档案的收集与整理

档案的收集与整理

一、档案的收集

1、什么是档案？

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

简单的说就是：国家机构、社会组织和个人从事各种活动直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。

再简单的说就是：有保存价值的历史记录。

2、什么是企业档案？什么是煤炭企业档案？什么是兴隆矿务局档案？

企业档案就是企业从建立、发展到破产的整个经营运作过程中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。

企业档案是国家档案的一个分支，是国家档案资源的组成部分，企业档案反映的不仅是本企业各个时期的发展变化情况，也从一个侧面反映了企业存续期间国家的发展变化情况。

煤炭企业档案是又企业档案的一个分支，煤炭企业档案也是国家档案的组成部分，煤炭企业档案的重要性就在于此。

兴隆矿务局档案就是从1956年筹建，1958年建井一直到现在55年中，直至企业存续期间，在生产、经营、运作过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

从档案的分类上说，就是在生产经营活动中，形成的文书、科技、财务、人事、声像、实物、资料等各类文件材料。从档案的门类上说：就是纸质、实物、电子、声像等。

换一个角度来说就是：一个企业、一个单位、一个部门的生产、工作、经营运作情况，发展变化情况要从档案上反映出来。没有反映出来或者反映的不全面，就说明档案收集的不齐全、不完整。再一个就是说明你这个单位、这个部门很难说做了多少工作。

一个单位的档案要是收集齐全完整应该从档案中看到：企业的整个运作经营管理过程、发展变化情况。包括：企业的生产、安全管理情况，资本运作、财务经营情况，供应销售情况，企业管理发展情况，员工技管人员招退聘管情况，党、工、团工作情况，后勤管理服务情况，治安保卫、信访稳定情况等。

局机关一位领导在2009年我上门联系走访时，曾经对我说过这样一段话，对我启发很大，我认为很有道理。他说：局机关是全局的精神中枢，所形成的文字材料没有废东西。

作为档案管理部门、档案管理人员要树立“大档案”意

识，将能收集的各类文件材料尽可能的收集，我们的归档部门，要将本部门一年中因工作形成的各种文字材料、实物、逐件积累保存齐全。

3、档案的收集

⑴档案资料的来源

①制发、接收的文件材料

②召开各种重要会议形成的文件材料

③因局外活动形成的文件材料

④购进大型设备、工具、材料形成的文件材料

⑤建筑工程形成的文件材料

⑥企业在生产工作、经营运作中形成的文件材料

⑦其它正常的来源范围

⑵收集的方法

①走访联系

②上门收集

⑶接收和收集

接收就是归档单位或部门主动向档案管理部门移交各类文件材料。

局机关各归档部门向局档案室移交本部门上一年形成各种文件材料，各二级单位的下设部门向各二级单位档案室移交上一年形成的文件材料。

收集就是档案部门上各归档部门收集文件材料。

⑷收集的范围

一文书类①各种会议形成的文件材料

②收集机关文件材料

③本部业务形成的文件材料

④平行单位、上级机关、政府部门因工作形成的文

件材料

二科技类①基建工程、重点项目、改扩建工程，从调研、设计、施工到竣工验收的一整套技术资料、图纸。

②购置的大型设备、设施、生产工具、材料的技术

资料、图纸。

③生产或加工的产品、配件等技术资料、图纸。

三财务类：账簿、凭证、报表等

四资料类：各种政治业务技术书籍、报刊、杂志等。

五实物类：奖状、奖旗、奖杯

六声像类：照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘

⑸交接手续的制作

①清点核实。交接双方应认真细致精确到每一件

②制作:交接手续包括：移交单位、移交人、接收单位、接收人、交接时间、移交清单等。

③清单排序。

可按：形成的门类、形成时间、形成的范围、形成的级别，一件一件的记录。

④签字

交接手续一式两份，双方签字、加盖单位公章，如交接手续超过一页，应加盖骑缝章，签字人各持一份。

⑤说明

说明交接手续中存在情况。如：缺少某一个字号的文件，某一件材料有破损等。

二、档案的整理（组卷操作）

1、分类

按：室藏门类——年度——问题或文件字号分类

如将收集各门类、各种载体形成的文件材料、实物档、文件材料、会议记录、照片等

2、鉴定

就是确定归档和剔除的文件材料

剔除的范围：①重复且利用不多的文件

②转发文件的转发文有原件的复印件

③原稿中反复修改后定稿以外的稿件

④其它无保存价值或利用价值认为剔除的。

3、组卷

原则：方便查找、便于利用，合理规范、联系紧密

把一个问题、一项工作、一个案件、一项会议、一种字号的文件材料组成一卷，每卷保存期限一致。

4、去除金属物

5、卷内排序

⑴单一作者或单一问题的案卷，按时间先后排列；

⑵一个作者几个问题的案卷，按问题的重要程度和联系结合时间排列；

⑶几个作者一个问题的案卷，按文件的自然联系结合时间排列；

⑷会议文件，按重要程度或文件产生的自然顺序排列；

⑸卷内文件正文在前，附件在后；打印件在前，定稿在后；转发文在前，原件在后；批复文在前，请示文在后。

6、卡号

右上角无字处，固定位置

7、填写卷内目录

要以件为单位填写，不得少填或笼统填写。

卷内目录包括：序号、文件字号、文件标题、形成时间、第页等。

8、填写卷皮

①填写案卷包括：时间、件数、页数、标题、卷号、盒号、目录号、保管期限。

②标题简明确切

③文字书写工整，字迹清楚，字体适中，用钢笔、碳素笔。