大型国有企业办公室管理手册(全套)

办公室
管
理
手
册
二○○六年九月五日修订
目录
部门职责 (3)
机构设置及定员定编 (4)
组织机构图 (4)
岗位职责 (5)
任职资格 (9)
工作标准 (23)
考核办法 (29)
部门职责
一、提议召开总经理办公会，确定会议议题及参会人员，做好会务服务；落实或督办公司总经理办公会决定、公司领导批示。

二、完成会议纪要，确定保密等级及发放范围。

负责重要文件包括报告、请示、制度、议案等加注保密等级和传阅范围工作。

三、负责公司公共关系事务的办理、协调、协助、督促等工作；
三、负责公司重要会议、重要外事和商务活动的组织、落实与记录工作；
四、负责协调各职能部门及各子公司与公司总部的日常事务，履行对公司领导的日常服务职能；
五、负责公司内外部各类文件的收发、登记、批转、督办、存档等工作；
六、关注、收集行业重要信息、产业政策等；
七、调研、收集公司内部生产经营、员工思想、基层管理等信息。

机构设置及定员定编
主任：1人（暂缺）
副主任（主持工作）：1人
副主任：1人
内务主管（兼商务）：1人
行政助理：1人
行政助理（兼内勤）：1
组织机构图
岗位职责
一、主任职责：
主持办公室的全面工作，其主要职责是参与政务，处理事务，搞好服务。

做好督办、服务和公司内外的沟通、协调工作；负责对外上报材料或宣传材料的审核；按照公司管理精神，负责办公室有关制度的制定、报批和执行，负责办公室培训计划的安排和落实。

1.在总经理领导下，主持办公室全面工作，负责办公室日常管理，指导安排其他环节的具体工作；
2.直接负责经理办公会的组织安排，负责公司级各类会议的会务管理及重要事项的督办，负责把公司发展规划、管理目标、领导决策等重大事件以文件资料的形式传达集团各部门，并做好检查、监督、组织协调；
3.负责对外材料的审核，负责信息调研和收集，为领导决策和指导工作提供依据；
4.负责与下属各部门、子公司纵向和横向联系与协调。

监督各下属单位执行总部决策和指派的工作的进度情况，同时帮助协调解决其在执行任务中遇到的自身无法解决的困难；
5.做好公司公共关系接待事务的指导、监督、协调、服务等工作。

负责重要行政接待、商务接待、外事接待、新闻接待的管理；
6.负责公司文书处理的指导和管理。

指导和落实公司各类档案的收集、整理、分类、编订、保管、利用等工作；
7.负责公司领导工作和生活的内勤管理的协调和督促；
8.负责部门经费使用的审核、部门制度建设、员工培训、业务指导、员工考核等日常管理工作。

二、副主任职责
协助办公室主任做好部门管理和内外部协调工作，做好分管的工作。

1.主任缺编或长时间在外时，经委派或授权，履行主任的职责；
2.直接负责公司级各类会议的会务组织安排、会议记录、会议纪要以及会议决定事项、领导批示及交办工作的督办和协调工作；
3. 具体负责公司内部调研工作，及时了解、掌握各单位生产、经营和管理等情况；负责督察公司重大决策、决定事项的执行情况，发现问题及时反映，并协调相关部门尽快落实；
4. 负责对口文件的处理和报批工作。

三、内务主管职责
在办公室主任的指导下，做好公司领导的日常服务和办公室对外的接待管理及商务活动。

1. 负责办公用品、生活用品和药品的管理、采购和发放；
2. 负责礼品管理，安排做好礼品、宣传品的制作、购买和发放工作；
3.负责部门办公经费的管理和费用报销；
4.负责公司领导的健康体检，建立健康档案，提供必要的药品和生活用品；
5.负责建立健全物品发放各类管理台账；
6.联系集团办公室，组织协调好重要客人的来访、参观、视察等相关活动；
7.协助做好公司领导和有关部门的对外接待和协调工作；
8.负责办公室小车的管理。

