行政工作统筹管理教材(PPT 34页)
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行政管理统筹艺术PPT课件
15
行政工作特点
行政管理工作具以下六大特点：
一、综合性强
二、政策性强
三、时间性强
四、工作内容繁杂
行
政
五、联系广泛
统
筹
管
六、被动性和突破性强
理
艺
术
2019/9/23
16
2019/9/23
17
行政职责
职责
行 政 统 筹 管 理 艺 术
1.承办职责
专项工作
2.参谋职责
对上级
3.管理职责
日常事务
4.协调职责
2019/9/23
8
如何归档
归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的
归档方法：
1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷
上下级/平行级 /内外部
5.指挥职责
工作分配布置/ 突发事件处理
6.效能职责
绩效评估/提高 效率
2019/9/23
18
行政工作的监测指标
--工作中--
--手术中--
• 部门满意度
血压 心率 失血 呼吸 麻醉
……
• 客户满意度 • 员工投诉率 • 人员流失率 • 领导美誉度 • 新标准新手段
※会议数量控制 ※会议时间控制 ※会场环境控制
理
※会议质量控制
艺
术
2019/9/23
10
办公管理
1.办公室布局（Layout）
2.办公用品管理
3.办公5S管理
行政统筹管理-培训课件
（二）信息处理：行政组织是企业信息的交汇点，信息处理是通过对 与企业有关的各种信息的筛选，为企业上级领导的正确决策提供依 据，为企业各个层次的工作服务。
第二节、 企业行政组织的认知
一、企业行政组织的职能：
（三）决策参谋：企业行政组织是一个直接为上级领导服务的参谋机构，现 代企业领导者的首要任务就是进行企业决策，作为企业行政管理的核心， 决策关系到企业总体目标能否实现。行政组织在企业上级领导决策过程中 具有不可取代的地位和作用，其决策参谋职能，更多的体现在为领导提供 周详的信息和拟定决策的备选方案。
（4） 活动家角色。企业行政的管理层在企业活动中起着信息的汇总 和传递的作用。并在职权范围内从事公关和协调的工作，因而扮演 着活动家的角色。
四、企业行政管理领导岗位的素质要求：
（1）资历要求。从事行政管理层岗位一般需要有较长的工作经历， 在企业内部具有威信，既能够指挥下属部门，又能对其他企业高层 管理者产生影响力。虽然企业不能讲按资排辈，但是由于行政部门 的综合性质，要求其领导者对企业的整体情况比较了解，并能够沟 通协调其他部门，所以相对而言，企业行政部门的管理岗位对工作 资历及经验更为看重。
（3）具有效益性：企业行政管理可以充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资
源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。
（4）具有灵活性：企业行政管理可以根据实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、
变通，以增加管理灵活性，适应企业竞争发展的需要。
3、企业行政管理的作用：
（1）能够使企业更好地适应形势发展的需要。
第四节、冲突的管理 冲突：是指人们由于某种抵触或对立状况而感知到的不一致的差异。 对组织中存在的冲突三种不同的观点：
第一种为传统的冲突观点，认为冲突是有害的，会给组织造成不利影响。冲突成为组织 机能失调、非理性、暴力和破坏的同义词。因此，传统观点强调管理者应诙尽可能避免 和清除冲突。
第二节、 企业行政组织的认知
一、企业行政组织的职能：
（三）决策参谋：企业行政组织是一个直接为上级领导服务的参谋机构，现 代企业领导者的首要任务就是进行企业决策，作为企业行政管理的核心， 决策关系到企业总体目标能否实现。行政组织在企业上级领导决策过程中 具有不可取代的地位和作用，其决策参谋职能，更多的体现在为领导提供 周详的信息和拟定决策的备选方案。
（4） 活动家角色。企业行政的管理层在企业活动中起着信息的汇总 和传递的作用。并在职权范围内从事公关和协调的工作，因而扮演 着活动家的角色。
四、企业行政管理领导岗位的素质要求：
（1）资历要求。从事行政管理层岗位一般需要有较长的工作经历， 在企业内部具有威信，既能够指挥下属部门，又能对其他企业高层 管理者产生影响力。虽然企业不能讲按资排辈，但是由于行政部门 的综合性质，要求其领导者对企业的整体情况比较了解，并能够沟 通协调其他部门，所以相对而言，企业行政部门的管理岗位对工作 资历及经验更为看重。
（3）具有效益性：企业行政管理可以充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资
