人事档案编号原则
档案编号规则范文
档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。
这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。
2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。
一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。
3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。
例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。
4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。
例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。
5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。
例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。
根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。
2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。
5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。
需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。
总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。
人事档案操作方法
人事档案操作方法
一、档案编案程序
1、员工工号编写
1．1 试用员工厂牌编号：以入职时间为准，厂牌底色以浅黄色为基础色。
人事档案编号方法：厂名简称+ 部门简称（N）+ 年份+ 厂牌编号
例如：玻璃生产部张某的厂牌编号为023，则人事档案编号为YC.BLN.07023
1．2 正式员工厂牌编号的由来：按员工转正时间为先后顺序，以自然数顺延排序，厂牌底色以白色为基础色。
人事档案编号原则：厂名简称+ 部门简称+ 年份简写+ 厂牌编号例如：玻璃生产部张某的厂牌编号为023，则人事档案编号为YC.BL.07023
2、档案编写
2．1 档案袋封面编码按员工入职编码为准。
2．2 按年份编写顺序存档。
二、档案资料
1、表格类：《员工入职登记表》、《用工审批表》、《员工转正审批表》、《员工任职档案》、《员工辞职申请表》、《劳动合同》。
2、任职期间的各种奖励、处罚、及其它个人资料。
三、档案管理：
1、建立员工档案是人力资源管理部门的一项重要工作，必须实事
求是、认真对待。
2、建立专门的档案资料管理库，专人专管。
3、未经公司总经理同意，经管部门以外的任何人不得挪用、翻阅
员工档案资料。
4、员工档案资料应设为永久保存资料，未经公司总经理批准，不
得擅自处理销毁。
xx实业有限公司
人力资源部
年月日。
人事档案管理制度
人事档案管理制度人事档案管理制度一、概述人事档案是组织管理中的重要组成部分，它是对员工个人情况的全面记录，是实施人事管理和决策的重要依据。
人事档案管理制度是为了规范和有效管理人事档案，促进组织人力资源管理的科学化、规范化发展而制定的一套制度和程序。
二、基本原则1. 法律合规原则：人事档案管理必须符合国家法律法规的要求，保护员工的合法权益。
2. 完整准确原则：人事档案必须完整、准确地记录员工的个人信息和工作经历，确保信息的真实性和可靠性。
3. 保密性原则：人事档案必须严格保密，确保员工个人隐私不被泄露。
4. 便利性原则：人事档案管理必须简化流程，方便查询和使用。
三、档案建立与归档1. 建档对象：全体员工。
2. 建档程序：(1) 员工入职时，应填写个人信息表，并提供相关证明材料，由人力资源部进行登记和核实，建立员工的个人档案。
(2) 档案内容包括：个人基本信息、学历、工作经历、培训记录、奖惩记录等。
(3) 档案编号：每份档案应有唯一编号，以便进行管理和查询。
3. 档案归档：(1) 每份档案应有封面，标明员工姓名、部门、职务、档案编号等信息。
(2) 档案应按时间顺序归档，确保新的档案放在前面，旧的档案放在后面。
(3) 档案室应设定相应的存储区域和存储时间限制，确保档案的安全和完整性。
四、档案管理1. 审查和核实：(1) 入职审核：人力资源部应对员工提交的个人信息进行核实和审核，确保信息的真实性。
(2) 调岗调职审核：任何调岗调职都必须经过相应程序的审核和批准，对档案进行及时更新。
(3) 离职审核：离职员工的档案必须进行审核，确认离职原因和离职手续是否完备。
