HT-ZY-TJZG-15 三包索赔管理办法 F0(1)

三包索赔管理方法

1

规范基地汽车产品三包服务费用索赔处理流程，维护公司权益，促进各部门改进产品质量

2适用范围

适用于天津基地制造的国内销售的整车产品，因零部件质量问题在三包服务期内进行维修、服务时所发生费用对供应商的索赔追偿

3相关文件

3.1《供应商索赔及质量激励管理办法》 HT-ZY-CG-14

3.2《供应商索赔财务管理制度》 HT-YY-CW-07

3.3《供应商零部件PPM值及质量三包期指南》

4术语和定义

4.1索赔：指因供应商产品质量、交付、服务、市场、售后三包等环节发生问题，造成对华泰内、外部经济损失，由供应商按实际损失进行经济赔偿。

4.2反索赔：指因华泰汽车对供应商的申诉判定为非供应商责任后，供应商对华泰已开具索赔发票的反开票或在责任供应商下月扣款发票中冲减行为。

5职责

5.1品质管理部

5.1.1 市场三包索赔归口管理部门，负责SOP后产品三包索赔的牵头处理；

5.1.2负责对IDCS系统中索赔信息进行核实，分解责任单位；

5.1.3负责对有疑义的索赔信息反馈质量管理中心并进一步落实；

5.1.4负责三包索赔分解报告的编制、签批及下发；

5.1.5负责组织相关部门处理供应商反索赔；

5.1.6负责将基地层面解决不了的供应商反索赔问题反馈质量管理中心；

5.1.7负责与荣成旧件库沟通协调旧件

5.2商品技术部

5.2.1负责市场三包索赔信息中供应商零部件质量问题的分析确认；

5.2.2负责索赔信息中供应商零部件质量问题传达供应商并要求其分析整改；

5.2.3负责参与处理供应商反索赔；

5.2.4负责市场三包索赔信息中相关工艺问题的确认及分析整改；

5.3采购部

5.3.1负责三包索赔报告中供应商信息的核实与确认；

5.3.2负责每月将索赔扣款发票及索赔明细送达责任供应商，向供应商执行索赔；

5.3.3负责反索赔供应商退票及其他相关事宜处理；

5.4财务部

5.4.1负责审核三包索赔分解报告，对责任供应商可扣款情况进行确认；

5.4.2对责任供应商开具三包索赔发票，接收供应商的反索赔发票；

5.4.3负责索赔相关账务处理；

6管理内容

6.1索赔信息核实

品质管理部三包索赔工程师负责每日对IDCS系统中索赔信息进行确认核实，对故障现象描述不清的或、责任划分错误的反馈质量管理中心要求其更正。

6.2 信息分解

6.2.1 对由IDCS系统导出的索赔汇总数据，由索赔员按供应商别进行分解，形成《**供应商三包索赔明细》。

6.3 旧件信息发送及确认

6.3.1 索赔员根据分解后的信息，填写《三包索赔旧件提取通知单》（附：《**供应商三包索赔明细》），报品质部长批准后，主送三包索赔责任供应商、基地旧件库、基地采购部，抄送各相关部门主管。

6.3.2 供应商须在收到《三包索赔旧件提取通知单》后的5个工作日内进行书面回复，确认通知单已收到。并对旧件提取通知单中有疑义的零部件进行书面反馈。到期未回复的视为默认，需提取旧件的由供应商与旧件库房沟通，提取旧件。

6.3.3 对供应商反馈的非其产品的问题，由基地索赔员报售后服务管理中心进行处理。

6.3.4 根据供应商反馈的情况及情况处置结果，确定最终《**供应商三包索赔明细》。

6.4 供应商信息确认

6.4.1 供货状态确认及处理：索赔员凭与供应商确认后的《**供应商三包索赔明细》向采购部确认责任供应商是否正常供货或已经停供信息，采取相应措施进行索赔扣款审批。

6.4.1.1 对于供应商已停供的，且供应商在在天津基地账务已无款可扣的情况下，可由基地索赔员发起《停供代扣款申请表》，经基地财务、采购、品质部、汽车集团销售财务会签，确认代执行扣款的基地财务。

6.4.1.2 代执行扣款的生产基地财务凭据审批后《停供代扣款申请表》执行扣款，并将扣款转入应索赔的生产基地财务。

6.4.1.3 应索赔的生产基地财务凭审批后的《停供代扣款申请表》进行财务处理，待索赔款项到账后进行账务处理。

6.4.1.4 对于停供供应商，经各生产基地财务之间沟通确认均无款可扣，由各生产基地索赔员形成汇总报表，提交法务部进行评估追缴的可行性。经评估后可追缴的，由索赔员按索赔流程进行追缴；需诉讼的，由各基地提出申请，提请法务部办理。

6.4.2 供应商账务信息确认：索赔员凭与供应商确认后的《**供应商三包索赔明细》向财务

部确认责任供应商账务状况。

6.4.2.1 可执行对供应商扣款的，由索赔员发起扣款申请，天津基地财务向供应商开具发票，采购寄票及明细，并进行扣款追偿账务处理；

6.4.2.2 对于账面当月无款可扣的，按债权挂账，在下月供货款中冲抵。

6.4.2.3 对供应商直接与财务管理中心销售公司财务账务往来的，索赔员需建立内部报表管理，动态维护并报财务管理中心执行扣款。索赔员需跟进基地财务部对供应商直接与汽车集团销售财务往来的三包索赔或售后索赔款项做好账务处理。

6.5 索赔扣款明细和索赔申请的编制

6.5.1 根据采购部、财务部反馈的信息，索赔员编制《**月**车型三包索赔明细汇总表》和《市场索赔扣款申请表》。

6.5.2 《**月**车型三包索赔明细汇总表》应明。确分出“可申请扣款”、“华泰承担”、“年度考核”、“待鉴定”四种情况

6.5.3 索赔员在IDCS系统中操作生成旧件索赔单号并保存，将索赔单号记录在《**月**车型三包索赔明细汇总表》中。

6.5.4 《**月**车型三包索赔明细汇总表》由索赔员、采购部负责人、财务部主管会计签字；《市场索赔扣款申请表》由基地品质副总经理、采购副总经理、财务副总经理审核，总经理批准。

6.6 执行索赔扣款

6.6.1 索赔员每月25日前完成《**月**车型三包索赔明细汇总表》和《索赔扣款申请表》的审批并转发财务部。

6.6.2 财务部对“可申请扣款”部分于次月5日之前对供应商开具索赔发票，执行扣款；对“待鉴定”部分，暂时冻结供应商的款项，后续鉴定后处理。

6.6.3 基地采购部在每月10日前将发票及《**月**车型三包索赔明细汇总表》送达相应责任供应商。

6.7 反索赔

6.7.1 三包索赔实行先执行扣款，供应商有异议提起申诉，并经正式仲裁后，依据仲裁结论反开票或在次月三包索赔款项中冲抵处理，特殊供应商特殊处理的原则。

6.7.2 生产基地品质部牵头受理供应商的申诉事宜，接收到供应商的《天津基地反索赔仲裁申请表》后，发起《天津工厂三包索赔责任仲裁书》，经基地相关责任部门会签，基地总经理批准后，根据仲裁结论对责任供应商下发《天津工厂三包索赔仲裁回复函》，基地财务凭《天津工厂三包索赔责任仲裁书》接收供应商开具的反索赔发票，对供应商做退付货款的账