企业档案收集与整理
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模式三：档案室集中整理档案
各部门在第二年一季度向档案室移交上一年度须归档的文件 材料——不提倡
其他门类和载体文件归档时间
1.科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归 档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产、业务项目 文件应定期或按阶段归档。
2.外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即 时登记归档。
2.更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职 工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权 变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件 等，应随时归档。
收集归档的方法与措施
1.建立收集网络，落实部门和网络人员责任 ——实行部门文件收集、整理、归档责任制，各 部门专、兼职档案人员应按照规定将文件整理后 归档。
10.图纸折叠 平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图
11.照片、录音、录像 ——非纸质文件材料应与其文字说明（对事由、时间、地点、 人物、作者等内容进行著录）一并归档，保证载体有效性
12.电子文件 ——应使用只读光盘、一次写光盘等不可擦除型光盘，与纸质文件并存、一一对应
经济或相应手段
• 公派出差带回的文件材料———差旅费报销
• 照片档案——————耗材报销
• 人员调动——————调动手续办理
• 项目档案——— 风险抵押，奖惩兑现（对自身）
•
———工程档案资料保证金（对参建方）
•
———档案考评基金
• 档案工作检查、考核、评估
合同约束
• 严把合同签署关
1.1.2 讨论未通过的文件材料
永久 10年
收集范围的拓展
1.企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有 的档案。
2.企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属 单位档案。
3.企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 4.企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经
营范围相关的资料。 5.企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、
不归档范围
（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办 理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事 务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的 文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存 价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部 互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的 与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
——字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备
6.幅面
7.用纸
——用韧力大、耐久性强的纸张；图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图；计算机出图 必须清晰，不得使用计算机出图的复印件
8.竣工图章 ——逐张加盖并签署，图章内容填写齐全、清楚，不得代签；使用不易褪色的红
印泥，盖在标题栏附近空白处
9.竣工图编制 ——规范编制，标明变更修改依据，修改到位、标注到位；凡施工图结构、工艺、
文件收集范围
1.各个时期——筹备、设立、运营、资产与产权变动（分
立、合并、解散等）
2.各项活动——生产、经营、建设、研发、管理等 3.各种门类——文书、科技、会计、人事等 4.各种载体——纸质（文字、图样、表格）、声像、电子、
实物等
5.各种来源——本企业形成的文件；本企业引进项目、外
购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提 交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向 本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。 ▲应当归档的文件是收集的重点
产品生产类 科研开发类 建设项目类 设备仪器类 会计类 干部职工类 3.特殊载体类文件归档范围和保管期限表
管理类档案保管期限表（式样）
序号
归档范围
保管期限
1
办公室
集团公司党委会、总经理办公会、专题会会议
1.1
文件材料
1.1.1
通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导人讲话、 总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单
• 做好文件归档的交接 （1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随
同已整理的文件向档案部门移交。 （2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。
双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
档案交接登记表
移交时间： 序号
题名
移交部门：
年度 文号或 页数 保管 备注
图号
期限
移交人签名：
