饮食服务有限公司采购管理手册

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目录第一章总则 (1)第二章组织职责分配 (2)第三章采购模式及原则 (4)第四章采购管理制度与标准 (6)第一节供应商的引进与管理 (6)第二节采购与验收 (10)第三节价格管理 (13)第四节采购招标管理 (15)第五章采购管理流程 (20)第一节原料采购申请流程图 (20)第二节物料采购申请流程 (22)第三节供应商引进流程 (24)第四节采购验收管理流程 (26)第五节价格变动程序 (28)第六节采购招标管理流程 (30)附则主要表单 (32)1. 供应厂商调查表 (32)2. 供应商样品检验表 (33)3. 供应商业绩评价打分表 (34)4. 供应商评价因素表 (35)5. 供应商现场评审表 (36)6. 供应商清单 (37)7. 采购原料质量标准 (38)8. 原料采购申请单 (39)9. 提货单 (41)10. 库存采购申请单 (42)11. 物料采购申请单 (43)12. 原料采价单 (44)第一章总则第一条目的为了加强xxx饮食服务有限公司（以下简称公司）采购活动的规范化，针对采购活动的各环节、各岗位管理，特制定本手册。

第二条使用对象公司采购储运部、各分、子公司单店及相关作业人员的所有采购活动。

第三条手册的管理（一）管理责任公司规划经营部负责手册的发放、借阅、回收和手册版本等的管理工作。

采购储运部负责本手册的执行、修订和完善，对手册的内容拥有解释权。

（二）发放管理规划经营部通过建立手册发放、借阅、回收的登记记录来实现对手册的管理。

发放按照规定的范围执行，采购储运部、规划经营部发放完整手册，其他部门和人员根据业务需要提出申请经规划经营部经理审批，可领用与其作业相关的部分。

（三）版本管理规划经营部负责本手册版本管理。

版本号为：版次/修订号。

手册初始发布版本为A/0版。

以后年度内对手册相关内容每进行一次调整时，修订号递增，同时在手册的修改记录中加以记录。

修改内容以补充文件的形式向相关部门发布。

补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。

手册每年12月底，由规划经营部组织一次修订，届时将年内所有补充文件修改内容，分类归并到手册各章节。

同时版次向上升一级（例如由A到B）。

规划经营部负责收回所有发出的原版本文件，加盖作废印章，同时发放新版本文件。

（四）保密要求手册的保管和使用应作好保密工作。

严禁私自对手册进行拷贝和复印。

如工作需要可以办理申请，由规划经营部审批后，进行借阅或领用。

第二章组织职责分配第四条组织结构第五条总经理职责1.负责公司采购管理制度的审批；2.负责公司采购工作计划、费用预算、采购合同等的审批；3.负责各类供应商的最终审批确定；4.负责各类高档原材料采购的审批。

第六条采购管理委员会（以下简称采购委员会）为非常设机构，是由总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。

规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会会议还是采用联签形式，确定供应商和采购价格。

采购委员会职责为：1. 负责审议和批准采购管理制度，并监督执行；2. 负责进行招标采购和议价采购中供应商的选择评审；3. 审议和批准采购储运部编制标准原材料清单；4. 负责审议确定采购工作中采购价格、合同特殊条款和其他重大采购事项等；第七条采购储运部职责（一）经理1.负责组织制定和完善公司采购管理制度，监督制度执行情况；2.负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控和改善；3.监督各分、子公司采购管理，监控和指导其制度执行情况；4.组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系；5.负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供依据；6.负责组织采购合同的谈判、审核以及特殊条款提请采购委员会审议，和授权下的合同签订等工作；7.负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策；8.负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织日常采购工作；9.负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提高服务质量；10.负责组织采购工作中的食品原料安全管理。

（二）采购管理员1.负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析；2.根据单店采购申请和库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实施；3.负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职责，检查采购表单记录填报的规范性、完整性；4.对供应商货物交期、质量和服务等进行监督控制；5.处理采购原料、物料品质和数量的异常事项；6.负责采购原料的食品安全管理；7.协助储运主管对存货进行筹划和控制，以保证正常的周转率和存货量。

（三）采购员1.负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完成日常的采购任务；2.按照采购申请定购相关原料，保证质量、规格、数量等正确无误；3.负责联系供应商处理退换货和其他验收不合格等事宜；4.负责采购工作中索证等工作；5.负责按照公司质量管理体系要求进行日常采购、填报保存采购记录。

第三章采购模式及原则第八条公司下属各单位的采购工作，都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。