源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。
（4）具有灵活性：企业行政管理可以根据实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、
变通，以增加管理灵活性，适应企业竞争发展的需要。
3、企业行政管理的作用：
（1）能够使企业更好地适应形势发展的需要。
第四节、冲突的管理 冲突：是指人们由于某种抵触或对立状况而感知到的不一致的差异。 对组织中存在的冲突三种不同的观点：
第一种为传统的冲突观点，认为冲突是有害的，会给组织造成不利影响。冲突成为组织 机能失调、非理性、暴力和破坏的同义词。因此，传统观点强调管理者应诙尽可能避免 和清除冲突。
《行政工作统筹管理》课件
行政工作技术应用与发展
• 总结词：行政工作技术应用与发展是推动行政工作现代化的重要手段。
• 详细描述：随着信息技术的迅猛发展，行政工作技术应用与发展已经成为推动行政工作现代化的重要手段。通过引入先进的信息技术和管理技术，可以提高行政工作效率和质量，优化 管理流程和服务模式。
• 总结词：行政工作技术应用与发展需要注重人才培养和技术更新。 • 详细描述：行政工作技术应用与发展需要注重人才培养和技术更新，加强技术培训和学习，不断提高技术应用水平和管理能力。同时，还需要关注技术发展趋势和前沿动态，及时引进
合理分配和利用资源，提高工作效率和资 源利用效率。
行政工作冲突解决与预防
明确职责和权限
确保各部门职责清晰，避免工作重叠或空白。
建立有效的沟通渠道
及时反馈问题，促进信息流通和透明度。
培训和意识提升
加强员工间的沟通和协作能力，减少冲突发生的可能性。
设立调解机制
当冲突发生时，及时介入调解，化解矛盾，维护团队和谐。
和应用新技术，推动行政工作的持续创新和发展。
THANKS
计划详细性
制定具体、详细的行政工作计划，包括 任务分配、时间安排等。
计划可行性
确保计划符合实际情况，资源和人力充 足，能够顺利实施。
计划灵活性
考虑到可能的变化和不确定性，计划应 具有一定的弹性以应对变化。
计划可调整性
根据实际情况及时调整计划，以保证行 政工作的顺利进行。
行政工作资源分配
资源充足性
确保行政工作所需的资源充足，如 人力、物资、资金等。
根据监控结果和问题解决经验，不断 优化和改进行政工作流程。
04
行政工作团队建设与管理
行政工作团队组建
《行政统筹管理》PPT课件
行政业务 统筹管理实务
1
一、行政业务管理在企业中的定 位
2
企业生存的三度空间
深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:
模式化阶段
3
——超越
21年
2
速度化生存
——竞争
7年
1
机会化生存
——机会
3年
69% 23%
结论：企业生存空间决定了行政管理（者）的区间
重 新 8% 定 义 自
行政统筹管理的理念
带好队 健全制 服务好
8
一、行政主管的自我管理
9
完成角色转换
从业务精英到行政主管
经营范围 业绩标准 核心能力 工作方式
岗位——组织 个人——团队 专业——用人 努力——借力
荀子:“君子生非异也，善假于物也”
领导
业务
郑周永 - 郑梦九
10
能量来源
能力能量 职位能量
能量的关系
一般 优秀 卓越
管理经验： 设立投诉电话或邮件， 但严控在网络上讨论食 堂的话题
入选者分别对各食堂套餐
单价进行投标,评审小组综
合答辩得分与投标得分议
22
标,确定中标者.
搬家公司选定 各部门时间安排 部门负责人与行政部负责人 总协调人 纸箱，胶带，白板笔 封箱记录与物件标明 纸箱运抵安排 电话跳线 搬家车辆清点 甲地启运通知，乙地人员就位
己 ！
3
优秀行政管理工作的核心要素
行政管理团队是企业的核心竞争力之一 行政管理团队的成功要素因时而变 不能自我淘汰者，必将为企业淘汰
发现机会 整合资源 大胆果断 艰苦创业
机会化
快速学习 沟通协调 建立规则 激励团队
1
一、行政业务管理在企业中的定 位
2
企业生存的三度空间
深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:
模式化阶段
3
——超越
21年
2
速度化生存
——竞争
7年
1
机会化生存
——机会
3年
69% 23%
结论：企业生存空间决定了行政管理（者）的区间
重 新 8% 定 义 自
行政统筹管理的理念
带好队 健全制 服务好
8
一、行政主管的自我管理
9
完成角色转换
从业务精英到行政主管
经营范围 业绩标准 核心能力 工作方式
岗位——组织 个人——团队 专业——用人 努力——借力
荀子:“君子生非异也，善假于物也”
领导
业务
郑周永 - 郑梦九
10
能量来源
能力能量 职位能量
能量的关系
一般 优秀 卓越
管理经验： 设立投诉电话或邮件， 但严控在网络上讨论食 堂的话题
入选者分别对各食堂套餐
单价进行投标,评审小组综
合答辩得分与投标得分议
22
标,确定中标者.
