2品质记录管制程序(02)20120323

东莞市仁盛机械设备有限公司
文件编号QP-002 制定单位文控中心总页数 3 制定日期2012.1.1 生效日期2012.1.1 版本 A
品质记录管制程序
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东莞市仁盛机械设备有限公司
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东莞市仁盛机械设备有限公司
品质记录管制程序文件编号：QP-002
版本/次：A/0 页次：2/3
1.目的：
记录品质系统执行过程中的重要资讯,作为品质改善和追溯的依据,并据以衡量品质系统动作的有效性.
2.范围：
品质系统文件中所包含的所有品质记录的管制均适用.
3.权责:
3.1.规范记录收集的表单格式:文件制订部门
3.2.记录分类、归档、保存与销毁:各相关部门
4.定义:
无
5.作业内容:
5.1.凡有关文件的制定者,应依本程序的有关规定、规则作为日后品质改善、追溯及
衡量品质系统有效地运作的品质记录,各相关单位应对品质记录编制索引与建档,并按表单性质(如:时间、客户或供应商等)分类归档保存.
5.2.表单规划:
5.2.1相关文件的制定者,应依记录种类的要求,在文件中规划表单格式,以记录有
关品质资讯.
5.2.2.规划表单时,就赋予表单适当的名称,以让使用者能够掌握表单记录资讯的
种类.
5.2.3.表单就依<<文件与资料管制程序>>的编码规则,赋予表单唯一的表单编号,并
由文控中心以“品质系统使用表单汇总表”管制表单格式与版本记录,保存部门及保存期限,保存部门依保存期限予以保存.
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品质记录管制程序文件编号：QP-002
版本/次：A/0 页次：3/3
5.3.品质记录填写:
5.3.1.记录填写时应力求清晰,完整,避免潦草.
5.3.2.如记录及审查过程中需要更改时,则由更改人签名或盖章确认.
5.4.品质记录的保存
5.4.1记录的保存部门,应依记录的性质或时间分类归档保存.
5.4.2.当记录须装箱存时,在外箱上写上箱内记录的名称与记录时间存放.
5.4.3.记录保存时,应考虑储存环境,记录的性质与重要性,避免记录的损坏,变质
与遗失.
5.5.品质记录的调阅
5.5.1.非职务上需要,记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录.
5.5.2.当公司外界人员须调阅记录时,应填写“借阅申请单”由管理者代表签名同
意,方可借阅或复印.
5.6.品质记录的销毁
5.6.1.品质记录的保存期限可参照以下方式,但至少保存半年.
A.客户的规定:若客户的保存期限和本公司不同时,应由业务人员在接受订单前
和客户协商,达到一致保存期限.
B.任用或使用期限:如员工训练履历记录在该员工离职后可不保存,供应商资料
可保存一年.
5.6.2.记录超过保存期限时,由文控中心销毁过期无效的记录.
5.6.3.品质记录销毁:各部门记录超过保存期限时,由记录保存人提出,经部门主
管同意,才可以进行自行销毁.
5.7.记录保存
5.7.1. “品质系统使用表单汇总表”保存于文控中心.
6.参考文件:
6.1.文件与资料管制程序--------------------QP-001
7.使用表单
7.1.品质系统使用表单汇总表---------------FM-002-01a
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品质系统使用表单汇总表
表单编号:FM-002-01a
审查: 填表人:。