大中型会议管理工作实务

（九）会议议程。会议议程通常是指会议所要解 决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日 程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者 合而为一，统称之为议程。
（十）经费预算。会议活动的经费视会议规模大 小、规格高低而定，但只要会议涉及经费问题都 要事先做好预算，以备领导审核。 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议 还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之 中。
大中型会议的组织工作
各种会议类型不同，内容各异，规模也有 差别，会务工作的项目也不同，这里重点 分析大中型会议会务工作的一般要求。 大中型会议工作内容繁多，且视会议议题， 规模不同而有差别，但概括起来说，大都 有以下六个环节。
会议预案 会议准备


会议通知
会前检查 会间调度

会后整理
二、会议准备
会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人 员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工 作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要， 会直接影响会议的效率。 为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领 导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问 题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将 拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改 定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会 议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。

思考题： 1.假如你是刘小姐，对接下来可能发生的各种情况应该如何处理？ 2.假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定 调整会议议程？ 3.向总经理报告后，你还应该做些什么？
4.召开大型会议前各种准备工作，包括各种电子装备应提前多少时间安排？
（右图） 江泽民、胡 锦涛同志在 2003 年全国 “两会”上
全围式
圆形、椭圆形、多边形、 长方形、正方形
半围式
马蹄形、桥型、T字形
中小型的工作会议， 介于相对式与全围式 桥梁布局适用于咨询、之间既突出了主席台 述职、考评和听证等 的地位，又增加了融 会议 洽的气氛
分散式
方桌形、V字形、圆桌形
规模较大的联欢会、 突出了领导和嘉宾的 地位，给与会代表提 茶话会、团拜会等 供了谈话、交流的中 心
大中型会议的主要任务：
（一）会议组织(会务)工作； （二）会议秘书(含翻译)工作； （三）会议后勤服务工作；
（四）会议安全保密工作；
（五）会议选举工作。
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大中型会议工作的原则
（一）充分准备：会议预案、筹备机构、会议文件、 会场布置、会议用品、食宿安排、参观点准备、 联系用车及娱乐活动等。 （二）严密组织：重点是——“科学预案、统一指 挥、有效协调”。 北 （三）周到服务。
一、会议预案
所谓会议预案就是会议的筹 备方案，制定好预案是开好 会议的前提
会议预案一般包括以下内容：
（一）会名
（二）会议时间
（三）会场（开会地点、会场设置等） （四）出席范围 （五）会议票证 （六）会议筹备班子的职责分工
（七）会场布置
（八）主席台。主席台是会议参加者注目的地方， 也是会场布置的重点，预案中应单独列为一项。
（十一）大中型会议的经费预算 1.会议经费的主要内容 文件资料费 会议宣传交际费 邮电通讯费用 会议住宿补贴费
会议设备和用品费
会议伙食补贴 会议场所租用费 会议交通费 会议办公费 其他开支
三、会议中的工作
（一）会前的最后检查：听汇报、现场检查文件材料的准备、会场布置、保 卫工作 （二）组织签到和登记
（2）大中型会议的议程 大中型会议的议程一般安排如下： 开幕式，上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结，宣读决议
闭幕式
（三）确定会议地点：方便前往、符合会议规模、设备配置良好 、不受干扰、停车场所、费用 （四）正确确定与会人员范围：层级、人数、分组、食宿 （五）准备会议文件资料 1.为上司撰写会议文稿 2.为上司准备材料 3.组织好发言人的文稿 4.准备资料袋 （六）发送会议通知
（左下图、下 图） 全国人 大十届一次会 议、全国政协 十届一次会议 主席台
左图：李鹏 吴邦国同志 在十届全国 人大一次会 议上
右图：朱镕基、温 家宝同志在十届全 国人大一次会议上
左图：李瑞环、贾 庆林同志在十届全 国政协一次会议上
一、大中型会议概念
大型——千人乃至数千人参加的会议，如 政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝 大会、纪念大会等； 中型——百人至数百人参加的会议，如 报告会、庆功会、经验交流会等；

思考题：本案例中，会务准备方面存在哪些问题？
三、会议通知
会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句， 然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最 后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息， 应尽量避免。 会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清 楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期， 上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范 围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。
【职业情景】 一次某地代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人 宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是意见憾事，并受到 批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送 审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一 位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项 目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时， 又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌 此项程序，而对后来又被圈了回来一事，并未加注意，因此对于 在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场，幸好 会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领 导对这一事故进行了批评，并让其吸取教训。但在关键时刻能及 时得到补救，这是好的，这一点值得表扬。
2014年11月19日
【职业情景】 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬 邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一 清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会 场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天 礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志 感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知？一 气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不 会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午才去 联系，才得知礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地 点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上 述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
（六）提供会议资料与联络协调 （七）做好会议的保密工作：划分公开、内部、机密三类会议的 界限和级别 （八）组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 （九）会议信息工作 1.收集会议信息 2.编写会议简报 3.搞好对外宣传
四、秘书在会议中的角色与责任
（一）会前的准备
（二）控制会场的气氛
1.控制会议气氛的技巧 2.导致会议成效不高的主要原因：组织不当、程序安排不当、理 解不透、会议记录有误
六、会后的工作
（一）合理安排与会人员返程
（二）提醒与会者及时做好各种物品的清退 （三）清理会场和文件 （四）整理会议材料，立卷归档：会议案卷包括：会议正式文件 、参阅文件、发言稿、讲话记录 （五）会议的总结 1.会议总结的要求：逐条检查，将客观标准和主观标准结合 2.起草会议纪要或总结报告 3.会议总结的要求 （六）会议效果的评估 1.对主持人的评估 2.对会议工作人员的评估 3对会议管理工作的评估 （七）催办和反馈
会场布置
会场格局 相对式 常见会场形式 大小方形、半圆形 适用会议 大中型的报告会、总 结表彰会、代表大会 等 小型会议及座谈会、 协调会等类型的会议 优点 会场场面开阔、较有 气势，会场气氛严肃 庄重 容易形成融洽和合作 的气氛，体现平等和 相互尊重的精神，便 于与会代表充分交流 思想、沟通感情
会议通知的一般体例：
兹定于*月*日（星期*）*午*时在**地点召开**会 议，会期*天，参加人与为**，凭**入场，有关会议的 具体事宜，请与**联系（电话号码*******） 例： **同志：
兹定于11月26日（星期五）下午2:30，在集团公 司二楼会议室召开部门经理会议，讨论明年公司发展计 划，请按时出席。 总经理办公室
研究问题、准备材料、了解目的和议程、时间地点、遵守时间 （二）会议期间的角色分寸 1.认真倾听他人的观点 2.积极发表自己的见解 3.注意语气的使用 （三）会后应积极落实
五、与助手一起ห้องสมุดไป่ตู้会
（一）准备会议主持计划 1.自查的内容 2.制定主持人行动计划需搞清的问题：会议目标、结构、结果与 目标的偏差、责任与分工
主席台的布置
主席台是会议参加者注目的地方，也是会场的中 心，因此是会场布置的重点。一般要在主席台上 方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术 造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放 置作为台签。 会标：红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。
会徽：体现或象征会议精神的图案性标志。一种 是以本组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等； 另一种是向社会广泛征集。
【职业情景】
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有 本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电 影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总 经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的 时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午 9点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准 备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘 小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场， 刘小姐心急如焚。。。。。。