搬家公司选定 各部门时间安排 部门负责人与行政部负责人 总协调人 纸箱，胶带，白板笔 封箱记录与物件标明 纸箱运抵安排 电话跳线 搬家车辆清点 甲地启运通知，乙地人员就位
己 ！
3
优秀行政管理工作的核心要素
行政管理团队是企业的核心竞争力之一 行政管理团队的成功要素因时而变 不能自我淘汰者，必将为企业淘汰
发现机会 整合资源 大胆果断 艰苦创业
机会化
快速学习 沟通协调 建立规则 激励团队
《行政统筹管理》课件
。
第三方评估
邀请专业机构或外部专 家对行政统筹管理进行 评估，提供客观、独立
的意见。
评估结果的分析与反馈
数据分析
对收集到的数据进行整理、分析和挖掘，找 出行政统筹管理存在的问题和改进点。
反馈沟通
将评估结果和改进建议向相关部门和人员进 行反馈，促进沟通和协同工作。
报告撰写
撰写评估报告，总结评估结果，提出改进建 议和优化方案。
员工满意度
了解员工对行政统筹管理的满意度， 包括工作流程、协调沟通等方面的评 价。
评估方法的选取
定量评估
通过数据统计和分析， 对行政统筹管理的效果
进行量化的评估。
定性评估
通过访谈、问卷调查等 方式，了解员工和管理 层对行政统筹管理的意
见和建议。
比较评估
将行政统筹管理实施前 后的效果进行对比，分 析其改进和提升的程度
组织管理
组织结构设计
根据组织目标和业务特点 ，设计合理的组织结构， 明确各部门职责和关系。
组织文化建设
培养积极向上的组织文化 ，提高员工归属感和凝聚 力。
组织变革管理
应对组织内外环境的变化 ，及时调整组织结构和管 理方式，保持组织的活力 和竞争力。
人力资源管理
招聘与选拔
根据组织需要，招聘和选拔合适的人 才，提高员工整体素质。
培训与发展
绩效与激励
建立科学的绩效管理体系，采取多种 激励措施，激发员工的积极性和创造 力。
提供系统的培训和发展机会，帮助员 工提升技能和能力。
财务管理
预算管理
制定合理的预算方案，控制成本 和支出，提高资金使用效率。
财务分析
对组织的财务状况进行全面分析 ，为决策提供财务数据支持。
第三方评估
邀请专业机构或外部专 家对行政统筹管理进行 评估，提供客观、独立
的意见。
评估结果的分析与反馈
数据分析
对收集到的数据进行整理、分析和挖掘，找 出行政统筹管理存在的问题和改进点。
反馈沟通
将评估结果和改进建议向相关部门和人员进 行反馈，促进沟通和协同工作。
报告撰写
撰写评估报告，总结评估结果，提出改进建 议和优化方案。
员工满意度
了解员工对行政统筹管理的满意度， 包括工作流程、协调沟通等方面的评 价。
评估方法的选取
定量评估
通过数据统计和分析， 对行政统筹管理的效果
进行量化的评估。
定性评估
通过访谈、问卷调查等 方式，了解员工和管理 层对行政统筹管理的意
见和建议。
比较评估
将行政统筹管理实施前 后的效果进行对比，分 析其改进和提升的程度
组织管理
组织结构设计
根据组织目标和业务特点 ，设计合理的组织结构， 明确各部门职责和关系。
组织文化建设
培养积极向上的组织文化 ，提高员工归属感和凝聚 力。
组织变革管理
应对组织内外环境的变化 ，及时调整组织结构和管 理方式，保持组织的活力 和竞争力。
人力资源管理
招聘与选拔
根据组织需要，招聘和选拔合适的人 才，提高员工整体素质。
培训与发展
绩效与激励
建立科学的绩效管理体系，采取多种 激励措施，激发员工的积极性和创造 力。
提供系统的培训和发展机会，帮助员 工提升技能和能力。
财务管理
预算管理
制定合理的预算方案，控制成本 和支出，提高资金使用效率。
财务分析
对组织的财务状况进行全面分析 ，为决策提供财务数据支持。
行政工作统筹管理 ppt课件
设备/设施管理
• 办公室管理 • 物业关系管理 • 绿化、保洁 • 办公设备 • 车辆 • 固定资产 • 安保、消防设施
行政工作统筹管理
行政费用管理
• 合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保 证部门需要。
• 节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。 • 监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监
行政工作统筹管理
行政管理工作的角色定位
• 突发事件处理—救火队 • 后勤部长—企业管家 • 无名英雄—幕僚 • 全方位沟通、协调—润滑剂 • “门难进，脸难看，事难办”的官府衙门?—服务 • 有人情味—婆妈
行政工作统筹管理
杜拉拉的成长之路
人力资源总监
人事行政经理 (总)行政专员
(分)行政主管
(分)行政助理
资料准备
记录整理
会议记录
请柬制作
名单清单
行政工作统筹管理
一般会议管理