2. 更新和维护：(1) 档案应随时更新，记录员工的工作经历、培训记录、考核评价等内容。
(2) 档案应进行定期维护，清理过期或不必要的内容，确保档案的准确性和完整性。
(3) 档案的更改必须经过相应程序的审核和授权，确保修改的合理性和合规性。
3. 查询和使用：(1) 档案的查询应由授权的人员进行，查询目的必须符合业务需要和合规要求。
档案分类编号方案(最新)
档案分类编号方案第一条为科学地管理档案，促进档案信息资源的开发与利用，依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合公司文件材料形成的实际情况制定本方案。
第二条档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类（一）档案一级类目的设置一级类目的设置统一采用职能分类方法，共设置九个大类, 即:A类（党群工作类）：包括公司党组织有关党务工作的指示、决定、通知；党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度；党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录；党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料；关于宣传、统战、纪检工作形成的文件材料；工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度；职工民主管理工作活动（合理化建议），职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料。
B类（行政管理类）：包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书等。
C类（经营管理类）：包括公司经营发展战略、清产核资核销、资产评估、经营纠纷、资产处置、债务重组、经营机制创新、改制拍卖、楼宇商铺预售、买卖、租赁合同等。
D类（人事劳资类）：包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；人事任免材料；人事统计报表等。
E类（财务审计类）：包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件等。
F类（人事档案类）：公司员工的人事档案，实行一人一档。
人事档案分类编号方案
人事档案分类编号方案一、总体思路。
咱得把人事档案分得清清楚楚，编号编得明明白白，就像给每个员工的档案都找个独一无二的小窝，还得贴上容易找的小标签。
这样，不管啥时候想找哪个档案，都能像在自家衣柜找衣服一样轻松。
二、分类方法。
# （一）按人员基本信息分。
1. 身份类。
编号1 100：这一块就放员工的身份证、户口这些能证明“我是谁”的东西。
比如说，1 10号放本地户口员工的身份证复印件，11 20号放外地户口员工的，这样依次类推。
要是有特殊身份的，像人才引进有特殊户口政策的，就可以放在90 100号这个区间，单独做个小标记，写上“特殊户口人才引进”之类的话。
2. 学历类。
# （二）按工作相关信息分。
1. 招聘入职类。
编号201 300：招聘时候的简历、面试评价表、录用通知这些都在这儿。
201 220号放普通岗位的简历，221 250号放管理岗位的简历。
面试评价表就跟着简历走，比如说201号简历对应的面试评价表就是202号（或者你也可以用小数点区分，像201.1表示201号简历对应的面试评价表）。
录用通知就放在251 300号，按照入职时间先后顺序放，新入职的在前面，老员工的在后面。
2. 工作经历类。
编号301 400：员工在公司内部的岗位调动记录、工作业绩评估、获奖证书这些都归到这儿。
301 320号放岗位调动记录，按照调动时间排。
321 360号放工作业绩评估，一年一份评估的话，就按照年份从早到晚排。
361 400号就是那些工作中获得的奖状、荣誉证书啥的，按照获奖时间来，最近的在前面，方便一眼看到员工最牛的成绩。
# （三）按其他信息分。
1. 培训类。
编号401 500：公司内部培训的结业证书、培训记录，还有员工自己参加外部培训的相关证明都在这。
401 430号放公司内部培训的东西，按照培训课程的先后顺序来编号。
431 500号放外部培训的，要是参加了好几个外部培训，可以按照培训费用从高到低排，贵的在前，便宜的在后，这样看起来也比较整齐。
人事行政中心文件编号规范管理办法(试行)
中大集团管理标准编号：HR-MS19062801人事行政中心文件编号管理办法（试行）受控标识：拟制：日期：审核：日期：批准：日期：中大集团人事行政中心发布编号：HR-MS19062801 人事行政中心文件编号管理办法（试行）一、目的为确保人事行政中心文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，同时为公司文件体系的有效运转提供保障，现对人事行政部文件编号进行统一规范。
