外审准备资料文件(精)
外审各部门需准备资料
一、文件和记录的管理： 1. 人力资源行政部要有全部文件和记录空白表格清单； 2. 外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单，特别是国家强 制性的法律法规的文件及控制发放的记录； 3. 文件发放记录（各部门都要有） 4. 各部门受控文件清单。含：质量手册、制度文件、各部门的支持性文件、外来文件（国家、行 业、等标准；对产品质量有影响的资料等）； 5. 各部门质量记录清单； 6. 技术文件清单（图纸、工艺规程、检验规程及发放记录）； 7. 各种类文件的都要进行审核批准及日期； 二、管理评审： 9. 管理评审计划； 10. 管理评审会议的“签到表”； 11. 管理评审记录（管理者代表的报告、与会者的讨论发言或书面的材料）； 12. 管理评审报告（其中的内容见《制度文件》）； 13. 管理评审后的整改计划和措施；纠正、预防和改进措施记录。 14. 跟踪验证记录。 三、内审方面： 15. 年度内审计划； 16. 内审计划及日程安排 17. 内审小组长的任命书； 18. 内审成员资格证书复印件； 19. 首次会议记录； 20. 内审检查表（记录）； 21. 末次会议记录； 22. 内审报告； 23. 不符合报告及纠正措施验证记录； 24. 数据分析的有关记录； 四、销售方面： 25. 合同评审记录； 26. 顾客台帐； 27. 顾客满意程度调查结果、顾客投诉、抱怨及反馈的信息，台帐，记录，并进行统计分析，是否 完成质量目标； 28. 售后服务记录； 五、采购方面： 29. 合格供方评定记录（包括外协代方的评定记录）；以及对供货的业绩评价的材料； 30. 合格供方评质量台帐（在某个供方采购了多少材料，是否合格），采购质量统计分析，是否完 成质量目标； 31. 采购台账（包括外协产品台帐） 32. 采购清单（应有审批手续）； 33. 合同（应经部门负责人批准）； 六、仓储方面： 34. 原材料、半成品、成品名细台帐； 35. 原材料、半成品、成品标识（包括产品标识和状管理. 七、质量方面 37. 不合格量具、工具的控制（报废手续）； 38. 量具检定记录； 39.各车间质量记录的完整性 40. 工具名细台帐； 41. 量具明细台帐（应包括量具检定状态、检定日期、复检日期）及检定的证书的保存； 八、设备方面： 41. 设备清单； 42. 检修计划； 43. 设备维护保养记录； 44. 特殊过程设备认可记录； 45. 标识（包括设备标识和设备完好状态标识）； 九、生产方面： 46. 生产计划；及生产、服务过程实现的策划（会议）记录； 47. 完成生产计划的项目清单（台帐）； 48. 不合格品台账； 49. 不合格品的处理记录； 50. 半成品、成品的检验记录及统计分析（合格率是否达到质量目标）； 51. 产品的防护、仓储的各项规章制度、标识、安全等； 52. 各部门的培训（业务技术培训、质量意识培训等）计划、记录； 53. 作业文件（图纸、工艺规程、检验规程、操作规程到现场）； 54. 关键过程一定要有工艺规程； 55. 现场标识（产品标识、状态标识、设备标识）； 56. 生产现场不能出现未经检定的量具； 57. 各部门的每一类工作记录要装订成册，便于检索； 十、产品交付： 58. 发货计划； 59. 发货清单； 60. 对运输方的评定记录（也属于合格供方的评定）； 61. 顾客收到货物的记录； 十一、人事方面： 62. 岗位人员任职要求； 63. 各部门培训需求； 64. 年度培训计划； 65. 培训记录（包括：内审员培训记录、质量方针和目标培训记录、质量意识培训记录、质量管理 系文件培训记录、技能培训记录、检验员上岗培训记录，均应有相应的考核评价结果） 66. 特殊工种名单（经有关负责人批准上岗的、及有关证件）； 67. 检验员名单（经有关负责人任命，并规定职责和权限）； 十二、 安全管理： 68. 安全方面的各项规章制度（有关国家、行业及本企业的法规等）； 69. 消防设备、设施清单； 说明： 1. 以上内容必须准备完善； 2. 强调各个部门的质量记录一定要完备； 3. 各个部门的负责人一定掌握本部门的质量职责； 4. 质量方针、质量目标及各部门的分解目标要掌握；
ISO45001外审准备资料
ISO45001体系认证审核前各部门准备资料一、文控部门（或EHS部，体系部）1.申请资料确认：公司名称，地址，营业执照、人员数量，当前认证情况、认证范围等2.体系策划：手册、程序文件清单、管理文件清单、记录清单3.组织架构：ISO45001相关的组织架构、部门职责、岗位职能说明书、员工代表任命书和选举产生记录4.内部审核：内审方案、年度计划、审核计划、审核报告、不符合项整改报告、审核员资质确认5.管理评审：评审计划、评审报告、改进决议6.目标指标：职业健康与安全目标清单、目标数据汇总7.公司内外部环境因素分析：SWOT分析（竞争对手、行业标杆等）、宏观因素分析（政治、经济、文化等）、微观分析（行业、产品结构/定位、发展趋势等）8.相关方管理：相关方清单，相关方的需求与期望，需求与期望应对措施9.