如何做好学校外事接待工作

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、
准备 工 作
即 中方 人 员 居 左 ， 方 人 员 居 右 ， 方 人 员 按 职 务 高 低 依 次 从 外 双 中 间 向两 侧 排 开 ， 排 成 多 排 ， 可 以前 排 为 尊 。
三 、翻 译
为 安 排 好 接 待 工 作 ， 先 需 要 了解 来 访 外 宾 或 团 体 的 基 本 首 情 况 。例 如 ， 访 外 宾 的 总人 数 ， 务 、 别 、 宾 次序 以及 对 住 来 职 性 礼 宿 酒店 的 要 求 、 宾 的饮 食 爱 好 、 教禁 忌 等 情 况 ， 外 宗 以及 是 否 有 其 它特 殊 的生 活 习 惯 等 也可 事 先 向对 方探 询 。 根 据 已知 信 息 ， 前 做 好 接 待 方 案 。接 待 方 案 包 括 接 待 规 提 格 及各 项 主 要 活 动 的安 排 ，通 常 为 迎 送 、 见 、会 谈 、 式 、 会 仪 参
宣传 、 一种 教 养 ， 也可 以说 是 一 种 服 务 。它 不 仅 反应 其 个 人 的 文
化 修 养 和 精 神 面 貌 ， 同时 在 一定 程 度 上 代 表 着 学 校 甚 至 国家 。
Ｉ ， 事 工 作 人 员 任 言 谈 、 止 、 容 等 各 方 面 都 应 格 外 注 此 外 举 仪
座 ； 果 是 专 职 司 机 开 车 ， 后 排 右 座 为上 座 ， 他 座 位 位 次 依 如 则 其
参 观 游 览 ， 考 虑 对 方 的 愿 望 和 我 方 的 ＿ 目标 等 ， 要 考 虑 应 Ｉ 作 还
对 方 的风 俗 习惯 和 宗 教 信 仰 ，访 问者 过 去 是 否 曾 经 米 访 过 ， 哪
（：任 会 议 翻 译 过 程 中 ， 音 不 要 过 高 ， ７ Ｉ Ｊ） 声 语速 适 当 ， 吐字 清
（ ） 车 ： 观 过 程 中 ， 果 涉 及 距 离 比较 远 ， 要 用 车 ， 二 用 参 如 需 车 辆 要 提 前 在 相 关 位 置 等 候 。如 果 主 人 开车 ， 常 以副 驾驶 座 通 为 一座 ， 他 座 位 位 次 等 级 一 次 为 后 排 右 座 ， Ｌ 其 后排 左座 、 排 中 后
（ ） 做 到准 确 忠 实 ， 擅 自增 减 或 改 变 谈 话 内容 ， 掺 二 应 不 不 杂 个人 意见 。 （ ） 保证 主 要 领 导 的谈 话 翻 译 时 ， 顾 其 他 人 员 的谈 话 三 在 兼
翻 译。
观参观 、 宴请 、 外游 览 、 校 交通 ：具 、卜 宾馆 等 项 目 。接 待 方 案 １ ： 榻 要 明确 责 任 分 工 和 需 要 配 合 的 部 门 ， 用 中文 和 客 方 文 字 进 行 使 打 印 ， 前 放 到 客 人 住 房 内或 者 发 给 客 人 。 日程 的 安 排 ， 其 是 提 尤
（ ） 期 安排 ： 观 涉 及 到 学 校 多 个 部 门和 场 地 ， 定 要 一 前 参 一 事 先 确 定 参 观 路 线 ， 好 部 门 问 的 协 调 安 排 ， 定 涉 及 部 门 的 做 确
负 责人 ， 存所 在 场 地 提 前 等 候 。
（ ・个 人 礼 仪 ： 困 际 交往 过 程 中 ， ） 在 礼仪 是 一 种 效 益 、 种 一
意。
１服饰 ： 装 大方得体 ， 守庄 重为主题风 格 ， 谈场 合 ， ． 着 保 会 以职 业 装 为 宜 。 男 上要 打 领 带 ， 上要 化 淡妆 。 女 ２介绍 ： ． 自我 介 绍 要 言 筒 意 赅 ， 容 完 整 ； 绍 他 人 时 ， 内 介 基 本 的 规 则 是“ 者 居 后 ” 即 介 绍 女 士 与 男 士 时 ， 先 介 绍 男 士 尊 ， 应
翻 译 是 双 方 沟通 的桥 梁 ， 外 事 活 动 中作 用 重 大 。 翻 译 人 在
员 不 仅 要 严 格 遵 守 翻 译 内容 ， 且 要 能 掌 控 语 气 语 调 ， 到 现 而 达 场 需 要 的氛 围和 效 果 ， 意 以下 几 点 ： 注
（ ） 要 精 通 外 语和 汉语 ， 较强 的语 言 表达 能力 。 一 需 有
＠ 吉林教 育
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如伺 做 好学校 外事接待 工作
长春 医学 高等 专科 学校 王 晓丹
摘 要： 外事接待工作是高校外事３ 作 中的一个重要组 成部 分。在接待过程 中， － 首要任务是通过 友好 交流 ， 展示学校特 点 ， 增进彼此 了解 ， 加深友情 ， 为实质性 的国际合作创造有利环境和条件 。外事接待 并不是 简单的 交际和应酬 ， 因为 中外存在着政 治、 文化 、 地域 、 习俗等方面的差异 ， 以， 所 如何能将 接待工作作为学校展 示的窗 口， 交流的桥梁 ， 同时又能保证 开展 外事事务的 原则性和灵活性 ， 这是至关重要 的。本文将从接待前准备工作 、 会谈会晤、 用餐接 待、 住宿安排 以及 注意事项五个方面进行阐述。 关键词 ： 外事接待 会谈 参观 食宿安排
晰。
些 项 目过 去 已经 看 过 ， 如何 使 本 次 访 问 更 具 特 色 ， 访 者 的 年 来
龄 及 身 体 状 况 能适 应 的活 动 限度 等 因素 。
二 、 谈 会 晤 会
（ ） 陪 同翻 译 过 程 中 ， 主 动 热 情 ， 礼有 节 ， 时也 要 五 在 要 有 同 注 意恪 守外 事 纪 律 ， 守 国 家 机 密 。 严
四 、参观 校 园
外事接 待人员 的， 因此 ， 事 作 人 员 更 应 该 学 习和 掌 握 外 国 际交 往 常 识 和 外 交礼 。
参 观 是 对 学 校 的整 体 展 示 和 宣 传 ， 观 过 程 可 以看 出学 校 参 的 管理 水平 、 硬 件 情 况 、 生 的精 神面 貌 ， 至 是 对 校 园 文化 软 师 甚 的 一种 体 验 ， 以细 节 处 一 定 要注 意 。 所