接收人签名：
企业档案收集与整理
2014年8月14日
第一部分 企业档案收集
一、为何收——收集工作的意义 二、收什么——收集归档范围与归档要求 三、何时收——收集归档时间 四、如何收——收集归档的方法与措施
收集工作的意义
一、对企业而言
• 保存历史 • 丰富资源 • 积累资产 • 保留凭证
——规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、 完善法制经济、解决企业纠纷、追踪产品质量
归档范围
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各 项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、 社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职 工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件 材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料； 社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控 股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对 本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的 文件材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反 映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
文件归档范围和保管期限表编制
• 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范 围和保管期限表。
1.管理类文件归档范围和保管期限表 2.业务类文件归档范围和保管期限表
二、对企业档案工作而言
1.是档案业务工作的起点和基础 2.是实现档案集中统一管理的重要措施
芜湖卷烟厂“都宝”卷烟生产线技术改造
• 随着新项目一期动力中心工程投入使用，老动力中心完成 历史使命，即将进行拆除。场地内有一座150T倒锥壳钢筋 混凝土水塔，高约34米，上大下小，传统人工或机械拆除 难度大、工期长且安全性差。为加快工程进度、确保施工 安全，决定采用定向控制爆破方法拆除。在爆破准备过程 中，厂档案室提供了原水塔建筑、结构竣工图纸、厂区建 筑物平面图，施工单位据此研究制定爆破设计方案。为确 保爆破后水塔倒塌方向的准确性，依据图纸对爆破切口、 药孔间距、药孔深度及炸药用量进行计算，分析结构稳定 性，以及爆破震动和飞石对周边建筑物的影响，制定了周 密的安全施工方案。8月28日，随着一声巨响，水塔按原 定的南偏东方向放倒，爆破取得成功。
3.会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归 档，保管一年后向档案部门移交。
4.电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或 内容的其他载体归档时间一致。
5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工 作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一 致。
特殊时间要求
1.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档。
收集归档的方法与措施
2.收文、发文及用印控制 3.执行“三纳入”、“四参加”、“四同时”等
制度 4.经济或相应手段 5.合同约束
收文登记
收 收文 来文 来文 文件标题 附 份 密 承办 签收人 办结 备注
文 日期 机关 字号
件 数 级 部门
日期
号
发文登记
顺 发文 发文 文件标题 附 份 密 发往 承办 承办人 办结 备注
管理类文件归档时间
模式一：由单位的文书处理部门或业务部门整理档案
各部门在第二年6月底前完成上一年度档案的整理工作，并 向档案室移交——适用于年度产生文件材料多的单位
模式二：随办随归
将办理完毕且须归档的文件材料随即向档案室移交，档案室 在第二年6月底前完成上一年度档案的整理工作——适用于 年度产生文件材料少的单位
中国石油天然气集团公司 CNPC
合同签署部门在与乙方签署合同时，设立档案收集、整理、归档 的专门条款。如：在施工合同中明确施工单位提交建设单位项目档案 的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任；在 监理合同中明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案
的责任。合同审核流转时，经过档案部门会审。
“四同时”
企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求； 检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、 鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目 总结应同时做好项目文件归档交接。
安徽省农村合作金融机构稽核工作规范（试行）
• 第一章 总则
• 第二章 机构、人员及权责
• 第三章 稽核总队、大队管理规范
马钢公司反倾销案
• 马钢公司成为我国加入WTO后第一家在反倾销案中获得胜诉 的企业，档案资料功不可没。2002年5月，美商务部作出裁 决，马钢税率由159%降至零。美方在一年的调查取证中， 除调查现场实物、生产工艺流程外，主要查看了反映公司 经营、生产情况的档案，如调查马钢国贸公司的经营状况 时查阅了公司的营业执照、马钢股份公司对国贸公司领导 的任命文件、进口矿石合同、出口H型钢合同及相关会计凭 证等90卷档案，以及反映H型钢生产成本的大量报表数据及 其相关档案，并对档案记载的数据逐一核实。让美方感到 更为意外的是，厂区原材料的运输距离也清晰地记录在报 表之中，公司甚至还能提供出相关运输路线图。正是由于 马钢公司档案部门保存的档案全面、真实地反映了H型钢的 生产实际，所以为反倾销案的胜诉提供了有力的证据。