风险和机遇分析：各部门风险和机遇识别评价应对表10.知识管理：知识管理清单11.危险源：各部门危险源识别与评价表、重大危险源识别、重大危险源控制措施、针对重大环境因素建立的目标、指标与管理方案12.法律法规：适用的健康安全法律法规及其它要求清单13.检测报告：废水检测报告、废气检测报告、噪音检测14.各类证件：三废检测报告、消防验收报告、防雷检测报告15.合规性评价：合规性评价计划、合规性评价报告16.化学品管理：危险化学品清单、危险化学品现场安全标签、化学品泄漏应急设施、危险化学品物质安全特性情况表、危险化学危险品库安全检查表油库现场安全检查表、危险化学品物资安全资料表（MSDs)）二、人事部1.公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责2.员工管理：员工名册、劳动合同、社保记录、新员工试用考核、技能矩阵及能力评价、顶岗计划、合理化建议、人员流失率的统计分析3.职业病、工伤、事故、事件处理记录4.体检报告：员工体检报告，特殊岗位体检报告（特殊岗位入职前体检报告、定期体检报告、离职时体检报告）5.新员工管理：新员工试用考核、新进人员培训记录要齐全6.特殊工种管理：特殊工种人员情况表，持证上岗证书，如电工证等7.培训：培训需求（各部门提出、岗位能力评价、新员工/转岗员工、职业健康安全等）→年度培训计划→月度培训计划→培训记录（签到表、培训记录）→培训效果评价；三级安全教育的资料8.满意度评价:员工满意度调查→员工满意度调查汇总分析→改进措施及验证三、行政部1.行政管理：公司厂区平面图（管网图）、公司电路线路平面图、公司各楼层紧急逃生平面图、人员安全集合点、公司危险源位置图（标明发电机、空压机、油库、危险品仓库、特殊工作岗位等重要位置，并注明其它产生废气、噪声、粉尘等危险源的位置）、生产工艺流程图及说明2.食堂管理：食堂油烟检测报告、食堂卫生许可证、食物留样管理3.消防管理：消防演习计划、消防演习照片、消防总结报告四、质量部1.部门组织结构图及工作职责2.设备管理台账及设备保养计划五、生产部区域划分（生产区、合格区、来料放置区、待检区、不合格区、发货区、通道等）、产品标识、现场应保持干净整洁、现场化学品管理、环保处理设备清单、劳保用品使用登记表、安全操作规程（起重机械、压力容器、机动车等）、生产现场安全设施状况、防护栏、防护罩、除尘设备、消声器、屏蔽设施等六、采购部可接受供应商清单→供应商资料（基本信息调查表、营业执照复印件、机构代码证复印件、体系证书复印件（职业健康、安全等）、特殊行业生产许可证/运输证复印件、环保协议），合格供应商名录（劳保用品供应商需要提供三证一标：营业执照证、生产许可证、安全标识证、第三方检验标准及记录）七、技术、研发、工程、设备部1.部门组织结构及工作职责2.特种设备清单，备案资料、年检记录；包括：行车、叉车、电梯、压力容器、锅炉等3.灭火器、消防拴、应急灯、消防通道、防泄漏及泄漏应急设施等4.配电：配电房管理、高低压配电站安全专业检查表等5.能源管理：能源及资源管理（电、水、纸等），用电用水标识检验记录6.作业现场健康安全定期检查表、防火安全检查记录表7.应急管理：应急响应与准备，包括预案与实施情况，应急架构与紧急联系人名单。
2019年ISO9001-2015质量管理体系外审各部门准备资料文件
2019年ISO9001-2015质量管理体系外审各部门准备资料文件
1、组织机构及职责分工：此文件应包括组织机构结构、各职能部门及其下属部门的
详细职责分工；
2、企业管理责任范围定位：此文件应包括企业对质量管理总体责任主体、产品管理
责任主体及责任部门、具体质量责任要求和控制状态等的详细说明，以确定企业的管理责
任范围；
3、质量政策：此文件应确定企业的质量方针及目标；
4、质量手册：此文件应包括质量管理体系建立概述、基本文件、在管理的要求等的
详细描述，以说明企业质量管理体系的实施；
5、各部门工作指导手册：此文件应详细说明企业各部门工作要求、组织管理、质量
控制、安全管理等内容；
6、外部审核计划：此文件应说明外部审核机构审核的计划；
7、质量记录：企业质量文件的管理的记录，包括质量文件的保管、变更，该文件也
包括企业根据客户要求和相关法规提供的信息；
8、质量问题登记表：企业质量问题及改进情况的登记表，作为质量管理活动的参考；
9、产品特性登记表：企业应持续监测产品质量，对关键技术指标作出登记；
10、客户投诉处理记录：客户投诉的处理情况等的记录，以证明企业对投诉的认真处理。
以上是企业为准备ISO9001-2015质量管理体系外审必备的资料文件，企业应事先准备，确保审核顺利进行。
外审准备材料明细
外审准备资料明细：
1.技术标准制性标准清单
2.使用设备清单
3.人员情况说明（加盖公章）
4.工艺流程图
5.组织机构图
5.管理手册/程序文件
6.HACCP计划
7.前提方案
8.操作性前提方案
9.产品描述（包括原料，物理特性）
10.厂区周边环境描述（水源等情况）
11.国家、行业及地方适用的法律法规和强制性标准清单
12.加工生产线，HACCP项目和班次的详细信息.
