《电子档案管理》PPT课件

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档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)

三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程，因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法

档案管理培训完整版ppt课件

档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征，档案可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等。
档案管理重要性
凭证作用
档案是历史的真实记录，具有凭证作用，可以为查证历史事实、解决纠纷和处理案件提供重要依
据。
参考作用
档案中蕴含着丰富的知识和信息，可以为各项工作提供参考和借鉴，促进工作的顺利进行。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定
阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权限等。
3
档案利用中的注意事项
提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保护档案原件、遵守保密规定等。
档案遗失或损坏
建立健全的档案管理制度，加强档案保管和利用的监督和管理，确保档案的完整性和安全
性。
档案分类不准确
提高档案管理人员的专业素质和业务能力，确保档案分类的准确性和科学性。
档案利用不便
推进档案数字化管理，建立数字化档案库，提高档案利用效率和质量。
档案管理不规范
加强档案管理的规范化和标准化建设，完善档案管理制度和流程，确保档案管理的规范性
01
02
03
04
分类整理
根据档案的性质、内容和时间等因素进行分类整理，形成条
理清晰的档案体系。
编制目录
为各类档案编制目录，方便查找和利用。
装订成册
将分类整理好的档案装订成册，标注好封面、目录和页码等

专门档案—电子档案管理(文书档案管理课件)

（6）归档手续
2 电子档案鉴定
（1）电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定
◆ 内容鉴定 ◆ 技术状态鉴定
（2）确定密级、归档范围和划定保管期限
（3）电子档案的销毁
办理审批手续后，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
3
任务实训
对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
1 电子档案收集
（2）归档方式
◆逻辑归档是指电子文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅电子文件。
◆物理归档是指将电子文件集中传输到独立的或者可脱机保存的载体上，向档案部门移交。物理归档又可分为网络归档和介质归档两种。
（3）归档时间
◆电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。
任务驱动
• 如何开展电子档案的保养与维护？
任务二电子档案管理（收集、鉴定）
案例导入
电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，同纸质文件比较，电子文件的修改等操作十分方便，可以变得不留痕迹，而且分不出原件和复制件。在电子档案收集中要按要求来收集电子文件。
任务驱动
• 1. 张珊在收集积累电子档案时，要符合哪些要求？ • 2. 提供解决问题的措施，并形成意见。
任务驱动
• 如何改变“电子档案的易变性” 深入思考，形成科技小论文，不少于3000字。
任务二电子档案管理（整理、保管、利用）
案例导入
海天集团公司档案馆对新型电子档案的特点、性质不了解，仍然按纸质档案的保管方法保管电子档案，结果将磁盘档案放在磁性很强的物体旁边，当将这些磁盘档案拿出来再利用时，发现磁盘上面的信息全都消失了，档案馆的相关人员也受到处分。

档案数字化管理PPT幻灯片课件

要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
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档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
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7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
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如何做好档案信息化管理
电子文归档格式《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为：文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
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如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理

电子会计档案管理系统 ppt课件

不符合电子档案的长期保管要求
会计档案管理面临问题
没有建立完善的电子会计档案备份制度
会计档案管理面临问题
目标市场及现有客户分布
东软会计电子档案管理解决方案
东软会计电子档案管理系统可解决当前各企业对会计档案的管理需求。针对企业会计档案进行规范化、集中化、网络化的管理，解决当前会计档案管理领域的“不规范、不安全、不方便”的诸多问题。
会计电子档案管理——主要业务过程
收集
• 在线录入 • 接口挂接
整理
• 排序 • 编号 • 打印清册
保管
• 归档 • 入库
利用
• 浏览 • 下载 • 打印
销毁
• 鉴定 • 销毁 • 还原
会计电子档案管理——分区域一览式界面
会计电子档案管理——收集著录目录挂接电子文件批量数据导入接口自动同步
新预算法实施
财政部正式发布会计信息质量检查公告第三十二号、第三十三号、第三十四号

39项会计准则制度废止新通用分类标准施行
目标市场及现有客户分布
会计档案管理面临问题
会计档案管理面临问题
会计档案管理面临问题
不满足安全性要求！！！
无法保证其真实、完整、可用、安全
会计档案管理面临问题
会计档案管理面临问题
财会大事记
全国会计管理工作座谈会召开
“十三五”规划
内部控制建设在多领域推进
营改增电子发票推广
新常态下的企业战略与财务创新国际研讨会在京召开
电子会计档案将具有法律效力行业掌门人更换
《全国会计领军（后备）人才培养十年规划》
互联网+大会计时代来临 “互联网+”助推行业转型升级
财政部、国家档案局公布了修订后的《会计档案管理办法》