四、行政助理职责
主要协助领导做好工作事务的协调和处理，对会议决定事项和重要指示进行督办和落实等。

1.负责公司各部门、子公司上报文件的登记、转报和存档等，协调其他人员做好督办工作；
2.负责重要会议的记录，并做好会议纪要的整理、下发工作及负责会务工作；
3.负责对口领导的文件、文字处理和存档及日常报刊、信函的整理、分发等；
4.负责对口领导工作事务的协调、联络、处理及办公环境的卫生保洁、物品保管及医疗保健，饮食安排等；
5.负责跟踪督促各部门或子公司执行公司领导指示的工作力度和进度，督办部门和子公司对公司文件的执行；
6.协助领导对部门和子公司的日常工作情况的调研；
7.协助办公室领导和有关部门的公共联系，做好有关对外协调工作；
8.负责收集与集团产业有关的各种国家宏观政策、行业动态和市场信息，以及集团内部生产、经营和管理情况等信息，并整理汇编上报。

五、行政助理（内勤）职责
主要负责对口领导的文件处理、日常服务工作以及公司各项会议的服务工作，
负责办公室物品的保管和发放，做好部门内务管理。

1. 负责对口领导工作事务的协调、联络、处理等和文件批转、整理和存档；
2. 负责对口领导办公室的卫生保洁、物品保管工作及医疗保健，饮食安排等；
3.负责公司高管人员、办公室各岗位办公用品、卫生用品、日用品验收、保管及发放；
4.负责办公室会议室的卫生保洁、会前物品配备、会场服务接待等；
5.负责公司各类有关报表、办公室报刊、信函领取及分发等；负责办公室文件材料的复印、下发和存档等；
6.负责办公室环境及质量体系内审工作；
7.协助办公室领导和有关部门的公共联系，做好有关对外协调工作。

任职资格
一、主任任职资格
1.遵纪守法，品行端正，诚信廉洁，勤奋敬业，团结合作，作风严谨，具有良好的职业素养，具有一定亲和力、感召力和强烈的责任心；
2.熟悉企业生产、经营管理和发展方向，了解行业发展动态和方向；具有处理较强的工作经验和管理能力，具备较强的组织协调能力和沟通能力。

3.进入公司工作3年以上，并在生产系统工作2年以上；
4.具有大专以上学历，能够熟练使用中文作为工作语言，具有一定的外语和计算机应用能力；具有良好的心理素质，身体健康。

二、副主任任职资格
1.遵纪守法，品行端正，诚信廉洁，勤奋敬业，团结合作，作风严谨，具有良好的职业素养；具有一定亲和力、感召力和强烈的责任心；
2.熟悉企业生产、经营管理和发展方向，了解行业发展动态和方向；具有处理较强的工作经验和工作能力，具备较强的组织协调能力和沟通能力；
3.进入公司工作3年以上，并在生产系统工作1年以上；
4.具有大专以上学历，能够熟练使用中文作为工作语言，具有一定的外语和计算机应用能力；具有良好的心理素质，身体健康。

三、内务主管任职资格
1.遵纪守法，品行端正，诚信廉洁，勤奋敬业，团结合作，作风严谨，为人热情，具有良好的职业素养和强烈的责任心；
2.了解企业发展方向，了解行业发展动态和方向；具有处理较强的工作经验、工作能力；具有良好的对外协调能力及市场调研能力；
3. 具有中专以上学历，进入公司工作3年以上；
4.具有一定的外语和计算机应用能力；具有良好的心理素质，身体健康。

定向条件：
1.具有专业护理知识和医疗保健者优先；
四、行政助理任职资格
1.遵纪守法，品行端正，诚信廉洁，勤奋敬业，团结合作，作风严谨，为人热情，具有良好的职业素养和较强的责任心；
2.熟悉企业生产、经营管理和企业发展方向，了解行业发展动态和方向；具有处理较强的工作经验和工作能力，具备较强的组织协调能力和沟通能力。

