管理体系审核技巧

14:00~17:00
4.5.4 ) 17:00~18:00
审核策划
• 请对所列的“审核计划”发表评论
• 审核策划案例 练习
– 案例背景说明 – 分组,用时15-20分钟
• 发表
审核准备
• • • • • • 确定审核任务 明确审核范围 文件与法律了解 历史回顾 检查表准备 现场
编写检查表
• • • • 检查表的作用 检查表的内容 检查表的编制方法 检查表示例
管理体系审核技巧
• • • • •
审核定义 审核类型 审核的特点 审核目的 审核的一般程序
审核概论
内审
获得审核证据并给予客观评价，以判断组织 实现其规定的环境/安全管理体系审核准则的一个 系统的、独立的和形成文件的过程
审 核 环
计 分 析 划 通 知
报
告 审 核
准
备
跟 踪 纠正措施
审核员用来同所收集的关于主题事项的审核证 据进行比较的方针、惯例、程序和要求(ISO14010)
不符合报告的内容源自文库
• • • • • • • 受审核部门及负责人姓名 审核员姓名 审核准则 不符合事实的描述 不符合类型 建议采取的纠正措施计划及完成日期 纠正措施完成情况及验证
受审核部门: 活动: 日期: 不符合事实描述: 体系编号: 报告编号:
审核编号:
受审核部门代表: ............................ 日期: ............................. 审核员: ............................. 立刻采取的措施:
纠正措施
• 审核员协调受审核部 门提出纠正措施 • 采取必要的补救措施 • 发现不合格的根源 • 针对根源采取纠正措 施 • 纠正措施的描述要具 体
• • • •
纠正措施的方法 修改现有文件 对现有人员进行培训 增加资源 其它
审核准则
管理体系
整个组织管理体系的一个组成部分，用以制订 并实施其环境/安全/安全方针和管理其环境/安全因 素/危险源。
关于事实的可验证的信息、记录或陈述。
注：1.审核证据可以是定性的或定量的，供审核 员用来判断是否符合审核准则。
审核证据
2.审核证据通常来自面谈、文件审阅、对活 动与情况的观察、现有的测量与试验结果或 审 核范围内的其它方法。”
相关方
• 与组织的业绩或成就有利益关系的个人或 团体（ISO9000) • 关注组织的环境/安全绩效或受环境/安全绩 效影响的个人或团体（ISO14001：2004)
审核类型
内部审核 第一方审核
环境/安全管理 体系审核
外部审核
第二方审核
第三方审核
内部管理体系审核的目的
• 管理体系正常运行和持续改进的需 • 要 • 为第二和第三方审核做准备 • •
• 正确的心态
审核员的职责
• 服从审核组长的指导
• 支持审核组长开展工作 • 编制分工范围内的工作文件 • 独立完成分工范围内的现场审核任务 • 保管好与审核有关的文件
• 验证受审核方所采取的纠正措施的有效性
如何策划一个有效的审核
• 策划审核时应考虑的因素
– 公司的环境/安全方针 – 相关的法律法规和客户环保要求，如ROHS – 重要的环境/安全因素及分布 – 现场位置 – 资源（时间、人）
1) 2) 3) 4) 5) 与水有关的法 大气污染的法 与噪声污染的法 与危险废物处理有关的法 化学品有关法
这就是 检查表
6. 7. 8. 9.
各法律的遵守情况如何? 公司的符合法律的情况如何？ 环评报告/验收报告？ 各类污染源的环境/安全主管部门的监测结果
检查表制作
• 请制作 ISO14001：2004 标准中 4.3.1 环 境/安全因素的检查表 • 注意应考虑的因素
• • •
抽 样
• 随机?
• 有针对性?
• 统计方法 • 确定百分比? • 变量?
按常识进行!
审核员的感觉
• 室内布置 • 新的:
– – – – – 面孔, 情绪等 机器设备 产品 /服务 程序 工作场所的布置
• 不到位 • 恐慌
记录
• • • • • • 有选择性地 真实地 与审核范围相关的 从容地 公开地 录音机
审核的策划与准备
• • • • • 确定审核范围 组成审核组 编制审核计划 编制检查表 审核前沟通
确定审核范围
• 确定审核范围的重要性 • 确定审核范围考虑的因素 • 审核范围的确定
审核员的要求
• 全面、正确理解环境/安全管理体系标准
• 掌握审核的程序、方法和技巧 • 了解相关的法律法规和其他要求 • 具有一定的环境/安全科学和技术的知识 • 具备审核工作所必须的个人素质和能力
• 策划审核的结果
审核计划的内容
• • • • • • • 审核的目的和范围 审核准则 审核日期 审核组成员 审核日程安排 审核报告 其它
审核计划
• 审核目的：评价公司的环境/安全管理体系是否具备第二阶段审核条件 为第二阶段审核做准备 • 审核范围：公司名称：ABC有限公司
产品范围：电线\电缆产品
审核员的工具箱清单
• 有关的管理体系文件 • 审核标准,例如ISO14001 : 2000 • 环境/安全法律、法规和其它要求（如客户ROHS 要求） • 说明审核范围等内容的审核通知 • 公司用于审核的表格 • 书写材料 • 检查表 • 审核日程表 • 手表
不符合的定义
ISO14001：2004
完成日期: ............................................... 责任人: ............................................ 跟踪审核报告:
关闭:
是/否
审核员: ............................................
