煤矿物资采购管理制度

物资采购管理规定
第一章总则
第一条为规范公司的物资采购行为，加强物资采购监管，降低物资采购成本，确保生产物资供应，保障正常生产秩序，特制定本规定。

第二条本规定是公司物资采购管理行为的基本准则。

第三条本规定所指物资为各煤矿的生产用设备、配件、辅助用设备、机物油料、五金、日杂、低值易耗品、劳保用品、办公用品、建材等。

第四条树立诚信经营，供需双赢的思想。

坚持“货比三家”的采购原则。

通过比品牌、质量、价格和服务的方式，优化物资供应渠道。

第二章物资采购机构的设置和职责
第五条公司成立供应部，各煤矿下设供应科或在综合科内配备相对固定的专（兼职）计划采购员，负责协调本矿物资计划和采购工作。

第六条供应部的职责
一、负责指导各矿制定物资计划采购、物资保管、出入库管理制度和各岗位职责；
二、负责对各煤矿计划采购员各项业务工作的指导和监督；
三、负责公司物资采购计划的编制，审定、采购合同的签订以及各矿物资仓储管理的指导；
四、负责物资采购的询价、议价、比质、比价和采购工作；
五、负责按计划和采购程序按时、按质、按量采购各矿申购的各类生产物资；
六、负责联系落实采购物资的运输和提货事宜。

七、负责定期组织各矿清理废旧物资和闲置报废设备，向公司提出
处置报告，盘活资产。

第七条各煤矿计划采购员的职责
一、负责本矿各类物资的计划申报、货物提取、入库验收；
二、负责本矿物资仓储、领用发放的管理，做到出入库准确无误；
三、负责对保管员的管理和监督；
四、负责公司《物资采购管理规定》在本矿的落实与执行；
五、负责本矿供货信息的沟通和反馈，确保生产的正常进行；
六、负责管辖范围物资仓库内的卫生与安全工作。

第八条物资采购遵守的原则
一、未经审核批准的申购物资一律不得采购；
二、库房内备用品及闲置物资应首先使用；
三、凡本地区能采购的物资，在无价格和质量优势的情况下不得到外地采购；
四、大宗物资和设备的采购，必须签订购销合同，按程序交财务部和法律顾问（必要时）进行合同评审，经总经理或分管副总签字后执行；
五、在大宗物资和设备采购过程中，严格执行“货比三家”的原则，做到同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比服务，协助供应部择优确定采购单位；
六、对于试用后的物资，是否采购必须征求矿上生产技术部门的同意后再行采购，不得在试用鉴定前采购。

第三章物资采购的管理
第九条为优化供应渠道，降低采购成本，公司在各矿所在地通过比选或招标的方式设立物资固定采购点，由公司统一负责物资采购（除炸材外）和货款结算，各矿计划采购员负责到指定地点提货和收货。

石粉、石
料、日杂、农资产品等零星物资以及生产急件的采购，由供应部审定价格后，委托各矿计划采购员在当地采购。

第十条各单位物资采购计划要按程序申报，每月25日前向公司供应部申报下月的采购计划。

具体申报程序为：使用部门申请，部门主管签字后必须交由各矿保管员签字（证明库房有无备品，是否需要购买），再由矿长或分管矿长签字，综合科统一编制采购计划以书面传真或邮件的方式上报公司供应部。

供应部汇总各矿采购计划，交由公司分管生产和供应的副总签署意见后统一报总经理批准实施。

各单位如不按规定时间和要求上报计划，造成因计划漏报物资掉缺，重复申购物资积压，由此造成对生产的影响所发生的经济损失，由所在单位责任人承担经济责任。

第十一条对生产急件的采购，由申购部门打急需物资申购报告，经矿长或分管矿长签字，送公司供应部。

以生产副总审核，总经理或分管副总批准同意后（可电话电话请示），由供应部组织急购。

第十二条小批量（5万元以下）的由供应部采取询价、比质、比价、比服务，经分管副总审批后采购；机器设备和大宗物资的采购（5万元及以上）必须经总经理审批后方可采购。

第十三条物资采购时必须严格按照采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。

签订物资采购合同时，要严格执行中华人民共和国合同法和公司合同管理制度，合同中要明确产品产地、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期限、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他注意事项等，按照合同规定支付货款，特殊情况需要先款后货的需经总经理批准同意。