二、适用范围人事行政中心所有文件编号均依据此规范进行。
三、编号原则1、公司代码●中大控股集团有限公司ZDK●中大建设股份有限公司ZDJ●中大地产ZDD●中大物业ZDW●智标科技ZBT●中大矿业ZDM2、部门代码●总裁办ZC●财务管理中心CG●市场运营中心SC●审计监察中心SJ●人事行政中心HR●资本运营中心ZB●信息中心XX●品牌部PP●档案室DA3、类别代码●各类管理办法、规章制度MS●劳动合同、保密协议等人事资料CA●各类通知、公告等NT●各类表格FR●职位说明书JD●暂无（待有需要时再新增）●其它文件资料OT3、编号细则3.1人事行政中心发行的重要文件或适用于全集团的制度、规定或管理文件，由公司代码+部门代码—类别代码+年份月份日期+流水号组成，详细表述如下：01~99年6月28日编写为190628管理办法编写为MS人事行政部编写为HR中大集团编写为ZDK 例：2019年7月1日首次发布的员工手册，文件编号应编写为：ZDK/HR-MS19070101。
3.2人事行政中心发行的一般性、常规性或适用于本部门的制度、规定或管理文件，由部门代码—类别代码+年份月份日期+流水号组成，详细表述如下：01~99年6月28日编写为190628管理办法编写为MS人事行政部编写为HR 例：2019年7月1日发布的一份公告文件，文件编号应编写为：HR-NT19070101。
附加说明：本办法由集团人事行政中心提出。
本办法由集团人事行政中心起草并负责解释。
档案分类和文书档案编号管理规则
1.目的与范围1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。
1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。
1.3.本标准适用于公司档案的管理。
2.引用标准——《中华人民共和国档案法》——《山东省档案条例》——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》——DA/T1—2000档案工作基本术语3.定义3.1.档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
3.2.档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
3.3.文书档案是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。
3.4.科学技术档案是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。
3.5.电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
3.6. 员工档案是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
3.7. 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。
3.8. 基建、设备档案基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。
4.职责4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责；4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门；4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。
人事档案的排列方法
人事档案的排列方法
人事档案的排列方法通常是灵活运用多种因素的结合。
以下是一些常见的排列方法：
按时间顺序排：
这是最基本的排列方法，即按照人事材料形成的时间先后顺序进行排列。
无论是正本材料中的哪一类，都可以按照时间先后依次排序。
这种方法有助于追溯人员发展历程，查阅特定时间段内的相关资料。
按重要程度排：
以人事档案材料内容的主次关系为依据，按照重要性进行排列。
适用于需要强调特定决策、批复或结论的情况。
对于不同类别的材料，可以按照上级批复、结论或处分决定、本人意见等次序进行排列，使档案更具层次感。
按材料性质相对集中排列：
根据人事档案内容所反映的问题，将相似性质的材料相对集中排列。
这种方法有助于揭示材料间的内在联系，适用于某一类中内容较为繁杂的人事档案。
例如，第九类反映职务、职称、工资情况的材料可以按照工资、任免、出国、其他材料等性质进行排列。
在档案排列完成后，要在每卷的卷首填写卷内目录，以固定人事档案材料的位置。
卷内目录的项目通常包括类号、材料名称、形成时间、份数、页数、备注等内容，方便用户迅速了解档案的概要信息。
以上排列方法的选择可以根据具体的人事档案情况和管理需求来决定，灵活应用以提高档案管理的效率。