1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料
会议准备工作核对单 2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 12、是否安排交通工具 14、是否发出了会议通知 16、确定辅助教材 18、是否要求与会者准备资料 2行0政、工是作统否筹安管理排会后娱乐项目并做好事先通知
行政工作统筹管理
行政工作统筹管理
行政工作统筹管理
——如何当好 企业的管家
导言：Yes or No
• 行政管理就是吃力不讨好的没完没了的杂事 • 行政管理很难做出亮点，但却很容易挨批 • 谁都可以对行政团队颐指气使，我们就是个受气
行政工作统筹管理
➢电话礼仪
➢邮政管理
➢用车制度
➢接送规定
➢设备，设施
➢场地 管理
➢采购规定
➢安全保卫
➢电话系统
编讲辑师p：pt 祁建华
16
专业化的行政人员
着装
走路姿势
工作流程
部门会议
笑容与 举止
事项记录
主动询问 善于倾听
安排
语气 语调
效率跟进 同理心
编讲辑师p：pt 祁建华
授权培训师
还有在股份制企业，民企工作经验
从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造, 家具连锁，电子加工业
职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理，企业顾问
历任：重庆宗申摩托车集团副总裁，
深圳大鹏证券公司人力资源部长，培训中心主任
北京朗讯科技光缆公司生产总监，人力资源经理
中国惠普公司行政部经理
编讲辑师p：pt 祁建华
11
变被动为主动
➢询问过失 ➢点头称是 ➢换位思考 ➢事后检讨 ➢感谢对方 ➢提升管理
编讲辑师p：pt 祁建华
12
行政管理者的情商
了解自我情感
自我控制情感
自我激励
了解他人的情感
人际关系管理
编讲辑师p：pt 祁建华
13
行政管理的全景图
✓行政管理制度
✓秘书管理
✓办公室
✓办公设备
4
了解企业的组织结构
扁平化
直线制
直线职能制
矩阵制
网络结构
编讲辑师p：pt 祁建华
5
企业家的思维模式
跳跃性思维
理性思维
编讲辑师p：pt 祁建华
6
六种职业角色
角色 标准 员工
专家
行政工作统筹管理
某大型跨国公司
背景
该公司在全球范围内拥有众多分支机构，需要统一管 理和协调各项行政事务。
实践措施
建立了一套完善的行政管理体系，包括标准化流程、 集中采购、人力资源管理和财务控制等方面。
企业行政工作统筹管理案例
成效
提高了行政管理效率，降低了运营成本，增强了企业竞争力。
案例二
某创业公司
背景
该公司规模较小，但业务发展迅速，需要高效的管理来支持业务拓展。
成效
推动了区域经济一体化进程，提高了整体经济发展水平 ，增强了地区间的合作与交流。
非营利组织行政工作统筹管理案例
案例一
某慈善基金会
背景
该基金会涉及多个领域的慈善项目，需要高效 地管理和协调各项事务。
实践措施
建立了一套完ห้องสมุดไป่ตู้的项目管理流程，对每个项目进行全程跟踪和评估。
非营利组织行政工作统筹管理案例
优化资源配置
合理分配人力和物力资源
01
根据工作需要，合理分配人力和物力资源，确保资源的有效利
用。
提高资源利用效率
02
通过科学的管理方法和技术手段，提高资源利用效率，降低成
本。
优化组织结构
03
根据组织发展需要，适时调整组织结构，优化资源配置，提高
工作效率。
提升组织形象
塑造良好的组织形象
通过高效、规范的行政工作统筹管理，提升组织形象和声誉。
设定优先级
根据工作的重要性和紧急性，合 理安排工作优先级，确保重点工 作得到优先处理。
建立工作流程与规范
梳理工作流程
对行政工作进行全面梳 理，明确各项工作的流 程和步骤，确保工作有 序、高效。
制定工作规范
根据工作性质和特点， 制定相应的工作规范和 标准，确保工作质量得 到保障。
背景
该公司在全球范围内拥有众多分支机构，需要统一管 理和协调各项行政事务。
实践措施
建立了一套完善的行政管理体系，包括标准化流程、 集中采购、人力资源管理和财务控制等方面。
企业行政工作统筹管理案例
成效
提高了行政管理效率，降低了运营成本，增强了企业竞争力。
案例二
某创业公司
背景
该公司规模较小，但业务发展迅速，需要高效的管理来支持业务拓展。
成效
推动了区域经济一体化进程，提高了整体经济发展水平 ，增强了地区间的合作与交流。
非营利组织行政工作统筹管理案例
案例一
某慈善基金会
背景
该基金会涉及多个领域的慈善项目，需要高效 地管理和协调各项事务。
实践措施
建立了一套完ห้องสมุดไป่ตู้的项目管理流程，对每个项目进行全程跟踪和评估。