采购物资的品种、质量、数量与计划有误的由供应部负责协调处理，协调处理不好的承担其经济责任。

第十三条对于市场及生产厂家短缺而申购部门又急需的物资，供应部要及时征求申购部门意见，在申购部门同意后可以采购使用部门愿意接受的代用品。

否则出现不良后果由供应部负责。

第十四条供应部必须按采购作业原则运作，对不按计划要求、质量要求采购，造成的超储积压、损失，根据过错造成原因，由申购单位和供应部相应责任人员承担经济损失。

第十五条供应部未能按时完成采购任务时，应及早报告申购部门主管说明异常原因，提出相应解决方案，拟定补救办法和处理对策，对严重影响生产安全的特别重大事项，应及时汇报总经理。

第十六条各单位申购计划后，应随时与供应部加强联系，了解清楚物资采购动向；供应部也须随时与申购单位加强沟通和信息反馈，以便申购单位合理安排生产。

第四章物资验收入库管理
第十七条采购物资入库时，保管员要及时通知本矿申购部门、生技科、综合科等相关人员到场一起参加验收，按照采购清单核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点数量验收。

保管员、参加验收部门的人员均应在验收单上签字，并作为财务部门付款的依据之一。

第十八条在入库验收中发现的问题要及时通知公司供应部，并同时做好原始记录备案。

对责任不清的物资严禁验收入库。

第十九条验收出不合格的物资，保管严禁接收，并同时报告供应部处理。

如发现保管员未验的物资收入库，出现任何质量问题由保管员负全部经济责任。

第二十条对托收而货未到，或货到发票未到，申购单位应及时通
知供应部，尽快查实情况，协调处理。

第五章物资的发放管理
第二十一条物资的领用、发放，须按“先进先出、计划供应、节约用料”的原则进行发料。

发料时要坚持“一核对、二签字、三记帐、四盘点”的程序，违反发料原则造成物资失效、霉变、锈蚀、大料小用、优料劣用以及差错等损失，由保管员承担全部经济责任。

第二十二条各部门领用物资时，须填制领料单，经部门主管签字后到仓库领取，领取物资时要有发料人，领用人签字。

第二十三条保管员应严格遵守先办理领料手续后发货的原则，严禁先出货后补办手续和自行发货。

特殊情况应在一个工作日内补办手续。

第二十四条各单位领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在作任何更改，如填写错误必须重写。

对不符合规定的领料单，保管员有权拒绝发货。

第二十五条物资材料的转让和外售，以及废旧物资的处理，各矿须书面报告公司，经公司相关部门鉴定，领导审批、定价，保管员凭公司财务部收款出库凭证，方可对外出售。

第二十六条设备配件的领用实行以旧换新制度。

其中工具必须建立工具领用卡，规定使用年限，达到使用年限的，实行以旧领新制，因客观原因确实无旧件退库的，必须经部门主管签字同意度可领用。

第二十七条劳保用品的发放，按照公司《劳保用品发放规定》执行。

领用劳保用品时由各单位申请，综合科审核，矿长审批。

第二十八条办公用品由各矿办公室编制计划，矿长审核，交公司行政部汇总后，报分管领导签署意见，总经理批准，供应部统一采购，各矿由专人领取后负责登记发放。

第二十九条物资出库后要及时登记账簿，保管员按月核对账目，按时填报材料购入、消耗日报表。

保管员须半年、年终各盘存一次。

做到账账相符、账物相符、账卡相符、卡物相符。

第三十条库房的所有发料凭证，原始单据应由保管员妥善保管。

发料凭证、原始记录要按保管时间和销毁程序办理，不可丢失。

否则由保管员承担全部经责任。

第三十一条退库的材料范围包括生产任务完成峻工多余物资，借领借发物资；矿以下各部门二级库房多余物资。

退库时，物资必须完好，物资退库单要与原领料单内容相同，保管员要进行认真验收。

因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示充分数据的检查证明方能退库，以便与供货商交涉退货。

第三十二条各矿不得随意将物资借给外单位（个人）使用，确属单位间特殊关系需借用物资的，审批权仅限矿长。

同时必须办好借用手续并要求借方保证借用物资的完好，否则由责任人照价赔偿。

第五章附则
第三十三条本规定自发布之日起实施，公司相关物资管理制度与本制度有抵触的，按本制度执行。

第三十四条本规定由公司供应部负责解释。