销售商务操作要点及表格

销售商务操作要点及附件表格(销售主任适用)(2002年5月)亲爱的销售主任：本《要点》旨在为销售主任对日常操作中经常遇到的商务问题提供帮助，若需了解更详细的情况或有其它疑问，请咨询你的主管，或按所列部分向相关的商务部人员查询。

本《要点》将根据业务的流程，按不同的销售通路，分如下部分进行阐述：1)新客户建立2)定单操作3)信用额度和保证金4)应收帐款(1)公司付款(2)客户付款(3)提前付款折扣(EPD)对帐单确认(4)对帐单确认(5)发票修改5)费用核销6) 新鲜产品退货7) 客户清帐8)联络名单9)附表希望此《商务操作要点》能给你的工作带来方便，我们将定期对其更新，请注意若有意见与建议欢迎你致电*622 华西区商务经理李晖女士。

1)新客户建立a)分销商i)签订分销商分销协议，目前公司提供的为2002年版本的分销协议,并附销售区域图。

(一式三份)ii)提供与分销商名称一致的有效的营业执照(有上一年的年检章)、税务登记证、企业代码证复印件。

iii)填写《新客户聘用表》(见附表)。

b)直营客户i)签订直营客户《销售协议》,并附DA销售的SKU的清单。

(一式三份)ii)提供与分销商名称一致的有效的营业执照(有上一年的年检章)、税务登记证、企业代码证复印件。

iii)填写《直营客户聘用表》(见附表)。

c)关键客户(略)d)批发商i)签订批发商协议，目前公司提供的为2002年版本的分销协议。

ii)提供与分销商名称一致的有效的营业执照(有上一年的年检章)、税务登记证、企业代码证复印件。

iii)填写《新客户聘用表》(见附表)。

e)商务部咨询人：李薇分机：6292)定单、发运操作a)分销商i)由销售经理提供PDP(永久发运计划)，更新定单项目；ii)USS与DT根据PDP，使用最新版本定单格式下达周定单；iii)若未遵循PDP，定单将有不能发运的可能；iv)正确填写客户代码、名称、订货日期、交货地；v)定单须经USS/DSS签字及客户签字盖章；vi)有价格促销活动时，须在定单备注栏内注明；vii)接受追加定单，起运吨位5吨及以上。

viii)每周下单前，须审核该分销商的信用额度及信用天数是否满足要求，若不满足，请该分销商于下单之前及时汇款；b)直营客户i)由销售经理提供PDP(永久发运计划)，ii)USS与DA根据PDP下达周定单，iii)有价格促销活动时，须在定单备注栏内注明；iv)接受追加定单，起运吨位3吨或定单金额大于2万元；v)经常审核客户的信用额度及信用天数是否满足要求，若不满足，请该客户于下单之前及时汇款。

c)关键客户i)客户下单，负责KA的销售主任转换成USSC定单；ii)注意客户的特殊送货要求，并告知CSA-KA；iii)有价格促销活动时，须在定单备注栏内注明；iv)无PDP要求v)经常审核客户的信用额度及信用天数是否满足要求，若不满足，请该客户于下单之前及时汇款。

d)商务部客户服务咨询人：DT/DA/KA四川云南贵州西藏 ------曾于念分机：623DT/DA/KA 湖北重庆 ------ 梁靓分机：627DT/DA/KA 陕西宁夏甘肃青海新疆 --------曲晓泉分机：6253)信用控制与保证金a)分销商i)付款期限为30天，密切注意应收帐款帐期，超付款期限，所下定单将被挂住，同时联合利华将收取滞纳金%/天)；ii)密切注意应收帐款余额，超过其信用额度，所下定单将被挂住。

