做好机关文字工作的几点体会

做好机关文字工作的几点体会文字水平是秘书（或参谋）的一个基本素质要求，也是衡量秘书工作的一个标准。

不管你是生活在２１世纪，还是将来到了２２世纪，只要是做秘书（或参谋）工作，都有一个文字水平的要求。

将来也许不再用笔，而是用键盘；文章的载体也许不是纸张，而是软盘或光盘。

但你总得把大脑中的思维，用文字表达出来。

如果你是首长秘书，常常要帮助首长起草文件或报告，你就得把首长大脑中所思考的问题用文字表达出来。

而且，在这种情况下，还要表达得好，表达得首长满意。

所以，文字水平可以说是一个永恒的要求。

下面我结合自己的体会，谈几个这方面的问题。

一、关于文章的鲜明性、准确性和生动性。

鲜明性是指观点要明确。

我们写文章，写简报，或者写请示，写汇报，首先要求观点明确。

如果你是向上级写一个请示，或者写一个汇报，你要分析清楚在你汇报的问题上，上级关心的是什么，你得紧紧地围绕他所关心的问题写，而不能想当然。

因此，在“鲜明性”问题上也需要煞费苦心，细心推敲才能做好。

准确性，是写文件的一大要素。

不管你是写请示，写汇报，写动态，写简报，还是写文章，写报告，情况要反映得准确，观点要提炼得准确，例子要恰如其分。

总之，就是要实事求是，非常准确，既不能夸大，也不能缩小。

这和写文学作品完全是两码事。

文学作品可以夸张，可以想象，但写文件不行。

所以写文件一般不用华丽的词藻，而讲究文字的朴实。

但这并不是说写文件可以不注重修辞。

正好相反，为了准确性，你必须注意修辞，注意用词的准确。

所以写文件的人，也得词汇丰富，在丰富的“词汇库”中，搜寻出能最准确表达你的意思的词汇。

要不然就往往词不达意。

所谓词不达意者，即失去了准确性。

生动性是写文章的更高要求了，特别是写汇报，写情况反映，或写简报，最好有点生动事例，使报告有可读性。

例子一定要非常恰当，切忌牵强附会。

不恰当的例子不仅不会给文章增色，其效果甚至适得其反。

有时为了说明问题，也可以打个比方。

钱学森同志在讲智能机对人类杜会的影响时，打了一个比方，说没有一点智能的计算机对今天的人类社会都产生了这么重大的影响，如果我们让计算机再具有一点智能的话，其影响便可想而知了。

