰当部分。
实际情况。决策的科学性是建立在准确的信息基础上。秘 书尽量准确如实的反映反馈信息，若有可能，可在决策前 的小范围内试点，确保信息的准确性。秘书准确反馈信息 ，可以辅佐领导进行恰当的决策控制与调整。
3．全面反馈信息，高效辅佐领导决策 就是说信息反馈要要完整、系统，能真实地反映客观事物全
方位的情况。秘书要做到能反馈回来全面的信息，既要注 意正反馈信息，即反馈信息一般为反映决策执行中的成绩 、经验等正面的信息；又要注意负反馈信息，即反馈信息 一般为反映执行中的问题、失误方面的信息。秘书全面反 馈信息，可使领导作出准确全面的判断，进行科学地决策 控制。
《秘书实务》项目二子项目四
• 项目任务 • 肖琳周末值班，值班时所有工作都需要认真对待，认真记录。 • 事件回放 • 今天轮到秘书肖琳值班，虽然是星期天，肖琳还是早早地来到了办公室。 • 首先是查看昨天的值班记录，随后肖琳用了20分钟时间在公司转了一圈，
发现了两个问题：一是仓库的门快掉下来了；二是接待室的窗户没有关上。 • 上午9点左右，行政经理许明的一位老乡来公司找许明，说是许明的家人托
• 5. 确保组织的安全 • 安全保卫工作也是值班任务的一个范畴.尤其对那些无警
• 二、制作值班资料 • 常设性的值班室有专门的值班员值班,但间歇性和临时性
值班则要安排有关的人员轮流进行,以保证其连续性,因此 秘书应将确定下来的值班人员和值班日期等制作成表格并 印发至各有关部门和人员,并放置在值班室内醒目处.值班 表的制作一般应包括值班时间(包括期限和具体时间),地点, 值班人,值班任务,注意事项等,如果多人值班,应明确负责人.
• 如果值班室已张贴了"值班注意事项"和"值班任务",值班表 中便可相应将之取消.
• 除了值班表外,秘书还要制作供值班工作使用的值班日志 表,以便能及时,准确,清楚,简明地将值班情况记录下来.
• 三、值班工作的主要任务 • 值班工作是一项综合性很强的复杂的工作,主要任务有: • 1、及时传递信息 • 对于一个组织来说,其上级随时都可能下达指示,紧急通知
• 2. 做好接待工作
• 非正式上班期间,来访者一般先由值班人员负责接 待.值班人员应根据来访者的目的意图,做出合理的 安排和答复.凡符合规定手续的要热情接待并尽量 提供方便;对来反映情况,提出要求的来访者,能直 接给予解决的,要按政策有关规定给予解决或解释; 不能解决的,应及时转交有关部门处理;对于直接找 上司解决问题的来访者,应视情况加以甄别和过滤, 或安排约见,或耐心解释,婉言谢绝,而不能来者不 拒,事业单位都是实行8小时工作制，白天工 作，夜间休息，周末双休，但业务联系、信息传 递、突发变化都不可能限制在工作时日之内，这 就要求秘书值班工作或安排值班工作。
文秘项目4
（1）场所的布置。要有足够的桌椅、沙发、茶几、饮料等。会谈桌上有时需放置双方的 标志旗帜、座位卡。准备好扩音设备、通讯、传真、复印设备和文具。 （2）会见与会谈的座次安排。“主左客右”， 即客人坐在主人的右边，座位通常呈扇形 或半圆形。
（二）会见与会谈的基本程序
迎接
主人在大楼正门或会客厅门口迎接客人。如果主人在会客厅门口迎候，则应由工作人员在大 楼门口迎接，引入会客厅。
3.了解会见与会谈的地点和时间
地点：会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的 住所进行。 时间：会见的时间应根据主方出面会见的领导人的工作日程来安排，同时应考虑客 人的来访活动的日程。
4.通知对方
会见会谈的名单、时间、地点一旦确定下来，应及时通知对方。如果是重要的会见和会谈， 事先应有秘书进行预备性磋商，确定会见会谈的具体日程。
（二）制订接待方案
接待方案的内容
（1）接待方针。
