北京市电子文件归档与管理暂行规定
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读近年来，国家和北京市相继出台了《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》和《北京市电子文件管理暂行办法》等多份在电子文件和电子档案管理工作领域具有重要意义的行政规范性文件。
北京市档案局作为本市的档案行政管理部门，对新形势下电子文件归档和电子档案管理工作如何推进，进行了深入且科学的研究。
2016年，市档案局党组就如何应对信息化发展的新趋势，快速推动全市电子文件归档和电子档案管理工作，初步确定了近期的工作重点：调研全市电子文件管理工作现状，抓紧制订《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》，加快北京数字档案馆建设，配套出台《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》、《北京市电子档案移交与接收办法》、《北京市电子文件元数据方案》和《北京市档案馆档案数字资源管理办法》，采取边制订、边宣贯、边建设、边试点的工作模式，力争三年内形成具有我市档案工作特色的电子文件归档和电子档案管理工作制度体系，形成一批较为成功的、可借鉴的电子档案管理试点单位，为“十三五”时期我市档案系统全面开展电子档案管理工作奠定坚实基础。
按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2016年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》。
本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。
本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。
笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。
电子文件归档及管理规定
电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。
2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。
3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。
4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。
6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。
7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。
9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。
10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。
11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。
12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。
13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。
国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年0901实施)
国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年7月28日发布2003年9月1日施行)第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
北京市档案局,北京市信息化工作办公室关于印发《北京市国家机关电子文件归档工作规定(试行)》的通知
北京市档案局、北京市信息化工作办公室关于印发《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》的通知各区、县档案局、馆和信息化工作主管部门，市属各委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门和信息化工作主管部门：为加强本市各级国家机关和具有行政管理职能单位的电子文件归档工作，确保电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，市档案局和市信息化工作办公室根据相关政策法规，结合本市电子文件归档工作的实际，联合制定了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》。
现印发给你们，请认真组织学习，并研究制定或修改本单位的电子文件归档制度。
市档案局和市信息化工作办公室将对落实情况进行检查，检查结果将纳入各单位年终信息化绩效考核。
北京市档案局北京市信息化工作办公室2007年1月22 日北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）（2007年1月22日）第一条为加强本市的电子文件归档工作，保障电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律法规以及国家和北京市有关电子文件归档与管理的标准规范，结合本市实际，特制定本规定。
第二条本规定主要适用于本市各级国家机关和具有行政管理职能的单位电子文件归档工作的管理职责、归档范围、归档要求、归档时间及方式。
第三条市、区县档案局会同本级信息化工作主管部门负责对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。
第四条各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。
（一）各单位档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。
（二）各单位信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。
电子文件管理暂行办法
电子文件管理暂行办法（中办国办厅字〔2009〕39号)(2010-07-28)（中办国办厅字〔2009〕39号)第一章总则第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。
国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是：（一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;（二）研究制定电子文件管理方针政策；（三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；（四）组织起草相关标准；（五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。
第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。
第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。
北京市电子文件归档与管理暂行规定
北京市电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业和事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义：（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）迁移指将源系统中的电子向目的系统进行转移的方法与过程。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件管理负有全面的责任。
要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。
中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知
