机关单位文书档案常见材料分类

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文书档案详解课件

归档文件的编目
归档文件目录
全宗名称________ 年度________ 保管期限________ 机构________ （问题）
归档文件定义
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第一，归档文件的形成者很广泛。
第二，必须是办理完毕的。
第三，归档文件特指作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理原则
归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求，也是若干年来我国文件管理、档案管理工作经验总结。
归档范围和保管期限
机关文件材料归档范围是：
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
归档文件的装订
装订要求：
a、归档文件应以“件”为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。 b、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左

机关档案分类方案归档范围参考

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

2006年12月18日国家档案局令第8号发布

第一条为便于各级党政机关和人民团体以下统称机关正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法,制定本规定;

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录;

第三条机关文件材料归档范围是：

一反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

二机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

三本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

四其他对本机关工作具有查考价值的文件材料;

第四条机关文件材料不归档范围是：

一上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等；

二本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料；

三同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料；

四下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料;

第五条凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档;

文书档案内容与成分简介

证报告
6
业务发展部
信贷管理、信贷贷款、贷款授权、贷款审批、不
良贷款清降、十级分类、贷款情况调查、信贷检
查通报、案件分析、保险业务、劳动竞赛、汇报
7
科技信息
部
计算机管理、计算机安全、电子化建设、技术改
造设备、招标材料、网银、卡业务
金融、目标管理、协议、合同、表彰先进、机构
变更、自助银行、机构证照、房地产证、房地产
买卖、介绍信存根、收发文登记、现场检查、汇
报、宣传、专项票据、“三防一保”、各项责任、
荣誉
3
三会
股东大会、董监事会会议材料、资格证明、授权
委托、股东名录、信息披露、股权管理、风险监
测、股权转让质押更名、章程、股本金
4
文书档案内容与成分简介
序号
机构
主要内容与成分简介
案件数
永久
30年
10年
1
党青工妇
党员花名册、党内统计年报、党委会议材料和
记录、职代会、党政干部任免、党风廉政、党
建工作、纪检、党青妇名册、工青妇工作、表
彰、运动会、募捐
2源自文库
综合业务部
工作总结、工作会议、办公会议记录、大事记、
档案、年鉴、述职报告、案件专项治理、合作
人力资
源部
干部职工花名册、劳动工资年报、职务任免、职
称、薪酬、表彰、医疗费用管理、员工管理、各

机关档案分类方案_归档范围参考

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

（2006年12月18日国家档案局令第8号发布）

第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和

利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有

利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作

人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的

历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内

部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参

考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

档案的分类文档

档案的分类

根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:

一般有以下几类:

一、文书档案:

（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。

机关档案分类方案_归档范围参考

机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定

（2006年12月18日国家档案局令第8号发布）

第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民国档案法》、《中华人民国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、记录，机关部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

机关档案分类方案_归档范围

机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定

（2006年12月18日档案局令第8号发布）

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护、集体和公民权益等面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

办公室归档文件整理

归档文件整理

一、定义

1、文书档案

文书档案是指人们从事政治活动，行政管理过程中形成的具有保存价值的已归档的文字、图表等形态的历史记录。

2、归档文件

立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

3、归档文件整理

归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。

4、件

件：是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（包括发文单和文件处理单），正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发与被转发文为一件，同一类型的报表、存根、名册、图册等为一件，请示与批复为一件，来文与复文为一件。

二、文书归档整理时间的要求。

根据国家档案法的规定：立档单位应在每年的三月初对上一年度应归档案文书材料进行归档整理，4月底前完成此项工作，同时报送一套归档文件目录给当地档案行政管理部门，二级机构报送给主管单位。

三、归档文件的收集。

做好归档文件的收集工作对于确保归档文件齐全完整及平时查阅利用和整理归档工作顺利进行，都具有重大意义。那么，应当怎样做好归档文件的收集工作呢？主要是做好如下几项工作：

(一)做好平时归档积累工作,要把好“四关”。

1、把好登记关。收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关才能保证机关或单位主要文件的完整齐全，“家底清楚”，有据可考，那么就要求各单位要建立收发文登记制度。

2、把好收集关。各单位必须建立健全收发文“随办随归”制，即文书材料不论是谁经办的，办理完毕就应及时送去归档整理部门归入已设置好的“类目盒”或“类目柜”。“类目盒”或“类目柜”设置可根据各单档案分类方法不同分别设置“机构类”（如：办公室、档案管理股、业务股等）或“问题类”（如：党群、行政、业务）。在收集时一般本单位形成的同一文件材料收集三至四份。但往往有的办文人员由于拖沓或工作变动等原因，未按“随办随归”的制度及时归盒。因此，负责整理归档的人员，就必须跟踪收集。做到办完一件收集一件，也可以定期（一个月、一个季度）收集一次。

机关单位文书档案常见材料分类

云龙区机关单位文书档案常见材料分类

（仅供参考）

在具体整理档案归档中，要注意“以我为主，突出重点。”也就是说我单位的材料是重要的。

文件排列顺序：一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。

一、永久

1、本机关年度工作总结。

2、本机关年度工作要点（计划）。

3、本机关年度大事记。

4、区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府有关部门任免本机关人员的文件。

5、本机关任免有关人员的文件。

6、本机关人员退休的文件及退休审批表、职工录用、转正、聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。

