XX文件保密等级及编码规则(参考)

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密级文件保密管理制度

1. 密级文件的定义和分类

1.1 密级文件的概念

密级文件是指根据国家法律、法规和相关规定，对某些特定内容进行保密的文件。这些文件涉及国家安全、商业机密、个人隐私等重要信息，需要采取特殊的保护措施进行管理和使用。

1.2 密级文件的分类

根据保密需要和风险等级，密级文件一般分为三个等级：绝密级、机密级和秘密级。绝密级文件的保密等级最高，秘密级文件次之，机密级文件相对较低。

2. 密级文件管理的原则

2.1 最小必要原则

密级文件的管理应遵循最小必要原则，即仅授权需要知晓和使用该文件内容的人员可以获得相应的权限，其他人员无权接触和查阅。

2.2 四级保护原则

密级文件采取四级保护原则进行管理，即物理保护、技术保护、管理保护和人员保护。物理保护指对密级文件进行实体设施、设备和防护措施的保护；技术保护指通过密码学、安全通信等技术手段对密级文件进行保护；管理保护指通过管理制度、流程和审核机制等手段对密级文件进行保护；人员保护指对知情人员进行安全背景调查、保密培训和保密责任约束。

2.3 需授权原则

对于涉及密级文件的使用、传输和存储等操作，必须经过相应的授权程序和审批流程，确保操作的合法性和合规性。未经授权的操作行为将被视为违规行为，并承担相应的法律责任。

3. 密级文件保密措施

3.1 存储控制

对于密级文件的存储，应采取安全的实体设施和设备，如保险柜、防火墙等，以确保文件的物理安全。此外，还应制定明确的存储标准，对文件的归档、备份和销毁等操作进行规范管理。

3.2 传输控制

对于密级文件的传输，应采取加密、身份验证等安全手段，确保文件在传输过

资料编码规则

文件编码规则

11-AD03-202102-001

一、目的

加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，达到信息资料可追溯性，保证公司文件体系有效运转。

二、适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制。

三、文件编号原则

1.日期表示格式：YYDD

YY年份：用四位数字表示，如2021表示公元2021年。

MM月份：用两位数字表示，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

DD日期：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

例如: 20210212表示 (2021年02月 12日)

2.文件的编号，其代号组成如下所示:

XX1-XX2XX3-XXX4-XXX5

1:企业代码，由2位阿拉伯数字表示，见代码汇总;

2:部门代码，本公司文件类号见下表

3:文件类号，本公司文件类号见下表

4:文件年份，由6位阿拉伯数字表示，不足月分用0补足;

5:同类别下文件流水号，由三位阿接伯数字成，001；002......;

3.文件编号示例:

重庆禾一电气设备有限公司行政部通知通告类2021年第1号文件

10-AD05-202102-001

文件顺序号

年月份

部门文件代码

公司代码

四、资料保管的期限、密级的划分

（1）资料保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。

永久：指资料档案需永久保存。

长期：指资料的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期：指资料保存20年以下。

如果工程资料在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限以保管期限较长的为准。

（2）资料保管密级的划分

文件编号管理制度

编制部门：负责人：

审核部门：负责人：

总经理审批：审批日期：

文件编号管理制度

1.目的：为了规范公司管理体各类文件，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本制度。

2.适用范围：适用于公司有文件

3.文件编号结构

3.1文件编号由四部分组成，每部分之间用“—”连接。

第一部分：表明公司名称,统一使用“”。

第二部分：表明发文部门。

第三部分：表明文件的密级程度。

第四部分：表明文件的属性，即文件的类型。

第五部分：表明版本号。

第六部分：表明文件的状态，即反映对原文件所作的修改。

第七部分：表明文件发文时间。

3.2各部分表示方法

3.2.1第一部分：公司简称为“”，统一使用英文缩写为“”

3.2.2第二部分：发文部门

发文机构表达符号

总经办01

综合办02

财务部03

项目运营部04

产品运营部05

3.2.3第三部分：文件的密级

密级表达符号控制发放和使用的范围特别说明

R.03（绝密）限于高层管理人员总经理

R.02（机密）限于中层以上管理人员部门经理、主管、项目经理等

R.01（秘密）限于涉及的某个人或某部门

R.00 无任何限制

3.2.4第四部分：文件层次及文件类型

3.2.

4.1文件层次：

层次表达符号文件层次说明

NO.1 一层次文件质量手册

NO.2 二层次文件程序文件和规章制度等

NO.3 三层次文件作业指导书、检验规程等等作业性文件

NO.4 四层次文件表格记录

3.2.