电子目录接收和电子档案管理PPT课件

电子目录接收和电子档案管理
--解决方案、系统功能、系统特点
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目录
系统解决的核心问题系统功能系统特点
2
“电子目录接收和电子档案管理”解决的核心问题
如何建立科学、有序、可行的区域电子目录中心和电子档案中心实施方案
如何解决区域档案数字化的方法如何建立电子文档的管理系统如何解决区域电子目录和电子档案的利
列入当地信息化发展计划和规划概要，如将档案管理系统作为我区十三个信息化子系统之一；
制定本地区数字化档案馆（室）五年乃到十年计划。其次制定了一个详细的、可行的电子目录接收和电子档案管理进度表，和试点推广应用单位目标管理考核标准。
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如何解决区域档案数字化的方法
根据区域档案的形成来源，我们对电子目录和电子档案库的建立采取三种方法：对已进馆的馆藏档案采用由临时工录入的方法，长期聘请，采取计件制。对每年接收的单位档案我们从 1999年下半年开始，要求凡移交进馆的档案必须同时移交电子目录，鼓励移交电子档案。对今后档案定期进馆的单位采取试点、推广和全面应用三个阶段，涉及市级机关、镇乡、事业、企业、学校等各种类型的单位。
用等各运行阶段实施了全面的安全保障体系系统根据区域档案利用需求采用了多样化的利用
方式统的可行性、实用性、先进性和可发展性
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如何建立区域电子目录和电子档案的利用模式
区域数字档案神经系统
所谓区域数字档案神经系统在整体上相当于人的神经系统。它提供了完美集成的档案信息流，在正确的时间到达系统的正确地方。区域数字档案神经系统由区域数字档案馆和进馆序列单位数字档案室组成，其基石就是该课题研究并还在实施的数字档案馆（室）的电子目录库（包括文件级条目、专题数据库等）和电子档案库（珍贵常用档案、多媒体档案的数字化存储与利用）。这些数字档案馆（室）使档案工作者能迅速感知其环境并做出反应、觉察区域经济社会的挑战和社会公众的需求，然后组织及时的反应，最大限度地满足利用者的要求。

电子档案管理

电子档案管理专题
二、电子档案的种类 2、磁带；
3、U盘；
4、光盘。
电子档案管理专题
三、电子档案的特征
由于电子文件其介质和处理技术的特殊性，不仅具备了纸质文件所具备的特性，而且还具备了许多纸质文件所不具备的特性。
电子档案管理专题
（1）责任者的法定性电子文件的责任者是依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和企事业单位。制发电子文件，必须是法定机构及其代表人，其他人无权制发。电子文件制发者是法定的，法定责任者必须在其法定的职权范围内根据公务活动的需要制发文件，超越自己职权范围而制发的电子文件无效。
电子档案管理专题
（2）体式的规范性国家行政机关的电子文件的体式包括两层含义：第一，电子文件必须和纸质文件一样，具备国家规定统一的外在规范格式。第二，电子文件的体式，还包括电子文件的文体、电子文件写作的结构，以及严格的行文方向。
电子档案管理专题
（3）制作的程序性电子文件写作不同于一般写作。电子文件制作过程是指从准备写到成为发出的电子文件的整个过程。电子文件制作有严格的程序，如果不遵照法定程序撰制文件，不遵照电子文件工作流程程序设置撰制文件，制发的文件不能生效，甚至根本无法在计算机中完成。
2、国内电子文件定义简述 (2)90年代后期，我国出现电子文件的表述。如安淇在《电子文件及其管理》一文中认为：
“所谓电子文件，在笔者看来是指其形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件”。
电子档案管理专题
一、电子文件与电子档案
2、国内电子文件定义简述
国家标准《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894——2002)对电子文件作如下界定：
电子档案管理专题

档案管理学(全套课件559P)ppt课件

档案管理学发展历程及现状
发展历程
档案管理学的发展经历了传统档案管理阶段、近代档案管理阶段和现代档案管理阶段。随着社会的进步和科技的发展，档案管理学的理论和方法不断得到丰富和完善。
现状
目前，档案管理学已经成为一门独立的学科，拥有完善的理论体系和实践方法。同时，随着信息化时代的到来，电子档案的管理和利用逐渐成为档案管理学研究的热点和难点。
06 电子文件与数字档案馆建设
电子文件概念、特点及分类方法
电子文件概念
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传
送的文件。
电子文件特点
包括信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体之间的可分离性、信息的易变性、信息
档案管理定义
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理学研究对象与内容
研究对象
档案管理学的研究对象是档案及档案管理现象。
研究内容
档案管理学的研究内容主要包括档案的定义、本质、种类、作用，档案工作的性质、任务、原则、制度，档案工作的历史发展，档案工作的组织和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等。
行专门的档案材料收集。
追踪收集
对于某些重要或易散失的档案材料，采取追踪方式进行收集，确保其完整归档。
档案整理流程与规范
分类
根据档案内容、形式等特征，将档案划分为不同的类别。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷宗，并编写卷宗目录。
档案整理流程与规范
排列
档案管理学(全套课件 559P)ppt课件