13.生产，加工设备清单的检验设备清单
14.承诺遵守法律法规，认证机构要求，提供材料真实性的自我声明
15.产品执行企业标准时，提供加盖当地政府标准化行政主管部门备案印章的产品标准文本复印件
16.营业执照，组织机构代码证，工业QS证！
17.厂区平面图
18.环境守法证明
19.环境因素清单.。
汽车行业外审准备哪些资料
汽车行业外审准备哪些资料在汽车行业，外审是一项常见的工作，对于企业来说，准备好相关资料是外审的前提和重要一环。
外审是指第三方机构对企业或产品进行质量、安全、环境等方面的检查和评估，以确保企业的运作和产品符合相关的法规要求和标准。
下面将介绍汽车行业在外审准备中需要的一些重要资料。
一.企业资质文件外审是对整个企业进行评估，因此企业资质文件是首要准备的内容。
这些文件包括企业的工商注册证、组织机构代码证、税务登记证等。
这些文件可以证明企业的合法经营身份和经营范围，是外审的基础。
二.质量管理体系文件质量管理体系文件是外审中的重要部分，包括企业的质量手册、程序文件、指导文件等。
这些文件描述了企业的质量管理体系，包括质量目标、职责分工、工艺流程、检验标准等。
外审机构将根据这些文件评估企业的质量管理水平和执行情况。
三.产品相关文件外审还会对企业的产品进行检验和评估，因此准备好产品相关文件是必要的。
首先是产品设计文件，包括产品构造图纸、参数说明书等。
其次是产品生产文件，包括工艺流程图、检验规范等。
还需要提供产品质量检验报告、合格证书等，以证明产品符合相关标准要求。
四.供应商文件汽车行业往往有大量的供应商，准备供应商文件也是外审的一项重要任务。
企业需要准备供应商的合格供应商名录、供应商评估报告、产品质量检验报告等。
这些文件可以证明企业对供应商进行了充分的评估与监控，确保原材料和零部件的质量满足要求。
五.内审文件企业在外审之前通常会进行内审，以确保自身的质量管理体系有效运行。
准备好内审文件是外审的重要准备工作。
内审文件包括内审计划、内审报告、纠正措施和预防措施等。
这些文件可以证明企业的自我监控和不断改进的能力。
六.培训记录在汽车行业，员工的培训是提高质量管理的重要环节之一。
外审机构通常会要求企业提供培训记录，以了解员工的培训情况和技能水平。
企业需要准备培训计划、培训记录表、培训材料等，以证明员工接受了相关的培训。
七.环境与安全文件随着社会对环境保护和安全的要求越来越高，汽车企业也需要准备相关的环境和安全文件。
ISO9001外部审核需准备资料
ISO9001外部审核需准备资料1.市场部：①客户满意度调查；②客户投诉/退货；③合同评审；④客户需求跟工厂互动相关资料。
2.生产部/钻孔部：①在线生产记录要完整（包括版本号记录）该签名的签名；②要按照作业指导书要 求进行作业；③点检/保养记录要及时；④对生产月报不达标的项目要做纠正预防措 施（纠正预防措施记录要有）。
3.计划部：①计划排产相关资料准备；②排产变更跟工厂的互动相关资料；③对计划部月报目标不达 标的工序发CAR作纠正预防措施。
4.品质/工艺部：①在线仪器校正情况检查；②对品质月报不达标的项目作纠正预防措施；③对在线作 业文件不符合实际操作的重新进行修订；④在线点检/保养表需品质QA签名的要及时 签名；⑤实验室要按照作业指导书进行作业，实验记录要完整；⑥IQC来料检验记录， IQC要有待检区及NG放置区；⑦IQC合格标签字迹要清晰，来料检验后及时贴IQC标签；⑧来料NG要有供应商改善报告（8D）5.工程部：①工程部ECN变更记录要准备好；②客户要求资料及转化为工厂相关资料（如MI、CAM）；③工具制作记录。
6.设备部：①在线设备保养标签检查确认，有过期的立即更换；②在线设备点检表确认；③年度设备保 养计划；④日常保养/维修记录。
7.人力资源行政部：①年度培训计划；②年度培训记录；③新员工/员工培训记录；④特殊岗位人员证 书记录；⑤员工满意度调查记录。
8.资讯部：①ERP系统维护相关记录资料；②公司网络维护记录及办公电脑统计维护资料。
9.采购部：①年度供应商稽核计划/记录；②合格供应商一览表。
10.仓库：①板材仓划分出待检区及NG放置区；②入库清单、出货记录；③温湿度记录表及时记录；④发料卡要记录完整；⑤ROHS、非ROHS材料区分放置并要标识清楚。
IATF16949外审前每个部门需准备资料清单
备注
部门 对应指标
5S检查记录、评分表、改善记录
安全培训记录、劳保用品领用记录
架构图、部门职能、岗位说明书、岗位技能矢量分析表、特殊岗位矩阵图、特殊岗位人员评价 清单、特殊工种操作证、顶岗计划、人员流失率统计分析、部门绩效指标统计、分析、改善记 录（12个月）、上岗培训记录
培训需求调查表、年度培训计划、培训记录考核表、培训效果调查表、入职培训记录、转岗培 训记录、在职培训记录、教育训练履历表