A N Auditor 应立即采取的措施:
审核员:
受审核部门代表:
A 经理
日期:
xx/xx/xx
末次会议
• • • • • • • 致谢 重早审核目的和范围 确认审核计划的实施情况 正式提出不合格项 澄清 宣布审核结论 提出纠正要求
审核报告
• • • • • 审核目的、范围和计划 审核准则 审核组成员身份 审核过程的简介 审核结论
检查表的作用
• 为何需要制订检查表
– 审核要点 – 时间分配 – 确保无遗漏 – 记录证据 – 审核提示
设计检查表应注意：
• 包含标准的要求要点
• 法律、法规和客户要求 • 关联性要素要求
• 符合性证据
• 审核的方法
– 提问/现场观查/记录
• 抽样
1. 2. 3. 4. 5.
部门适用的法律\法规和其它要求清单是否有 是如何获得的?获取的渠道是什么？ 与部门的重要环境/安全因素有关的适用的具体的法律法规条款 有哪些？ 部门是如何评价这些法律法规的适用性的？ 部门需要遵守的法律法规的要求是什么？
-3.15 I 不符合事项
未满足要求。[ISO9000:2000 3.6.2 ]
要求涉及哪些方面？
严重不符合
• 体系运行出现系统性失效 • 体系运行出现区域性失效 • 造成严重的环境/安全危 害
轻微不符合
• 对要素和体系文件而言 ，是个别、偶然的、孤
立的性质轻微的问题
• 对所审区域的体系有效 性而言，是个次要的问 题
第二方审核的目的
选择合适的合作伙伴 证实合作方持续满足规定要求 促进合作方改进环境/安全管理体系
•
一种管理手段
• • •
第三方审核的目的
向外界展示组织环境/安全管理体系 是符合要求的 实施、保持和改进组织的环境/安全 管理体系 满足顾客的要求
审核的特点
• 体系的正规性
• 正式的活动 • 客观性 – 充分的证据为基础，客观的评价审核对象，不能偏见的、主 观的下审核结论 • 系统性 – 按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各个方面
现场范围：深圳市福田区******工业城
• 审核准则：a. ISO14001标准
b. 公司的环境/安全管理体系文件 c. 适用的环境/安全法律法规及其它要求 审核组长：李 x x 审核组成员： 刘 x x • • 审核日期： 2005.6.18 审核日程安排：
•
审核组：
审核计划
日期及时间 8:30~9:30 9:30~12:00 12:00~13:00 13:00~14:00 审核内容 与管理者代表交谈 （4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3,, 4.4.1, 4.6 ) 生产现场、动力现场、仓库及厂内区域 （4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4,) 午餐 污水处理站 （4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4,) 环境/安全管理办公室 （ 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4 , 4.4.4, 4.4.5, 4.5.1, 与公司有关人员交流
• 独立性
– 审核员要与被审核的领域无直接责任关系 • 审核是采用抽样方法
审核是正式的活动
• 体系审核需经过管理者的授权才能进行
• 体系审核有正式的程序和做法 • 审核工作必须由经过培训且经资格认可的 人员进行 • 审核必须形成书面的文件
审 核 环
计 分 析 划 通 知
报
告 审 核
准
备
跟 踪 纠正措施
审核策略
• • • • • • 创造审核气氛 确定审核基础 确定审核路径 查找客观证据 记录 感谢配合
时间管理
这是一个重 要的问题
信息管理
?
面谈
• • 有目标地提问, 谈话要有主题 询问 : # 输入 # 过程 # 输出 提出针对性的问题 沉默 进一步的提问: # 请给我看看... #接下来会怎样? #如果....…怎样?
审核前沟通
提前通知受审核部门 审核组内部会议(必要时)
1)审核准备情况
2)讨论疑难问题 3)提出注意事项
审核的实施
• • • • • 首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议
首次会议
• • • • • • • 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 问题澄清 确认末次会议时间 审查审核组的现场安全条件和应急程序
A N Auditor 应立即采取的措施:
审核员:
受审核部门代表:
A 经理
日期:
xx/xx/xx
不符合报告
受审核部门: 油漆调制车间 活动: 漆料的配合与搅拌 不符合事实描述: 体系编号:
审核编号: 011
报告编号: 日期:
6
EHS –P-006
xx/xx/xx
审核中发现在油漆调制车间的火警监控系统的探测器头被用胶布密 封,无法正常工作.此行为与公司程序文件《化学品生产与控制》中 4.6的规定不符，判为严重不合格。
调查 (根本原因、问题范围以及问题影响程度):
完成日期: ............................................... 责任人: ............................................ 纠正措施 (消除根本原因):
完成日期: ............................................... 责任人: ............................................ 验证纠正措施有效性:
不符合报告
受审核部门: 空压机房 活动: 空压机运行管理 不符合事实描述: 体系编号:
审核编号: 011
报告编号: 日期:
2
EHS –P-015
xx/xx/xx
审核中发现在空压机冷凝水排放管排出有含油污水，直接排入公司
下水道管网。此与公司程序文件《水污染预防控制程序》中4.4条
款“应收集做为危险废弃物处理”的规定不符.判定为轻微不符合.