电子文件归档与电子档案管理方法(课件)20150416

•
2、OA系统办公条件下电子文件收集：
• 公文传输系统的板式文件（GW格式，sep格式）
• 公文定稿（RTF格式）； • 法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格
式） • 发文审签单、收文办理单（RTF格式） • 公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格式）
• （二）文书电子文件保存
• 1、以发文字号为名称建立文件夹 • 2、将该文件的定稿电子版（.RTF）和版式文件（.GW、.sep），以及相应的审签单或办理单、公文传输系统收、发文登记单存入该发文字号文件夹。重要公文的，还要存入其历次修改稿。 • 3、将每一份电子文件信息记入《电子文件登记表》
（三）文书电子文件移交
（三）档案馆接收电子档案
1、档案馆对照《电子档案登记表》及《电子档案移交接收登记表》进行检验。 2、检验合格后填写《电子档案移交接收登记表》相应内容，接收档案光盘。该表双方各存一份。
2、《电子文件管理暂行办法》（2009年12月8日中共中央办公厅厅字[2009]39号文件印发）。这是迄今为止我国关于电子文件管理最权威的文件，共7章31条，对电子文件管理机构及职责、电子文件的形成与办理、归档与移交、保管与利用，以及电子文件管理部门及人员的奖励与处罚，都做了明确的规定。第八条：“……各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；……”

电子文件归档与电子档案管理
此项工作包含了电子文件的收集、鉴定、归档、保管，电子档案的移交、接收、保管、利用及销毁。基本程序是，立档单位内部文秘等电子文件形成部门收集登记电子文件，并向档案室移交；档案室整理电子档案，组盘刻盘保存，并向档案馆移交；档案馆保管部门接收后加入新的元数据并刻盘保存，接收的原盘同时保存5年以上时间，档案馆信息化部门将接收的档案数据导入档案管理系统中提供利用。下面，介绍具体的方法。首先介绍几个概念：

电子档案管理系统

电子档案安全监控
• 实时监控：对电子档案管理系统的运行进行实时监控，发现异常情况 • 日志分析：对电子档案管理系统的日志进行分析，查找潜在的安全风险 • 预警机制：建立预警机制，对潜在的安全风险进行预警，提前采取措施防范
06
电子档案的利用与服务
电子档案利用的原则与方式
电子档案利用的原则
• 合法合规：遵守相关法律法规，合法利用电子档案 • 尊重知识产权：尊重电子档案的知识产权，遵守著作权法等相关规定 • 保护隐私：在利用电子档案时，保护个人隐私和商业秘密
电子档案管理系统优化
• 功能优化：根据用户反馈，优化电子档案管理系统的功能和性能 • 用户体验优化：优化用户界面，提高电子档案管理系统的易用性 • 技术支持：提供持续的技术支持，保障电子档案管理系统的正常运行和优化升级
谢谢观看
THANK YOU FOR WATCHING
Docs
电子档案管理系统实施的过程与方法
电子档案管理系统实施的过程
• 需求分析：充分分析用户需求，制定实施计划 • 系统选型：根据需求分析结果，选择合适的电子档案管理系统 • 系统部署：在用户环境中部署电子档案管理系统，进行测试和调试 • 系统培训：对用户进行电子档案管理系统的培训，提高用户使用能力 • 系统运维：对电子档案管理系统进行日常运维，保障系统的正常运行
电子档案与传统档案的比较
电子档案与传统档案的相同点
• 都是对信息的记录和保存 • 都需要遵守一定的归档制度和管理规定
电子档案与传统档案的不同点
• 形式不同：电子档案以电子形式存在，传统档案以纸质形式存在 • 存储方式不同：电子档案可以通过计算机进行存储，传统档案需要物理空间存放 • 检索方式不同：电子档案可以通过关键词、分类等方式检索，传统档案需要人工查找 • 传输方式不同：电子档案可以通过网络进行传输，传统档案需要物理介质传输 • 保护方式不同：电子档案需要采用加密、权限控制等技术保护，传统档案可以通过密封、防潮等措施保护

