文书管理办法
部门档案文书管理制度
部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。
文书档案管理办法
文书档案管理办法文书档案管理办法第一章总则第一条为规范文书档案的管理，维护公文安全和机构正常运转，根据相关法律法规，制定本办法。
第二条文书档案管理的范围包括各级机构的公文、合同、协议、报告、函件等相关文件，以及电子文书档案。
第三条文书档案的管理原则包括合法性原则、真实性原则、保存性原则和可查性原则。
第四条机构应设立专门的文书档案管理部门，负责对文书档案的采集、整理、归档和检索等工作。
第五条文书档案管理部门应制定相关制度和流程，明确文书档案的管理规范和要求。
第六条机构应配备专业的文书档案管理人员，具备相关文书档案管理知识和技能。
第七条机构应加强对文书档案管理人员的培训和考核，提高其文书档案管理水平。
第八条机构应定期进行文书档案的清理和整理工作，及时清理和报废过期的文书档案。
第九条文书档案管理部门应加强对文书档案的防火和防盗措施，确保文书档案的安全。
第十条机构应建立文书档案管理信息系统，便于文书档案的记录、查询和管理。
第二章文书档案的采集和整理第十一条各部门应及时将公文、合同、协议、报告、函件等相关文件送达文书档案管理部门，以备归档。
第十二条文书档案管理部门应按照文件的重要性和时效性进行归档，确保文书档案的及时整理和保存。
第十三条各部门在收到文书档案管理部门的书面通知后应配合提供相关文书档案，并按照规定的要求提供电子文书档案。
第十四条文书档案管理部门应对收到的文书档案进行分类整理，并建立相应的文书档案目录。
第十五条文书档案管理部门应加强对电子文书档案的管理，确保其安全和完整性。
第三章文书档案的归档和检索第十六条文书档案管理部门应按照文书档案的重要性和时效性确定归档期限，并制定相应的归档规范。
第十七条归档的文书档案应按照规定的档案分类和编号进行存放，标注清晰文件名称、日期等信息。
第十八条归档的文书档案应建立合理的档案标签和索引，方便检索和利用。
第十九条文书档案管理部门应建立完善的文书档案检索系统，提供方便快捷的检索服务。
文书档案管理办法范本
文书档案管理办法范本一、总则（一）为了加强文书档案的管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和质量，根据国家有关法律法规和规定，结合本单位实际情况，制定本办法。
（二）本办法所称文书档案，是指本单位在工作活动中形成的各种文件材料，包括公文、合同、协议、报告、通知、函件、纪要、计划、总结、报表、图表、照片、录音、录像等。
（三）文书档案管理工作应当遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、便于利用的原则。
二、文书档案的收集（一）各部门应当指定专人负责本部门文件材料的收集工作，定期将本部门形成的文件材料移交至单位档案室。
（二）收集的范围包括本单位内部形成的文件材料，以及上级机关、下级机关和相关单位发来的与本单位工作有关的文件材料。
（三）收集的文件材料应当齐全完整，包括文件的正本、定稿、附件、修改稿、批示、办理结果等。
（四）对于重要的文件材料，应当及时收集原件；对于无法收集原件的，可以收集复印件或电子文件，但应当注明原件的存放位置和出处。
三、文书档案的整理（一）档案室应当对收集的文件材料进行分类、编号和装订。
分类应当按照文件的内容、性质和形成时间等因素进行，确保分类科学、合理。
（二）编号应当遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，便于档案的查找和利用。
（三）装订应当整齐、牢固，便于保管和查阅。
（四）整理后的文书档案应当编制目录，包括案卷目录和文件目录。
目录应当准确、详细，反映档案的内容和形式特征。
四、文书档案的保管（一）文书档案应当存放在专门的档案库房内，库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光、防高温、防有害气体等设施和条件，确保档案的安全。
（二）库房内的档案应当按照分类存放，排列整齐，便于查找和利用。
（三）定期对档案库房进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。
（四）严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应当履行登记手续，并由档案管理人员陪同。
五、文书档案的利用（一）本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应当填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。
物业文书处理的管理规定
文书处理的管理规定
一、行文工作：
1、行文用统一格式，部门经理签字，进行登记，送交总经理，
副总经理审阅，签署意见后，转交签字返回。
2、对外行文一律用统一格式统一由管理处总经理签发。
3、做到及时、不拖延，防止漏办，做到呈报准确，对呈文要
及时催办，对不规范行文提出修改意见。
二、呈文：
1、文字准确、简略、通顺，标点符号准确。
2、呈文专题专用，内容准确。
3、文号、题目、主管领导指示，内容符合规范要求。
4、呈取文件需严格办理收发文手续，写明收发文稿的内容，
收发人的姓名。
5、收发文：对外来公文，文件由管理处前台进行签收、登记、
分发、催办（除机密文件由总经理或秘书亲自签收）。
凡对外
发文，统一交总经理、副总经理审阅、批转后加盖管理处印
章，交管理处前台，由管理处前台交有关部门。
6、对待收发文要求及时准确、严格执行程序。
7、传真件复印后呈有关领导和部门阅外，原件存档。
文书管理办法
文书管理办法文书管理办法一、总则为加强文书管理，规范文书的起草、审批、归档等全过程管理，提高文书管理效率和质量，特制定本办法。
二、文书分类和编号1. 根据各类文书的性质和用途，将文书分类。
包括但不限于通知函、报告、请示报告、决议、文件、备忘录等。
2. 每份文书均按照一定规则进行编号。
编号格式为文种简称+年份+序号。
例如，通知函编号为TZ2021-001。
3. 编制文号时应注明文种简称、年份和编号，编号不得重复、错漏。
三、文书起草1. 文书起草由起草人完成，起草人应具备一定的文书写作能力和相关知识。
2. 起草人在起草过程中，应做到内容准确、清晰、简明扼要，表达规范、文风正式。
3. 起草人应根据文书的性质和用途，确定文书的格式、字体、大小、页边距等要求，并遵循统一的格式。
四、文书审批1. 文书审批应按照一定的程序和权限进行。
