企业信息系统-任务系统应用手册

企业信息管理系统--任务管理系统应用手册《任务管理系统应用手册》企业文化部2003年2月目录I. 系统概要3１. １系统功能3１. ２系统内容3１. ３系统的进入3II．系统模块使用32. 1 录入操作32．1．1 任务添加32．1．2 编辑任务32．1．3 作废任务32．1．4 结束任务32．1．5 划分阶段32．1．6 任务转发32．1．7 考评填写32. 2 查询操作32．2．1 查询历史时间的日历32．2．2 查询指定日期的任务32．2．3 查询已作废任务32．2．4 查询下属员工任务32．2．5 查询员工工作考评3III．系统应用规则3IV．系统使用技巧3I.系统概要１. １系统功能☐对个人工作进行合理的统筹、安排、总结，做到井然有序，继而提高工作效率、优化工作质量。

☐使上级领导对下属员工的工作监督有力、落实彻底、评定有据。

从中清晰地了解员工的思维习惯、工作方式、工作能力，由此对人、对事客观评定、防微杜渐。

弥补了传统工作汇报方式的效率低、不合理，没有细节依据等不足之处。

☐加强公司部门之间、人员之间的沟通、合作，充分发挥团队力量。

☐储存有效的工作记录，逐渐积累成公司海量的经验、知识仓库，具备极大的参考和借鉴价值。

☐培养员工良好的工作习惯，提高职业素养。

通过此系统可全权实现工作的在线传达、在线回复、工作安排、进展监督、任务备忘、业绩评定等，工作实施方向明确，业绩评定尺度清晰，有利于形成有效的激励制度及企业的长远发展。

１. ２系统内容●《ＴＥＮＧＳ任务管理系统》主要包含以下几个模块：任务创建、任务编辑、任务作废、任务到达提示➢任务结束、结论填写、任务转发➢任务阶段管理–阶段划分–困难求助➢任务进度显示、任务延时识别➢指定日期任务查询、下属员工任务查询具体描述请详见第二章。

１. ３系统的进入登陆到公司内部主页<“”）后，点击“任务管理”即进入系统登陆界面，输入用户名、密码，如图１.３.1：图１.３.1点击“”后，进入系统主界面。

点击“”，则回到公司主页。

点击“”按钮，即进入如下界面：图１.３.２输入用户名、旧密码、新密码并确认后，点击“”，系统即提示“口令已经成功修改！”然后点击“返回任务管理”返回操作主界面。

点击“”，即全部清空，重新输入。

注：＊初次登陆系统时，用户名与密码为信息技术部所设定，此后用户可自行更改密码，但不可改用户名。

＊更改口令时，用户名和密码均区分大小写，注意使用小写。

II．系统模块使用2. 1 录入操作以个人用户名进入任务管理系统的主页面，如图 2.１.1：图2.１.1左侧上方的电子日历可便捷地查询任意指定日期，日历中红色的日期表示当天有任务发生。

左侧下方为用户提供重新登陆的界面，如图：与最初从公司主页登陆系统的作用一样。

若操作过程中超时，系统提示“请重新登陆”时，可通过此处重新进入任务管理系统的主页面。

任务列表中包含“编号、任务名称、发起人、责任人、开始时间、结束时间、进展、阶段、实际结束时间”等字段，其内容所列的是当月的所有任务，其上方即为对任务进行的各种操作。

注：＊任务列表中显示的是：１）责任人或发起人是登陆用户的任务２）至今仍没完成的任务３）结束时间或完成时间是本月的任务。

＊任务列表中的编号规则为：0２0９0６003日期流水号2．1．1 任务添加主要功能：创建新的任务。

具体描述：如图2.１.2所示图2.１.2进入任务列表的页面后，点击页面上方“”按钮，即打开如上界面。

<1）“开始日期”：在空白处单击一下鼠标左键，即弹出一个日历，直接在日历上选择相应日期<同样单击一下鼠标左键）即可。

<2）“结束日期”：输入方法与“开始日期”相同，如空着不填则系统默认为与开始日期相同。

<3）“发起人”：意为下达任务的人，系统自动默认为登陆用户。

<4）“优先级别”：分为‘1、2、3’三个等级。

优先级别为‘1’的任务表示最重要或最紧急，在任务列表中排在首位；‘2’级任务重要性其次；‘3’级任务最次，在任务列表中的排列顺序则依次顺延。

<5）“负责人部门”：必须选择任务负责人所在的部门，否则提交时，会提示<6）“责任人”：意为完成任务的人，在选择完“负责人部门”之后，此栏即自动显示出此部门中的所有人员，从中选择即可。