3.进入公司工作3年以上，并在生产系统工作1年以上；
4.具有大专以上学历，掌握秘书工作的有关技能，具有较好的外语和计算机应用能力；具有良好的心理素质，身体健康；
定向条件：
1.具有秘书专业知识和法律、财务、证券等知识优先；
五、行政助理（内勤）任职资格：
1.遵纪守法，品行端正，诚信廉洁，勤奋敬业，团结合作，作风严谨，为人热情，具有良好的职业素养和较强的责任心；
2.了解企业生产、经营管理和企业发展方向，了解行业发展动态和方向；具有处理较强的工作经验和工作能力；
3.进入公司工作2年以上，并在生产系统工作1年以上；
4.具有中专以上学历，掌握秘书工作的有关技能，具有一定的外语和计算机应用能力；具有良好的心理素质，身体健康。

工作流程
一、文件处理程序
文件分为公司外部文件、公司内部文件。

外部文件主要是政府文件、外部单位文件、来电请示单等；内部文件主要是公司各部门、各子公司报送的文件。

接收登记
1.收到文件后，做好文件的接收、登记工作。

来文登记要注明发文单位、文件名称、报送对象、反馈时间、接收时间、文件编号等事项；
2.对于时效性已过的文件，诸如会议通知，要注明超时原因后存档。

整理报送
1、文件整理登记完毕后要在半个工作日内报分管领导（负责人）阅批；
2、重要文件如需急办的，应在第一时间内整理好报分管领导阅批；
3、上报文件要求每个工作日结束前看一次批办情况，遇特殊紧急文件，可适当提醒批办。

领导阅处
1、文件批复后须及时转有关领导或部门落实，要登记转发文件的时间及相关人员的签收情况；
2、会议通知类文件若因时间等因素而来不及或不便于当面签收的，可电话通知，并在原件上注明落实时间和接听人姓名。

督办落实
1、跟踪了解领导批示意见执行进度，并有记录，确保批示意见在规定时间内
落实办理；
2、对于在规定的时间内，工作开展进度慢、落实不力的部门要进行催办，要有催办记录，对于落实不及时而造成不良后果的，要将情况如实上报有关领导处理。

文件存档
1、收文、发文都要妥善存档、不得遗失；
2、文件办理结束后，要将登记时的情况进行保存；
3、将办理落实后的文件收集、整理后于次年3月存档，注明文件名称、办理情况、存档时间以及经办人等信息，以备查询。

二、会务管理操作规程
由董事长或总经理主持或授权高层人员主持的总经理办公会议、专题会议和工作例会等会议。

准备工作
1.接到会议通知后，应在20分钟之内将会议时间、地点和主题以电话或其他方式通知参会人员准时参会。

如果时间要求更紧，必须多人分头通知保证在会议召开前通知完毕。

2.如果参会人员外出或其他事由（诸如接待重要客人）不能参会，需及时反馈给会议主持人。

3.办公室同时做好会议室的准备工作，查看椅子摆放是否合理够数，空调是否开放，茶水、纸笔、白板等是否备好。

记录内容
1.总经理办公会等要有专用会议记录本记录。

2.记录参会人员（出席、列席人员）、时间、地点、会议主持人、会议议题，重要会议还需签到。

3.记下发言人的观点，倾向性意见，以及对协调问题、议题的看法，特别要记下会议形成原则性结论。

4.具体分析及阐述内容可以不作记录。

5.会议结束后，将会议纪要在两个工作日之内呈报相关人员对其发言进行确认并签守认可，具体要求也可视情况而定。

6.如需发会议纪要，由办公室或有关部门整理。

纪要的整理印发
1.接到需要将会议纪要整理下发通知后方可整理纪要，一般要在一个工作日之内完成纪要的整理初稿，报办公室负责人审核，定稿后（标明定稿时间）报总经理或授权人员审阅签发，如总经理或总经理授权人员对内容改动，作修改后以新件下发，但需在明显注明签发人、签发时间。