公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。

第九条关键原材料、统一采购（一）关乎公司品牌形象的布草、瓷片类、餐座椅等物料，统一由公司采购；（二）适合集中采购的、通用性的原料（例如：酒水饮料等），统一由公司采购；（三）公司采购储运部负责建立统一采购物料、原料清单，根据各单位实际情况，对有条件的下属单位逐步实行统一配送。

第十条本地统一采购、外埠批准备案（一）公司本部及本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。

采购价格由公司确定。

其它部门均无采购权。

（二）外埠采购采取批准备案制度，下属分公司除第九条关键原材料以外的材料，可以按照公司采购管理制度规定的程序和要求，自行确定供应商、商洽价格，上报公司批准备案后开始采购。

分公司将有关供应商调查评审和定价的资料，上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。

（三）下属子公司在其董事会批准授权下，采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。

管理方式根据授权程度确定。

第十一条分类采购、周期定价将采购的原料分为：果蔬鲜活类、干货冰冻、酒水烟茶等三大类（具体分类详见表4－1）。

采购的物料是指公司经营所需的低值易耗品、办公用品、服装纺织品、固定资产等。

根据原料、物料的性质不同，其价格波动频率和幅度各自不同，从而采取不同的采购方式和变价机制。

各自的订货价格在约定的周期内相对稳定，不再浮动变化。

第十二条采购管理原则（一）优质优价。

采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商必须经过“公平竞价、比质比价”的选择程序。

优质优价是每一个采购人员必须严格遵守的工作准则，必须将这种意识渗透到每一种单品的采购中。

（二）诚实守信。

公司希望通过与供应商良好合作，实现真正的共赢。

坚决杜绝采购人员、验收人员与供应商之间发生任何损害公司利益的行为。

采购和验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。

（三）规范透明。

公司致力于采购工作的规范化、透明化管理，最大限度的降低采购成本。

采购不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证企业的利益不受损害。

（四）多家供货。

原则上公司达到一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。

（五）信息通畅。

公司发给各供应商的采购指令必须及时准确地传达，保质保量的完成供应任务，并及时将到货信息传达至公司。

各分、子公司单店的采购信息，必须按照要求及时地、如实地向公司采购储运部传递，以保证公司及时准确地掌握管控信息。

（六）合理库存。

公司的采购配送针对不同的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。

采购储运部组织确定原料物料的安全库存量和采购时机、批次采购量等，达到既能满足应对突发事件和营业的需要，又能尽量减少资金占用。

（七）采购监督。

公司及下属单位的所有采购活动实行全过程、全方位的监督制度。

在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验收、结算、付款等采购过程的每一环节都要有监督。

监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成监督网。

第四章采购管理制度与标准第一节供应商的引进与管理第十三条管理职责供应商的选择确定由公司采购委员会负责，采购储运部作为采购委员会的日常办事机构。

负责对有供货意向的供应商进行初审，考察认定其资格，搜集、汇总、整理供应商的相关信息，提交采购委员会决策。

负责在日常采购中记录供应商业绩，对供应商进行定期考核、评价和淘汰。

第十四条成为公司的供应商必须满足以下基本条件：（一）持有要求的资质证书，是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者；（二）财务状况良好，公司资信良好；（三）具有严格的质量、安全管理措施，有良好安全记录，未发生重大质量和安全事故；（四）其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和规定，具有国家权威机构颁布的合格证书；（五）愿意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。

供应商具备以下条件可以优先考虑：（一）承担过大型特级餐饮企业原料供应相关工作，具有良好工作业绩记录；（二）具备较强的质量、服务、价格和交付保障能力；（三）具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）；（四）具有大型保鲜库房、运输车辆等设施；第十五条供应商引进的时机日常采购在现有供应商范围内进行。

但出现以下情况就需要重新确定新的供应商。

（一）原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰，需要增加新的供应商。

（二）开发新产品和技术改造需用新物资。

（三）新供应商的物资更适合公司的需求。

（四）公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。

第十六条新供应商引进的方式新供应商引进的方式分为招标采购和询价比价采购两种。

满足以下条件采用招标采购形式选择供应商，达不到以下条件的采用询价比价方式确定。

（一）一次采购金额超过10 万元的设备设施。

（二）公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的定制。

（三）一年内累计采购金额超过 300 万元的物料类别。

（四）采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。

招标采购引进供应商的程序详见第四节。

第十七条询价比价引进供应商的程序为：（一）进行供应厂商调查，开发潜在供应商；采购储运部应密切关注餐饮原材料供应市场动态及产品质量，搜集市场信息，与符合公司要求的厂商进行接洽，考察和审查其资信情况和资格条件。

调查内容填报《供应厂商调查表》（附件1）；对于上门推销的新品，由采购储运部评估其是否适合单店经营，决定是否引进，必要时征求单店和厨政部的意见。