一般情况下，由直接上级或相关部门负责人进行审批。
2. 审批人对文书的内容、格式、合规性进行审查，确保符合法律法规、规章制度和组织要求。
3. 审批人应及时完成审批，如有需要修改的地方，应提出明确的修改意见并告知起草人。
五、文书签发和送达1. 完成文书审批后，由签发人签发文书。
2. 签发人应核对文号是否准确、文书内容是否与审批意见一致，如有问题应及时纠正。
3. 签发人签发文书后，按照规定的方式将文书送达给相关人员，确保文书及时到达。
六、文书归档和保管1. 完成文书签发和送达后，将文书进行归档。
2. 归档人员应将归档的文书进行分类整理，并按照统一的归档规则进行命名和编号。
3. 归档人员应做好文书的保管工作，确保文书的安全和完整。
七、文书查询和使用1. 任何人员对已归档的文书有查阅需求时，应提出书面申请，经批准后才能查阅。
2. 查阅文书时应注意保护文书的机密性，不得传递、复制或泄露文书内容。
3. 使用文书时应严格按照文书用途，不得私自修改、篡改或随意传递使用。
八、文书销毁1. 不需要保留的文书，应按照规定的保留期限进行销毁。
文书管理办法范例
文书管理办法范例一、制定目的经过长期的探索和实践，我们发现在组织管理中，文书是必不可少的组成部分之一。
文书能够记录和反映工作的过程和结果，保证组织管理的连续性和稳定性，规范机构运作。
本文旨在制定一套文书管理办法，明确文书的分类、制度、管理、使用等方面的规范，提高文书管理质量。
二、文书分类1.内部文书：供机构内部使用，在机构内部流转。
例如：会议纪要、工作汇报、通知、人事档案、出差审批单等。
2.对外文书：向机构外部传达信息，与外界交流沟通。
例如：信函、公告、专业报告、项目合同、业务许可证等。
三、文书制度1.统一格式：针对同类文书应制定统一格式，遵循标准格式，用词精准，排版规范，便于阅读和交流。
2.确定编号：每个文书应有唯一编号，方便文书的查找和识别。
3.签批制度：对于需要签字或盖章的文书，应有签批流程，并明确各级签批人员和审核人员的职责和权限，确保文书的合法性。
4.归档管理：对于机构的重要文书应做好归档管理，按照文件分类和文件等级进行分类存储，保证文书安全和可查。
5.保密制度：对机构涉密文书应建立保密制度，严格控制文书的查阅、复印等操作，保护机构的商业机密和核心技术。
四、文书管理1.职责明确：制定文书管理的具体职责，并指定专人负责文书管理及归档等工作。
2.文书存档：对于机构的文书应建立档案室或档案保管室，对存档的文书按照时间及属性进行分类存储，确保文书的安全性和可查性。
3.监督督促：对文书的使用、存储，要进行监督、督促和检查，确保文书的质量和准确性。
4.培训管理：对新员工要进行文书管理方面的培训，让员工了解和熟悉文书的规范和使用。
5.审计管理：定期对文书进行审计，检查已经存档的文书是否按规定存档，是否符合规范，确保机构文书管理的效果。
五、文书使用1.准确性：使用文书要保证内容的准确性和完整性，避免遗漏、错误等问题。
2.保密性：对于机构涉密文书，在使用过程中要根据保密规定进行保密，严格控制查阅和复制等操作。
文书管理办法
文书管理办法一、总则为了规范文书的管理，提高文书的质量和效率，根据相关法律法规，制定本文书管理办法。
二、适用范围本文书管理办法适用于我公司所有的文书管理工作。
三、文书的定义文书指具有记载、传达、证明等功能的书面文件，包括但不限于公函、会议纪要、合同、报告、决议等。
四、文书的管理流程1. 文书的起草（1）起草人根据工作需要，按照规定的格式和要求，认真、准确地撰写文书内容。
（2）起草人应当对文书的内容进行审核，确保文书的准确性和合法性。
2. 文书的审核（1）相关人员对起草的文书进行审核，包括内容的逻辑严谨性、表达的准确性、法律法规的合规性等。
（2）审核人员应当及时进行审核，并提出修改意见或建议。
3. 文书的审批（1）经过审核的文书，需要经过相关领导或专门指定的审批人员进行审批。
（2）审批人员应当按照规定的权限和程序进行审批，并及时给出审批结果。
4. 文书的签发（1）经过审批的文书，由签发人员进行签发，并加盖公司公章。
（2）签发的文书应当在签发人员所在部门进行备份，确保文书的完整性和可追溯性。
5. 文书的归档（1）签发后的文书，由归档人员进行归档处理。
（2）归档人员应当按照规定的分类和区分标准，对文书进行整理、编号和存档。
6. 文书的保管和销毁（1）归档人员对文书进行安全保管，确保文书的机密性和完整性。
（2）根据公司规定的保管期限，对已经完成使命或过期的文书进行销毁处理，确保文书管理的及时性和规范性。
五、文书管理的要求1. 格式规范文书应当按照公司规定的格式进行撰写，包括字体、字号、行距、页边距等要素。
2. 语言规范文书应当使用规范的汉语表达，语句通顺、条理清晰、思路连贯，避免使用生僻字和口语化表达。
3. 文书原件和复印件文书的原件应当保存在归档部门，复印件可提供给需要的部门和人员使用。
4. 电子文书管理公司鼓励使用电子化文书管理系统，实现文书的电子化存档和便捷检索。
六、责任与监督1. 各部门负责人应当组织好本部门的文书管理工作，并对文书的质量和时效承担责任。
公司文书管理办法
公司文书管理办法一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。
二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。
内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。
三、收文：1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。
2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。
四、制发：填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。
五、分文：1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。
2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。
六、会签：1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。
2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。
七、审核：秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。