2.会议纪要的整理：（1）按主要（统一）格式整理。

（2）写明会议召开的背景及必须解决的主要议题。

（3）写明参会人员及会议时间。

（4）写明会议对协调问题的看法、认识、定性，主要是解决方法，具体落实人和协办人时间要求等。

4.纪要内容的催办督办（督办事项、时间要求、落实人、协办人、结果、未完成原因）。

纪要和记录存档
1.会议纪要存档时必须按年月日顺序在档案室存档。

2.对于未能按时完成，经常催办后完成的议题和意见，存档时需把催办单等一起存档。

3.原始记录本的存档：（1）原始记录本原则上实行一月一本存档。

（2）存档时，需在记录本首页或封面上注明本次会议的记录目录，主要包括会议名称、内容提要、召开时间、地点、页码范围、记录人等。

（3）原始会议记录本一般存档后不予查阅。

三、调研工作操作规程
调查研究的目的是就某一方面或某一个问题提供全面详实的背景材料和分析研究结果，作为集团领导决策的参考。

课题选定
1.公司领导确定的调研课题；
2.公司内部有关部门确定的需要调研室配合调研的课题；
3.对各单位正常工作开展情况的调研；
调研方式
1.现场调研方式。

2.要求相关部门上报资料方式。

3.电话联络了解情况方式。

4.设计问卷回答方式。

5.其它方式。

调研工作程序：
1.确定调研课题、调研方式、调研人员和时间安排；
2.以书面形式通知有关部门；
3.按照确定的调研方工收集、整理、分析相关资料；
4.形成调研报告初稿；
5.办公室主任审定；
6.修改完成打印后，报送公司有关领导和相关部门。

四、信息收集反馈操作规程
信息种类
1.报纸、杂志等媒体发表的国家有关大政方针、产业政策、优惠政策等信息；
2.集团内部文件批示和会议纪要落实情况。

3.从集团各子公司、部门和有关途径获取的信息。

信息收集整理反馈
1.每日利用工作之余或工作日即将结束时，翻出当日所能查阅到的报纸杂志，选读与丰原发展（生化、医药、食品、农产品深加工）相关产业相同或相近的有关信息，并进行初步整理；
2.文件、批示、会议纪要进展情况的催办、督办信息整理收集；
3.开展基层调研获得的信息；
4.所得信息要分类整理，视情况编印简报供领导参阅、口头向领导汇报、撰写调研报告、剪贴资料成册。

五、接待操作规程
接待对象
公司重要的客户和国家部委、省级等领导以及公司领导交办的接待等。

接待程序
1.在接到“客人来访信息单”（本单一式二份，送单部门自留一份，外事办公室存留一份）或来访电话后，根据来访者的重要程度，对信息单中提出具体接待方案；
2.向公司办公室领导汇报来访者的姓名、从事的工作、来访人数、来访目的，来访时间，及接待方案；
行程安排
1.对重要客户要落实迎接车辆，视情况安排不同档次的车辆前往飞机场、火车站、或来宾指定地点迎接。

一般由接待部门在报送“客人来访信息单”的同时开具派车单，在派车单上注明出发时间、目的地、有无业务员陪同等字样交小车队联系派车，车辆安排好后由部门接待员与司机联系具体接送时间；
2.小车队要具体交待司机注意事项，对重要客人，其车辆自始至终全天候跟随客人直至离蚌；
3.对于自带车辆的来宾或参观团，使用车辆时可酌情处理；
4.预订返程票、火车票。

公司承担重要宾客的返程费用。

一般宾客由接待部门负责返程飞机票或火车票，如遇购票困难时，可与公司办公室联系，帮助解决，所购车票费用由接待部门解决；
5.与小车班负责人联系，安排车辆将宾客送至机场或火车站。