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档案分类及编号规定
档案分类及编号规定第一章总则第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。
第二条依据与适用范围1.依据参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。
2.范围（1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。
（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。
第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ行政管理类——XZ经营管理类——JG教育管理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财务档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04。
4.人事档案类按照《人事档案管理规定》（新联投字【2012】38号）包含入职手续档案材料及入职后档案材料。
5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03。
6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。
第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。
第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：——————保管期限——。
第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号如石家庄安联·青年城项目，其案卷档案号为：JS——0402QNC——N。
3.设备仪器类：SY————案卷号第八条会计档案，档号设置：KJ————年度——全宗号——案卷号第九条人事档案类，档号设置：RS——全宗——年度——案卷号第十条特殊载体档案，档号设置方案为：1.声像档案：TZ——01————年度——全宗——案卷号2.电子档案TZ——02————年度——全宗——件号3.实物档案TZ——03————年度——全宗——件号第四章附则第十一条本规定由档案馆负责解释。
人事档案编号规则
人事档案编号规则
人事档案编号规则通常根据公司内部的要求和管理制度来进行制定。
以下是一些常见的人事档案编号规则：
1.按照时间顺序编号：根据员工入职的先后顺序进行编号，可以是员工的入职日期或者人事档案建立的日期。
2.按照部门和职位进行编号：根据员工所属的部门和职位进行编号，可以是部门缩写+职位缩写+序号的方式来表示。
3.按照员工姓名进行编号：根据员工的姓名和一定规则的代码进行编号，例如姓氏的首字母加上序号。
4.按照员工工号进行编号：根据员工的工号进行编号，可以是员工的实际工号或者是系统自动生成的工号。
5.按照员工的身份证号进行编号：根据员工的身份证号码进行编号，可以是身份证号的前几位数字加上序号的方式。
无论采用哪种编号规则，人事档案编号应该是唯一的，并且能够方便地追溯和管理员工的信息。
档案分类编号方案(最新)
档案分类编号方案第一条为科学地管理档案，促进档案信息资源的开发与利用，依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合公司文件材料形成的实际情况制定本方案。
第二条档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类（一）档案一级类目的设置一级类目的设置统一采用职能分类方法，共设置九个大类, 即:A类（党群工作类）：包括公司党组织有关党务工作的指示、决定、通知；党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度；党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录；党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料；关于宣传、统战、纪检工作形成的文件材料；工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度；职工民主管理工作活动（合理化建议），职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料。
B类（行政管理类）：包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书等。
C类（经营管理类）：包括公司经营发展战略、清产核资核销、资产评估、经营纠纷、资产处置、债务重组、经营机制创新、改制拍卖、楼宇商铺预售、买卖、租赁合同等。