7、本机关人员调整工资、定级等文件材料。

8、科级以下人员调入的行政介绍信。

9、区委、区人大、区政府、区政协表彰本机关和本机关先进个人的文件。

10、本机关人员受到警告（不含）以上处分的文件材料。

11、党员组织关系介绍信（调出的存根、调进的介绍信）。

12、本机关的成立、内设机构的设置、党支部成立、本机关机构撤并、名称更改、机构改革的三定方案及人员编制文件。

13、本机关年度考核、职称评定工作的文件材料。

14、党、团、工会、妇代会换届选举中的选举结果报告及上级机关的批复等文件材料。

15、本机关人员花名册、本机关党员花名册。

16、本机关受理人民来信来访文件材料及本机关的处理结果。

17、本机关受理人民来信有市以上领导批示的材料。

18、本机关财务预算。

19、本机关领导离任审计材料。

20、本机关国有固定资产。

21、本机关审批计划生育、生育二胎、领取《独生子女光荣证》审批表及材料。

22、本机关党委、行政办公会议的纪要、会议记录。

文书档案分类

文书档案保管期限分类

一、永久保管的资料,保管时限永久,

1.党的代表大会、代表会议、人民代表大会、政协会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料。通知、会议议程、名单、报告、决议、纪要、选举结果、领导人讲话、提案、主席团会议记录、大会发言、讨论通过的文件、简报、重要照片、录音等文件材料。

2.党委全体会议、常务会议、书记会议、人大常委会议、政协党委会议、政府办公会议等文件材料。会议公报、决议、决定、传导人讲话、纪委、记录、讨论通过的文件和重要的汇报材料。

3.机关党组织会议和机关行政领导会议的文件材料。会议纪要、记录、重要的汇报材料。

4.本机关召开的工作会议、专业会议的文件材料。会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报、录音带、照片等。

5.上级机关召开会议的文件材料。本机关领导人在会议上的重要发言材料。

6.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法、国民经济计划长远、当年和控制数字等文件材料。

7.上级机关或有关机关对本机关及本机关对下级机关工作检查形成的文件材料。

8.代上级机关革拟并被采用的重要文件的最后草稿。

9.本机关颁发的,包括与其他机关联合颁发的,命令、决议、决定、指示、条例、规定、办法、通报、通知等文件。

10.本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复。

11.本机关制成并反映主要职能活动的工作总结报告。

12.本机关调查研究形成的文件材料。

13.机机关与有关机关协商工作的来往文件。

14.本机关编制的各种计划长期的和年度的。

文书档案分类表格

归档范围

不归档文件材料范围

1上级来文

1.1上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；

1.2上级机关发来供工作参考的抄件；

1.3上级机关征求意见未定稿的文件；

2本级文件材料

2.1重份文件；

2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；

2.4从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；

2.5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的信函；

2.6机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.7本机关负责人兼任外机关职务形成与本机关无关的文件材料；

2.8为参考目的从各方面收集的文件材料；

3同级机关和非隶属机关来文

3.1参加非主管机关召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

3.2非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料

4下级来文

4.1下级机关送来的参阅简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

4.2越级抄送的一般的、不需办理的文件材料；

4.3下级机关抄报备案的一般性文件材料。

机关档案分类方案_归档范围

机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定

（2006年12月18日档案局令第8号发布）

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护、集体和公民权益等面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

办公室文书档案分类方案

一、综合类

1、本机关制定的各项政策法规、管理制度等文件材料

2、本机关召开会议、举办活动等形成的文件材料

3、外事接待、外出考察等文件材料

4、合同协议、资产登记等凭证性文件材料

5、本机关有关问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、

总结等文件材料

6、机关事务、安全保卫、值班、基建、维修、车辆管理等形成

的文件材料

7、所发通知、人员考勤、内部管理等形成的文件材料

二、业务类

1、本机关制定的各项业务管理制度、方案，普发性业务文件

2、本机关有关业务问题的请示与上级机关的批复、批示

3、同级机关、下级机关有关业务问题的来函、请示与本机关的

复函、批复等文件材料

4、行政管理、执法活动中形成的文件材料

5、业务上的计划、总结、统计、调研、简报等方面的文件材料

6、与业务往来单位和个人签订的合同、协议等文件材料

三、人事类

1、本机关机构设置、机构撤并、名称更改、法人更改、印信启

用和作废等文件材料

2、人事工作制度、规定、办法等文件材料

3、人事任免、人员奖惩等文件材料

4、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、调动、辞

职离退休、辞退、开除、工伤、死亡、抚恤等文件材料

5、目标管理、岗责考评、机关创建、政纪、人事考核、职称评

审等文件材料

6、党、团、工会工作活动，批准加入党团、工会组织等文件材

料

7、纪检、监察工作中形成文件材料

四、财务类

1、机关财务管理制度、办法、规定等文件材料

2、机关财务预算决算及编制的各类财务报表

3、机关物资采购、审批、招投标、购置等财务手续材料

4、国有资产管理等财务文件材料