出货通知单、送货单、外销-报关资料（包括装箱资料）
售后服务计划、售后服务协议、保修协议、客诉通知单、客诉台账、市场索赔台账、 客户绩效表现
质量信息的反馈记录
年度顾客满意度调查计划、顾客满意度调查表、顾客满意度分析报告、纠正与预防措施报告、 产品交付统计表、运费监控记录表 1.售后服务计划、 2.客供财产清单表、 3.客诉台账、客户投诉通知单、市场索赔台账、 4.顾客满意度调查计划、调查表、分析报告、纠正预防措施报告
培训管理规范
员工满意度≥90
招聘管理规范
员工激励控制规范
员工满意度控制规范
信息交流与沟通管理程序
保密管理制度
外审前每个部门需准备资料清单
对应记录
预计完成时间
合同、技术协议、合同评审记录表、合同变更评审记录、客户档案、客户清单
客户订单、订单评审记录表、合同/订单台账、顾客特殊要求清单
ISO14001环境外审需准备哪些资料
序号
文件资料内容
准备情况
说明
1
《环境影响评价报告书》、《环境影响评价报告表》或《环境影响评价登记表》包括批复）
必须
2
《排污许可证》
有办理过程证明可以接受
3
《环境监测报告》（适用时包括污水、废气、厂界噪声）
必须
4
《环保设施竣工验收报告》（适当时用“验收计划”替代）
9
《辐射安全许可证》（针对有非豁免的放射、射线装置的情况，若为豁免装置，则需要提供《豁免备案证明》）
必须
至少要有验收方案
5
《消防验收报告》或《消防备案受理凭证》（火灾危险等级为丁、戊级的可视实际管理情况决定要不要）
6
《安全生产许可证》（适用于危险化学品生产、矿山、烟花爆竹、建筑等行业）
7
《生产许可证》（适用于特殊行业如：电镀、印刷行业）
8
危险废弃物处理合同、备案及《危险废物转运联单》
现有危废必须妥善储存
ISO9001质量体系外审资料清单
序号需准备的资料
资料提供部门
是否完成1质量管理手册、程序文件是□ 否□2受控文件清单是□ 否□3记录清单是□ 否□4外来文件清单是□ 否□5文件的发放、回收记录
是□ 否□6质量目标及各部门质量目标分解，月度、年度达成情况是□ 否□7岗位任职资格与评定是□ 否□8年度培训计划与记录
是□ 否□9特种作业人员有效资格证件或证书（叉车工、电工等）是□ 否□10设备台账、设备保养计划及保养记录
是□ 否□11特种设备（叉车、压力容器等）的使用登记证、检定报告是□ 否□12生产计划表，生产过程中需确认的项目、标准及记录是□ 否□13产品标识与防护
是□ 否□14现场张贴作业指导书，且实际作业需与作业指导书一致是□ 否□15客户要求、销售合同评审、客户满意度调查资料是□ 否□16测量仪器检定证书
是□ 否□17供应商调查与评价资料，合格供应商名册、采购计划表是□ 否□18供应商管理相关资料（考核、评鉴等）
是□ 否□19品管来料、制程、成品检验办法，及相关检验记录是□ 否□20不合格品控制程序及实施记录是□ 否□21纠正和预防措施是□ 否□22检验员任命文件
是□ 否□23内审资料（内审计划、首末次会议签到表、检查表、不合格报告、内审总结报告）
是□ 否□24
管理评审资料（评审计划、签到表、各体系运行情况汇报表、管理者代表报告、总经理管理评价报告、会议记录）
是□ 否□
体系外审资料清单。
三标一体化管理企业外审需要准备的记录文件(包含50430规范,相当全面)
1、《环境因素评价汇总表》2、《重要环境因素清单》3、《重要环境因素管理方案》4、《危险源辨识与风险评价结果一览表》5、《重大危险源与控制措施清单》6、《重大危险源控制目标与管理方案》7、《环境安全隐患整改通知单》8、《现场检查及整改验收记录》9、《废弃物清单》10、《噪声测量报告单》11、《企业职工伤亡事故登记表》12、《企业职工伤亡事故快报表》13、《企业职工伤亡事故月（年）报表》14、与相关方沟通过程中形成的有关环境、职业健康安全的记录，包括：合同、报告、信函、电话记录、传真件、投诉、处罚单、整改通知单等，有关部门、项目部应予以保持。
15、易燃、易爆品防火《现场检查及整改验收记录》高处作业安全防护专项培训、专项交底、专项检查、专项验收等记录应予以保持。
16、《施工现场临时用电安全检查（维修）表》17、《应急预案培训记录》18、《现场检查及整改验收记录》19、《体检登记表》20、《法律、法规及其它要求清单》21、《合规性评价记录》22、《职业健康检查表》23、《内部审核年度计划》24、《内部审核计划》25、《内部检查表》26 、《内部审核（）次会议签到表》27、《内部审核不符合报告》28 、《内部审核报告》29、《不符合项分布表》30、施工质量检验计划（方案）、检验记录，应包括：检查项目及检查部位、检查人员、检查方法、检查依据、判定标准、检查程序、应填写的质量记录或者签发的检查报告等。