D类（人事劳资类）：包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；人事任免材料；人事统计报表等。
E类（财务审计类）：包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件等。
F类（人事档案类）：公司员工的人事档案，实行一人一档。
高校人事档案排架及编号方法探讨
高校人事档案排架及编号方法探讨作者：刘云霞张莹来源：《档案天地》2017年第02期一、人事档案的排架方法人事档案排架，是指人事档案入库保存，在档案架或档案柜中组合排列的方式。
档案排架科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。
档案的排架方法是否科学，同档案编号、检索方法和贮存条件有密切的关系。
高校人事档案的排架，笔者认为可以分为三个档案库，在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库。
在职人员档案可以先根据部门（学院）进行分类，每个部门固定一个的架位。
每个部门内的档案又可以根据姓名首字母进行排序。
离退休人员、死亡人员档案可以直接根据姓名首字母进行排列。
在职人员库按照部门（学院）进行排架，主要考虑以下几方面原因：首先，高校在管理过程中，一般以部门（学院）为单位，部门（学院）内的人员工作上关系更密切。
在进行档案利用过程中，一般也是以单位为主体进行。
其次，在人事档案利用过程中，利用者一般会提供所查人员姓名、所属单位、在职与否等信息，上述排架方式可以快速的根据所提供信息查找到人事档案。
在实际应用过程中，这样的排架方式有一定的优势。
第一，能够快速定位档案。
档案管理人员根据提供的单位信息，可以迅速判定档案的所在架位，通过其姓名可以定位档案的所在位置。
第二，高校每个单位人员数量相对稳定，每年退休人员档案从所在单位的架位上转移至退休人员库房的相应架位上。
每年新聘人员档案又增添至所属单位的档案架中，只要设计相对合理的档案排架之后，在职档案库可以长时间不用倒架。
这样的排架方式也有一定的缺点，即对于退离休档案库及死亡人员档案库来说，可能需要预留出一定的空间，否则可能由于档案的增加，需要及时调整架位。
二、人事档案的编码方法——姓名首字母和职工号混合编号法人事档案编号也简称为人事档案号或档号。
它一般以字母或者阿拉伯数字为基础，根据人事档案的姓名和一定的规律，编排出一定的程序之后，而形成的人事档案的代号。
编制人事档案号的目的是有利于人事档案的保管，有利于管理人员迅速、准确、及时地取、放档案。
【推荐范例】人事档案汉语拼音编码规则(WORD3页)
人事档案汉语拼音编码规则科学规范地做好人事档案编码是档案管理中一项首要的基本环节。
人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用员工等工作中形成的各种资料的综合，是有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。
从建档环节看，只有做到科学、规范的编码才能更好的为资料归档、阅档等环节奠定基础，搞好服务，发挥档案在人事管理中的积极作用。
科学、规范的档案编码是建立人事档案的基础。
本文拟就现行的档案编码方案做一简要的探讨。
一、现行档案编码基本现状和利弊分析人事档案编码规则就目前我们掌握的情况看，主要有以下四种：第一种是笔形编号法：其编号原理是在四角号码字典编号方法的基础上，根据人事档案姓名的用字特点改造而成的。
此方法不仅编号长，按每字四码计算，每人三字，其编码为12位，用起来比较复杂，且现在很少有人用四角号码的方法查字，显然已不适用，本文不再叙述。
第二种是姓氏编号法：就是把同姓的档案集中在一起，先以姓的笔划多少为序进行排列编码，再按名的笔划多少编号的办法。
如：对孔建平、孔小军、孔平进行编码，首先，把孔姓的放在一起，假定编号为6，再以第二字的笔画为序，少的靠前，多的靠后，以此编为1—N号。
他们的排序为：孔平—61、孔小军—62、孔建平—63。
此方法编码少对员工档案比较少的单位较易掌握和管理，对于员工人数中等或较多的单位，显而易见也不太适用。
第三种是汉语拼音字母编号法：其基本原理是根据汉语拼音“音序检字法”的原理，按档案姓名的注音字母顺序编号，或将汉语拼音声、韵母按一定规律、顺序排列，混合编号，从而形成以员工姓名的汉语拼音字母编码，进行人事档案的整体排序管理。
若假定员工姓名按每字两个码设定，一般编码6位即可满足管理要求。
此方法编码位数适中，只要熟悉汉语拼音，掌握规律性，运用起来并不复杂。
此方法之编码祥见本文后述。
第四种是数目顺序编号法：它是根据一定的企业规模在一定的范围内对员工档案以数字由小到大的顺序排列编号的方法。
人事档案管理的档案编目与编码
人事档案管理的档案编目与编码人事档案是组织管理中至关重要的一环，它记录了员工的个人信息、职业发展轨迹以及各类人事变动情况。
为了更加高效地管理这些档案，档案编目与编码是不可或缺的步骤。