中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】中共中央办公厅,国务院办公厅•【公布日期】2009.12.08•【文号】厅字〔2009〕39号•【施行日期】2009.12.08•【效力等级】办法•【时效性】现行有效•【主题分类】机关运行保障正文中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知（2009年12月08日厅字〔2009〕39号）《电子文件管理暂行办法》已经党中央、国务院领导同志同意，现印发给你们，请遵照执行。
电子文件管理暂行办法第一章总则第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）解读作者：肖秋会詹欣然来源：《北京档案》2018年第05期摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。
关键词：电子文件归档电子档案管理规范Abstract： In this paper， the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving and Electronic Records Management is ex？ plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions， the functional requirements for busi？ ness system that form electronic documents， the ar？ chiving of electronic documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic records； Specification.2002年12月4日，國家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。
北京市电子文件归档与管理暂行规定
北京市电子文件归档与管理暂行规定北京市电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业和事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义：（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）迁移指将源系统中的电子向目的系统进行转移的方法与过程。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件管理负有全面的责任。
电子文件管理与归档暂行办法
电子文件管理与归档暂行办法为适应现代化办公的要求，加强公司系统内网络环境下电子文件、声像文件（资料）的科学管理，更好地服务经济发展，服务企业，防范各类风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》的有关规定，结合公司工作实际，制定如下暂行办法。
1.有关规定具有保存价值的电子文件是公司档案资料的一部分，必须纳入归档范围，经过收集、鉴定和整理后移交归档至档案管理部门保存并提供利用，以维护公司档案的齐全、完整和系统。
电子文件归档和电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全过程管理和统一管理的原则。
（1）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（2）归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（3）背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（4）元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（5）逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。
（6）物理归档，指把计算机网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体（磁带、磁盘、光盘等）上，向档案室移交并由档案室集中管理的过程。
2.管理职责（1）档案管理部门制定电子文件归档规章制度和标准规范，对本单位各部室在业务工作中形成的电子文件接收归档，对电子档案进行保管、统计、提供利用等管理工作，定期对电子档案进行真实可读性检查，对存在持续可读风险的电子档案进行长期保存管理。
公司档案管理部门对所属各单位电子文件归档和电子档案管理工作进行指导、监督和检查。
各单位档案部门定期向公司档案管理部门备份重要文件电子档案目录。
电子文件归档与管理暂行规定
电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强电子文件的管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、国家《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》等有关法律法规，制定本规定。
第二条电子文件是指在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第二章管理体制和职责第三条加强电子文件的归档管理工作。
各部门根据实际，建立相应的电子文件归档管理工作制度。
第四条各部门指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入学院档案管理程序之中。
学院档案室应参与指导电子文件形成、办理、收集和归档等工作环节，按要求建立电子文件档案。
第五条电子文件的形成部门和档案室应采取有效的管理措施和技术手段，防止电子文件被非法读取、拷贝，修改、破坏。
第六条在利用计算机或计算机网络开展办公自动化、电子公文传输等电子政务时，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。
第七条档案室应配置与业务部门相互兼容的、足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保电子文件的有效机读。
第八条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第三章电子文件的收集与归档第九条电子文件参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限，同时注明归档的电子文件可否公开。
第十条电子文件的类型:1、文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
2，图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像，文件。
3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
4、影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。
5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。
6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
电子公文归档管理暂行办法
电子公文归档管理暂行办法随着信息技术的飞速发展，电子公文在日常办公中的应用日益广泛。
为了确保电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性，规范电子公文的归档管理工作，提高办公效率和管理水平，特制定本暂行办法。
一、总则（一）本办法适用于各级党政机关、人民团体、企事业单位等在电子公文形成、办理、传输、存储和利用等过程中的归档管理。
（二）电子公文归档应当遵循来源可靠、程序规范、要素合规的原则，保证电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性。
（三）电子公文归档管理应当纳入单位信息化建设规划和档案工作规划，明确职责分工，建立健全管理制度和工作流程。
二、电子公文归档的基本要求（一）电子公文形成时应当采用符合国家标准或行业标准的格式，并按照规定的流程和要求进行签署、审批等操作，确保其来源可靠。
（二）电子公文应当在办理完毕后及时归档，归档时间一般不得超过次年 6 月底。