31、《不合格品、不符合项报告》32、《纠正和预防措施及效果验证表》33、对项目部质量管理活动监督检查和评价的记录（主要内容包括：1、项目质量管理策划结果的实施。
2、对本企业、发包方或监理方提出的意见或整改要求的落实。
3、合同的履行情况。
4、质量目标的实施。
）1、《受控文件清单》2、《文件更改通知单》3、《文件发放回收记录》4、《文件借阅（复制）记录》5、《文件（资料）销毁审批表》6、《文件（资料）移交清单》7、《记录清单》8、《法律、法规及其它要求清单》9、《合规性评价记录》10、《有关目标、指标和方案的策划与实施的相关记录》应予以保持。
ISO 质量管理体系外审各部门准备 文件
ISO质量管理体系年度外部审核资料准备明细表目的：为了迎接ISO9001:2015质量管理体系年度监督审核工作及公司自身管理需求，敬请各职能部门提供四阶文件-表单，部门三阶文件及资料准备。
审核时间：2019年1月8日-9日两天质量方针：科技为先，品质保证，合同严守，客户满意，开拓创新，持续改进。
质量目标： 1.产品合格率≥98%;2.准时交货率≥90%;3.客户投诉率≤2%;4.客户满意度≥90%.一. 人事行政部需准备报表，文件●公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责（三阶文件）●公司2018年与2019年度培训计划表●新进人员培训记录要齐全（2018年尽可能齐全）●人事档案花名册（2018年1月份开始）●劳动合同的签订及工伤保险（生产一线员工入职一周以后要签订一份）●人员流失率的统计分析（2018年1月份开始到现在）●特殊工作岗位的持证上岗证书，如电工证（没有人员则不用）二．品质部需准备资料●部门组织结构图及工作职责。
（三阶文件）●客户投诉履历表（包括投诉回复的相关表单，甚至会议检讨时的记录）●过程监控（进料，首件，巡检记录表、成品检验表，出货检验表，品质异常处理单）●不合格品的处理【进料不合格（不合格材料处理单，特采单）、制程不合格（品质异常处理单）、成品检验不合格（品质异常处理单）】各准备三份●2018年内部审核计划表（打印签名存档）●2018年内部审核报告（打印签名存档，至少电子档必须有）●2018年管理评审报告（管理评审计划、管理评审报告电子档必须有，书面的也要）●2018年部门人员培训及相关记录（签到表及记录、考核、上岗证）●监视测量设备管理（测量设备台帐、仪器校验计划表、仪器校验证书），公司仪器设备2018年的外部校验报告，内校记录。
●重大客诉8D回复处理（会议及报告2018年的尽可能齐全，最少要有记录）●检验记录报表（来料、过程、成品出货检验报告，最近三个月的尽可能齐全）●文控中心，文件资料管理（内部文件/外来文件清单、法律法规文件清单、文件收发记录管理、过期、作废文件的管理）三．生产部门准备报表，文件，（一二三车间）●部门组织结构图及工作职责（三阶文件）●生产工艺流程图●生产报表（日报表纸档最近三个月、周报表、月报表，电子档）●车间管理制度（三阶文件）●相关工序加工或测试记录（最近三个月的尽可能齐全）●维修记录、报废申请单、报废率控制（最近三个月）●订单交付达成情况（2018年尽可能齐全）●6S管理情况（主要现场查看：车间工序要挂相对应的SOP，胶水瓶等要贴有物料标签，工作区域斑马线及标识，化学品区域及标识，合格品与不合格品区域划分及标识，颜色箱框管理），生产现场员工必须穿戴相关的如口罩等劳保用品●设备点检表（近三个月的尽可能齐全，铬铁/回流焊/烤箱温度测试记录表，静电/机器设备/仪器设备点检表，校验标签）四．采购部门准备资料●部门组织结构图及工作职责（三阶文件）●合格供应商名单（2018年更新）●供应商调查表（2018年后尽可能齐全，）●供应商评估表（2018年后尽可能齐全，）●月度、年度供应商考评表（要有供应商考核评估）●采购计划（周或月计划，2018年后尽可能齐全）●采购流程（指定流程）（三阶文件）●关键物料的环保物料需准备有效的SGS报告（有效期一年）五．仓库部门准备资料●部门组织结构及工作职责（三阶文件）●如何实施先进先出管理（文件描述说明）（三阶文件）●库存物资管理（超期物资方面文件说明）（三阶文件）●盘点记录（2018年终盘点要有）●物料收发管理台帐（台帐）●账、物、卡一致（现场查看）●消防安全(现场查看)●仓库管理规定（三阶文件）●仓库电子料仓和锡膏的温湿度点检记录表（点检记录表要有标准范围）六．