第二部分 企业档案整理
一、整理原则 遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间 有机联系。
二、区分全宗 三、制定分类方案 四、整理标准及方法
资料。
归档要求
1.原件归档 ——归档的文件应为原件；招投标文件、合同等归档正本；因故无原件的可将具有 凭证作用的复制件归档
2.内容、深度 ——符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程
3.真实、准确性 ——与工程实际相符合
4.书写材料 ——不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、 5.外观 铅笔等；应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料
序 日期 字号
件 数 级 机关 部门
日期
号
“三纳入”
企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规 章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任 制或岗位责任制。
“四参加”
企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果 审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档 文件的完整、系统。
• 第四章 稽核工作管理规范
• 第五章 稽核检查操作规范
• 第六章 稽核报告与处理规范
• 第七章 稽核档案管理规范
•
第一节 稽核档案的种类与保管期限
•
第二节 Βιβλιοθήκη Baidu核档案的建立与整理
•
第三节 稽核档案的保管与调阅
• 第八章 附则
档案工作岗位责任制
1.企业分管领导 2.办公室分管领导 3.档案部门负责人 4.各职能部门（项目）分管负责人 5.档案部门专职档案人员 6.各部门兼职档案人员 7.有关专业技术人员和管理人员
• 严把合同执行关
在工程招投标结束、合同签订后，及时组织参建单位进行档案业 务培训；在工程过程中，及时指导、检查档案形成、积累、归档工作； 中间交工验收时，验收工程档案。
• 严把合同付款关
财务部门在制定合同付款程序时，把档案部门加入合同付款审核
流程，明确在每一份合同执行完毕支付最后一笔款项时，必须经过档 案部门审核。档案部门确定合同段文件材料归档后，签字确认，再进 入下一个付款审批环节，所有合同末次付款都经过档案部门。
• 原“都宝”卷烟生产线中的制丝线关键设备均自 德国进口，2003年投产，已使用近十年，原值约 800万欧元。此次技术改造，将对原设备进行电控 改造、利旧搬迁，需要进口与改造相关的零配件 约68万欧元，但供货商无法提供进口零配件报关 需要的3C质量证明。项目经办人员到厂档案室复 印了2002年的制丝线设备进口合同、技术协议、 到货清单及验收证明等档案，提交给芜湖市商检 局、海关，得以证明此次进口零配件是为原有生 产线升级改造，符合相关政策，此项进口货物可 免于提报3C证明。
各部门在第二年一季度向档案室移交上一年度须归档的文件 材料——不提倡
其他门类和载体文件归档时间
1.科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归 档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产、业务项目 文件应定期或按阶段归档。
2.外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即 时登记归档。
2.更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职 工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权 变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件 等，应随时归档。
收集归档的方法与措施
1.建立收集网络，落实部门和网络人员责任 ——实行部门文件收集、整理、归档责任制，各 部门专、兼职档案人员应按照规定将文件整理后 归档。
10.图纸折叠 平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图
11.照片、录音、录像 ——非纸质文件材料应与其文字说明（对事由、时间、地点、 人物、作者等内容进行著录）一并归档，保证载体有效性
12.电子文件 ——应使用只读光盘、一次写光盘等不可擦除型光盘，与纸质文件并存、一一对应
经济或相应手段
• 公派出差带回的文件材料———差旅费报销
• 照片档案——————耗材报销
• 人员调动——————调动手续办理
• 项目档案——— 风险抵押，奖惩兑现（对自身）
•
———工程档案资料保证金（对参建方）
•
———档案考评基金
• 档案工作检查、考核、评估
合同约束
• 严把合同签署关
1.1.2 讨论未通过的文件材料
永久 10年
收集范围的拓展
1.企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有 的档案。
2.企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属 单位档案。
3.企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 4.企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经
营范围相关的资料。 5.企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、
不归档范围