非营利组织行政工作统筹管理案例
优化资源配置
合理分配人力和物力资源
01
根据工作需要，合理分配人力和物力资源，确保资源的有效利
用。
提高资源利用效率
02
通过科学的管理方法和技术手段，提高资源利用效率，降低成
本。
优化组织结构
03
根据组织发展需要，适时调整组织结构，优化资源配置，提高
工作效率。
提升组织形象
塑造良好的组织形象
通过高效、规范的行政工作统筹管理，提升组织形象和声誉。
设定优先级
根据工作的重要性和紧急性，合 理安排工作优先级，确保重点工 作得到优先处理。
建立工作流程与规范
梳理工作流程
对行政工作进行全面梳 理，明确各项工作的流 程和步骤，确保工作有 序、高效。
制定工作规范
根据工作性质和特点， 制定相应的工作规范和 标准，确保工作质量得 到保障。
《行政工作的统筹管理》
行政工作的统筹管理1对1培训及咨询、百度文库官方认证机构、提供不仅仅是一门课程，而是分析问题，解决问题的方法！管理思维提升之旅！（备注：具体案例，会根据客户行业和要求做调整）知识改变命运、为明天事业腾飞蓄能上海蓝草企业管理咨询有限公司蓝草咨询的目标：为用户提升工作业绩优异而努力，为用户明天事业腾飞以蓄能！蓝草咨询的老师：都有多年实战经验，拒绝传统的说教，以案例分析，讲故事为核心，化繁为简，互动体验场景，把学员当成真诚的朋友！蓝草咨询的课程：以满足初级、中级、中高级的学员的个性化培训为出发点，通过学习达成不仅当前岗位知识与技能，同时为晋升岗位所需知识与技能做准备。
课程设计不仅注意突出落地性、实战性、技能型，而且特别关注新技术、新渠道、新知识、创新型在实践中运用。
蓝草咨询的愿景：卓越的培训是获得知识的绝佳路径，同时是学员快乐的旅程，为快乐而培训为培训更快乐！目前开班的城市：北京、上海、深圳、苏州、香格里拉、荔波，行万里路，破万卷书！蓝草咨询的增值服务：可以提供开具培训费的增值税专用发票。
让用户合理利用国家鼓励培训各种优惠的政策。
报名学习蓝草咨询的培训等学员可以申请免费成为“蓝草club”会员，会员可以免费参加（某些活动只收取成本费用）蓝草club 定期不定期举办活动，如联谊会、读书会、品鉴会等。
报名学习蓝草咨询培训的学员可以自愿参加蓝草企业“蓝草朋友圈”，分享来自全国各地、多行业多领域的多方面资源，感受朋友们的成功快乐。
培训成绩合格的学员获颁培训结业证书，某些课程可以获得国内知名大学颁发的证书和国际培训证书（学员仅仅承担成本费用）。
成为“蓝草club”会员的学员，报名参加另外蓝草举办的培训课程的，可以享受该培训课程多种优惠。
一．市场营销岗位及营销新知识系列课程《狼性销售团队建立与激励》《卓越房地产营销实战》《卓越客户服务及实战》《海外市场客服及实务》《互联网时代下的品牌引爆》《迎销－大数据时代营销思维与实战》《电子商务与网络营销-企业电商实战全攻略》《电子商务品牌成功之路－塑造高情商（EQ）品牌》《精准营销实战训练营》《卓越营销实战－企业成功源于成功的营销策划》《关系营销-卓越营销实战之打造双赢客户》《赢销大客户的策略与技巧》《如何做好金牌店长—提升业绩十项技能实训》二．财务岗位及财务技能知识系列《财务报表阅读与分析》《财务分析实务与风险管理》《非财务人员财务管理实务课程》《有效应收账款与信用管理控制》《总经理的财务课程》《财务体系人员的营销管理》《全面预算管理》《全面质量成本管理及实务》《内部控制实务与风险管理实务》《投融资项目分析与决策》《融资策略与实务》《税务管理与策划与实务》《房地产预算管理与成本控制》《房地产成本精细化管理》《工厂成本控制与价值管理》三．通用管理技能知识系列《TTT实战训练营》《目标管理与绩效考核》《沟通与阳光心态管理》《跨部门沟通与团队协作》《压力与情绪化管理》《EXCEL.PPT在企业管理中的高效运用》《艺术沟通与高效执行力》《如何提升管理者领导力及实务》《新任部门主管及经理管理技能全效提升训练营》《中高层管理能力提升训练》《绩效管理与薪酬设计》。
工作的统筹安排PPT课件
2019/11/4
.
8
b需要2小时 c需要2小时 d需要3小时 e需要2小时
2019/11/4
.
6
每步的关系是
1、a是独立的 2、b必须在a完成后才能开始 3、c也是必须在a完成后才能开始，且和b没
关系
4、d必须在b完成后才能开始，且和c无关 5、e与b、d无关，在c完成后一半可以开始
2019/11/4
.
7
a b c d e
• 统筹的目的二是节约时间，提高效率。
2019/11/4
.
3
三、时间管理的优先次序
紧急
不紧急
重要
A紧急重要
B不紧急重要
不重要
C紧急不重要 D不紧急不重要
2019/11/4
.
4
• 优先次序：A、C、B、D • 四种类型可能会相互转换
2019/11/4
.