接待方针即接待的指导思想。应根据对方的来访意图、对我态度和双边关系来制订。在接待前要 认真分析判断来宾的意图，以免被其假象迷惑。
（2）接待规格。
接待准备工作中，核心环节是确定接待规格。它决定着礼仪活动的多少、规模大小、隆重程度、 有哪些人前往迎接陪同等。 接待的规格分为高规格接待、对等接待和低规格接待三种。
（3）安排新闻报道工作
生活安排
（1）安排领导拜访来宾
选择合适的时机，按照大体对等的原则，安排有关领导到客人下榻的宾馆，做礼节性拜访。
（2）安排餐饮及宴请。
提前预订并布置好会议室或接待室，准备好所需要的文件材料及物品，做好会谈准备工作和现 场全程服务。
（3）安排住宿
根据来宾的级别、人数、性别等情况提前预订宾馆、酒店房间，配合相关部门做好来宾住地防 火防盗及安全保障工作。
《秘书实务》课程教案 (子项目4 归档)pdf
教学目的 及要求
教学重点 教学难点 教学方法 课程作业 或思考题
四川城市职业学院课程教案
教案完成时间：
年
项目三 企业文书综合处理：子项目4 档案管理
第七周
授课类型 理论、实践课
档案管理
月日 学时数 2
档案管理工作
档案管理工作 任务法，小组讨论法 复习和预习
审阅意见
主讲教师或教学组长签名：
档案的作用 档案的特征 档案工作的基本要求
档案的收集： 归档范围 归档文件收集方法的主要形式 收集工作要注意的问题 档案的分类：
经济合同档案 经营管理档案 商务购销档案 商务储运档案 商务财务档案 商务会计档案 产品档案 分析和熟悉归档的商务文书整理程序 ： 模拟工作情景，让学生依照所学整理程序整理文档和信息 4. 商务档案的保管： 档案保管工作的任务 档案装具 档案保管用设备 档案保管场所管理 商务档案的检索与利用： 档案检索工具 要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）
备注
教学内容：档案管理 教学时长：90分钟 教学方法：任务法，小组讨论法 教学过程：
1. 复习；检查课后习题完成情况 2. 案例导入：教师引出秘书工作中为什么要对档案进行管理，它的目的是什 么。同学分小组讨论。 3. 档案与档案工作：
5. 课后作业：复习和预习
新编秘书理论与实务PPT 第二单元 项目四
任务 02 制订接待工作计划
日程 安排
接待活动的 重要内容
工作人 员安排
构成
时间上的衔 接
数量
经费 预算
工作经费
确定接待经 费的来源
任务 03
项目四 接待工作
目录
01 了解接待的类型及规格 02 制订接待工作计划 03 把握接待工作流程和方法
任务 01 了解接待的类型及规格
一、接待的类型
接待,是企事业单位、部门对公务活动中的来访者进行的 迎接、接洽和招待活动,是一项展示单位形象、体现水平、 彰显实力的工作。
• (1)按照来访目的的不同,可以将接待分为公务接待、会议接待、视察 与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待 。
把握接待工作流程 和方法
一、接待工作流程
• 1.联系接待单位 • 2.发出邀请函 • 3.安排接待人员 • 4.迎宾 • 5.宴请 • 6.活动安排 • 7.欢送
二、接待工作方法
• (1)迎送热情,以礼相待。 • (2)规范运作,坚持原则。 • (3)更新观念,创新特色。 • (4)精心策划,注重实效。 • (5)关注细节,追求卓越。
• (2)按照接待对象的不同,可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾 接待又分为对上级单位来宾的接待、对平行单位来宾的接待、对下 属单位来宾的接1)对等接待,即陪同人员与来宾的职务、级别相 当的接待,这是最常用的接待规格。
• (2)高规格接待,即陪同人员比来宾的职务要高的 接待。高规格接待表明对被接待一方的高度重视 。