文书档案分类与整理

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文书档案分类与整理文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。

是一项重要的基础工作。

文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。

包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。

如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。

如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便新的整理方法——以件为管理单位《归档文件整理规则》《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。

《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件——归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。

二、文件修整一般包括：对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。

三、文件装订归档文件应按“件”装订“件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行四、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） 2、年度—保管期限（例3） 3、保管期限—年度—机构（问题）（例4） 4、保管期限—年度例1：2001年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期…… 2002年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期…… 2003年：……例2：2001年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期…… 2002年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期…… 2003年：……例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期……例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处... 2002年办公室、人事处、管理处 (2003)年......长期：2001年办公室、人事处、管理处... 2002年办公室、人事处、管理处 (2003)年......短期：2001年办公室、人事处、管理处... 2002年办公室、人事处、管理处 (2003)年……五、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。

全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式（如图）机构或问题年度保管期限室编件号馆编件号七、归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成：归档文件目录归档文件目录封面归档文件目录归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。

如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录件号责任者文号题名机构：办公室日期页数备注档办国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号号 0305 案安全保管的通知局浙江省档案局关于转发[国家档浙江省档案局关于转发国家档浙档案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知理的几点意见的通知 0610 案局 56号号杭政杭州市人关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府建设的决定（附：市民公约） 0220 12号号238归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目归档文件目录封面归档文件目录全宗名称：中国银行年度： 2004 年保管期限：永久机构：行长办公室（问题）八、归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面（全宗名称）全宗名称）档案盒盒脊全宗号年度保管期限机构(问题机构问题) 问题起止件号 (室) 室 (馆) 馆盒号盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；销毁等情况；备注项内容。

备注项内容。

整理人：整理人：检查人：检查人：年月日九、排架档案按分类方案如年度——机构（问题）——保管期限或年度——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位案卷是有密切联系的若干文件的组合体立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程立卷工作是文书工作的重要组成部分一、全宗内档案分类（一）分类的常用方法1、年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。

一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。

2、组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法1）年度与组织机构分类法 2000年如： 2000年办公室人事处业务处…… 2000年办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年…… 2001年 2001年办公室人事处业务处…… 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年……人事处2）年度与问题分类法 2000年如： 2000年党群类行政类教学类外事类 (2000)年综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年……2001年 2001年业务类党群类行政类教学类外事类…… 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年……二、立卷组合方法立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷 1、按问题组卷将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷 2、按作者组卷将同一作者的一些文件组成案卷按文种（名称） 3、按文种（名称）组卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4、按时间组卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷5、按通讯者组卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷6、按地区组卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、 1999年会议记录如“╳╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征三、卷内文件整理(一)检查调整组卷1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系；2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件；3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少； 4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物等，及时进行修整。