技术、研发、工程、设备部门准备资料●部门组织结构及工作职责（三阶文件）●设计开发任务书（2018年后尽可能齐全，最低要求3份纸档）●新产品评审会议及记录（2018年后尽可能齐全）●试产报告（2018年后尽可能齐全）●设计变更管理（文件及资料均有，变更表单要有3份以上）●设计开发项目计划书(根据公司设计制定计划书，最低要有3份，不受时间限制)●技术资料图纸管理（文件发放登记、设计、审核、受控签名、发行均有）●2018年相关产品作业指导书ＳＯＰ（最低每种类产品要一份）●设备管理台帐（全公司所有设备及工装、夹具要有台帐）刘玉海设备部●2019年年度设备保养计划表（记录及执行情况，）刘玉海设备部七．销售部门准备资料●2018年合同订单评审记录（2018年后尽可能齐全，5份纸档）●顾客满意度调查表（2018年后尽可能齐全，不少于10份，并且要有数据统计分析和改善对策）●2018年客诉信息反馈表（2018年后3个月尽可能齐全，最低3份以上）●2019年销售计划（2018年度记录打印电子档均可）八 PMC部门准备资料生产周/月计划表，计划及交期达成率九．管理者代表●2019年质量目标的设定（电子档及书面的均有记录）品质部●2018年管理评审（电子档要有，书面的也需要签名存档）品质部●公司质量策划（电子档及书面要有记录）品质部●重大质量事故处理决策（如有则提供，没有不提供）品质部10．总经办●资源管理●董事会重大人事任命决议（2018年的书面记录）●公司发展规划及方向（电子档）1.以上记录表单，三阶文件等资料请各部门准备整理，没有的请及时补充完成，需协助的请与品质部联系。
IATF 16949 外审各部门准备资料
当有交付记录时
当有新的汽车顾客时 根据社会、行业、国际形式、政府法规等内外部 环境变化进行分析、识别、更新 根据社会、行业、国际形式、政府法规等内外部 环境变化进行分析、识别、更新 根据社会、行业、国际形式、政府法规等内外部 环境变化进行分析、识别、更新
客户的检验标准、环保标准等；供应商的技术资 料、环保资料等
每年度
每年度
每年度
每三年 时时更新 时时更新
时时更新
时时更新 时时更新
时时更新
当有新的备份或替代方法时需要更新进去 应是客户同意的特采记录 当追溯方案变更时 至少汽车产品用到的测量设备
须包括去年不符合项的检测内容 供应商的8D 内部的纠正预防措施 给客户的8D
当有新的易损零部件时 当备件计划或新添加备件时 每月生产汽车产品时 所有汽车产品 工装备用或替代方法发生变化时 当有新增的放错装置或放错装置需要重新验证时 汽车产品跨班生产时记录 制程半成品、成品 汽车产品的生产工单 对应的送货单 生产计划 汽车产品的销售订单 当有新的汽车顾客时 当有新的汽车顾客或顾客有新的特定要求时
新员工入职时
每年度 调查后分析报告 每年底
每年底
按计划执行 新员工试用期结束 不定期更新 不定期更新 不定期更新 不定期更新 不定时更新 按报告有效期更新
每年度
不定时更新
所有合格供应商都应该有 每年12月份完成下年度的审核计划表 完整记录供应商审核表 没有9001体系证书的，或有9001体系证书但没有 16949证书的 能提供发给供应商的证明，如邮件截图 每年1月份完成去年度数据汇总 有16949证书的供应商须提供PPAP 1、重点识别特殊特性（包括安全特性）、环保 要求、法律法规要求 2、PFAME、控制计划简化监控项目，监控项目应 量化，量化的数据应符合实际操作 须有对应的处理文件
外审时各部门需准备的主要资料
外审时各部门需准备的主要资料外审是企业进行重要经济活动时必须面对的环节之一，它可以帮助企业发现内部存在的问题，改进内部管理制度，提高企业整体经济效益。
而作为外审的准备工作之一，各部门也需要准备相应的资料，这些资料不仅可以帮助外审师更好地了解企业的业务模式和经营状况，而且可以帮助企业管理者更好地了解自己的企业，发现存在的问题和不足，从而有针对性地进行改进。
那么，外审时各部门需准备的主要资料都有哪些呢？下面就从几个方面进行详细介绍。
一、财务部门作为企业的财务核心部门，财务部门在外审时也起着重要的作用。
对于财务部门而言，准备的资料主要包括：1、财务会计的账目清单。
外审师首先要了解公司的财务状况，需要查阅的主要资料包括公司的资产负债表、利润表、现金流量表等报表。
2、公司的财务报告。
外审师需要了解公司财务报告的准确性，包括财务报告的编制、审核和披露细节，以及各个会计帐户之间的逻辑关系。
3、企业往来账目。
除了了解公司的财务状况，外审师还需要查阅公司的往来账目，包括与承包商、供应商和客户的往来账目等。
二、人力资源部人力资源部门是企业内部管理的主要核心部门之一，也是外审工作中需要准备的重要部门之一。
主要资料包括：1、公司各职位的人员配备情况。
外审师需要了解每个职位的人数、薪资和福利等情况，也需要了解录用员工的程序和流程。
2、人员档案。
外审师需要了解企业是否制定了完善的人员档案管理制度，以及这些档案是否进行了逐一审查等信息。
3、企业培训计划。
外审师还需要了解企业是否制定了完善的培训计划并进行实施，以及这些培训计划的具体内容和效果。