5
举例
一项工作可分解为a、b、c、d、e五步 每步需要时间：a需要1小时
工作的统筹安排
2019/11/4
一、工作的分解
• 把工作按次序进行分解 • 分解的每一步可以量化 • 量化的方法是记时或记件 • 阐述清楚每个步骤之间的关系，主要是先
后次序关系 • 明确每一步工作需要提供的工具、设备等
资源
2019/11/4
.2ຫໍສະໝຸດ 二、统筹• 统筹的目的一是合理分配资源（包括人力 资源）。
工作的统筹安排PPT课件
-
6
• 如，“控制机组启动时间”与“按规程操作”， 虽然在短时间内，缩短了启动时间，减少了燃 油、启动的汽耗等，但长期讲，因为机组在短 时间内受到的热反应太大，对金属的寿命成了 很大的影响，原来机组可能服务30年，结果现 在只能服务25年，但这要到几十年之后才能看 到，而且过了很长时间以后，也无法说清就是 哪一次启停过程产生的影响。
但因为内漏很难查外表又看不出来所以就可以放一放但我们专业技术人员却很清楚这中间造成的损如控制机组启动时间与按规程操作虽然在短时间内缩短了启动时间减少了燃油启动的汽耗等但长期讲因为机组在短时间内受到的热反应太大对金属的寿命成了很大的影响原来机组可能服务30年结果现在只能服务25年但这要到几十年之后才能看到而且过了很长时间以后也无法说清就是哪一次启停过程产生的影响
• 何为紧急工作？是指对工作的时间要求比较严格，而 且时间上相对很紧张的工作。时间长短并不是关键， 而关键是对时间的要求比较严格。也许一件工作，给 你两天，可能感觉很宽松，而另一件工作给你两个月， 却感觉时间太紧张一样。这是与很多因素相关的。但 紧急工作都是指那些时间要求严格而且较紧的工作。
• 只有搞清楚重要工作与紧急工作的概念，我们才能把 手中的工作放到图中相应的区域，然后按照我们自己 认定的顺序来做。我们这里强调是自己认定的顺序， 而不是固定的什么顺序，这是有原因的。
• 所以说，重要，实际上是基于长远利益与眼前 利益相比较而言。重要而不紧急的事，要有计 划的去做，不论工作如何紧张，都要抽出时间 来做。经过一段时间，就会逐渐减少重要而紧 急的事了。
-
7
• 我们总是以这样那样的借口，逃避去做这些一时间看 不到效果的工作。有句老话，“前人栽树，后人乘 凉”。这句话可能有很多理解，但在这里应该看到的， 前人做了一件很重要，但当事不紧急的事。
行政统筹管理
1、定额管理 2、专款专用 3、帐目明晰 4、专人监督 5、增收节支 6、勤俭节约
3、成本控制的重要路径
（一）实行全员成本管理和全过程的成本控制 由于成本是一个综合性的指标，它涉及到企业的所有人员、企业的全部生 产过程。因此，应形成一个较为完整的成本管理体系。这一成本管理体系 包括企业的全体员工和生产的全过程，将成本指标分解到各个部门、每个 员工，形成成本管理的网络。通过实行全员和全过程的成本管理，形成人 人关心成本、处处关注成本的局面。 （二）实行成本否决 严格成本考核是树立成本权威地位、强化成本控制的重要措施，成本否决 的核心是用成本指标否决其他经济指标。企业在对各单位的工作进行考核 时，可能设计了多种考核指标，在这些考核指标中，应将成本指标作为主 要指标进行考核。如果各部门其他各项指标都完成的很好，但是成本指标 却没有完成，就应否决其工作业绩，不能评为先进等其他的奖励措施。由 于实行了成本否决制度，使得各单位都能将工作的重心放在降低成本的工 作上，由于工作做的有力，能取得较好的效果。
2·把握员工的3项需求
收益×感知度 员工满意度=
付出×感知度
薪资福利 情感愉悦 能力增值
劳动成本
情感 成本
3、激活内在动力
成长激励
薪酬激励
内动力
外动力
1.认同法 2.反推法 3.阶梯法
60 50 40 30 20
•无形激励有形化
4、强化执行机制
事先：承诺法
事中：反馈法
事后：5C法
5C： 分析construe 辅导coach 培训conditioning 激励cheer on 处罚come down
• 五步表扬批评法： 1. 告诉他们好/错在什么地方。 2. 说明事件的价值/危害。 3. 你为此而高兴/难受。 4. 沉默片刻，让他们感觉你的心情。 5. 表示你对他充满希望。
3、成本控制的重要路径
（一）实行全员成本管理和全过程的成本控制 由于成本是一个综合性的指标，它涉及到企业的所有人员、企业的全部生 产过程。因此，应形成一个较为完整的成本管理体系。这一成本管理体系 包括企业的全体员工和生产的全过程，将成本指标分解到各个部门、每个 员工，形成成本管理的网络。通过实行全员和全过程的成本管理，形成人 人关心成本、处处关注成本的局面。 （二）实行成本否决 严格成本考核是树立成本权威地位、强化成本控制的重要措施，成本否决 的核心是用成本指标否决其他经济指标。企业在对各单位的工作进行考核 时，可能设计了多种考核指标，在这些考核指标中，应将成本指标作为主 要指标进行考核。如果各部门其他各项指标都完成的很好，但是成本指标 却没有完成，就应否决其工作业绩，不能评为先进等其他的奖励措施。由 于实行了成本否决制度，使得各单位都能将工作的重心放在降低成本的工 作上，由于工作做的有力，能取得较好的效果。