根据分销商的信用状况及销售状况回顾其信用额度，若需增减，可填写《增加/减少信用额度建议表》(见附表)；iii)每季度初，对所有客户的信用额度进行回顾，通常信用额度应为4周上季度平均销售额。

iv)保证金通常不低于信用额度的四分之一；v)每年将保证金总额的7%作为奖励，每季度通过发票支付给分销商；vi)当信用额度减少，涉及保证金的减少时，分销商应返还原保证金收据，并填写《收款联络单》(见附表)注明“冲减的保证金金额XXX，用于支付货款”；vii)当信用额度增加，涉及保证金的增加时，分销商应返还原保证金收据，并填写《收款联络单》，在汇款用途栏内注明“支付保证金”。

b)直营客户i)付款期限根据其协议，密切注意应收帐款帐期与信用额度，超付款期限与信用额度，所下定单将被挂住；ii)无保证金；iii)当由于修改发票引起定单被挂，可填写《客户定单释放申请表》(见附表)申请释放定单；c)关键客户(同直营客户。

)d)商务部咨询人：曾于念分机：6234)应收帐款(1)公司规定:DT-如应收帐款天数>30天,订单会被挂住DA-选择15天付款,如应收帐款天数>15天,订单会被挂住选择30天付款,如应收帐款天数>30天,订单会被挂住(2)客户付款a)分销商i)电汇---传真“收款联络单”及银行电汇回单，(收件人：李莉、传真号：)；ii)汇票---将“收款联络单”与汇票一起寄HPC财务部李莉；iii)“收款联络单”上须注明分销商编号、用途(货款或保证金)。

iv)根据先进先出原则冲帐。

b)直营客户v)电汇时应在付款用途栏内注明客户代码及汇款内容(例：675701 货款) vi)根据先进先出原则冲帐。

b)关键客户i)根据客户要求冲帐。

c)汇款情况可向HPC财务部查询：陆红君分机：6801李莉分机：d)区域商务部联络人：曾于念分机：623(3)提前付款折扣(EPD)a)分销商i)提前付款折扣计算：付款天数 = 付款日期 - 到货日期到货日期 = 发票日期 + 在途运输天数汇票：付款日期=出票日期电汇：付款日期=银行盖章日期(举例：分销商A于10月25日用电汇方式支付一张10月9日开出的发票，该分销商的在途天数为2天，若付款条件为1/15，那么，付款日期=10/25到货日期=10/9+2天=10/11付款天数=10/25-10/11=14天<15天，可享受EPD)ii)有疑问或有跳跃返还折扣，请即查询，不得超过6个月；b)直营客户iii)提前付款折扣计算：付款天数 = 付款日期–发票日期c)关键客户(同直营客户)d)EPD情况可向HPC财务部查询：陆红君分机：6801e)区域商务部联络人：曾于念分机：623(4)应收帐款对帐单确认a)分销商i)对帐单每月由HPC财务部发放；ii)对帐单上由分销商加盖公章或财务章以示确认，公章、财务章上的客户名称须与合同上之客户名称一致，否则无效；除上述两章以外，其它印章均为无效,且对帐单不能为传真纸；iii)对帐单每月确认回收，每月25日之前交区域商务部-李薇小姐；iv)无对帐单确认，无个人费用报销b)直营客户告知商务部客户对对帐单的要求；ii.可采用三种方法：(1)方法一：客户在对帐单上签字盖章；(2)方法二：客户打印出对我公司的应付帐款清单，并加盖公章或财务章(3)方法三：方法三使用注意事项：在上述两种方法均无法每月兑现情况下，才可使用此方法。