4.2文件类型（可归档分类使用）

类型表达符号文件类型说明

TD(Technical documents) 技术类文件图纸、材料表、技术方案、研发资料等

保密级别

保密级别：

公司内部

传阅范围：

公司内部

文件编号规范

20030311发布20030311实施

修改历史记录

1 目的 (4)

2 使用范围 (4)

3 编号办法 (4)

3.1 公司名称及项目名称约定: (4)

3.2 日期表示 (4)

3.3 文件版本编号 (4)

3.4 技术文件命名 (5)

3.5 其他文件的编号 (6)

3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6)

3.5.2 合同协议 (6)

3.5.3 传真 (6)

3.5.4 电子邮件的命名规则 (7)

3.5.5 外来文件 (7)

3.5.6 对外发文 (7)

3.5.7 会议纪要 (7)

3.5.8 其它文件 (8)

3.5.9 文件附件 (8)

4 编号管理 (9)

1 目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2 使用范围

适用于公司文件的编号管理和控制：

a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术

有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3 编号办法

3.1公司名称及项目名称约定:

公司全称为：南非中国制衣集团(北京)

本组织简称：CGMBJ

项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版

项目简称：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd

yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

文件编码及管理制度

一、总则

为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。

三、文件编码原则

1.文件编码应当具有唯一性和确定性。

2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。

3.文件编码应当便于检索和管理。

四、文件编码规则

1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。

2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。

3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。

五、文件编码管理

1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。

2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。

3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。

六、文件编码的使用

1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。

2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。

3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。

七、文件管理

1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。

2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。

3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。

八、文件保密

1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。

2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。

3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。

九、文件备份

1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。

2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。

文件编码管理制度范文

第一章总则

第一条为了规范文件编码的管理，提高文件管理的效率和质量，更好地保护和利用机构文件资源，根据《文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于机构内的各类文件编码管理工作。

第三条机构应当建立健全文件编码管理工作的机构和人员，明确职责和权限。

第二章文件编码的原则和要求

第四条文件编码应当遵循以下原则：

（一）统一性原则：对于同一机构内的文件，应当采取统一的文件编码标准和规范。

（二）纪实性原则：文件编码应当真实、准确地反映文件的内容、形式和性质。

（三）顺序性原则：文件编码应当按照文件产生的时间顺序进行。

（四）完整性原则：文件编码应当包含完整的文件识别信息和编码元素。

（五）可检索性原则：文件编码应当便于快速检索和查找。

第五条文件编码应当满足以下要求：

（一）文件编号长度不得超过10位；

（二）文件编码应当包含机构名称、文件类别、年份和序号等编码元素；

（三）文件编码应当使用阿拉伯数字和英文字母进行组合，不得使用特殊符号和空格；

（四）文件编码应当采用确定的规则进行生成和管理，不得随意变更；

（五）文件编码应当与文件目录和档案管理系统相衔接，便于管理和利用。

第三章文件编码的管理机构和责任

第六条机构应当设立文件编码管理机构，负责文件编码的制定和管理。

第七条文件编码管理机构的主要职责包括：

（一）制定文件编码的标准和规范；

（二）审核和颁发文件编码；

（三）指导和监督文件编码的实施；

（四）解决文件编码管理中的问题和纠纷；

（五）定期评估和改进文件编码管理工作。

公司内部文件及档案管理守则4.doc

公司内部文件及档案管理制度4 海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度

一、目的

为有效管理公司文件及档案资料，力求规范统一、存储有序、查阅方便，全面落实规范化、信息化及安全化的目标，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于公司所有文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。

三、文件管理

（一）文件编码规则

1、公司内部公文编码

（1）一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下：

注：随着公司不断发展壮大，根据部门及子公司设置设立二级编码。

（2）三级编码，文件属性编码：政府部门文件（ZF）、会议纪要（JY）、公告（GG）、通报(TB)、简报(JB) 、通知(TZ)、意见(YJ)、决定(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H) 、报告(BG)。