如果来宾需在某地中转，必须事先与中转地联系，安排好来来宾中转期间的休息、就餐、车辆接送等事宜。

如果中转地无公司，必须安排车辆将宾客直接接送达目的地；
住宿安排
1.根据客人来访事由，安排宾馆或招待所住宿。

需公司付费的由接待部门在“客人来访信息单”中注明并经分管副总批准；
2.费用由客人自付的，一般由接待部门负责订房，如订房有困难，可由公司办公室代订，但客人入住时需按宾馆规定办理入住手续。

3.重要客人房间应考虑提前放置鲜花、水果、咖啡等。

4.如果安排客人入住公司综合楼，须提醒或督促客户服务人员，在客房内放置适当的水果、报纸、杂志、书籍等休闲物品。

5.本地来宾除安排午休房外，一般不予安排。

餐饮安排
根据“客人来访信息单”由招待部门开具“工作餐申请单”，公司办公室根据客人重要程度、就餐人数合理安排餐厅。

原则上安排综合楼小食堂就餐并能依据来宾不同地区的饮食习惯，建议小食堂改善菜肴的风味。

参观路线
详细填写“工作联系单”，与保卫部、生产部负责人及相关部门联系，制定来宾的参观线路。

会议室安排
1.重要接待的客人，协调集团办公室安排在办公楼1号、2号会议室或综合楼六楼会议室，做到在客人到访之前，根据不同季节调控好会议室内的温度，准备茶水、瓜果、鲜花，指定专人负责会中服务；
2.其它领导接待的客人或业务会谈由部门安排在各自会议室，需要备水果的，由接待部门自行解决；
3.根据接待部门要求，公司办公室督促接待部门安排布置会场。

文字材料
会议如果需要文字材料，必须事先填写“工作联系单”，写明联系单位、会议内容、会议时间、地点及所须的会议材料等，由相关单位备好会议材料、图表，同时会议室内放置好移动黑板、信笺、笔备用，必要时使用投影仪。

1.会标：由接待部门联系集团企业策划部准备。

要求大小长短与会议室面积适中；
2.桌签：由接待部门主办、公司办公室协助。

要求来宾姓名准确；
3.物品摆放要求：要求茶杯杯把朝向客人右手，放在杯垫正中，毛巾叠成长块形放在座位的正前方，形成横成行、竖成线，规范整齐。

如果会议室内需放置水果，做到水果两人一盘，依据品种插花摆放，同时需将面巾纸摆放在水果右边；
4.会中服务要求：会中服务人员必须在开会前五分钟将开水倒入水杯至八分满待客，如果客人来早时，见一位可倒一位。

会中根据季节不同，冬秋季每15分钟续一遍水，春夏季每10分钟续一遍水，续水时右手提暖瓶放在胸前，侧身将水倒入八分满，轻放在杯垫上，将杯盖轻轻盖上（不要盖严），轻步退场。