在使用本方法的同时，必须每半年采用一次上述两种方式对帐。

也即意味着方法三在一年中不能单独使用，只能配合方法一、二使用。

方法三内容： * 填写《客户已付款清单》(见附表)* 配合客户已签收的《发票签收清单》，与公司财务部发出的应收帐款对帐单核对无误后，USS在对帐单上签字确认* 若有差异须注明差异原因iii.对帐单每月确认回收，每月25日之前交区域商务部-李薇小姐；iv.无对帐单确认，无个人费用报销。

c)关键客户(同直营客户)d)商务部咨询人：李薇分机：629(5)发票修改a)填写”发票调整申请表”,传真至区域CSA处,并须区域商务经理批准b)将原始发票寄至以下地址上海市遵义路100号虹桥上海城B座30楼商务部卜树杰(分机:6809 邮编:200051)5)费用核销(1)促销费用核销a)分销商i)由ASM/RTCM/RCM核准后，交区域商务部；ii)分销商供应商编号(不是个人供应商编号)iii)发票：完整公司抬头、税务监制章、发票内容、发票专用章、大小写金额iv)分销商名称与发票专用章名称一致v)相关附件(将会在促销计划上被告知)vi)正确的PWP号码(不随意加减数字、字母)vii)勿超报销时段(活动结束后两个月内)b)直营客户(同分销商)c)关键客户将费用发票寄给KCM(参看重点客户流程)d)商务部咨询人：袁冀分机：628李薇分机：629靳虹分机：626(2)个人费用核销a)个人预支款:销售代表均为2500元,销售经理/副经理 5000元b)个人费用预算:由各销售经理决定c)个人费用报销i)使用员工供应商编号ii)填写正确完整的银行卡号资料iii)用胶水，不要使用订书钉粘贴发票iv)遵守人事政策v)按费用栏目填写，勿涂改凭证vi)隔月核销，不得跨月,且需5号前寄至区域商务助理袁冀/李薇/靳虹vii)不得超预算6) 退货a)原则:公司不鼓励退货,应尽量避免,特殊情况允许新鲜产品退货b)类别:i)正常新鲜产品退货范围:在保质期之内的产品/公司规定项目为100的产品(上海总部每月对项目100的产品更新)程序:见附图ii)产品质量问题退货:见附表iii)清帐客户退货:同正常新鲜产品退货c)注意事项i)批准退货后，按《退货确认书》(见附表)申请退税证明或退原始发票并寄区域商务---袁冀小姐收；ii)仔细阅读“退货确认书”中说明；iii)按“退货确认书”所示截止日期将货物退回仓库；iv)退回产品必须以箱为单位且包装必须完整(未拆箱),退回产品需为可销售并是公司正在生产之产品.v)直营客户无退货vi)关健客户无退货。

d)商务部咨询人：袁冀分机：6287)客户清帐a)分销商1.清帐程序i)将需关帐的客户的信用额度逐步降为1ii)根据实际情况将盖公章清帐报告及时交与区域商务助理袁冀/李薇/靳虹iii)当区域商务助理通知最后确认的清帐结果时,应将保证金收据原件/提前付款折扣&保证金奖励发票/客户退款申请表/付款凭证寄至区域商务助理袁冀/李薇/靳虹2.应注意事项i)最后冲AR内容应为“提前付款折扣”“保证金奖励金”；ii)清帐申请过程中的所有表格，不得使用传真纸；iii)清帐申请过程中的所有公章应与客户名称一致；iv)收款人名称须与客户名称一致。

b)商务部咨询人：李薇分机：6298)联络名单(注成都总机: 传真:) 西区办公室相关人员联络表:联络人负责事宜电话负责区域李晖西区商务经理 622 华西区李薇西区商务助理 629 陕宁青甘/新疆袁冀西区商务助理 628 湖北/重庆靳虹西区商务助理 626 云贵/四川曾于念西区客户服务助理 623 云贵/四川梁靓西区客户服务助理 627 湖北/重庆曲晓泉西区客户服务助理 625 陕宁青甘/新疆上海总部商务部相关人员联络表 (上海总机)联络人负责事宜电话传真范鸣财务主办 8555陆红君财务主任 6801黄怡会计 6807卜树杰财务主办6809黎瑞亦财务助理 6804林娜商务经理助理 8654朱晔商务助理 6803附表。