（3）四级编码，文件下发年份

（4）五级编码，文件归档序号：三位数，从001开始排序示例：YD-XZ-TZ-2016-002，

文件流水号

下发年份

通知

壹大行政部

2、合同或协议编码

（1）一级编码：（同公文一级编码）

（2）二级编码：壹大科技统一为行政部（XZ）,云昶统一为YC。

（3）三级编码：合同（HT），协议（XY）

（4）四级编码：合同类型，分为商业合同（SY）和劳动合同（LD）（5）五级编码：合同下发年份。

（6）六级编码：合同签订编号：三位数，从1开始排序。

（7）示例：YD-XZ-HT/SY -2016-001

文件流水号

下发年份

合同类型

合同

行政部

壹大

3、公司对外公文编码

a外来文件编码

（1）一级编码：收文公司，壹大科技有限公司（YD）

文件编码规则管理制度

第一章总则

第一条为规范和统一文件的编码管理工作，提高文件管理效率和质量，便于文件的检索和

利用，特制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于所有单位的文件编码管理工作。

第三条文件编码是指对文件进行编号和组织，以便于文件进行管理、存储和利用的过程。

第四条文件编码应当遵循科学合理、编号规范、统一管理的原则。

第五条文件编码管理工作应当坚持突出问题导向，紧密结合工作实际，不断完善提高。

第六条文件编码管理工作应当加强与文件管理、信息化建设等工作的衔接和配合。

第七条各单位应当按照本管理制度规定，建立健全文件编码管理制度，指导和保障本单位文件编码管理工作的开展。

第八条文件编码管理工作应当由文件管理部门负责，并协同相关部门共同完成。

第九条所有单位应当加强对文件编码管理人员的培训和考核，提高其业务水平和管理能力。

第十条文件编码管理工作的资金支持应当列入本单位年度预算，并保障其正常运作。

第二章文件编码原则

第十一条文件编码应当遵循唯一性原则，确保同一文件具有唯一的编号。

第十二条文件编码应当遵循连续性原则，确保文件编码的连续性和有序性。

第十三条文件编码应当遵循可读性原则，确保文件编码方便阅读和理解。

第十四条文件编码应当遵循规范性原则，确保文件编码符合规范要求。

第十五条文件编码应当遵循便捷性原则，确保文件编码方便使用和查询。

第十六条文件编码应当遵循保密性原则，确保文件编码信息安全可靠。

第十七条文件编码应当遵循开放性原则，确保文件编码信息可查可监。

第十八条文件编码应当遵循审慎性原则，确保文件编码工作的审慎性和稳妥性。

文件编制格式及编码规则1

A CFC 第一次公布

版本状态订正编制人审察人赞同人赞同日期中核动力设施有限企业南京分企业

文件编码

文件名称：

部门文件编制格式及

编码规则管理规定

文件种类文件分类技密级别所属专业

公布单位编制部门质量管理部质量管理部

部门内部表记码

xxxxxxxx

合用范围

中核动力设施有限企业南京分企业

版权说明：

此文件内容属中核动力设施有限企业南京分企业全部，未经赞同不得引用、复制、借阅、发布。

修改页

版本状态改正章节

1. 目的 (4)

2.合用范围 (4)

3.参照文件 (4)

4.程序管理 (4)

5.职责 (4)

5.1 质量管理部 (4)

5.2 综合管理部 (5)

5.3 文件编制部门 (5)

6.详尽描绘 (5)

6.1 文件的编制格式 (5)

6.2 文件编码规则 (10)

6.3 文件内部表记码编码规则 (10)

7.附录 (10)

1.目的

为了便于文件的管理和控制，一致中核动力设施有限企业南京分企业（以下简称南京分企业）各部门文件格式、表记，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制

定本规定。

2.合用范围

本程序合用于南京分企业各部门产生的全部与生产活动有关的管理性、技术性文件

（还有规定文件除外），包含但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。其余文

件可参照使用。

3.参照文件

1）Q/SQY·G08-0000-2012/A《质量手册》

2）－3000－2012/A《民用核安全机械设施制造质量保证纲领》

3）Q/SQY·G08-401-2012/A《文件控制管理程序》

4.程序管理

本程序由质量管理部编制、订正和解说，并拥有以下署名：

档案文件编码规则(试行)-2015.4.22--1

2
综合档案
财务
……
3
综合档案
审计
……
4
综合档案
证券
……
5
综合档案
工会党建
……
6
综合档案
厂房基建
具体工程
7
综合档案
设备
设备型号
C：其它编码设定：
秦皇岛天业通联重工股份有限公司------TL综合档案---------DZ
D．档案盒编码中“具体业务/职能”代码的设定：
新材料XCL、华隧通HST、天津公司TJTL、综合管理部ZH、财务部CW、审计部SJ、证券部ZQ、工会GH、党建DJ、综合管理基建ZJ、综合管理法务FW、公司荣誉文件RY、装备部管理部ZBGL、天津公司管理部TJGL、安全AQ、设备SB、安装公司AZG、信息化XX、资材ZC、总工办ZGB、工艺GY、发运FY、生产SC、技术JS、品质PZ、工艺GY、采购CG、销售合同SH、市场信息SX、售后SH、技术知识产权ZS。
矿山车
具体型号
……
3
桥梁装备
具体型号
B：按职能进行归档的部门有：(综合管理部、财务部、证券部、工会、党支部、设备科、总务科、安全科等)
4.按职能进行归档的部门有：
1业务大类：综合档案，其它各职能部室，设备科、财务部、管理部档案按其它综合分类。
2职能项目(具体职能)：以总部职能为例，可细分为：综合管理、财务、审计、证券、工会党建、设备等。