电子档案管理

五、电子文件真实性、完整性与有效性保障（一）管理制度与职责保障
立档单位应将电子文件管理纳入本机关文件管理体制，明确分管领导，建立相应制度。根据本机构电子政务建设情况，就电子文件的捕获、归档、分类、鉴定、编目、统计、管理、存储、利用、备份、安全等各方面确定岗位职责与责任人，并在机构内公布。档案管理人员应参与制定本单位电子文件归档与管理制度。应参与本单位电子文件管理系统的设计、实施与维护；尤其是办公自动化系统的设计，档案管理人员应根据电子文件凭证性保障要求，拟定功能需求、元数据方案、安全利用方案并嵌入系统，实现对电子文件的前端控制。立档单位涉及系统内文书处理各流程的机关工作人员，对电子文件的形成、捕获与先期鉴定负有责任。
三、定义
7、有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
三、定义
8、捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。它强调了对电子文件的主动采集，避免因电子文件及相关各类信息暂时不能固定存储位置而出现的种种问题。据类型推荐格式标准存储格式现阶段允许格式
DOC、WPS、CEB、 SEP BMP、PDF
文本文件图像文件数码照片音频文件
PDF/A、RTF、XML、 PDF/A、XML、TXT TXT TIFF、JPEG、GIF TIFF、JPEG、SVG
TIFF、JPEG、JPEG2000 WAV、MP3
六、电子文件真实性、完整性与有效性保障
（二）基本技术保障
1、规范元数据捕获技术
（1）档案管理系统应能常规性捕获职能活动范围内的所有电子文件。（2）应将主要门类文件保管期限划定依据先期嵌入系统，供文件创建人员选择。（3）必备元数据随业务流程嵌入系统，根据系统研发成本及电子文件管理要求选择非必备元数据嵌入系统。（4）在电子文件创建过程中，能自动捕获内容描述信息、结构信息、背景元数据（5）具有默认值域的元数据，系统研发时应将相关值域植入系统，供文书处理人员与档案管理人员选择并赋值。（6）系统应能为全宗号、全宗名称、全宗类型、组织机构代码、立档单位组织沿革、立档单位联络方式、全宗构成、全宗维护历史、归档标识等元数据自动赋值，并可维护。（7）对符合国家公文格式要求的纸质文件进行数字化处理时，系统应能自动捕获题名、文件编号、责任者等元数据。

电子档案管理

正确排放与使用，减少机械损伤。
载体应直立排放，避免挤压、折叠或弯曲；严禁随意擦拭或清洗盘片，不可用笔在软盘保护套上直接标记；不能用手直接触摸光盘信息部位、读写窗口等；使用时场所的温湿度与库房温湿度相关范围应分别在± 3℃ 、 ±5％内；使用过程中严格操作，避免因操作失误造成载体信息破坏。
4、可进行电子档案的信息加工。
（二）电子档案利用的方法
1、提供物质载体的拷贝，一般应为只读文件。
2、利用网络传输电子档案。 3、通过电脑直接提供利用。
（三）电子档案利用的管理规则
问：为何要建立档案利用管理规则？
答：为防止利用过程中档案信息资源的流失、破坏，并确保利用活动的顺利便捷。
使用权限审核一方面根据不同人员的级别、层次、身份进
从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。
◆介质归档方式：各部门将自身形成的电子文件存
储在磁带或光盘上交档案室保存。 ◆网络归档方式：在机关内部已实现网络化，各部门和档案室都成为网上一个节点的条件下，各部门将自身形成的电子文件通过网络传输到档案室，或按照档案室的要求加工后进入网络规定的地址，供本机关各部门查阅。
电子文件信息共享性及不安全性、易修改性指其信息自身的结构，指其信息存储如文件中的文字排列、于载体上的位使用技术与载体的不稳定性章节构成、页序、插图、置及分布情况。

标号等。
（二）电子文件特性给管理带来的方便与困难
1、给保管和开发利用带来的方便

电子文件记录密度大，存储空间很小电子文件的易增删性，给管理和开发利用带来方便电子文件的可共享性，可利用网络，方便快捷地实现多用户共享各种信息媒体能够用计算机多媒体技术集中统一管理可利用电子文件非实体归档的特性，用计算机网络技术，快速完成电子文件的收集积累、整理归档案等工作

相关主题

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3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、完整性原则 2、可读性原则 3、可靠性原则
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2.2电子档案的管理体系
1、集中统一管理电子档案的问题 2、纸质文件和电子文件双套归档问题 3、文书档案管理一体化问题
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。
管理课件
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而各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有金山中文处理软件提供的格式 )、DOC文件(具有微软中文处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBA SE数据库格式)、BMP文件(位图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件 (纯文本文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。而同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。可以预料，今后，随着电脑应用实践的不断发展，还会有新的文件类型涌现。
电子文件的两个基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进
制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子
文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与
其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合
来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比
是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。 1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。 2．与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读文件归档时应注意和相应的管纸理课件质文件建立对应关系。 10
第十章电子档案管理
1电子档案 2电子档案的管理 3电子档案的归档 4电子档案的利用
管理课件
1

1电子档案
1.1电子档案的定义电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码
形式存贮于特定介质上的档案。又称为机读档案或数字式档案。
管理课件
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新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”
4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。
管理课件
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3.2建立机读文件归档制度
目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、可靠性和可用性。
特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并
可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属
性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信
息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念
的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征