（三）电子公文的归档范围应当包括公文的正文、附件、定稿以及与公文处理相关的签批、审核等流程性信息。
（四）电子公文归档应当保证其内容完整，包括公文的格式、元数据、电子印章等要素。
三、电子公文的归档流程（一）收集由电子公文形成部门负责收集本部门办理完毕的电子公文，并进行初步整理和分类。
（二）整理按照归档要求对收集的电子公文进行整理，包括鉴定其价值、确定保管期限、检查其完整性和准确性等。
（三）移交经整理后的电子公文应当按照规定的时间和程序向档案部门移交。
移交时应当填写移交清单，注明公文的名称、文号、形成时间、保管期限等信息。
（四）接收档案部门负责接收移交的电子公文，并对其进行审核和验收。
如发现不符合归档要求的，应当及时退回并要求重新整理。
四、电子公文的存储（一）电子公文应当存储在符合安全要求的存储介质中，如磁带、磁盘、光盘等，并建立备份机制，定期进行备份。
（二）存储电子公文的介质应当标明编号、保管期限、形成时间等信息，并按照规定的分类方案进行存放。
（三）应当采取必要的技术措施，保证电子公文在存储过程中的安全性和可用性，防止数据丢失、篡改和泄露。
北京电子档案管理制度
一、制度背景随着信息技术的飞速发展，电子档案在政府、企事业单位中的应用越来越广泛。
为规范电子档案管理，提高档案管理效率，确保档案安全，特制定本制度。
二、制度目的1. 规范电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，确保电子档案的真实性、完整性、可用性。
2. 提高档案管理效率，降低管理成本，实现档案资源的共享和利用。
3. 保障电子档案的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等风险。
三、适用范围本制度适用于北京市各级政府、企事业单位、社会组织及个人在进行电子档案管理时遵循的相关规定。
四、制度内容（一）电子档案的收集1. 电子档案的收集应遵循“来源可靠、内容真实、结构完整、格式规范”的原则。
2. 收集电子档案时，应确保其原始性、可追溯性，并附具必要的说明材料。
（二）电子档案的整理1. 电子档案的整理应按照国家档案局发布的《电子档案管理规范》进行。
2. 电子档案的整理应保持文件的原貌，确保文件内容的完整性和可读性。
（三）电子档案的归档1. 电子档案的归档应按照档案管理的相关规定执行。
2. 归档电子档案时，应填写电子档案归档登记表，确保归档电子档案的完整性和准确性。
（四）电子档案的保管1. 电子档案的保管应确保其安全、可靠、稳定。
2. 电子档案的保管应采用符合国家标准的存储设备，定期对存储设备进行检查和维护。
（五）电子档案的利用1. 电子档案的利用应遵循“公开、合法、合理”的原则。
2. 利用电子档案时，应确保档案信息的安全，不得泄露、篡改、损毁档案。
（六）电子档案的销毁1. 电子档案的销毁应按照国家档案局发布的《电子档案销毁规范》执行。
2. 销毁电子档案时，应确保档案信息的安全，不得泄露、篡改、损毁档案。
五、监督检查1. 各级档案管理部门应加强对电子档案管理工作的监督检查。
2. 对违反本制度的行为，应依法予以处理。
六、附则1. 本制度由北京市档案局负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读
田雷
【期刊名称】《北京档案》
【年(卷),期】2014(000)012
【摘要】《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》已正式印发并施行。
本刊特邀主要起草者对《办法》进行解读，以深化档案工作者的理解，促进此项工作顺利开展。
【总页数】4页(P10-13)
【作者】田雷
【作者单位】北京市档案局
【正文语种】中文
【相关文献】
1.电子文件归档与电子档案管理办法 [J], 国家档案局电子文件管理研究课题组
2.福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行） [J], 无
3.我省电子文件归档与电子档案管理办法的几个特点 [J], 吴苏闽
4.解读《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》 [J], 李宝玲
5.福建省电子文件归档与电子档案管理办法的几个特点 [J],
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电子文件归档与电子档案管理规定
1.目的2.适用范围本标准规定了在项目活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
适用于项目执行过程中产生的电子文件及电子档案的管理。
其他种类的电子文件的管理可参照本标准。
3.定义本标准采用下列定义。
3.1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
3.2 电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据3.3 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
4.职责分工4.1 电子文件形成由资料员对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
4.2 电子文件的管理由项目经理负责。
4.3 各部门经理应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
5.规定内容5.1 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
5.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
5.3 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
5.4归档范围电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
5.5归档时间逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
5.6检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。
其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法1、总则1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2．电子文件的收集与积累2．1 收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2．2 收集积累要求2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
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北京市电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业和事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义：（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）迁移指将源系统中的电子向目的系统进行转移的方法与过程。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件管理负有全面的责任。
要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。
第六条各单位信息化工作部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要满足档案管理的功能需求。
第七条各单位档案部门应对电子文件的形成，积累鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位归档电子文件的管理和提供利用，保证管理工作的连续性。
各单位的档案人员负责实施对本单位电子文件归档的监督和指导。
各单位信息化部门要提供信息技术支持，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第八条各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，认真积累本部门形成的电子文件，完成电子的归档工作。