重要客人要求接待员留在会议室内随时提供周到的服务。

接待员不要翻阅会议文件、打听或外传会议内容；
5.会后服务要求：会议结束时检查有无客人随身物品或文件遗忘，若有应及时将物品交还客人或汇报上级领导。

将笔纸分类收好，茶杯、水果盘冲洗干净，摆放整齐定期消毒，保持桌子整理干净，椅子摆放整齐。

俱乐活动安排
根据需要安排，并协调、督促俱乐部工作人员做好有关接待工作。

礼品安排
据来宾的重要程度及部门接待计划安排，以“客人来访信息单”的形式，准备好来宾礼品、纪念品，并对馈赠来宾礼品的档次及品种提出建议。

六、高管人员内勤服务操作规程
办公用品
1.设备添置：
2.2/2.6米老板桌/椅1套，
3.5组合文件柜1套、柜式空调1台、衣柜1个、小冰箱1个、皮沙发（一大二小）1套，大体茶几2个（一大一小）、饮水机1台、报架1个、脸盆及脸盆架1套、毛巾、肥皂盒、香皂各一、穿衣壁镜1个、木椅1把、文件框1个、内外线电话机各一部、电脑及打印机1套、中坚力量外根据工作需要可配传真机1台、中国地图和世界地图1套、石英钟1台、废纸娄2个、茶叶盒1个、瓷杯1个、纸杯1提、观赏花木2盆（一大一小）；
2.办公用品：派克笔1盒式（以后使用只需更换笔芯即可）、纸砖1盒、信笺纸2本、多功能文具盒1套、大中小号笔记本1套、打印纸（A4、B5）各一令、衣撑4个（2个木质2个塑料）、移动白板1个、文件盒/夹20个；
3.做好日常办公设施的保洁、保养工作。

每月初根据办公用品使用情况，及时填写当月办公用品计划单交公司办内勤，由公司办内勤联系仓储中心办公用品库核实品种各数量后填写领料单，经办公室分管负责人签字后到仓库领取。

若仓库没有，则由内勤在计划单中注明交分管负责人安排办公室自行采购。

所有办公用品领用必须到内勤处登记，由内勤据实核发；
食品配置
根据安排配置。

健康检查
1.公司办内务部定期为他们联系医疗法部门进行体检，每年体检一次。

建立高管人员健康卡。

有病及时治疗，平时加强预防；经常巡访了解高管健康状况；
2.根据医生的建议对高管人员的饮食进行调整；
3.备有日常用药；
七、低值易耗品采购操作规程
根据公司规定，由办公室自行采购的日用品、零配件及文化用品类商品，。

1.每月1-3号由各岗位主管编制所在岗位当月需用低值易耗品采购计划单交公司办内勤核对，由内勤在计划单备注一栏注明库存数量后在5号前将计划单报
办公室分管负责人审核并安排采购；
2.合计采购金额在人民币500元以下的由部门负责人签字后，交行政主管安排采购。

500元-1000元（含1000元）。

需部门负责人、分管副总审批确认后方可采购。

超过1000元（含1000元），需部门负责人、分管副总、总经理审批确认后方可采购。

内务主管要根据轻重缓急合理安排采购顺序。

3.采购员在采购物品后，属办公用品、招待用品交办公室内勤验收并保管；
4.购置非固定资产可不办理入库手续，但必须由经办人、验收人、公司办登记、部门负责人、分管副总签字后方可到财务部报销。

工作标准
一、主任岗位工作标准
1.对办公室的工作质量和总体结果负责；
2.对经理办公会确定的事项，经批示后以会议纪要或文件的形式下发各部门、子公司。

并对其执行情况跟踪了解，如有问题及时上报领导；
3.负责安排收集国家政策、财经信息、行业动态、国际政治等信息材料，综合汇总后对有价值的材料，上报领导阅知；
4.负责各种对外事务的联络，配合领导做好与外界的各种协调联络工作；负责外来机关和人员来检查、视察、参观、指导、业务等接待工作；
5.外来人员来访，应首先了解外来人员的详细情况（包括：来宾姓名、来自何处、何单位、身份、职务、来访目的等），制定《客人来访信息单》。

经请示领导同意后，根据来宾的不同情况做相应接待和服务工作。

建立各级政府及市直机关单位领导档案，以便联系和沟通；
6.协助领导协调公司部门之间的工作联系与矛盾，对各部门提出的工作要求及问题转报公司领导，并初拟处理方案；
7.办公室工作计划和实施措施要切实可行，并有可操作性；
8.使办公室各室分工明确、协调紧密、定员合理，并保证和各部门的工作衔接有序；
9.接到会议通知后及时通知参会人员，同时安排好会务准备工作，包括：会议室卫生、环境状况、茶水、水果、会议资料、音响、席卡、白板、纸笔等物品的准备，做好会议记录，如有需要安排整理会议纪要；。