2·把握员工的3项需求
收益×感知度 员工满意度=
付出×感知度
薪资福利 情感愉悦 能力增值
劳动成本
情感 成本
3、激活内在动力
成长激励
薪酬激励
内动力
外动力
1.认同法 2.反推法 3.阶梯法
60 50 40 30 20
•无形激励有形化
4、强化执行机制
事先：承诺法
事中：反馈法
事后：5C法
5C： 分析construe 辅导coach 培训conditioning 激励cheer on 处罚come down
• 五步表扬批评法： 1. 告诉他们好/错在什么地方。 2. 说明事件的价值/危害。 3. 你为此而高兴/难受。 4. 沉默片刻，让他们感觉你的心情。 5. 表示你对他充满希望。
行政工作统筹管理实际操作培训PPT课件
行政的五大职能
行政管理的功能
政策性
时间性
内容繁杂
行政管理的 特点
联系广
综合性
联系广泛
被动性与 突发性
❖ 行政人员所具备的能力 ➢ 办事能力 ➢ 沟通能力 ➢ 学习能力
❖ 行政人员的素质要求 ➢ 个人条件 ➢ 个性要求 ➢ 品质要求
宽度
深 度
行政、人力、资本、危机与风险、 金融、政策
战略、公司治理、团队、沟通
1.今天下班后接到电话，回公司开重 要会议。 2.今天老婆或老公过生日。 3.10年没有见面的老同学今天聚会。 4.挂掉回公司开会电话后又接到下属 重伤送医院的电话。
紧迫
重要
不重要
不紧迫
你
对
待 工
A.不求有功 但求无过
B.三心二意 敷衍了事
作
的
态
职场常见心态
度
，
就
C.明哲保身
D.一再抱怨
是
怕负责任
选择合格供应商
质量
根据相关知 识，选择合
适物品
办公用品的采购管理
提出购买要 求，开始进
行采购
审批
基
础
公文写作的了解
公文的含义
▪公务文书，有一定格式规定的书面材料
▪特 点 ▪简明、准确、朴实、庄重、规范
公文的作用
行为规范
联系和知照
领导和指导 依据和凭证
宣传和教育
上行、下行、平行
通用、专用、 公关、生产文
情绪
性格
认知
语义 无反馈
1
语 言： 口头语言、书 面语言、图片 或图形
7%
2
肢体语言： 动作、表情、 眼神
55%
相关主题
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安全 保密 主管
人事 行政 主管
办公 事务 主管
后勤 总务 主管
前台 接待 主管
公关 事务 主管
车辆 主管
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行办
秘后宿食保绿接
公
司
全
政公
勤管堂洁化待
关
专
专文
专专管人人专
专
员
员员
书员员理员员员
员
机
专
员
行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产
杜拉拉的成长之路
人力资源总监
人事行政经理 (总)行政专员
(分)行政主管 (分)行政助理
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政管理工作的关键点
• 制度/文书档案管理 • 公关/接待管理 • 会议/活动管理 • 设备/设施管理 • 行政费用管理 • 意外预防
制度/文书档案管理
• 部门/岗位职责 • 费用管理、报销流程、权限规定 • 着装规定、名牌/名片规定、行为/礼仪规范 • 吸烟（室）、茶水间管理 • 公章、印章、证照管理 • 电话管理 • 邮件、网络管理 • 车辆管理 • 接待管理 • 设备、设施、固定资产管理 • 物业、场地、保洁管理 • 采购管理 • 消防、安全、保卫 • 突发事件应急预案
制度建设
什么是文书管理？
监督企业收发、归档文件的管理；
文书管理的原则？
及时准确、精简实效、安全保密；
收文范围
文书管理
收文管理
凡是公司收进的一切以文字作为表达工 具的关于商务的材料，收拾收文。
1.收文范围 2.收文程序 3.相关工作
• 宣传手段 • 礼仪周全 • 费用合理 • 人员得当 • 总结反馈
Thank you
行政工作统筹管理
——如何当好 企业的管家
导言：Yes or No
• 行政管理就是吃力不讨好的没完没了的杂事 • 行政管理很难做出亮点，但却很容易挨批 • 谁都可以对行政团队颐指气使，我们就是个受气
包 • 行政工作可要可不要，并不是最重要的职能部门
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
沟通的五大原则 沟通的基础
真诚
信任
理解
自制
宽容
以“服务”理念解决冲突问题－理解
• 投诉是天经地义的！ • 分析投诉的目的 • 不当面理论 • 倾听——询问缘由、表示理解 • 换位思考 • 来者是对事，不是对你的——道歉（不是认错，而是在乎） • 视为帮助——感谢 • 事后检讨——寻求改进 • 反馈（解释）——感谢
员工Vs老板的目标
员工：
1、以较少的投入换取较大的回
报（利益）
2、拿到同样多时，能够少支付 就会少支付（能偷懒就偷懒） 3、在同等支付的情况下，什么 得到的多就做什么
