《文书档案管理》PPT课件

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收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
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பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
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• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
资产登记等凭证性文件材料； • 7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文
件材料； • 8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、
请示与本机关的复函、批复等文件材料。
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定期保管的文书档案
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• 为了使具有保存价值的文件材料都能在档案室集中保管，档案部门在开展收 集工作时，首先要制定文书档案的归档制度，对归档时间、归档要求、归档 文件的范围作出明确规定。
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归档时间
• 归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的 时间。
• 办理完毕的文件一般应在第二年6月底之前完成归档，向本单位档案部门移交。 • 具体时间根据本单位归档制度的规定。
• 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
• 3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的 文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
• 4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
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机关文件材料不归档范围
• 1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作 参考的抄件等；
• 1.本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； • 2.本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文
件材料； • 3.本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； • 4.本机关一般性事务管理文件材料； • 5.本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批
复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
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• 6.上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性 文件材料；
• 领导决策的参考 • 日常工作的参考（从党员先进性教育
到学习科学发展观活动） • 向社会提供利用（政府信息公开）
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一、文书档案的收集归档
• 对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门 按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和 个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。
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归档要求
指归档文件材料在质量上必须达到的要求。 • 归档材料应是原件（法律效力），正式发文应
有公章、领导人签发（发文稿纸）。 • 应归档的档案门类、文件材料的种类、份数及
每份文件的页数都要齐全完整（正文与附件、 请示与批复等） 。 • 各科室将整理好的档案与编制好的目录，一同 向档案室移交，双方根据目录进行清点核对， 并履行签字手续。 • 人员交流时或科室变动后要注意做好档案交接 工作，防止档案材料遗失。
• 7.上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务 但要贯彻执行的文件材料；
• 8.同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来 函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
• 9.下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、 统计、重要专题报告等文件材料。
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确定归档范围和保管期限的方法
“以我为主”：本单位形成的文件是保存的重点。 • 采用由各科室档案员根据本科室的职能和实际
• 4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄 报或越级抄报的文件材料。
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永久保管的文书档案
• 1.本机关制定的法规政策性文件材料； • 2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； • 3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； • 4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、
工作制定相应的归档范围和保管期限，由科室 负责人审查后，交本单位档案人员，汇总形成 本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限 表。 • 当单位职能和内部机构有调整时，文件材料归 档范围和档案保管期限也要随之调整。
文书档案管理
档案局
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主要内容 • 一、文书档案的收集归档 • 二、文书档案的整理
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文书档案的概念
➢文书档案是机关、团体、企业、事 业单位及其他社会组织在行政管理 等项活动中形成的具有保存价值的 文件。
➢文书档案管理，是档案管理工作的 重要组成部分，同时也是单位档案 工作的主要内容之一。
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文书档案的重要作用
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文件材料的归档范围和档案保管期限
• 2006年底国家档案局颁布了《机关文件材料归 档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案 局8号令）
• 2008年，朝阳区档案局制定了《朝阳区机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施 细则（试行）》
• 各单位编制了本单位的文件材料归档范围和档 案保管期限表，已通过档案局的审核，自2010 年执行新的档案保管期限表。