三、采购部采购部门是企业关键的经营部门之一，直接影响企业的生产效率和成本控制等重要方面。
主要资料包括：1、采购订单。
外审师需要了解企业的采购订单记录是否明确和准确，并且是否按照预算和计划执行。
2、库存记录。
为了了解企业的库存管理情况，外审师需要仔细查看企业的库存记录，包括成本计算方式、库存结构等信息。
外审前准备工作及各公司需注意事项
外审前准备工作及各公司需注意事项外部审计是指由独立的会计师事务所或审计机构对公司的财务报表、内部控制以及其他财务信息进行审查和验证的过程。
外部审计的目的是确认公司的财务报表是否真实可靠，是否符合相关法律法规的要求。
以下是外审前准备工作及各公司需注意事项的一些建议。
1.审计文件准备：公司应准备好相关的财务资料，包括银行对账单、发票、凭证等。
此外，还需要准备一份详细的会计政策手册，以解释公司财务报表编制的相关原则和方法。
2.内部控制评估：公司应对内部控制进行评估，确认所有财务交易都有合适的授权和审批，并确保安全可靠的账务记录。
如果发现内部控制存在不足，应及时进行改进和修正。
3.财务报表编制准备：公司应按照相关会计准则准备财务报表，并确保报表真实可靠、无误差。
同时，应根据审计准则提供足够的披露和注释，以方便审计师理解和验证财务报表。
4.与审计师的沟通：公司应与审计师进行充分的沟通，明确双方的职责和期望。
审计师需要了解公司的业务模式和流程，以便更好地进行审计工作。
公司也要与审计师分享公司的风险和关键问题。
各公司需注意事项：1.合规性：公司应确保财务报表的编制符合相关法律法规的要求，并及时更新会计政策以适应法律法规的变化。
此外，公司还应确保报表披露的准确性和充分性，以避免被指控虚假陈述。
2.内部控制：公司应建立完善的内部控制制度和制度流程，确保公司的财务交易合法合规，并降低潜在的风险。
审计师在审计过程中会对公司的内部控制制度进行评估，如果发现不足，可能会对公司的财务报表表达保留意见。
3.审计准备：公司应及时准备好相关资料，提供给外部审计师进行审计工作。
如果公司在审计准备方面存在滞后或不积极配合，可能会延长审计周期，增加审计费用。
4.企业文化：公司应营造出积极向上的企业文化，提高员工对财务合规性的认识和重视程度。
员工应遵守公司内部规章制度，确保其工作行为符合公司的内部控制要求和审计师的审计要求。
总的来说，外部审计对公司来说是一个重要的过程，对公司的财务报表和内部控制等方面进行审查和验证。
迎接外审各部门必须准备的资料
迎接外审各部门必须准备的资料通用：1、部门工作职责及人员情况简介。
（简述）2、熟悉公司管理方针和目标。
（熟悉）3、部门各类人员职责分工。
员工岗位说明书。
（提供相关文件）4、部门受控文件清单及收发文登记。
（登记全面清晰，受控文件应能提供文本）。
5、环境因素识别及危险源辨识资料，包括环境因素识别及危险源辨识一览表及重要环境因素和重大危险源清单。
（提供清单），熟悉部门重要环境因素和重大危险源以及相应的控制措施，当环境或条件发生变化时，是否重新进行危险源及环境因素的重新识别及评价。
6、熟悉部门管理目标，提供部门目标及每月目标的统计及分析工作。
（提供部门目标文件以及每月的统计汇总及分析记录）。
7、公司法律、法律清单及清单中部门适用的法律文本。
如焊接、涂装必须的法律法规。
专用：技术部：1、设计开发资料：包括：《质量计划编制任务书》、《质量计划完成报告单》、《设计开发策划表》、《设计任务书》、《设计开发评审表》、《设计确认及措施记录》、《设计验证及措施记录》。
2、新改复三同时的资料，包括《环境和职业健康安全评价报告》、《竣工验收报告》、《新、改、扩建项目验收报告》、《新、改、扩建项目终验收报告》以及相关的试运行整改情况3、技术文件清单，包括《工装图纸目录》、《标准目录》、《工艺文件目录》等，以及相关技术文件的管理，包括编制审核批准发放更改作废的管理。
4、工艺验证方面资料及工艺纪律检查记录。
包括：《工艺验收（整顿）结论卡》、《工艺验证（整顿）措施计划表》《工艺验证工序记录卡》《工艺验证工序检测卡》以及各班组的工艺纪律检查记录5、特殊过程确认记录，提供焊接、涂装以及备料特殊过程确认表，以及相关的特殊过程记录。
6、质量控制点及关键过程记录，包括〈关键工序清单〉〈质量控制点清单〉以及数据记录表及管理图等记录，以及相关的作业指导书等。
质量部：1、公司质量目标的完成情况的统计分析资料。
2、产品监视与测量方面的资料，包括进货检验、过程检验、最终检验记录及采取相关措施的记录。
外审必备材料证据(GJB-AS)
危险化学品的安全使用和管理，MSDS
环境因素识别评价清单、环境管理方案、重要环境因素管理措施的文件及其实施情况记录
检验实验室环境控制记录（温度）
采购产品验证规范及记录