老板：
1、以较少的支付换取较大的回
报
2、在得到同样多回报的情况下， 能少支付就少支付 3、在同等支付下，希望从员工 那里得到更多回报
团队角色的启示
• 启示一：每种角色都很重要 • 启示二：一个人不可能完美，但团队可以 • 启示三：团队角色都是优缺点相伴 • 启示四：尊重团队角色差异 • 启示五：合作能弥补不足 • 启示六：用人之长，容人之短
行政团队的创新管理
• 总结——反馈——提升 • 从关注“事”到关注“人” • 注重细节——以质量改变形象 • 注意积累 • 战术家——战略家
设备/设施管理
• 办公室管理 • 物业关系管理 • 绿化、保洁 • 办公设备 • 车辆 • 固定资产 • 安保、消防设施
行政费用管理
• 合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保 证部门需要。
• 节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。 • 监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监
行政工作全景图
提供优质服务
供
员
应
社
场
工
商
区
址
管
管
关
布
理
理
系
局
实施科学管理
邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司
行政费用 管理
制度/文书 档案管理
辅助高管
会议/活动 管理
设备/设施 管理
公关接待 管理
选材与评价标准
丰富知识 沟通协调 解决能力
行政人员
• 行政人员所具备的能力 办事能力 沟通能力 学习能力
• 行政人员的素质要求 个人条件 个性要求 人品要求
行政管理工作的角色定位
• 突发事件处理—救火队 • 后勤部长—企业管家 • 无名英雄—幕僚 • 全方位沟通、协调—润滑剂 • “门难进，脸难看，事难办”的官府衙门?—服务 • 有人情味—婆妈
• 其他……
人事管理
政策性
时间性
内容繁杂
行政管理的特点
综合性
联系广泛
被动性与 突发性
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政人员的角色定位与发展
•能力素质要求 •角色定位 •发展通道
行政人员素质要求
• 专业技能 • 企业全景 • 各种常识 • 服务意识 • 洞察能力 • 人际沟通 • 协调能力 • 指挥能力 • 忍耐能力 • 了断能力
1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料
会议准备工作核对单 2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 12、是否安排交通工具 14、是否发出了会议通知 16、确定辅助教材 18、是否要求与会者准备资料 20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知
激发行动力
激发行动力的5大问 —自问
我为什么还没有采取行动？ 不行动有什么好处？ 长期不行动有什么坏处？ 假如现在就行动，
长期有什么好处？ 我什么时候开始行动？
激发行动力的步骤
• 把行动和快乐连 在一起，不断增 加快乐
• 把不行动和痛苦 连在一起，不断 加强处理机制 • 与110、119建立必要的紧急联系渠道 • 公司紧急疏散图、紧急疏散口管理 • 员工的日常教育 • 地震/自然灾害演习训练 • 刑事犯罪演习训练 • 火灾演习训练（火警预警系统、灭火器材置放、
定期检查、工厂钢梁的防火涂层检查……）
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政团队的内部管理
• 时间管理 • 沟通 • 激励 • 团队启示 • 创新管理
行政团队的时间管理
• 第一招：时间预算表（每日工作计划） • 第二招：优先级（第二象限工作法） • 第三招：没定期限就不叫工作（SMART） • 第四招：工作检查表（规范习惯） • 第五招：善用小工具（工作日志、备忘录、提示、定时器、各种记录） • 第六招：花钱买时间（外包、授权） • 第七招：第一次就把事情做对（舍弃完美主义） • 第八招：立即行动，拒绝拖延
目录
行政管理工作的价值及介绍 行政人员的角色定位与发展 行政管理工作的关键点 行政团队的管理
Part 1 Part 2 Part 3 Part 4
行政管理工作的价值和介绍
• 行政的定义：一定的社会组织在 其活动过程中所进行的各种组织、 控制、协调、监督等活动的总称。
• 多、快、好、省！
行政总监 行政经理
公关接待管理
自律原则
敬人原则
礼？
仪？
礼貌 礼节 礼数
仪式 仪表 仪貌
适度原则
真诚原则
会议/活动管理
准备充分
精简高效
服务周到
厉行节约
组织严密
大型会议/活动准备流程
日程安排
内容准备
发言人核实
费用请示
核实出席人
起草文稿
场地落实
场地谈判
安排接送
宾馆住宿
礼品准备
资料准备
记录整理
会议记录
请柬制作
名单清单
一般会议管理