衢州市城建数字档案馆初期建设方案

衢州市城建档案馆数字档案馆

规

划

建

设

方

案

二〇一二年一月十三日

目录

第一章项目概况 (2)

1.1项目名称 (2)

1.2项目建设的必要性 (2)

1.3项目建设内容 (3)

第二章建设单位现状 (5)

第三章建设方案 (6)

3.1建设原则 (6)

3.2档案数字化加工方案 (6)

3.3档案整理方案................................................................................................................- 7 -

3.4档案管理软件................................................................................................................- 8 -

3.5数据备份........................................................................................................................- 9 -

3.6硬件配置..................................................................................................................... - 10 -

3.7当前项目建议............................................................................................................. - 11 -

第一章项目概况

1.1项目名称

项目名称：衢州市城建档案馆数字档案馆项目

1.2项目建设的必要性

●电子政务发展的必然要求

数字城建档案馆建设既是电子政府发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求，作为电子政务和“数字城市”的一部分，数字档案馆为“数字城市建设”使馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑管理平台，为政府管理和社会公众提供城建档案目录和城建档案原文图像的数字城建信息查询中心，也为数字政府和数字城市信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。

●保存人类社会记忆，对历史负责的需要

随着电子政务建设的强力推进，政府机关、企事业单位将逐步实现政务和办

公的网络化、自动化，将产生大量的电子文件，如果不能及时收集、归档这些电子文件，容易产生数据遗失、毁损，影响利用，造成事实上的“失忆政府”。保存历史、维护历史的真实面貌是政府的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。建设数字城建档案馆，规范城建文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

●依法管理档案事业的需要

依据《中华人民共和国档案法》，各级档案馆应当依法保管包括城建文件在内的新有载体的信息，成立城建文件中心，并以城建档案馆为依托，能够使城建信息真正成为各类应长期和永久保存的“数字城市”城建信息的最终集结地。建设数字档案馆可将各单位形成的城建文件依法及时接收进馆，与馆藏档案实现数字档案整合，大大丰富馆藏档案资源，方便利用，使城建档案工作更好的为“创业创新跨越发展”，为全面建设小康社会服务。

●政务信息资源共享的需要

数字城建档案馆是依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。其作用是以城建档案馆为中心，将参与城市规划、建设和管理的政府部门与企事业单位形成的城建档案及其数字化信息贯穿起来，统一归档渠道，实现对城建档案的前端控制和全程管理，从而建成符合法律凭证要求的城建档案及文件的真实性保障体系，用信息技术改造传统的档案工作模式，优化城建档案的管理活动，适应信息社会对城建档案信息的需求，更科学、更有效地为社会、公众和企业提供优质服务。

●节约政务管理成本的需要

城建档案文件相对于电子文件，其保管条件、运作成本要求较低，成立数字城建档案馆及时对各单位形成的城建档案文件进行集中统一管理，将比各单位的分散保管要节约大量成本，减少重复劳动，且易于专业化管理。

1.3项目建设内容

随着国内档案管理现代化发展的突飞猛进，政府机关、事业单位档案馆信息化建设也在如火如荼的展开。各种档案信息化建设实施纲要也相继出台，其核心就是要使档案工作达到：管理--网络化、资源--信息化、信息--数字化、办公--

自动化、标准--规范化。

目前，衢州市城建档案局决定对其馆藏档案做数字化信息加工，以便充分发挥现有的档案管理系统功能，实现馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输网络化。为档案行业提供更加快捷、全面的档案信息服务。

从衢州市城建档案工作的实际情况出发，坚持以应用为导向，着眼未来，与档案信息化建设的要求相适应，与全市电子政务的建设相衔接，注重实效，避免浪费。根据实际工作需要，本项目主要进行以下内容建设：

1．档案数字化加工；对目前城建档案馆的纸质档案进行扫描加工，形成可以长期保存的电子文件格式。

2．档案整理；档案整理及修复即在保持档案原卷内内容不变的情况下，对档案按照规定的档案顺序与规则进行归类、排序、去钉、平整、重盖页

码章等整理工作。档案前期整理的目的是为了保证档案扫描时的质量与

效率以及后期的档案还原装订工作的质量。

3．城建档案综合管理软件；根据城建档案馆的业务需要能够通过该软件对档案馆的实体档案以及数字化加工后的城建档案文件进行各种规范操作

和管理。