可见，一个恰当的比喻，往往胜过千言万语，将你要表达的意思蕴含在不言之中，令人回味无穷。

因此，一份好的总结，好的汇报，绝不只是枯燥无味的数字，陈词滥调的“八股”，而应该是观点明确，文字流畅，语言生动，文风朴实的好文章。

这样的文章当然是有可读性的。

毛主席说，好文章能帮助消化，那自然是百读不厌的。

当然，不好的文章就可能使人倒胃口。

二、关于逻辑性问题。

写文章是表达思维的，思维就要讲究逻辑，而不能是一团乱麻。

起草文件，尤其要注意条理清晰，逻辑性强。

一条一条地论述，条条紧扣，最后自然就形成结论。

所以先写什么，后写什么，这是很有讲究的，要符合人的思维逻辑。

有了明确的目标，你再看看自己手头有些什么素材，把素材分分类，同一类素材放在一个段落里，说明一个问题。

各段之间有什么关系？谁是前因？谁是后果？理顺了它们之间的关系，就可以把段落排排队，到这时，各段的先后次序就基本上形成了，你可以按此拟一个提纲。

这个提纲是否可行？你得再看看各个段落的意思与文章主题的关系，谁者疏，谁者密，据此检查你的排序是否恰当。

如果这些工作都做好了，整个文章的逻辑性也就出来了，便可以按提纲作文章了。

但是，文章的逻辑性是通过文字表达出来的。

一般来说，前后文字要有呼应。

或者说，前面设下伏笔，后面画龙点睛。

段与段之间要有衔接，前一段的结尾要为后一段的开头做好准备，作好铺垫；而后一段的开头要能承上启下。

这样整个文章就是一个有机整体了。

这种联系的灵魂是什么？就是文章的逻辑性。

所以逻辑性并不是说在嘴上，写在纸上的，而是蕴含在文章内容之中的。

我不知道大家是不是认真读过江总书记１９９８年７月１７日在学习邓小平理论工作会议上的讲话，那实在是一篇极好的政论性文章。

整篇文章观点明确，逻辑严密。

且尤以逻辑严密而见长，这才是政论性文章应具备的特点。

即便从文字写作上看，也是值得认真阅读，好好学习的。

三、写文件要开门见山，一开始就点出主题，说明你要汇报的事项，或请示的问题是什么。

开门见山，这是写文件和写别的文章的一个很大的区别。

写别的文章可以是直叙，也可以是倒叙，那要看你的需要和表现手法。

写侦探小说绝不能把结论写在前面，这是大家都知道的。

但写文件一定要开门见山，吹糠见米，却不是每个参谋、秘书都懂得的，在机关我们就常常遇到这种情况。

当然，开门见山也不能太生硬，如果你能“开”得巧，“开”得艺术，那就更好了。

像江总书记１９９８年在西伯利亚科学城的讲话，第一句就是：“久闻西伯利亚有座科学城。

百闻不如一见，你们的科学实力和研究气氛，给我留下了深刻印象”。

你看这个头开得多好！所以第一句话就引起热烈的掌声。

四、文字要精炼，也有说要简炼的，但简而不精也不行。

毛主席说长而不精的文章是王大娘的裹脚，又臭又长，难道短而不精就好吗？自然短而不精也不好。

短而实在，短而精彩的文章最受欢迎，《论语》、《孙子兵法》等也只有几千字，却流传千古。

所以，文件也好，报告也罢，首先是要尽量地短。

各级领导都很忙，没有功夫读长篇大论，特别是长而不精的文章。

因此，只要我们一动笔，就要注意文字的精炼，可说可不说的话就别写，众所周知的理就别讲。

话不在多，而在精。

只要把意思讲清楚了，宁肯少一个字，而不要多一个字。

一个字一个字地斟酌，把可要可不要的字统统去掉。

要做到文字的精炼，你还必须吃透自己要写的问题。

所以动笔之前，最好要进行一番调查和分析研究工作，在我们这样的高层机关，一个型号或一个技术问题，往往会涉及到许多方面，信息量一般是很大的。

这就需要从大量的信息中，理出头绪，来一个去粗取精，去伪存真，然后抓住核心问题进行阐述，文章自然就精炼了。

五、文字要通顺，不能有病句，这是最起码的要求，也是最容易出的毛病。

什么是病句？一个正确的、完整的句子，应该有主、谓、宾或主、表、宾。

我们讲话，句子可以不完整，能听明白就行。

但写成文字，特别是文件、报告等正式行文，一般都是很严肃的，句子都要很完整，不然会引起歧义，读者可以这样理解，也可以那样理解。

这对写文件来说，是不允许的。

我这么说，并不是说文章中每个句子都一定要有主、谓、宾。

如果每个句子都是主、谓、宾堆砌起来，整个文章就会显得很罗嗦。

为了文字的精炼，在行文时，省掉句子中的某个成分是允许的。

这当然也包括省略句子的附加成分，如修饰词等。

但这种省略一定要是合理的，读者从上下文看，是明明白白的，不会产生误解，不会产生歧义。

这种省略不仅是允许的，而且是必要的。

不省略，文章反而显得累赘。

可不可以省，判断的标准是灵活的。

办法是文章写好以后，自己多读几遍，看看哪儿不通，哪儿累赘，哪儿缺什么，或哪儿多什么。

多改几遍，总会越改越好，越改越精。

做到毛主席说的短而精，而不是长而赘，也不是短而不精。

所以，写一篇好文章要千锤百炼，可不是件轻而易举的事。

六、措辞不要重复，甚至连用字都尽可能不要重复。

一个词或一个字接连重复用，读起来显得累赘。

在这种情况下，你要设法换一个词或字，但意思不能走样。

在我们这个领域常常形容一个东西，用“体积大，重量重”。

这个“重量重”并不属于文字不通的问题，但读起来就有点绕口，也很不雅。

每遇这种情况，往往令人头痛。

你得设法避开两个“重”字，能不能用“庞大而又笨重”？这要看具体情况。

我最近写文章，说到一个化学反应器具有“体积小，反应快、冷却快，因而效率高等特点”。

这两个“快”字也靠得太近，显得重复。

后来改成“反应快，冷却迅速”，一个意思，但读起了就顺口了。

这样的文字表达其实很简单，并没有刻意地修饰。

但如果在整篇文章中，这种小问题你都注意到了，那么整个文章读起来就可以达到文字流畅的效果。

所以写文章是件细致工作，有人形容像“绣花”一样，不起眼的小问题都要注意，不然就可能是败笔。

七、在一般情况下，最好不要文言和口语夹杂。

提倡写白话文是“五四”运动的口号，有近百年了。

写文件当然要用通俗规范的现代汉语。

但有些“之乎者也”的文言已经口语化了，人人都看得懂，且文字显得精炼，用一点也未尝不可。

“总之”就是一个文言，但谁都明白其含义。

这里的“其”其实也是一个文言字。

所以我们不能绝对摆脱文言，但不能用生僻难懂的文言，更不要为了显示自己的“文学水平”，生搬硬套地用上几句文言或成语。

用就要用得恰到好处。

像钱老过去在讲导弹的小型化问题时说：“我们搞小型化工作，始于‘巨浪－１号，’而尤以‘巨浪－２号’为然”。

这里的“尤以……为然”就是一种文言的表达。

但用得很巧，为文章增色。

最后我要强调说明的是，语文不同于数学，一些语法规则也不像数学定律那么严密。

所以，本文所说的，只是个人的一得之见，仅供大家参考。