<7）“任务标题”：是对此项任务总的概括描述。

<8）“详细内容”：是对此项任务具体内容的详细描述。

<9）“邮件通知”：选择此项，即下达任务的同时系统会对任务责任人发邮件进行通知。

<详见〈附：“任务到达提示”详细说明〉）<10）“附件”：随同任务，可附加本机上的文档或图片，用于给任务责任人察看，其作用类似于邮件中的附件。

以上内容均填写完毕后，点击“”按钮，即创建任务成功，并自动返回到任务列表页面。

注：＊添加任务时，发起人就是用户自己。

＊添加任务时，责任人和责任人所在部门必须一致。

对于任务的负责人，系统无任何限制，即用户可以下达任务给自己或下属员工、平级、直接上级或其他部门领导等。

＊除结束日期可以不填外，其他“”项都必须要填，否则无法提交。

＊使用“邮件通知”的前提是，责任人必须有公司设定的邮件帐号。

＊“附件”所带的文档可以是任何格式<包括文字、图片等等），但文件名必须使用英文名称。

〈附：“任务到达提示”详细说明〉主要功能：可以及时地知道新任务的到达，当他人下达一项新任务时，任务责任人的邮箱中就会有新邮件进行通知。

具体操作：在任务管理系统中“邮件通知”后的小方框内“”点击一下鼠标，即“”。

提交后，任务责任人的邮箱中立即就会有一封提示有新任务到达的新邮件，如图：邮件的主题为：“您有一项新任务：<任务标题>”。

点击此邮件，即可看到其内容如上所示，点击“详情请看”，可直接打开“任务详情”的页面，点击“”，则直接打开公司的主页面。

注：＊每日开机后，需打开Outlook Express，并将其最小化，只有这样才能随时接收新邮件。

有新邮件到达时，屏幕右下角会有小信封的标志。

2．1．2 编辑任务主要功能：对已添加的任务进行修改、补充。

具体描述：如图2.1.3所示图2.1.3首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。

然后可对所有内容<包括结束日期、责任人、任务内容等）进行修改、补充，最后点击“编辑”即可。

若选择发起人非自己的任务，然后“编辑任务”，系统则会提示注：＊用户在任务列表中只能选择一项．．．．．．．．．．的．．且发起人必须是用户自己任务进行编辑。

2．1．3 作废任务主要功能：从任务列表中删除无用的任务。

具体描述：如图2.1.4所示图2.1.4首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。

认真填写“作废原因”后，点击“作废”即可。

注：＊任务作废和编辑任务的权限一样，只能对发起人是自己．．．．．．的任务进行作废。

＊任务作废时必须填写“作废原因”才能提交。

＊作废的任务并非真正删除，而是存放于已作废任务列表中。

2．1．4 结束任务主要功能：结束已完成的任务。

具体描述：如图2.1.5所示图2.1.5首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。

在“填写结论”一栏中填写此项任务的工作结果，然后点击“完成”按钮即可，系统自动回到任务列表主页面。

未结束的任务显示为蓝色，排在任务列表的前面。

已结束且正常结束的任务<即在要求的完成时间内结束的任务），在任务列表中显示为灰色，并自动排在任务列表的后面，如图：若实际结束时间超出了完成时间，则系统认为延时，结束时必须输入“延时原因”，提交后，在任务列表中此项任务的实际结束时间显示为红色，如图：若已到完成时间，任务仍未完成<即仍未点击“结束任务”），则此项任务在任务列表中显示为：注：＊任务结束只能“发起人”才有权限完成。

任务的责任人在完成任务后，需以电话或面谈形式告知发起人，然后由发起人审核其任务完成情况并决定是否结束此项任务。

＊结束任务时必须填写“结论”．．．．．．．．．．．，如果任务已经延时，必须填写“延时原因”．．．．．．．，否则无法提交。

＊如这项任务在阶段划分中创建的新任务还没完成，则这项任务将不能结束。

2．1．5 划分阶段主要功能：对于规模较大或耗时较长的工作通过若干个小阶段来逐步实现。

有助于责任人自己工作开展的思路清晰，也有利于上级主管审查工作。

具体描述：如图2.1.7所示图2.1.7首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如图2.1.7。

选择几个阶段，点击“”，即打开如图2.1.8：点击“”，即回到上级页面。

图2.1.8输入每个阶段的小标题后，点击“”，即打开如下界面：图2.1.9“编辑任务阶段”：对已录入的各个阶段标题进行修改、补充。

图2.1.8“添加任务阶段”：在任务阶段列表中创建新的任务，添加更多的阶段图2.1.8“删除”：从任务阶段列表中，把此阶段彻底删除。

“完成”：结束已完成的某个阶段工作。

还可以也可以直接完成。

自动显示当天日期，即完成工作的日期。

图2.1.9回到主任务列表中可看到“阶段”中变为“3”，“进展”变为“33%”，点击阶段数，将进入图2.1.9界面。

注：＊任务阶段只能由“责任人”来划分。

＊编辑任务阶段和添加任务阶段时任务标题都不能为空，否则无法提交。

＊划分阶段之后进入填写任务标题页面，标题必须填写然后才能提交。

2．1．6 任务转发主要功能：下达给与此项工作相关<本部门或其他部门）的负责人。

具体描述：如图2.1.10所示图2.1.10首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。

输入“责任人”，并选择责任人所在部门，然后填写“任务转发备注”，及“结论”，最后点击“立即转发”即可。

提交后，主任务列表中的原有任务的实际结束时间变为“转发”，同时另外生成已经更改了责任人的转发任务，开始时间取转发任务的提交时间，任务详情中必须包含“任务转发备注”，并且增加“转发人”一项，其他数据继承原有任务；任务浏览权限不变，即仍然为列出“责任人”或“发起人”之一是登录用户的任务。

2．1．7 考评填写主要功能：填写本月下属员工的工作考评情况，记录清晰，辅助管理。

具体描述：如图2.1.11所示图2.1.112. 2 查询操作2．2．1 查询历史时间的日历主要功能：便捷查询任意指定时间的日历，查找工作记录，辅助工作安排。

具体描述：如图2.2.1所示图2.2.1在任务管理系统的主页面左侧的日历上，通过下拉箭头选择要查询的时间，然后点击“”，日历即变为指定年月的日历，凡是红色的日期表示当天有任务记录。