第三章电子文件的收集第九条电子文件的收集积累应符合以下要求：（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。
要收集文件定稿以及相应的背景信息和元数据。
记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。
（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。
（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等（见表１）。
（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式、如无法转换，则应将相关软件一并收集。
（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。
（六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
（八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等（见表１）。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（九）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数，管理数据等应与电子文件一同收集。
（十）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
第十条电子文件收集积累的格式：（一）文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
（二）图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、A VI为通用格式。
（四）音频电子文件以WA V、MP3为通用格式。
第十一条电子文件的登记应符合以下要要求：（一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记（见表２），每种格式的电子文件均应由信息部门在《电子文件登记表》中登记（见表１）。
上述两种表格应与电子文件一并向档案部门移交。
（二）电子文件登记表和电子文件目录应与电子文件同时保存。
（三）电子文件登记表和电子文件目录制成电子表格时，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。
（四）电子文件类别即指：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。
第四章电子文件的归档第十二条电子文件的归档要求：（一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。
（二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。
（三）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，应同时保存电子文件的纸质版本或缩微品。
（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
（五）加密文件夹应在解密后进行归档。
（六）压缩文件应在解压缩后进行归档。
第十三条归档电子文件的鉴定工作由文件形成部门和档案部门共同承担。
依照本单位规定的归档范围和保管期限表，确定电子文件的归档范围、密级和划定保管期限，鉴别电子文件的真实性、完整性和有效性。
第十四条电子文件的归档范围应参照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件及相应的背景信息和元数据纳入归档范围。
第十五条电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。
电子文件背景信息和元数据保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
第十六条电子文件的归档方式有两种，即逻辑归档和物理归档。
脱机保存时使用的载体，按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
第十七条电子文件的归档应分为两个步骤进行，逻辑归档实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
第十八条存储电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明全宗号和载体编号。
第五章归档电子文件的移交第十九条列入国家综合档案接收范围，其形成单位应按照同级国家综合档案馆规定的范围和要求，定期将检验合格的归档电子文件移交同级国家综合档案馆集中保管。
第二十条归档电子文件的移交和接收可在确保信息安全的前提下通过网络实现，或单位向档案馆移送光盘、磁带、硬磁盘。
（一）通过网络进行交接的，移交方首先填写《电子文件交接登记表》（见表3）中相关内容，并随同电子文件（含《电子文件登记表》（见表1）、《电子文件目录》）一并移交。
档案馆对接收的电子文件检验合格后，填写《电子文件交接登记表》（见表3）相应内容，并将登记表送达电子文件移交单位进行确认。
（二）使用脱机载体进行交接的，其装具上加贴由档案馆制发的统一标签，其载体形式如为光盘，应移交一式三套。
在接收电子文件时，文件形成单位和档案馆均应对每套文件的载体及技术环境进行检验，合格率达到100%方可交接。
交接双方验收合格后，填写《电子文件交接登记表》（见表3）一式两份，双方各存一份。
对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。
第二十一条通过网络实施交接的检验项目包括核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整；采用脱机载体实施交接的检验项目还应包括载体有无划痕，是否清洁；有无病毒。
第六章归档电子文件的保管和利用第二十二条归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。
第二十三条归档电文件的保管应符合下列条件：（一）归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。
（四）保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。
（五）保管环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围：35%—45%。
电子文件载体要避免阳光直接照射。
第二十四条档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。
保留期满后，在提案保密要求进行处置。
第二十五条对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
第二十六条档案部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见表4），并存入全宗卷。
第二十七条系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见表5）。
第二十八条利用电子文件时应遵守国家保密规定。
凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。
第二十九条对专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。
第三十条归档电子文件的封存载体不得外借。
在提供利用时应使用其拷贝件。
第七章附则第三十一条本规定由北京市档案局负责解释。
第三十二条本规定自发布之日施行。
表1：电子文件登记表表2：电子文件目录表3：电子文件交接登记表移交单位签章接收单位签章表4：归档电子文件管理登记表填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日表5：归档电子文件迁移登记表填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日。