麦肯锡顾问：有说服力的简报页面,都长这样!

麦肯锡顾问：有说服力的简报页面，都长这样！
「下个礼拜周会，就由你上台简报吧？」主管这句话，很可能名列「上班族最怕听见的话」前三名。

其实，上台简报是表现自己的好机会，「用几张简报才能说清楚？」「这样写有说服力吗？」「那样说容易被误会吗？」才是使人裹足不前的原因。

曾任职知名管理顾问公司麦肯锡的高杉尚孝在《麦肯锡不外流的简报格式与说服技
巧》一书，独家揭露了这家全球顶尖管顧的简报流程与版面格式。

麦肯锡简报的基本结构是，用7张简报，就能说清楚一个议题（如下图一）。

（图一）简报顺序是，先说结论（最想传达的事），再说明证据与理由。

由于听者不会时时刻刻专心，所以一开始就提出明确结论，较不容易被误会。

但是，许多人简报时常会从细节开始说明，最后才进入结论。

这种方式容易让听众失去耐心，最好避免。

此外，为了让听者记住简报重点，务必要反覆传达自己最想说的事。

在流程上，简报主旨必须一开始就在概要及主摘要两处说明清楚（?页），接着再表明本次简报最想表达的主张（?页）。

支持这个讯息的理由，则由数个关键讯息构成，而各关键讯息又以多个次要讯息来支撑（?、?、?页）。

最后，别忘了再次提出结论（?页），也就是最想表达的事。

观众都是健忘的，所以务必要在简报结束前再次提出结
论。

（摄影／张智杰）那么，这些讯息该如何呈现在页面上呢？
（如下图二）页面左上方，要写下最想传达的主张，这就是标题讯息。

中间的主题，则是本页要阐述的事，最下方的佐证理由通常是3个到5个。

（图二）说明时，先说?主题，告知听众接下来要说明的事项，让听众大脑进入准备接收讯息的状态。

接着说明该页的?标题，也就是最想传达的讯息，然后依序说明?证据一、?证据二、?证据三。

最后再回到该页?标题，重新确认该页的讯息。

以具体例子来看，简报说明的顺序如下（如下图三）：（图三）「首先，我要说明的是今日简报重点（主题）。

从结论来说，就是「不实施根本性改革，本公司业绩将无望回升」（标题）必须实施根本性改革的原因如下：第一，本公司产品在品质方面缺乏竞争力。

（证据一）第二，竞争同业打出低价策略。

（证据二）第三，因为顾客需求分众化，本公司既有产品已无法应付。

（证据三）基于上述三个理由，得出「不实施根本性改革，本公司业绩将无望回升」的结论。

（再次强调标题）接下来，我将进一步讨论必须实施改革的三个理由。

（图表提供：大是文化）。