备品备件采购管理制度

备品备件采购工作管理制度

第一章总则

备品备件的采购工作是采购供应部的主要工作之一。承担着公司所属生产企业所需国内外备品备件的采购、供应工作，包括申购计划的整理、归类、采购任务的安排、供求信息的收集、整理，及时向申购单位、部门经理及分管副总裁反馈、汇报相关信息，与供应商谈判、签订合同，跟踪收货和质量跟踪监督、反馈，档案的建立等。

第二章岗位设定

采购岗位：负责集团公司生产所需的备品备件的采购工作

采购内业岗位：负责备品备件申购单的汇总、分类及整理，备品备件申购的台帐登记相发票的审核，按时编制采购月、季及年度报表。

第三章工作任务

1、负责备品备件的采购供应工作。及时了解市场行情，多方收集、整理相关供应商信息，

不断拓宽供应渠道。有选择地收集、建立供应商档案以备后用。

2、加强学习，熟悉公司各种型号的生产设备，掌握各种型号的备品备件在相关的生产设

备中的功能、物性指标、性能、质量等。采购适价、适质及符合设备技术要求的备品备件。

3、认真审核、汇总、分类各公司递交的申购单，核对各种备品备件的货存情况，严格按

备品备件采购程序对所采申购的备品备件的型号、货期、价格等进行查询，及时向各申购公司、部门经理及分管总裁反馈查询结果。合理选择合格的分承包方。

4、严格执行备品备件的采购审批及备案程序，即：备品备件的型号及货期限必须由各申

购单位确认；备品备件的价格必须部门经理及分管总裁审批；签订的合同所经办人员必须自行建档外，还需要送财务部备案。

5、根据备品备件的使用功能、设备要求等，参考价格因素，确定国内采购或国外采购，

需从国外采购的将签订的合同移交进出口科按国外采购工作程序进行采购；需在国内采购的按备品备件采购程序进行采购。

6、全程跟踪已签合同或已开证的备品备件的生产、发货情况。对已到货的备品备件配合

仓库清点数量、配合质检进行验货。对不合格的备品备件，负责按合同规定和客户协商退货、索赔等处理办法；对合格的备品备件，负责向财务部申请对外付款。

7、及时整理、归类业务档案以备部门经理、分管总裁及相关领导的检查；按时按质地编

制采购报表。

8、协调处理与相关部门的工作联系，主动向部门经理及分管副总裁汇报工作，递交资料，

诚恳接受检查，重大问题应请示部门经理及分管副总裁核决。

第四章权限

1、有权选择合格的分承包方，并送部门经理及分管总裁核定。

2、有权根据备品备件库存情况对配件进行合理调配，对有疑意的申购单可提出异意，

送部门经理及分管副总裁审批后，可以予以绝拒采购。

3、对外签订合同，金额在50万人民币以下的由部门经理审批审批；金额在50万人民

币以上（含50万人民币）送分管副总裁审批签名。

4、对外付款、承兑货款时，货物发票需附仓库的验收单和质检部门的检验报告单，经

财务部审核数量无误，经办人确认价格后报部门经理及分管副总裁签名批准，方可对外付款。

第五章职责

1、对备品备件的采购供应不及时而造成生产设备故障不能及时得到维修负责。

2、对备品备件的品种、规格、质量不符合公司的质量要求影响生产和工作负责。

3、对采购过程中因工作失误或价格问题及不按备品备件的采购程序进行采购使公司蒙

受经济损失负责。

4、对不遵守公司的规章制度或徇私舞弊而给公司造成不良影响或经济损失负责。

第五章工作程序

详见附图：备品备件采购工作程序图