本文将介绍人事档案管理中档案编目与编码的重要性，并探讨一些常用的方法和策略。
一、档案编目的重要性档案编目是对人事档案进行分类和标识的过程。
它的主要目的是方便对档案进行查找和管理，提高工作的效率和准确性。
通过合理的档案编目，可以将大量的档案信息进行有序整理和归类，使之易于检索和利用。
二、档案编码的基本原则1.一致性原则：同一类别的档案应采用相同的编码规则和方法，以确保编码的一致性和可比性。
2.简明性原则：编码应简明明了，易于理解和应用。
3.代表性原则：编码应能够代表档案的基本属性和内容，便于筛选和检索。
4.可扩展性原则：编码规则应具备一定的扩展空间，方便后续信息的添加和调整。
三、常用的编码方法1.数字编码法：通过将档案划分为不同的类别，为每个类别分配一个唯一的数字编码，如员工基本信息档案为1001，薪酬与福利档案为2001等。
这种编码方法简单直观，容易实施。
2.字母编码法：根据档案的关键词首字母进行编码，如员工基本信息档案编码为YGBX，薪酬与福利档案编码为XCFL。
这种编码方法易于记忆和应用，但对于较多的档案类别可能存在字母用完的问题。
3.混合编码法：将数字和字母结合使用，根据档案类别和属性进行编码，如员工基本信息档案编码为1001-YGBX，薪酬与福利档案编码为2001-XCFL。
这种编码方法既保留了数字编码的简洁性，又兼顾了字母编码的直观性。
四、档案编目的实施步骤1.确定编码规则：根据组织的需求和档案种类，制定适合的编码规则，确保编码的一致性和易用性。
2.制定编目清单：明确每个档案类别的名称和属性，建立档案编目清单，包括档案类别、编码规则和描述等信息。
3.分配编码：按照编码规则，为每个档案类别分配唯一的编码，并进行记录和管理。
如何对人事档案进行编号
如何对人事档案进行编号如何对人事档案进行编号建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。
其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：(1)突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：(2)对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
(3)发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(4)转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。
人事档案的'档案特征首先要看你们单位各部门之间内部的流动性是不是很大，如果流动性不是很大就使用流水编号，如果流动性较大的话，我个人建议有两种：1、流水编号，各部门的编号使用不同颜色;2、流水编号，编号开头使用部门名称的缩写;以上两种办法，都使用流水编号，内部调动的话，把颜色或者是部门编号修改一下即可，后面的编号不需改动;辞职人员的编号有新进人员顶替(把流动性不是很大的员工排在前位)。
人事档案管理的基本内容全面性人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
人员编号管理制度
人员编号管理制度一、总则为规范人员编号管理，保障人事档案信息和人员管理的准确性、安全性和保密性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有员工的人员编号管理。
三、人员编号的含义和作用1. 人员编号的含义：人员编号是本单位对员工进行身份识别和管理的唯一标识符号。
2. 人员编号的作用：用于唯一标识员工，区分员工身份，记录员工工作经历和个人信息等。
四、人员编号的编制原则1. 编制统一：由本单位人事部门按照一定密级和规则统一编制。
2. 编制规范：严格按照规定的编制规则和方法进行。
3. 编制保密：人员编号属于个人隐私信息，严格保密，禁止外泄。
五、人员编号管理流程1. 员工入职（1）新员工入职时，人事部门负责为其分配人员编号。
（2）新员工需提供有效的身份证明材料，用于确认其身份和确定人员编号。
2. 人员编号使用（1）员工入职后，人员编号用于员工身份识别、考勤、工资计算、福利发放等。
（2）员工需妥善保管人员编号，不得私自更改或传递给他人使用。
3. 离职员工（1）员工离职时，人事部门负责注销其人员编号，并将相关信息进行归档管理。
（2）被解聘或辞退的员工，其人员编号需及时进行注销，禁止继续使用。
4. 人员编号查询（1）员工可以通过人事部门或人事管理系统进行人员编号的查询。
（2）外部单位或个人不得获取员工的人员编号，除非经过员工本人的授权。
六、人员编号管理的安全保障1. 信息安全：人员编号及相关信息属于敏感信息，需采取严格的信息安全措施，包括防火墙、密码保护、访问控制等。
2. 角色权限管理：人事部门需严格控制人员编号管理系统的使用权限，根据员工的职责和地位进行角色权限划分。