八、批示：总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。
九、执行：1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。
2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。
寄发文件前须填写“收发文登记簿。
”十、归档：1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。
2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。
3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。
十一、公文机密等级及处理规定：1、普通件：公关方式处理。
2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。
3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。
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文书、档案管理办法
一、文件收发管理：
1、公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司各
部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。
2、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，
校对无误方能复印、盖章。
3、文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。
4、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范
围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
5、文件统一由办公室负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、
部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件由专人按核定的范围报送。
6、外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。
由办公室主任
提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
7、传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室及
时组织传达和落实。
二、发文程序与要求：
1、部门需要发文，经主管领导同意，草拟文件初稿，并详细写明文
件标题、发送范围、印刷份数、签名后交办公室。
2、办公室对文稿进行审查和修改。
3、经办公室审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿，批准签发。
4、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号送打字室打印。
三、档案管理：
第一条为加强本公司文书档案管理，特制订本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时交专（兼）职文书人员
归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交
接清楚，不得擅自带走或销毁。
文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可财务部门给予核报旅费。
2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档
案办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
归档范围
第七条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第八条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第九条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十条本公司的请示与上级机关的批复。
第十一条公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十二条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十三条土地证、规划许可证、开工许可证、房产证等公司开发建设过程中取得的权证及施工图纸。
第十四条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十五条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十六条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。
档案借阅管理办法
第一条为加强公司档案管理，特制定本办法。
第二条借阅档案（包括文件、资料）必须经办公室主任批准并在档案借阅登记薄登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经公司
领导批准方能借阅。
第三条案卷一般不许借出，只供在档案室查阅，特殊情况需借出的，应经办公室主任批准，并办理登记手续。
第四条借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
第五条借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、撤散、摘抄、翻印、复印、
摄影、转借或损坏。
第六条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
第七条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
第八条外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、盖章。