（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办 理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事 务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的 文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存 价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部 互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的 与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
——字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备
6.幅面
7.用纸
——用韧力大、耐久性强的纸张；图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图；计算机出图 必须清晰，不得使用计算机出图的复印件
8.竣工图章 ——逐张加盖并签署，图章内容填写齐全、清楚，不得代签；使用不易褪色的红
印泥，盖在标题栏附近空白处
9.竣工图编制 ——规范编制，标明变更修改依据，修改到位、标注到位；凡施工图结构、工艺、
文件收集范围
1.各个时期——筹备、设立、运营、资产与产权变动（分
立、合并、解散等）
2.各项活动——生产、经营、建设、研发、管理等 3.各种门类——文书、科技、会计、人事等 4.各种载体——纸质（文字、图样、表格）、声像、电子、
实物等
5.各种来源——本企业形成的文件；本企业引进项目、外
购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提 交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向 本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。 ▲应当归档的文件是收集的重点
产品生产类 科研开发类 建设项目类 设备仪器类 会计类 干部职工类 3.特殊载体类文件归档范围和保管期限表
管理类档案保管期限表（式样）
序号
归档范围
保管期限
1
办公室
集团公司党委会、总经理办公会、专题会会议
1.1
文件材料
1.1.1
通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导人讲话、 总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单
• 做好文件归档的交接 （1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随
同已整理的文件向档案部门移交。 （2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。
双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
档案交接登记表
移交时间： 序号
题名
移交部门：
年度 文号或 页数 保管 备注
图号
期限
移交人签名：
接收人签名：
企业档案收集与整理
2014年8月14日
第一部分 企业档案收集
一、为何收——收集工作的意义 二、收什么——收集归档范围与归档要求 三、何时收——收集归档时间 四、如何收——收集归档的方法与措施
收集工作的意义
一、对企业而言
• 保存历史 • 丰富资源 • 积累资产 • 保留凭证
——规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、 完善法制经济、解决企业纠纷、追踪产品质量
归档范围
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各 项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、 社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职 工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件 材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料； 社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控 股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对 本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的 文件材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反 映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
文件归档范围和保管期限表编制
• 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范 围和保管期限表。
1.管理类文件归档范围和保管期限表 2.业务类文件归档范围和保管期限表
二、对企业档案工作而言
1.是档案业务工作的起点和基础 2.是实现档案集中统一管理的重要措施
芜湖卷烟厂“都宝”卷烟生产线技术改造
• 随着新项目一期动力中心工程投入使用，老动力中心完成 历史使命，即将进行拆除。场地内有一座150T倒锥壳钢筋 混凝土水塔，高约34米，上大下小，传统人工或机械拆除 难度大、工期长且安全性差。为加快工程进度、确保施工 安全，决定采用定向控制爆破方法拆除。在爆破准备过程 中，厂档案室提供了原水塔建筑、结构竣工图纸、厂区建 筑物平面图，施工单位据此研究制定爆破设计方案。为确 保爆破后水塔倒塌方向的准确性，依据图纸对爆破切口、 药孔间距、药孔深度及炸药用量进行计算，分析结构稳定 性，以及爆破震动和飞石对周边建筑物的影响，制定了周 密的安全施工方案。8月28日，随着一声巨响，水塔按原 定的南偏东方向放倒，爆破取得成功。
3.会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归 档，保管一年后向档案部门移交。
4.电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或 内容的其他载体归档时间一致。