监测设备不确定度与监测要求对照表
修改“计量与计量器具管理制度”4.18.2—“召回”
产品符合性证明（提交给最高管理者）
人员知识技能以及质量、环境、安全知识与意识培训教育相关记录
不合格品的控制---评审和处置的资料
质量记录的贮存、处理情况记录
新产品开发过程的环境因素的识别和评价记录
技术状态管理控制记录（每个产品都要有一整套资料）
风险管理控制记录
RAMS管理控制记录
关键项目及关键过程明细表、表述产品特性的文件及作业指导书
安全办
安全事件记录分析纠正
危险源控制措施实施记录及监督检查记录
安全目标检查统计
现场警示标志检查结果
生产车间
生产车间
分解的目标指标\过程指标完成情况,分析等资料
车间的人员分布及顶岗计划(文件)
工装台帐,工装是否按规范要求定置存放、标识，建帐、记录，工装库帐、物、卡是否一致
工装易损件最低备用量清单
根据生产计划及库存量制订工装加工计划，并监控其执行情况
特种作业人员有毒有害岗位人员的职业健康及档案管理工作
最高管理者职责权限描述增加“确保企管部独立行使职权；对公司的质量管理和最终产品质量负全责；建立顾客沟通渠道，确保顾客能够及时获得产品质量问题的相关信息”相关内容
员工培训计划中应有质量管理知识和技能培训内容及记录
发展
计划部
设备
动力部
年度的经营计划及动态监控的资料
不合格品的控制---评审和处置的资料
外审资料
全年凭证、帐薄、报表、纳税申报表、银行对帐单；采取什么会计制度，折旧方法，折旧年限，产品库存明细，应收账款明细清单，或往来单位前5名客户名称、金额，提供内部控制制度、组织架构；对外部涉及财务方面的担保和承诺，特殊行业许可，重大合同的副本，一、法律文书1、公司的营业执照、税务登记证及公司章程或合同；2、公司成立时的验资报告；3、公司成立批准文件、特殊行业许可证；4、公司设立时的资产评估报告及确认文件；5、不动产的所有权证明文件、土地使用证；6、公司审计期间的税种、税率及减免税文件、完税证明、纳税申报表；7、关联交易的有关文件、协议；9、重大合同协议的副本，如：——工程合同——销售合同——采购合同——保险合同——运输合同——土地使用合同——联营合同——借款合同——抵押合同——引进技术合同——引进生产设备合同二、内部管理方面的资料10、公司的基本概况资料（简述公司历史、所属行业、经营范围、主要产品及市场情况、生产能力及生产经营概况）；11、董事会会议及其他重要会议纪要；12、公司组织机构图及管理人员资料；13、公司财务管理、资产管理、内部审计等方面的制度；14、现行会计手册副本15、公司对外部涉及财务方面的担保或承诺情况16、公司在基准日后重要的经济事项年度审计需提供的资料目录（二）资料名称要求提供日期实际提供日期提供人签字三、会计核算资料17、审计年度的会计决算报表、各类帐册、会计凭证18、银行存款帐户分析、调节表、未达支票及未达账项发生日期及注解19、应收账款明细清单，包括债务人名单、到期金额、会计年度后清偿资料、账龄分析（一年以内、1~2年、2~3年，3年以上）20、存货存货的构成及价值表（按在途材料、原材料、半成品、库存商品……）各类存货的账龄表；最近一次的存货盘点表及盘点结果与账面记录的差异；残次冷背物品表；21、预付款和其他应收款清单、账龄分析；22、短期投资及跌价准备清单；跌价准备计提办法说明；23、应收票据清单（出票单位、到期日、金额）24、待摊费用，包括原始金额，期初数，本期增加及摊销情况。
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外审准备资料文件(参考
一、文件记录管理
1、“三规三制”要求文件内容一定要与实际情况一致。
2、巡检、点检、交接班等记录完整。
3、安全生产事故统计记录和事故纠正预防措施实施记录。
4、生产计划和管理指标,没有完成的月份,说明没完成原因,定纠正措施。
5、标识(危险区域标识、安全标识、设备标识等
二、安全方面
1、新员工安全培训记录,部门月 /季度 /年度培训记录。
2、事故应急预案及演练记录。
演练记录中,一定要有合规性评价(预案的适用性、完整性评价。
3、事故统计记录和事故纠正预防措施实施记录。
4、安全检查和隐患整改记录。
5、特种作业人员持证统计记录
6、各部门准备危险源清单、环境因素清单。
安环部对 2010年职业健康安全管理方案完成情况,准备一份完成报告。
三、设备方面
1、有关设备方面管理制度
2、设备台账
3、设备维护保养记录
4、设备检修记录
5、特种设备检定证书和统计记录,特种设备日常检查记录。
6、设备事故的统计记录和纠正预防措施实施记录
以上文件、记录格式要符合体系文件管理要求。
各分厂在审核前要保证值班室、休息室、现场卫生整洁,废弃备件及时清理 , 工具排放整齐、员工劳动防护用品穿戴齐全。