3. 访问日志记录：对人员编号管理系统的访问进行日志记录，定期检查和核对访问日志，确保信息安全。
4. 应急预案：制定人员编号管理的应急预案，应对信息泄露、系统故障等突发情况。
企业人事合同档案分类方案及编号方法
企业人事合同档案分类方案及编号方法以下是 6 条关于企业人事合同档案分类方案及编号方法的内容：1. 哎呀呀，咱可以把人事合同档案按部门来分类呀！比如销售部的合同放一堆，研发部的又放另一堆。
就像整理书架一样，把同一类的书放在一起，多清楚呀！编号呢，就用部门的缩写加个序列号，简单又好记！你说，这是不是很方便？比如销售部第一个合同就可以编成“XS001”。
2. 嘿，还可以按照合同的类型来分呀！劳动合同一类、保密协议一类。
这不就跟整理衣服似的，把上衣放一起，裤子放一起嘛。
编号可以就用合同类型的首字母加个数字呀，像“LD01”表示第一个劳动合同。
多妙啊，是不是？3. 哇哦，根据员工的入职时间来分类也是很不错的哟！老员工的放前面，新员工的放后面。
这就好像排队，先来的站前面。
编号就用入职年份加个序号，像 2023 年入职的第一个员工可以编成“202301”，这样以后找起来肯定超方便，你觉得呢？4. 嘿呀，干脆分个重要程度呗！重要的合同单独放，一般的放一起。
就跟整理宝贝一样，把最珍贵的摆在最显眼的地方。
编号可以用“Z”表示重要，“Y”表示一般，再加个数字，像“Z01”就是第一个重要合同。
咋样，这个主意很不错吧？5. 哈哈，还可以按性别来分呀！男员工的放一边，女员工的放另一边。
这就像区分男生女生排队一样。
编号就用“M”代表男，“F”代表女，再加上序号。
比如第一个男员工的合同就是“M01”，是不是很有趣呀？6. 哇塞，结合员工职位来分类也挺棒呀！管理层的合同一堆，普通员工的又一堆。
就如同把不同军衔的军人安排在不同的区域。
编号可以用职位的英文缩写加序号呀，像“GL01”表示第一个管理层合同。
这样分类和编号超实用的呀，你可别不信呀！我觉得这些分类方案和编号方法都各有优点，可以根据企业的实际情况来选择和运用呀，肯定能让人事合同档案管理变得井井有条！。
人事部档案分类、排序、编目
人事部档案分类、排序、编目人事部档案分类、排序、编目总序号：XJRS200X-月份）入职职工档案招聘档案（编培训档案（编薪资福利档人事规章制其他文件资料（编号：号：号：案（编号：度（编号：（编号：RS-R-200X- 月RS-Z-200X- 月RS-P-200X-RS-X-200X-RS-G-200X-RS-Q-200X- 月份）份月份月份月份份二、详尽档案分类1、入职职工档案分类（分为工人和干部两类。
两者以职等划分也许以职位、工作性质划分）A、工人档案（档案编号以职工工号或入职编号为准）内容：一）简历资料；（二）自传资料；（三）判断、核查、察看资料；（四）评定岗位技术和学历资料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技术的考绩、审批等资料）；（五）政审资料；（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的资料；（七）奖励资料；（八）处分资料；（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、薪资、保险福利待遇、出国、退休、离职等资料；（十）其他可供组织参照的资料。
B、干部档案（档案编号以职工工号或入职编号为准）内容：第—类：简历资料入职登记表、简历表；第二类：自传资料第三类：判断、核查、察看资料第四类：学历和评聘专业技术职务资料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批资料）第五类 :政治历史情况审查资料 (包括甄别、复查资料和依据资料、党籍、参加工作时间等问题的审查资料）第六类 :参加国共产党、共青团及民主党派的资料第七类：奖励资料第八类：处分资料第九类 :录取、劳动合同、任免、聘用、转业、薪资、待遇、出国、退（离）休、离职资料等资料第十类：其他可供组织上参照的资料2、招聘档案分类招聘档案RS-Z200X-月招聘渠道信息资料 ---Q 过去招聘情况 ---z招聘需求统计---x临时工作人员资料 ---l岗位调整---T试用人员资料人才储备（未录取人员）内部人员需求情况同行业人才情况资料离职人员资料招聘应用资料3、培训档案分类培训档案编号： RS-P-200X-月份已培（主题、讲稿、时间、参加部门人员、周期、反响情况编号：RS-P-P-200X- 月份待培（计划安排、推行细节、内容）编号：RS-P-D-200X-月份委托培训（授课单位、学习内容、花销、参加人员）编号：RS-P-W-200X-月份培训资料收集编号： RS-P-C-200X-月份4、薪资档案分类薪资档案编号： RS-X-200X- 月份薪资制度、条例、推行细则及其他薪资规定档案 . 编号：RS-X-Z-200X- 月份薪资发放纪录编号： RS-X-Y-200X-月份福利档案如社保、三险一金办理、福利发放记录等。