5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工 作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一 致。
特殊时间要求
1.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档。
收集归档的方法与措施
2.收文、发文及用印控制 3.执行“三纳入”、“四参加”、“四同时”等
制度 4.经济或相应手段 5.合同约束
收文登记
收 收文 来文 来文 文件标题 附 份 密 承办 签收人 办结 备注
文 日期 机关 字号
件 数 级 部门
日期
号
发文登记
顺 发文 发文 文件标题 附 份 密 发往 承办 承办人 办结 备注
管理类文件归档时间
模式一：由单位的文书处理部门或业务部门整理档案
各部门在第二年6月底前完成上一年度档案的整理工作，并 向档案室移交——适用于年度产生文件材料多的单位
模式二：随办随归
将办理完毕且须归档的文件材料随即向档案室移交，档案室 在第二年6月底前完成上一年度档案的整理工作——适用于 年度产生文件材料少的单位
中国石油天然气集团公司 CNPC
合同签署部门在与乙方签署合同时，设立档案收集、整理、归档 的专门条款。如：在施工合同中明确施工单位提交建设单位项目档案 的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任；在 监理合同中明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案
的责任。合同审核流转时，经过档案部门会审。
“四同时”
企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求； 检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、 鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目 总结应同时做好项目文件归档交接。
安徽省农村合作金融机构稽核工作规范（试行）
• 第一章 总则
• 第二章 机构、人员及权责
• 第三章 稽核总队、大队管理规范
马钢公司反倾销案
• 马钢公司成为我国加入WTO后第一家在反倾销案中获得胜诉 的企业，档案资料功不可没。2002年5月，美商务部作出裁 决，马钢税率由159%降至零。美方在一年的调查取证中， 除调查现场实物、生产工艺流程外，主要查看了反映公司 经营、生产情况的档案，如调查马钢国贸公司的经营状况 时查阅了公司的营业执照、马钢股份公司对国贸公司领导 的任命文件、进口矿石合同、出口H型钢合同及相关会计凭 证等90卷档案，以及反映H型钢生产成本的大量报表数据及 其相关档案，并对档案记载的数据逐一核实。让美方感到 更为意外的是，厂区原材料的运输距离也清晰地记录在报 表之中，公司甚至还能提供出相关运输路线图。正是由于 马钢公司档案部门保存的档案全面、真实地反映了H型钢的 生产实际，所以为反倾销案的胜诉提供了有力的证据。
第二部分 企业档案整理
一、整理原则 遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间 有机联系。
二、区分全宗 三、制定分类方案 四、整理标准及方法
资料。
归档要求
1.原件归档 ——归档的文件应为原件；招投标文件、合同等归档正本；因故无原件的可将具有 凭证作用的复制件归档
2.内容、深度 ——符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程
3.真实、准确性 ——与工程实际相符合
4.书写材料 ——不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、 5.外观 铅笔等；应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料
序 日期 字号
件 数 级 机关 部门
日期
号
“三纳入”
企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规 章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任 制或岗位责任制。
“四参加”
企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果 审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档 文件的完整、系统。
• 第四章 稽核工作管理规范
• 第五章 稽核检查操作规范
• 第六章 稽核报告与处理规范
• 第七章 稽核档案管理规范
•
第一节 稽核档案的种类与保管期限
•
第二节 Βιβλιοθήκη Baidu核档案的建立与整理
•
第三节 稽核档案的保管与调阅
• 第八章 附则
档案工作岗位责任制
1.企业分管领导 2.办公室分管领导 3.档案部门负责人 4.各职能部门（项目）分管负责人 5.档案部门专职档案人员 6.各部门兼职档案人员 7.有关专业技术人员和管理人员
• 严把合同执行关
在工程招投标结束、合同签订后，及时组织参建单位进行档案业 务培训；在工程过程中，及时指导、检查档案形成、积累、归档工作； 中间交工验收时，验收工程档案。
• 严把合同付款关
财务部门在制定合同付款程序时，把档案部门加入合同付款审核
流程，明确在每一份合同执行完毕支付最后一笔款项时，必须经过档 案部门审核。档案部门确定合同段文件材料归档后，签字确认，再进 入下一个付款审批环节，所有合同末次付款都经过档案部门。
• 原“都宝”卷烟生产线中的制丝线关键设备均自 德国进口，2003年投产，已使用近十年，原值约 800万欧元。此次技术改造，将对原设备进行电控 改造、利旧搬迁，需要进口与改造相关的零配件 约68万欧元，但供货商无法提供进口零配件报关 需要的3C质量证明。项目经办人员到厂档案室复 印了2002年的制丝线设备进口合同、技术协议、 到货清单及验收证明等档案，提交给芜湖市商检 局、海关，得以证明此次进口零配件是为原有生 产线升级改造，符合相关政策，此项进口货物可 免于提报3C证明。