文件编码管理制度

第一章总则

第一条为规范和统一文件编码管理，保证文件的安全、完整、可追溯、可查证，提高文件管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于各单位内部文件的编码管理。

第三条文件编码管理应当遵循科学、规范、公正、保密的原则，重视文件的安全保密工作。

第四条文件编码管理工作应当由专人负责，保证文件编码的准确性和实时性。

第五条各单位应当建立健全文件编码管理制度，明确文件编码的范围、编码规则、编码管理机构和人员等相关制度。

第二章文件编码范围

第六条文档编码的范围包括所有与单位工作相关的文件，包括但不限于公文、会议记录、合同、协议、决议、通知、通报、报告、信函、内部文件等。

第七条各单位应当按照工作需要，确定文件编码的具体范围，并及时调整和完善。

第三章编码规则

第八条文件编码规则应当遵循一定的原则，包括但不限于：

（一）唯一性：每个文件应当具有唯一的编码，不得重复使用；

（二）顺序性：文件编码应当具有一定的顺序，便于查找和管理；

（三）类别性：文件编码应当按照一定的类别进行划分，便于归档和检索；

（四）完整性：文件编码应当包括所有必要的信息，便于理解和辨识。

第九条文件编码应当采用数字、字母或符号的组合形式，确保编码的准确性和可读性。

第十条文件编码应当统一使用，不得随意更改或篡改。

第四章编码管理机构和人员

第十一条各单位应当设立编码管理机构，负责文件编码的统一管理和监督。

第十二条编码管理机构的人员应当具有一定的专业知识和工作经验，能够熟练掌握文件编码规则和技术。

公司文件编码规则方法

一、制定文件编码规则的目的和意义

1.提高文件管理效率：通过统一的编码规则，可以方便快速地定位和

检索文件，减少文件的丢失和重复创建，提高工作效率。

2.便于管理决策：编码规则可以根据公司业务需求，将文件划分为不

同的类别和级别，便于管理决策者根据不同的需求进行查询和分析。

3.提高文件保密性：通过分级编码、部门权限等措施，加强对文件的

保密性管理，防止敏感信息泄露。

二、制定文件编码规则的原则和方法

1.易于理解和操作：文件编码应该简洁明了，易于理解和操作，减少

人为错误。

2.分类精细化：根据公司业务的特点和需求，将文件进行细分和分类，方便后续的管理和查询。

3.长期可用性：文件编码规则应该具备长期的可用性，即使公司业务

发生变化也能保持基本稳定。

4.系统化和标准化：文件编码规则应该体现整体和系统性，遵循一定

的标准和规范，方便跨部门和跨系统协同工作。

三、文件编码规则的具体方法

1.根据业务分类：根据公司的业务领域，将文件进行分类，如财务、

人力资源、市场等，可以使用字母代表各个类别，如A代表财务，B代表

人力资源等。

2.使用数字编码：在每个类别中，可以通过数字对文件进行进一步编码，如001代表财务报表，002代表员工档案，003代表市场调研报告等。

3.分级编码：根据文件的重要性和机密程度，可以将文件进行分级编码，如A1代表绝密级，A2代表机密级，A3代表秘密级等。

4.加入时间信息：为了方便文件的归档和查找，可以将文件编码中加

入一定的时间信息，如年份、月份或日期等。

5.使用版本控制：在文件编码中可以加入版本信息，如V1代表第一版，V2代表第二版等，方便后续的版本管理和更新。

公司文件管理制度

6.文件要求

制度文件编制程序

6.1.3.1制度文件起草

各中心/部门制度由相应的职能中心/部门起草，在起草过程中起草部门应当广泛征询部门员工、分管领导、相关联部门负责人以及员工的意见和建议。

6.1.3.2制度文件审核

a初审：初审的重点是把握制度内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规；提法是否同已出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；定义是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。

b评审或会签：起草部门根据制度内容需要，负责组织评审或会签，评审或会签部门由制度内容所涉及的相关部门组成，人力行政中心参与所有制度评审或会签，会签详见附件二《会签记录表》,会签结论由评审或会签组织部门负责人填写。

C复核：制度会签后由起草部门送人力行政中心（电子文档）进行复核。复核的重点是：制度内容是否全面、审核会签手续是否齐全规范、格式、编号是否符合标准、发布范围是否合理。凡经复核不合格的，人力行政中心有权要求起草部门按照规定标准进行修改、补充、完善。

d讨论公示：制度草案经复核基本成文后，根据文件需要（涉及员工切身利益）由人力行政中心提报工会委员会，由工会组织在制度生效范围内进行讨论或公示，广泛征询员工意见，并将员工意见反馈书面至人力行政中心。

e审批和签发：制度草案讨论公示结束，由人力行政中心将制度送总裁/总经理审批，审批通过后由人力行政中心组织下发各部门，原件留存。

6.1.3.3制度文件发放管理

a制度文件由人力行政中心加盖公章后才能发放，同时将作废文件回收，发、收文件均由文件管理人员做好签收登记工作，填写附件三：《文件收发记录表》。

VCC 编码规则及文件管理制度

1 目的

为有效管理和利用公司所拥有的资源，便于公司的标准化管理，为使威望创投公司文件管理规范化、科学化，特制订本规则。

2 编码对象和职责

2.1 公司的所有文件；

2.2 公司行为和事件；

2.3 编码的确定及后续编码的增加由董事会秘书确定。

3 编码字段的分配

编码均以C打头，代表江苏威望创业投资有限公司（VCC）。

C01——部门字段，用以定义公司的部门。

C02——文件编码字段，用以定义公司的各类文件。

C03——合同、协议编码字段。

C04——投资项目编码字段。

C05——未定义、备用。

C06——合同、协议字段。

4 公司的部门代码及简称

4.1 部门及岗位编码规则：

部门代码：C01 XX；岗位代码：C01 XX XXX。

4.2 部门代码：V01 XX

C01 01 ——股东会

C01 02 ——董事会/董事长

C01 03 ——监事

C01 04 ——总经理

C01 05 ——财务部

C01 06 ——董事会秘书处

C01 07 ——管理公司/管理团队

C01 10 ——投资项目从10开始依次编写

5 文件的编码方法

5.1 支持性文件

5.1.1 支持性文件包括公司的各类管理制度。其编号为：

C02 SP XX XXX XX

文件附件序号（两位数）

文件序号（三位数）

要素序号（两位数）

文件类别（支持性文件）

公司文件字段

5.1.2 要素序号：

要素序号根据所涉及的管理要素确定，用文件归口管理部门代号表示。

5.2 记录文件

5.2.1 记录文件编号为：

C02 SP XX XXX XX

记录文件序号（两位数）

文件序号（三位数）

要素序号（两位数）

文件编码及管理制度范文

文件编码及管理制度

一、引言

为了保证文件的编码规范化、管理科学化，提高工作效率，简化流程，确保文件的准确性和及时性，制定本文件编码及管理制度。

二、文件编码

1. 文件编码原则

（1）唯一性原则：每个文件都应有唯一的编码，以便能够准

确地辨别和检索。

（2）规范性原则：文件编码的格式和规范应统一，以便于使

用和管理。

（3）可扩展性原则：文件编码的设置应考虑到今后可能的扩

展和发展。

（4）可识别性原则：文件编码应容易识别，使得用户能够迅

速找到所需的文件。

（5）可追溯性原则：文件编码应有明确的规定和记录，方便

日后的溯源和查询。

2. 文件编码规则

（1）编号组成：文件编码由分类码、顺序码和日期码组成。（2）分类码：按文件的性质、种类进行分类，可以是字母、

数字或字母数字组合。

（3）顺序码：按文件产生的先后顺序进行编码，一般为数字。（4）日期码：按文件形成的日期进行编码，一般为六位数字，

格式为年、月、日。

（5）编码分隔符：分类码、顺序码和日期码之间用“-”或“_”分隔。

3. 文件编码示例

（1）会议纪要：HYJL-001-20190101

（2）合同文本：HTWB-003-20190214

（3）工作报告：GZBG-010-********

三、文件管理

1. 文件管理机构

（1）设立文件管理部门：公司应设立专门的文件管理部门，负责文件的管理和归档工作。

（2）明确职责：文件管理部门负责制定管理规定、管理文件的编码和归档，监督文件的使用和管理情况。

2. 文件管理步骤

（1）文件收集：文件归档前，需从各部门收集文件，并进行初步整理分类。